Expert/M Plus VATREFUND.

Transcriptie

1 Expert/M Plus VATREFUND

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 VERWERKING IN EXPERT/M PLUS CONFIGURATIE... 2 Leveranciers... 2 Grootboekrekeningen INGAVE AANKOPEN VATREFUND AANGIFTE... 4 Relatiegegevens... 4 Aangifte... 4 Stap 1 Creatie XML bestand... 4 Stap 2 Ontvangstbericht... 7 Stap 3 Historiek Expert/M Plus VATREFUND

3 Inleiding De VATREFUND is de elektronische aanvraag voor de terugbetaling van betaalde buitenlandse btw. De VATREFUND toepassing van FOD Financiën in België is gericht op de Belgische belastingplichtige bedrijven die de hun aangerekende buitenlandse btw willen terugvorderen. Het gaat om invoer/aankopen van goederen en diensten uit EU-lidstaten. Recent werd de papieren aangifte vervangen door een elektronische aangifte. Er zijn een aantal beperkingen en specifieke bepalingen wat betreft periodiciteit en bedragen, geldend voor deze aanvraag. Uiteraard is hiermee rekening gehouden binnen Expert/M Plus. Inhoudelijk informatie over de VATREFUND is te vinden op de website van MinFin zelf. Expert/M Plus VATREFUND 1

4 Verwerking in Expert/M Plus In Expert/M Plus zult u de Europese aankoopdocumenten met btw, die in aanmerking komen voor de terugbetaling, kunnen boeken in uw gewone aankoopdagboek, maar met specifieke codes aard. Vooraf is het aangewezen om instellingen te doen in grootboekrekeningen, leveranciers en voor de verzender. Vervolgens kunt u voor deze specifieke boekingen dan een elektronische aangifte opmaken en indienen. Een VATREFUND aanvraag wordt alleen per dossier gedaan, niet voor meerdere dossiers samen. 1. Configuratie Leveranciers Bij de Configuratie: Configuratie, Basisgegevens, Leveranciers zijn 4 velden toegevoegd: VATREFUND code, VATREFUND subcode, VATREFUND taal en VATREFUND vrije tekst. Standaard staan deze aangevinkt zodat u bij de ingave van een Europese leverancier - waarvoor u de aanvraag kunt doen - de mogelijkheid hebt om een keuze te maken voor het voorstel van een aankoopboeking. Bij de ingave van de leveranciers zijn de 4 extra velden enkel zichtbaar indien de landcode van het ondernemingsnummer, 1 van de landen bevat waarvoor u buitenlandse btw via de VATREFUND kunt terugvragen. De VATREFUND gegevens die u hier invult, zullen tijdens de boekingen in de aankopen worden voorgesteld en kunnen daar nog aangepast worden. U kunt hier enkel de VATREFUND-codes en de VATREFUND-subcodes selecteren die voor het geselecteerde land toegelaten zijn. Deze selectie gebeurt op basis van de landcode van het ondernemingsnummer. De velden VATREFUND taal en VATREFUND vrije tekst kunt u enkel invullen indien u in het veld VATREFUND code hebt gekozen voor 10 Andere. Grootboekrekeningen Bij de ingave grootboekrekeningen is een veld VATREFUND toegevoegd. Indien u dit aanvinkt zullen de 4 extra velden: VATREFUND code, VATREFUND subcode, VATREFUND taal en VATREFUND vrije tekst, zichtbaar worden. Wanneer u deze gebruikt zullen ze bij het boeken van aankopen worden voorgesteld in het geval dat er voor de geselecteerde leverancier geen VATREFUND gegevens werden ingevuld. Hier kunt u elke mogelijke VATREFUND code en VATREFUND subcode invullen, maar bij de aankoopboeking worden ze enkel voorgesteld indien ze voor het land van de gekozen leverancier toegelaten zijn. Expert/M Plus VATREFUND 2

5 2. Ingave aankopen Indien u een aankoopdocument wilt boeken waarvan u de btw via de VATREFUND wenst terug te vragen, maakt u gebruik van de ventilatiecode 22 Diversen buiten btw in combinatie met het veld Code aard op de detaillijn: Maatstaf van heffing (VAT Refund) en Btw bedrag (VAT Refund). Voor een correcte opname in de aangifte bent u verplicht om de boeking uit te splitsen over 2 lijnen. Een lijn met de maatstaf van heffing en een lijn met de buitenlandse btw. Voor de code aard Maatstaf van heffing (VAT Refund) zult u de extra velden voorgesteld krijgen. Zie figuur. De keuzes die u gemaakt hebt bij de leverancier of de grootboekrekening worden voorgesteld maar deze kunt u hier nog wijzigen. De extra functionaliteit is alleen beschikbaar bij een Europese, niet Belgische leverancier. Expert/M Plus VATREFUND 3

6 3. VATREFUND aangifte Relatiegegevens De gegevens van de verzender kunt u configureren in het menu Ingave, Globaal, Relaties aanvraag tot terugbetaling (VATREFUND). De gegevens die u hier hebt ingevuld zullen automatisch worden voorgesteld bij de creatie van de VATREFUND aangifte. Het gaat hier om de gegevens van diegene die de aanvraag verzendt, eventueel dus die van het boekhoudkantoor. Aangifte De VATREFUND aangifte zult u, in tegenstelling tot de andere aangiftes, enkel voor het actieve dossier kunnen opstellen, en dus niet voor meerdere dossiers samen. Menupunten zijn te vinden onder Btw, VATREFUND. Stap 1 Creatie XML bestand Tabblad: Parameters Hier selecteert u het jaar en de periode(s) waarvoor u een aangifte wenst op te maken. U kunt voor meer dan 1 periode binnen 1 kalenderjaar een aangifte maken. Indien u enkel een kalenderjaar selecteert en geen kwartaal wil dit zeggen dat u een jaaraangifte maakt. Dit is alleen nodig onder bepaalde omstandigheden. Inhoudelijk informatie over de VATREFUND is te vinden op de website van MinFin zelf. Op dit tabblad bent u verplicht de gegevens van de verzender in te vullen. Indien deze al werden ingevuld in de relatiegegevens, zullen deze automatisch worden voorgesteld. Ze zijn wel aanpasbaar. Informatie over het dossier die verplicht is voor de XML aangifte wordt hier opgevraagd. Eenmaal ingevuld worden deze gegevens bewaard en de volgende keer opnieuw voorgesteld. U kunt deze dan nog wel aanpassen. Expert/M Plus VATREFUND 4

7 Tabblad: Gegevens Hier zijn bovenaan 2 knoppen voorzien om de gegevens op te halen uit het dossier: Ophalen alle gegevens en Ophalen nieuwe gegevens. Er zijn 2 mogelijke statussen: documenten zijn al aangegeven of ze zijn nieuw toegevoegd. In de grid wordt deze status ook getoond. Per aangifteperiode dat u een aangifte indient, neemt u Ophalen alle gegevens. Via deze knop worden alle documenten waarvoor er VATREFUND gegevens werden aangevuld in de aankopen opgehaald en getoond. De knop Ophalen nieuwe gegevens gaat die documenten ophalen en tonen die nog niet eerder in de gekozen periode in een aangifte werden opgenomen. Dat zijn de documenten met de status Nieuw toegevoegd. Op dit scherm kunt u de lijnen selecteren die u deze keer mee wenst op te nemen in uw aangifte. Standaard zijn alle lijnen met de status Nieuw toegevoegd geselecteerd. Na de eerste aangifte zullen ook documenten die de status Reeds aangegeven hebben opnieuw opgehaald en getoond worden. Deze worden niet standaard geselecteerd. Zorg dat eerst alle documenten van een welbepaalde periode geboekt zijn en doe de normale afsluitingen als btw. Het is wel mogelijk maar niet aan te raden meer dan 1 aanvraag te doen over eenzelfde periode. Correcties op eerdere aanvragen zijn wel toegelaten maar deze kunt u alleen doen op de Intervatwebsite zelf. Expert/M Plus VATREFUND 5

8 U kunt hier voor elk van de documenten, de gegevens nog aanvullen of wijzigen. Wanneer alles volledig werd ingevuld bij de aankoopboeking is dat niet nodig, maar onvolledige gegevens kunnen dus eventueel wel nog aangevuld worden. Na deze selectie kunt u Bijlages toevoegen voor elke lijn van de aangifte. Op het moment dat u onderaan deze knop gebruikt, zullen er ook een aantal controles worden uitgevoerd. Een voorbeeld van een dergelijke controle: de code is niet ingevuld of het postnummer is niet ingevuld. U moet alle gegevens aanvullen, daarna zal per land een bijlage toegevoegd kunnen worden. Tabblad: Bijlages Per aangifte hebt u de mogelijkheid om een commentaar toe te voegen. Per land dat in de aangifte werd opgenomen, kunt u maximum 1 bijlage toevoegen. Door Intervat werd vastgelegd welke bestanden meegestuurd kunnen worden. Het gaat om bestanden van het type.pdf,.tif en.jpg. Bestanden van een ander type worden niet mee opgenomen in de aangifte. De bijlage per land mag niet groter zijn dan 5,2MB en wordt best gescand in een zwart-wit resolutie van maximaal 200 dpi. Voor alle landen waarvoor u documenten hebt geselecteerd op het tabblad Gegevens zult u hier al een lijn terugvinden. U kunt deze aanvullen met het bestand van uw bijlage en een eigen omschrijving die u aan de bijlage kunt toevoegen. Expert/M Plus VATREFUND 6

9 Indien u niets toevoegt voor een bepaalde lijn, zal er voor dat land geen bijlage worden opgenomen. U krijgt hiervan een waarschuwing bij de creatie van het bestand. Omdat niet voor elk land en voor elk bedrag, de bijlage een wettelijke verplichting is, blijft het bij de waarschuwing. U kunt het bestand wel aanmaken. Door op Creatie bestand te klikken, wordt de XML aangifte gemaakt. U komt dan op het tabblad Verwerking terecht. Tabblad: Verwerking Hier kunt u nog eens zien hoeveel bijlagen er aan uw aangifte werden toegevoegd. U hebt hier ook de mogelijkheid om een overzicht van uw aangifte af te drukken. Op dit scherm kunt u ook een link naar de site van Intervat vinden voor de indiening. Voor elke aangifte worden 2 bestanden opgemaakt. 1 met een extensie.xml en 1 met de extensie.vr. Alleen het bestand met de extensie.vr bevat de bijlagen! Bij het opladen van de aangifte op de Intervat website kiest u dan ook best voor het bestand met extensie.vr Stap 2 Ontvangstbericht Nadat uw aangifte succesvol verzonden is, krijgt u een ontvangstbericht. U hebt op dat moment de keuze om dit op te slaan als PDF-bestand of als XML-bestand. Om de nodige lijsten te kunnen genereren, is het XML-bestand noodzakelijk. Daarnaast is het ook aangewezen het PDF-bestand te bewaren omdat dit de digitale handtekening van de Administratie draagt en hierdoor dus het officiële ontvangstbericht is. U kunt het resultaat van het ontvangstbericht meteen consulteren op het scherm. Op dit scherm hebt u dan ook de mogelijkheid om een overzicht van uw aangifte af te drukken. Stap 3 Historiek Via de historiek krijgt u een overzicht van uw aangiftes. Om deze lijst op te vragen, moet u dezelfde periodes selecteren als bij de creatie van de aangifte zelf. Indien u Kolom ontvangstbericht aanvinkt, verschijnt op de lijst, in de laatste kolom, de bevestiging van de ontvangst van de bestanden. Door het aanvinken van de optie Details drukken krijgt u ook de detail van de opgenomen documenten te zien voor de gevraagde aangifte. Voorbeeld van een afdruk van de Historiek: Expert/M Plus VATREFUND 7

10 Expert/M Plus VATREFUND 8