Soweco uren registratie. Titel. Document : Handleiding Weburen Release : : Soweco uren registratie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Soweco uren registratie. Titel. Document : Handleiding Weburen Release : 27-3-2013. : Soweco uren registratie"

Laura Michiels
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Soweco uren registratie 1

2 Wijzigingsblad Wijzigingsblad handleiding Datum Gewijzigd onderdeel Omschrijving Aanmaken en goedkeuren, pag 6 Met een druk op de knop kunt u nu alle sheets voor een bepaalde week in één keer aanmaken en goedkeuren Timecontrol, pag 8 De manier voor het invullen en wijzigen van de uren in de urensheet is aangepast 2

voor een bepaalde week in één keer aanmaken en goedkeuren.

3 Handleiding Weburen 1 INLEIDING INLOGGEN INDIENEN VAN DE UREN TIMECONTROL PRINTEN VAN URENOVERZICHTEN PROBLEMEN/FOUTMELDINGEN UITGEVOERDE EN GEPLANDE AANPASSINGEN

4 1 Inleiding De urenverwerking van de detacheringopdrachten is voor Soweco een tijdrovend proces en kan ook voor de klanten van Soweco een tijdrovend proces zijn. Soweco heeft daarom een systeem laten maken dat direct met haar achterliggende systemen is gekoppeld, dit bespaart een hoop tijd. Voor de klanten van Soweco is de ureninvoer versneld door bij de aanmaak van een urensheet alvast de werktijden voor te vullen op het scherm. De voorvulling op het scherm komt overeen met de afgenomen uren in het detacheringcontract. Alleen de wijzigingen hoeven, indien van toepassing, ingevoerd te worden. Eventuele toeslagen (voor gemaakte uren buiten normale werktijden) worden automatisch berekend. Het uitgangspunt is om met een minimale inspanning, zowel voor Soweco als voor haar klanten, het urenverwerkingsproces uit te voeren. Om de uren bij Soweco op tijd binnen te krijgen wordt er wekelijks voor niet ingediende urensheets een herinneringsmail verstuurd. Ook is voorzien in een automatisch proces voor uren indienen, conform afgesproken contracturen, indien bij afloop van de factureringsperiode de uren nog ontbreken. Vooraf wordt er tijdig geattendeerd middels een herinneringsmail. 4

Voor de klanten van Soweco is de ureninvoer versneld door bij de aanmaak van een urensheet alvast de werktijden voor te vullen op het scherm.

2 Inloggen Voor het inloggen in het Soweco urenregistratie systeem dient u een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Deze krijgt u van uw contactpersoon (consulent) bij Soweco.

5 2 Inloggen Voor het inloggen in het Soweco urenregistratie systeem dient u een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Deze krijgt u van uw contactpersoon (consulent) bij Soweco. Na het inloggen zijn er twee pagina's beschikbaar, de Start en de Info pagina. Op de Start pagina staat actuele wisselende informatie die voor u als klant van belang zijn. Op de Info pagina kunt u algemene Soweco adres gegevens, de factureringsperioden en (later ook) de handleiding van de weburen terugvinden. Na het inloggen kunt u eventueel uw wachtwoord wijzigen. (graag NIET in de testfase wijzigen) Inloggen Veld URL Omschrijving Ga naar de pagina voor het opstarten van de applicatie. Vul hier de code in die u van de Soweco contactpersoon hebt gekregen. Dit is uw debiteur nr bij Soweco zonder eventuele voorloopnullen. Vul hier het wachtwoord in dat u van de Soweco contactpersoon hebt gekregen. Dit wachtwoord kunt u evt. zelf wijzigen via de tab "Wijzig Wachtwoord". Verzoek: In de testfase dit wachtwoord niet wijzigen. Klik op de tab "Wijzig Wachtwoord" en wijzig uw wachtwoord. Verzoek: In de testfase dit wachtwoord niet wijzigen. 5

Op de Info pagina kunt u algemene Soweco adres gegevens, de factureringsperioden en (later ook) de handleiding van de weburen terugvinden. Na het inloggen kunt u eventueel uw wachtwoord wijzigen.

6 3 Indienen van de uren Bij het inloggen worden alleen de actuele plaatsingscontracten getoond voor de betreffende week. Veld Omschrijving met één druk op de knop alle sheets in de week aanmaken Na eventuele correcties (van bv ziek, verlof) en na controle (via bijvoorbeeld het weekrapport) kunt u vervolgens met één druk op de knop alle sheets in één keer indienen. 6

Veld Omschrijving met één druk op de knop alle sheets in de week aanmaken Na eventuele

7 Indien er op een medewerker wordt geklikt waar nog geen sheet voor bestaat dan wordt er een nieuwe urensheet aangemaakt die automatisch is voorgevuld met het contractrooster. De voorgestelde uren tijden kunnen gewijzigd worden voordat de urensheet opgeslagen dient te worden. Na het opslaan van de urensheet verschijnt er een extra knop weermee de urensheet ingediend kan worden. Het invoerproces is nu afgerond. Invoeren uren door de klant (indienen) Veld Omschrijving Klik op de tab Urensheet en kies betreffende medewerker. Week terug, week vooruit. Eventueel kan deze ook worden ingegeven. Vul tijden handmatig in of wijzig deze en ga via Tab toets van uren naar minuten naar volgende kolom. Via de pijltjes toetsen (naar boven en naar beneden) kan er eventueel nog geplust of gemint worden op de invoerde uren/minuten. Opmerking: Een nieuwe dag begint op "00:00" uur en eindigt op 23:59. Vul dus niet als eindtijd "24:00" in. Opslaan van de wijziging. Na opslaan wordt pas de volgende knop zichtbaar. Indienen van de uren. Als de uren zijn ingediend worden beide knoppen onzichtbaar. Druk op de knop Urensheet om de gemaakte uren van de geselecteerde medewerker over de huidige week te tonen. Druk op de knop "Week rapport" om de gemaakte uren van alle medewerkers uit de geselecteerde week te tonen. Druk op de knop Perioderapport om de gemaakte uren van alle medewerkers uit de huidige/geselecteerde periode week te tonen. 7

Na het opslaan van de urensheet verschijnt er een extra knop weermee de urensheet ingediend kan worden. Het invoerproces is nu afgerond.

8 4 Timecontrol De timepicker (kiezen van uren en minuten) is vervangen door een timecontrol (handmatig vullen van uren en minuten) In plaats van de tijd te kiezen (aanklikken van juiste uren en minuten), kunt u nu op een snelle handmatige manier de tijd aanpassen of invullen. Vul tijden handmatig in of wijzig deze en ga via Tab toets van uren naar minuten naar volgende kolom. Via de pijltjes toetsen (naar boven en naar beneden) kan er eventueel nog geplust of gemint worden op de invoerde uren/minuten. De applicatie zelf en de verwerking van de uren worden hierdoor een stuk sneller. 8

Vul tijden handmatig in of wijzig deze en ga via Tab toets van uren naar minuten naar volgende kolom.

9 5 Printen van urenoverzichten De ingevoerde uren kunt u printen via één van de rapporten in het urensheet scherm. U hebt daarbij de mogelijkheid om rechtstreeks de uren uit te printen ofwel om de uren te exporteren naar bv Excel voor verdere bewerking. Printen Als u het rapport op het scherm heeft staan kunt u deze printen via het printericoon. De eerste keer dat u dit doet vraagt de applicatie u een klein programmaatje te installeren wat dit mogelijk maakt, klik op Toestaan. Na installatie dient u nogmaals op het printericoon te klikken. Exporteren Als u het rapport op het scherm heeft staan kunt u deze exporteren via het diskette-icoon. Opmerking: Het is op dit moment (nog) niet mogelijk om op het scherm door de pagina s heen te bladeren. 9

Printen Als u het rapport op het scherm heeft staan kunt u deze printen via het printericoon.

10 6 Problemen/foutmeldingen Het kan zijn dat u problemen ondervind bij het werken met de applicatie. Hieronder vind u een overzicht van de meest voorkomende. Fout Kan niet inloggen. Het wachtwoord is onjuist of het inloggen is door het systeem geblokkeerd nadat er een aantal malen het verkeerde wachtwoord is ingevuld. Bij foutieve invoer van uren volgt er bij het opslaan een algemene foutmelding waarna de sheet opnieuw bewerkt moet worden. Oplossing Laat het even weten aan uw contactpersoon bij Soweco zodat het probleem direct verholpen kan worden. De velden waarin de uren ingevuld moeten worden moeten bestaan uit twee cijfers voor de uren, een dubbele punt en vervolgens twee cijfers voor de minuten. 10

Bij foutieve invoer van uren volgt er bij het opslaan een algemene foutmelding waarna de sheet opnieuw bewerkt moet worden.

11 7 Uitgevoerde en geplande aanpassingen Wij stellen uw input zeer op prijs. Laat vooral weten wat u er van vind zodat Soweco ook de juiste aanpassingen kan laten maken die voor u ook werken. U kunt uw mail sturen aan info@soweco.nl. Uitgevoerde aanpassingen: Opmerking Oplossing Gereed Bij foutieve invoer van uren volgt er bij het opslaan een algemene foutmelding waarna de sheet opnieuw bewerkt moet worden. Tijdens invoer van uren wordt er per tijdsveld gecontroleerd op juistheid voordat de urensheetsheet wordt Met name voor groepsdetachering moeten veel repeterende handelingen worden verricht voor het aanmaken van de urensheets. Systeem is niet erg snel indien gewerkt wordt met IE8 opgeslagen. Batchgewijs aanmaken van alle urensheets per week (via 1 druk op de knop ). Vervolgens na controle en evt. aanpassen batchgewijs indienen van de urensheets. De timepicker (kiezen van uren en minuten) is vervangen door een timecontrol (handmatig vullen van uren en minuten) Geplande aanpassingen: Opmerking Oplossing Gereed... deze volgen binnenkort... 11

Uitgevoerde aanpassingen: Opmerking Oplossing Gereed Bij foutieve invoer van uren volgt er bij het opslaan een algemene foutmelding waarna de sheet opnieuw bewerkt moet worden.

Vergelijkbare documenten

15 July 2014. Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding

15 July 2014. Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding 1 Overzicht Steeds vaker komen we de term web applicatie tegen bij software ontwikkeling. Een web applicatie is een programma dat online op een webserver