Handleiding voor medewerkers

Transcriptie

1 Handleiding voor medewerkers

2 Deze handleiding is bedoeld voor alle klanten die als medewerker in RoosterPlaats werken én die toegang hebben gekregen tot de online omgeving van RoosterPlaats. Deze toegang is verkregen via de planner van het rooster via de aanvullende module Medewerker Toegang. In deze handleiding worden de opties van de module voor de medewerkers uitgelegd. Veel opties die in deze handleiding zijn gegeven zijn alleen mogelijkheden voor de medewerker indien de planner daarvoor toestemming heeft gegeven.

3 Indien uw planner u toegang heeft gegeven tot de online omgeving voor medewerkers zult u een e- mail ontvangen van uw planner. Deze bevat een link. Via deze link kan u uw rooster bekijken én een medewerkersaccount aanmaken (N.B. via de link kan u altijd het rooster bekijken, ook roosters die in de toekomst worden gepubliceerd kunt u via deze link inzien). Medewerkersaccount aanmaken Via de link in de die u heeft ontvangen van uw planner komt u in de online omgeving voor medewerkers. Rechtsboven ziet u de optie account maken. Via deze knop kan u een eigen medewerkersaccount aanmaken. Men ontvangt een bevestigings op het opgegeven adres. Zodra u het adres heeft bevestigd en een wachtwoord heeft gekozen, kan u rechtstreeks inloggen op RoosterPlaats (via Via de link in de ziet u allereerst uw eigen rooster ( Mijn rooster ). Via weekoverzicht en maandoverzicht - te vinden in de menubalk - kan u het rooster voor de gehele week danwel de gehele maand inzien. Indien uw planner u toegang heeft gegeven om ook het rooster van andere in te zien, ziet u ook de andere medewerkers die zijn ingepland in het rooster. Beschikbaarheid opgeven Indien uw planner u de mogelijkheid heeft gegeven om zelf uw beschikbaarheid op te geven kan u dit doen via Beschikbaarheid. Dit kunt u bovenin de menubalk vinden. U komt vervolgens op de pagina mijn beschikbaarheid terecht. Hier kunt u via het blauwe rooster icoon (zie figuur 1) uw beschikbaarheid per week opgeven. Via het sterretje kan men een standaardbeschikbaarheid opslaan (figuur 1). Vervolgens kan de medewerker deze standaard beschikbaarheid laden voor iedere week naar keuze. Dat kan de medewerker doen door de desbetreffende week te openen en vervolgens op de toverstaf te klikken (figuur 2). Figuur 1: Beschikbaarheid invoeren Figuur 2: Standaard beschikbaarheid invoeren

4 Verlof aanvragen Uw planner kunt u ook de mogelijkheid gegeven hebben om verlof aan te vragen via de tool en verlofdetails in te zien. Dat kan u doen via verlof. Deze optie is te vinden in de menubalk. U komt dan op de pagina Verlofoverzicht terecht. Hier kan u verlofdetails inzien en via verlofaanvraag indienen verlof aanvragen. Deze laatste optie vindt u in de lichtgrijze menubalk (linksboven). Geef vervolgens de verlofdagen en het aantal verlofuren op. De tool zal aangeven dat verlof alleen per week kan worden aangevraagd (i.v.m. weekrapportages) (figuur 2). De planner krijgt na de verlofaanvraag een , waarin staat vermeld dat er een verlofaanvraag is ingediend. De planner dient de verlofaanvraag goed- of af te keuren. Indien u al op de desbetreffende dag bent inplant zal uw naam rood kleuren in het rooster. Wanneer u nog niet bent ingepland zal u onder niet-beschikbare medewerkers vallen. Figuur 3: Verlofaanvraag Diensten ruilen Indien uw planner toestemming heeft gegeven voor ruilverzoeken kan u een verzoek doen om een dienst met een collega te ruilen. Uw eigen naam is in het rooster (weekoverzicht) blauw gedrukt en onderstreept. Wanneer u op uw eigen naam klikt kan u zien met welke medewerker(s) u de desbetreffende dienst kan ruilen. Vervolgens kan u een verzoek indienen. De andere medewerker waarmee u uw dienst wilt ruilen ontvangt een . De bevat een link om bij het verzoek te komen. Via het vergrootglas (figuur 3) kan men het verzoek goed of afkeuren. Pas wanneer de andere medewerker het verzoek heeft goedgekeurd zal de planner een ontvangen. Ook de planner moet het verzoek goed- of afkeuren. Wanneer de planner het verzoek goedkeurt krijgen beide medewerkers hiervan bericht, de ruiling wordt automatisch aangepast in het rooster. Figuur 4: Ruilverzoek

5 Zelfroosteren Indien uw planner u de mogelijkheid heeft gegeven om zelf te roosteren kunt u dat doen door naar de pagina Roosters te gaan. In het rooster ziet u dan het woord inplannen in de tijdsblokken staan. Wanneer u hierop klikt kunt u uzelf inplannen voor het desbetreffende blok. U wordt dan direct op het openstaande blok ingeroosterd. U kan dit alleen nog wijzigen via de teamleider/planner of door de dienst te ruilen. Rooster downloaden Wanneer het rooster gepubliceerd is kan u dit rooster downloaden als PDF-bestand en als ics-bestand. Door het ics-bestand te downloaden en vervolgens te importeren in uw digitale agenda wordt het rooster toegevoegd aan uw agenda. Om een rooster als PDF-bestand of als ics-bestand te downloaden dient u naar het rooster zelf te gaan. In de grijze menubalk vindt u beide opties (figuur 5). Figuur 5: Rooster downloaden RoosterPlaats app De medewerkersomgeving van RoosterPlaats is beschikbaar op alle smartphones. Echter biedt de tool geen (native) app. Maar u kan RoosterPlaats wel op een vergelijkbare wijze als een app op uw smartphone open. Voor Iphone: 1) Open de medewerkersomgeving van RoosterPlaats op uw telefoon. Dat dient u te doen via de link die u toegestuurd heeft gekregen van uw planner. 2) Klik vervolgens onder in het menu van uw Iphone op en kies vervolgens (zet in beginscherm).