Handleiding Hoofdkantoor

Transcriptie

1 Handleiding Hoofdkantoor Deze handleiding is naar aanleiding van de module hoofdkantoor geschreven. Dit is een aanvullende module van RoosterPlaats. In deze handleiding worden de opties van de module uitgelegd.

2 Inleiding In dit document wordt uiteengezet hoe u aan de slag kunt met de module Hoofdkantoor. Deze handleiding vermeldt alleen informatie m.b.t. de module Hoofdkantoor. Voor de basisinformatie voor het opzetten van een rooster verwijzen wij u door naar de basishandleiding die te vinden is op de webpagina van RoosterPlaats. Wanneer u nog niet eerder heeft gewerkt met RoosterPlaats raden wij u aan eerst de basishandleiding door te nemen. De module Hoofdkantoor geeft u de mogelijkheid overzicht te houden over meerdere vestigingen waarbij het uitwisselen van personeel tussen verschillende vestigingen mogelijk is. Hiermee wordt de flexibiliteit van uw onderneming vergroot. Wisselen van account Wanneer u de module heeft aangevraagd en vervolgens inlogt, is het van belang dat u naar de hoofdkantooromgeving gaat. Dat doet u door rechtsboven in de hoek op het pijltje te klikken, er openen zich nieuwe opties (zie afbeelding 1). Om gebruik te maken van de module Hoofdkantoor dient u op Groepmanager te klikken. Afbeelding 1 Nu kunt u aan het werk met de module Hoofdkantoor. In het vervolg van deze handleiding wordt aan de hand van verschillende menu-items van de module hoofdkantoor (afbeelding 2) uitgelegd hoe u dit kan doen. Afbeelding 2 We zullen de menu-items weergegeven in afbeelding 2 - op volgorde van Instellingen, Groepsoverzicht, Clusters, Roosters, Medewerkers en Rapportage - bespreken en aanvullend zal Extern personeel inlenen aan bod komen.

3 Instellingen Wanneer men rechtsboven op Instellingen in de menubalk klikt, opent er zich een nieuwe webpagina. Op deze pagina kunt u als beheerder voor alle vestigingen bepalen hoe lang een medewerker recht heeft op pauze (item Pauzetijden ). Wanneer u dit invult gelden deze pauzetijden voor alle aangemelde vestigingen en worden de pauzetijden op vestigingsniveau overruled. In het voorbeeld (afbeelding 3) is bijvoorbeeld aangegeven dat een persoon die 6,5 uur werkt recht heeft op 30 minuten pauze. Afbeelding 3 Onderaan de webpagina kunt u aangeven of de pauzes wel of niet worden doorbetaald. Het wel of niet doorbetalen van pauzetijden kan alleen hier worden bepaald en niet meer op vestigingsniveau. Het is dus van belang dat u dit hier aangeeft. Groepsoverzicht: vestigingen aanmaken De volgende stap is het toevoegen van vestigingen. Hiervoor klikt u linksboven in het menu op Groepsoverzicht. Er opent zich een nieuwe webpagina. Hier kunt u vestigingen toevoegen door linksboven op de knop Voeg een vestiging toe (naast het plusje) te drukken. Afbeelding 4

4 Het onderstaande scherm (zie afbeelding 5) opent zich waar u de naam van een vestiging kunt invullen en het adres van de beheerder van deze vestiging. Het adres dat u invult mag niet gekoppeld zijn aan een al bestaand RoosterPlaats-account. Mocht u toch graag een bestaand RoosterPlaatsaccount willen koppelen neemt u dan contact met ons op. Naar dit adres zal een verificati verzonden worden. De beheerder van de vestiging kan de bedrijfsnaam zelf nog veranderen. Nadat hij deze verificati heeft bevestigd is de koppeling van deze vestiging met het hoofkantoor gerealiseerd. Afbeelding 5 U kunt zelf als groepsmanager van meerdere vestigingen de bedrijfsnaam veranderen. Als u echter het adres aanpast dan wordt de desbetreffend onderliggend account losgekoppeld en wordt de beheerder van het eventueel nieuw ingegeven adres uitgenodigd om zich te koppelen aan het hoofdkantoor. Dit kunt u doen door op het gereedschapsteken achter de naam van een vestiging te klikken. Met het kruisje verwijdert u een vestiging. Afbeelding 6

5 In bovenstaande afbeelding 6 ziet u in de derde kolom Cluster staan. Alleen de vestigingen die ingedeeld zijn in hetzelfde cluster kunnen onderling medewerkers in-/uitlenen. Op het aanmaken van clusters zal in 3. Clusters maken worden ingegaan. Clusters maken Door verschillende vestigingen aan elkaar te koppelen kan onderling personeel worden uitgeleend (zie ook onderdeel 7). Vestigingen aan een clusters toekennen kunt u doen wanneer u in de menubalk op clusters klikt. Linksboven ziet u de optie Voeg een cluster toe. Afbeelding 7 Klikt u hier op dan opent zich het volgende scherm: Afbeelding 8 Hier vult u bovenaan een clusternaam in en kunt u vervolgens daaronder aanvinken welke bedrijven samen in een cluster worden geplaatst. Een vestiging kan maximaal tot 1 cluster behoren. Roosters Via het menu-item rooster kan u de verschillende roosters bekijken van de gekoppelde vestigingen. Deze roosters kunnen ook rechtsreeks aangepast worden. Door weer rechtsboven in de menubalk op het pijltje te klikken kunt u weer van account/rol wisselen. U geeft nu aan dat u als Planner aan de slag wilt. U gaat vervolgens in de planneromgeving naar het kopje Roosters. Bovenaan de pagina kunt u selecteren voor welke vestiging u een rooster wilt aanpassen/maken. Voor de basisinformatie voor

6 het opzetten/aanpassen van een rooster verwijzen wij u door naar de basishandleiding die te vinden is op de webpagina van RoosterPlaats. Klik in de menubalk op het pijltje rechtsboven en kies voor groepsmanager om weer terug te keren naar de groepsmanager omgeving (afbeelding 9). Afbeelding 9 Medewerkers Een andere optie in de menubalk is Medewerkers. Hier ziet u een overzicht van alle medewerkers die tot een vestiging behoren. Bovenaan de pagina van Medewerkers kunt u selecteren van welke vestiging u de medewerkers wilt zien. Als groepsmanager kunt u hier echter geen nieuwe medewerkers toevoegen of medewerkers uit de lijst verwijderen. Dit kan alleen worden gedaan op vestigingsniveau. Hiervoor klikt u in de menubalk weer rechtsboven op het pijltje en kiest u Planner in plaats van groepsmanager om van rol te ruilen. Nu kunt u wel bij het kopje Medewerkers per vestiging medewerkers toevoegen of verwijderen uit de lijst. U kunt rechtsboven aan de webpagina (naast uw adres) selecteren met welke vestiging u aan de slag wilt. Voor de volgende stap Rapportage moet u weer rechtsboven in de hoek bij het pijltje aangeven dat u aan de slag wilt als groepsmanager.

7 Rapportage Wanneer u op de knop Rapportage klikt in de menubalk vindt u verschillende rapportages van de gewerkte uren door medewerkers. Om de rapportages te vullen met de informatie per week dient u elke week apart af te sluiten. Onderstaand worden de verschillende rapportages kort toegelicht: Bezetting: een overzicht van het gewerkte aantal uren met bijbehorende percentages door alle medewerkers per vestiging per week. Uren: Een overzicht met het gewerkte aantal uren per week, waarbij ook verlof, ziekte etc. wordt vermeld (gelijk aan de weergave bij week afsluiten in het basis beheerdersaccount) Urenverdeling: In deze rapportage worden de uren verdeeld over de categorieën dag, avond, nacht en weekend per week of voor een 4 wekelijkse perioden. Let op dat u voordat u deze rapportage kan gebruiken onder het menu-item Instellingen de urenverdeling dient in te vullen. Afbeelding 10 Rapportage Maand: Geeft de maandelijkse uitgeleende uren weer van de vaste krachten aan andere vestigingen. Rapportage Maand (vast): Geeft de maandelijkse urenlijsten voor de vaste krachten weer. Rapportage Maand (flex): Geeft de maandelijkse urenlijsten voor de oproepkrachten weer Rapportage verlofaanvragen: De Rapportage Verlofaanvragen geeft per medewerker per jaar per vestiging wanneer zij om verlof hebben gevraagd, wat voor type verlof het is en of het is goedgekeurd. Rapportage Verlof: geeft per medewerker een verlofoverzicht weer met het totaal aantal uren verlof van een bepaald jaar. Extern personeel inlenen Wanneer u gebruik maakt van de module hoofdkantoor kunnen dus clusters gemaakt worden zodat vestigingen onderling personeel kunnen uitruilen. Voordat het personeel daadwerkelijk onderling uitgeruild kan worden dienen de vestigingsbeheerders in de planner omgeving (ook te benaderen via planner in de hoofdkantoor omgeving) te klikken op het icoontje op de pagina Roosters naast de naam van de afdeling (zie afbeelding 11).

8 Afbeelding 11 Er opent zich een scherm waar u naast het eigen personeel van de vestiging nu ook extern personeel (ingeleend) kan toewijzen aan een afdeling. Afbeelding 12 Het in en uitlenen van personeel kan dus alleen wanneer het externe personeel dat ingeleend wordt ook gekoppeld is aan de afdeling van de vestiging waar het ingeleend wordt. Een aantal punten om aan te denken wanneer u personeel in- of uitleent: - Planners kunnen alleen medewerkers inlenen, nooit uitlenen. - Wanneer in- en uitgeleende uren niet kloppen (van de ene vestiging op de andere vestiging) kan men de week niet afsluiten. Men zal deze uren dus eerst kloppend moeten maken met de andere vestigingen waarmee men medewerkers heeft in- en uitgeleend.