Handboek voor de LEVERANCIER

Transcriptie

1 Inhuurdesk V. Vos Versie 1.0 December 2010 Pagina 1 van 16

2 Inhoudsopgave 1. Processchema Aanmelden als leverancier Ontvangen van de gebruikersnaam en een wachtwoord Nieuw wachtwoord aanvragen Menu Hoofdpagina Marktplaats aanvragen Marktplaats aanbiedingen Mijn instellingen Aanvragen Overzicht aanvragen Status van een uitvraag Detailgegevens uitvraag Aanbieden kandidaat Aanbieden kandidaat Beoordeling van uw aanbod Uw aanbod is afgewezen Uw aanbod is geaccepteerd Uitvraag gegund Vragen stellen Foutmeldingen Pagina 2 van 16

3 1. Processchema Pagina 3 van 16

4 2. Aanmelden als leverancier U kunt zich als leverancier aanmelden op: Onder het inlogscherm klikt u op de link om U als leverancier te registreren. Vervolgens wordt U gevraagd het volgende scherm in te vullen. Pagina 4 van 16

5 Vervolgens verzoeken wij u om de het volgende registratie scherm volledig in te vullen. Een essentieel onderdeel is de segment keuze. U bepaalt zelf welke segmenten voor u interessant zijn. Ons advies is om u altijd in te schrijven voor het segment overig. Indien een uitvraag in een ander segment is uitgezet dan waarvoor u zich heeft geregistreerd dan kunt u hierop geen biedingen plaatsen. U dient vooraf voor het desbetreffende segment geregistreerd te zijn. Zodra U zich alsnog registreert dan krijgt U vanaf dat moment alle nieuwe aanvragen te zien waarvan de uitvraag procedure nog niet gestart is. 2.1 Ontvangen van de gebruikersnaam en een wachtwoord Om daadwerkelijk toegang tot het systeem te krijgen zult u zich te allen tijde moeten aanmelden. U ontvangt na registratie een met een gebruikersnaam en een wachtwoord. U heeft bij uw registratie een adres opgegeven. Alleen met dit adres bent u op dit moment nog voor ons herkenbaar. Pagina 5 van 16

6 2.2 Nieuw wachtwoord aanvragen Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u altijd weer om deze informatie verzoeken via de Inhuurdesk applicatie. Om een nieuw wachtwoord op te vragen, kunt op de link klikken op het aanmeldscherm: Uw wachtwoord vergeten? (zie figuur hierboven ) U voert hier de eerder door u ontvangen gebruikersnaam in. Vul het controle woord in en uw wachtwoord zal u worden toegezonden per . De via verkregen gebruikersnaam en het wachtwoord vormt de combinatie om toegang te krijgen tot de Inhuurdesk. De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig en bij de eerst volgende keer inloggen zal u direct worden gevraagd uw wachtwoord te wijzigen. Pagina 6 van 16

7 Eisen die aan het wachtwoord gesteld worden, zijn: Minimaal 8 karakters (alfanumeriek) Het wachtwoord mag niet eerder gebruikt zijn Als u uw wachtwoord wilt wijzigen, zult u zich eerst moeten aanmelden. Op het moment dat u in het menu terecht bent gekomen, treft u onder het tabblad Mijn instellingen de optie: wachtwoord wijzigen. Hiermee wordt u in de gelegenheid gesteld uw wachtwoord zelf te wijzigen. 3. Menu Er zijn voor de LEVERANCIER 4 menu tabbladen namelijk Hoofdpagina, `Marktplaats aanvragen, `Marktplaats aanbiedingen en Mijn instellingen 3.1 Hoofdpagina Op de Hoofdpagina vindt u een overzicht van de nieuwsitems welke door de InhuurDesk zijn gepubliceerd. Tevens ziet u een overzicht van eventuele taken welke voor u nog open staan. Pagina 7 van 16

8 3.2 Marktplaats aanvragen Op de pagina met Marktplaats aanvragen vindt u een overzicht van de aanvragen welke gepubliceerd zijn door de InhuurDesk binnen de door u geselecteerde segmenten. U kunt de weergave van deze pagina aanpassen door gebruik te maken van de optie Nieuwe weergave maken Het gebruik van deze optie biedt u de mogelijkheid om de indeling van de kolommen te wijzigen naar een indeling van uw voorkeur. 3.3 Marktplaats aanbiedingen Op deze pagina ziet u een overzicht van de door u gedane aanbiedingen op een gepubliceerde uitvraag. Ook hier kunt u de weergave aanpassen door gebruik te maken van de optie Nieuwe weergave maken. Pagina 8 van 16

9 3.4 Mijn instellingen Deze pagina biedt u de mogelijkheid om uw gegevens te controleren en waar nodig aan te passen. Tevens vind u hier handleidingen en andere relevante documentatie. Pagina 9 van 16

10 4. Aanvragen U wordt door middel van een geïnformeerd over nieuwe aanvragen welke beschikbaar gesteld zijn via de Inhuurdesk. Aan u de keuze of u de informatie wil raadplegen en/of wil aanbieden op de uitvraag. 4.1 Overzicht aanvragen Nadat u zich heeft aangemeld ziet u een overzicht van alle aanvragen in het tabblad Marktplaats aanvragen. De aanvragen zijn gesorteerd op de invoerdatum van de uitvraag. U kunt zelf de weergave van uw overzicht aanpassen. 4.2 Status van een uitvraag Een uitvraag kan meerdere statussen hebben; Nieuwe uitvraag: Gedistribueerd: Tijdelijk gesloten: Gesloten: Geannuleerd: De uitvraag is in concept en nog niet gepubliceerd. De uitvraag is beschikbaar voor leveranciers en er kan hierop aangeboden worden. De uitvraag is in behandeling, de biedingperiode is verstreken. De aanbiedingen zullen verder behandeld worden. De uitvraag is vervuld. U kunt geen aanbiedingen meer doen. De uitvraag is gestopt door de InhuurDesk. U kunt geen aanbiedingen meer doen. Pagina 10 van 16

11 4.3 Detailgegevens uitvraag Door te klikken op het uitvraagnummer van de uitvraag krijgt u een overzicht van de beschikbare informatie met betrekking tot de desbetreffende uitvraag. U ziet de volgende informatie; Huidige status Wat is de huidige status van de uitvraag. Algemene Informatie Welke functie betreft het, wie heeft de uitvraag gepubliceerd en tevens kunt u de volledige uitvraag inzien door op de optie Volledige uitvraag tonen te klikken. Marktplaats aanbiedingen Een overzicht van de door u gedane aanbiedingen op de uitvraag Vragen Een overzicht van de gestelde vragen en gegeven antwoorden voor de desbetreffende uitvraag Pagina 11 van 16

12 Door te klikken op wordt een detailscherm van de uitvraag getoond. Vervolgens ziet u de details van de uitvraag, tevens worden de eisen ten aanzien van de aanbieding en de procedure getoond. Het is mogelijk om vanaf dit scherm een nieuwe aanbieding te doen, mits er nog gereageerd kan worden. Indien u eerder een aanbieding heeft uitgebracht dan kunt u per kandidaat de aanbieding inzien door op het nummer voorafgaand aan de kandidaat te klikken. 5. Aanbieden kandidaat 5.1 Aanbieden kandidaat Indien u een geschikte kandidaat heeft voor de aangeboden opdracht, dan kunt u een aanbieding plaatsen. In de uitvraag alsmede in het functieprofiel staan de criteria waaraan de kandidaat moet voldoen. Het is van belang, dat u in uw reactie expliciet aangeeft of de aangeboden kandidaat voldoet aan de gunningcriteria. Alle velden voorzien van een rode markering zijn verplichte velden Om uw aanbieding toe te voegen volgt u de volgende stappen: U gaat naar de desbetreffende uitvraag en selecteerd deze. U kiest voor de optie Nieuwe kandidaat aanbieden U vult het formulier volledig in. Na het invullen kunt u het formulier bewaren als concept (selecteer optie Opslaan in huidige status ) waarmee u de mogelijkheid heeft om uw aanbod te controlerenen, wijzigen en later definitief te maken. Pagina 12 van 16

13 U vult alle gevraagde gegevens in, tevens is het mogelijk om een CV als bijlage toe te voegen. Door de aanbieding met de button Aanbieden te bevestigen, ontvangt de Inhuurdesk de door u geselecteerde kandidaat met bijbehorend cv. Let op! Na het invullen van de gunningscriteria is het van belang dat u de optie opslaan kiest anders worden de gunningscriteria niet meegenomen in de aanbieding! Het systeem is ook in het weekend toegankelijk. Aangezien de Inhuurdesk een reactietermijn hanteert, welke gebaseerd is op werkdagen,kunnen aanbiedingen echter alleen op werkdagen definitief worden gemaakt. 6. Beoordeling van uw aanbod Nadat uw aanbod geplaatst is, zal deze na het sluiten van de aanbiedingsperiode behandeld worden door de Inhuurdesk. Alle aanbiedingen (gedaan binnen de gestelde termijn) worden beoordeeld aan de hand van de gunningcriteria. Een top 5 van kandidaten wordt doorgestuurd naar de opdrachtgever. Op basis van de uitkomsten van de controle door de InhuurDesk van de top 10 op volledigheid en juistheid van de aanbieding. Deze kandidaten hebben de hoogste score in de gunningcriteria en de economisch meest gunstige aanbieding. U wordt door ons benaderd, indien na de beoordeling blijkt dat uw aangeboden kandidaat uitgenodigd zal worden voor een gesprek. 6.1 Uw aanbod is afgewezen Indien uw aanbod wordt afgewezen, dan zal dit per aan u kenbaar worden gemaakt. In deze mail zal ook de reden van afwijzing aangegeven worden. 6.2 Uw aanbod is geaccepteerd Indien uw aanbod geaccepteerd is, dan ontvangt u hiervan een . In deze mail wordt u gevraagd om de aanvullende kandidaat-gegevens in te vullen ten behoeve van het contract. Alle velden voorzien van een rode markering zijn verplichte velden Deze gegevens stelt u ons beschikbaar via het systeem,via de volgende stappen: 1. Klik op de uitvraag waarop u een reactie heeft geplaatst. 2. Klik op de aanbieding van de geaccepteerde kandidaat, selecteer de optie gegevens aanvullen Pagina 13 van 16

14 3. Vul de gegevens in. Indien alle gegevens correct zijn ingevoerd, dan klikt u op Gecompleteerd. Pagina 14 van 16

15 6.3 Uitvraag gegund Zodra alle kandidaat gegevens zijn ontvangen worden de contracten opgemaakt. 7. Vragen stellen Indien u vragen heeft over de gepubliceerde uitvraag, is het mogelijk om vragen te stellen in de applicatie. Alle beantwoorde vragen zijn inzichtelijk voor alle leveranciers welke zicht hebben op de uitvraag. Oftewel alle leveranciers welke in hetzelfde segment zijn ingeschreven. U kunt uw vragen stellen in het overzichtsscherm van de uitvraag. In het overzicht vragen onderaan de pagina vindt u de optie Nieuwe vraag. Door deze optie te selecteren opent het vragenscherm waar u uw vraag kunt stellen. De vraag is altijd gekoppeld aan de desbetreffende uitvraag. Wanneer u uw vraag heeft gesteld klikt u op versturen. Uw vraag wordt vervolgens verzonden naar de InhuurDesk van de NS en zij dragen zorg voor de beantwoording. Pagina 15 van 16

16 8. Foutmeldingen Indien u een foutmelding ontvangt, kan er sprake zijn van overbelasting van het systeem. Mocht de foutmelding opnieuw optreden, dan kunt een sturen naar inhuurdesk@ns.nl. Wij ontvangen dan graag een gedetailleerde omschrijving van de fout, indien mogelijk voorzien van screenshots. Pagina 16 van 16