Boekhouding Excel beknopte basishandleiding

Transcriptie

1 Pagina 1 6 Boekhouding Excel beknopte basishandleiding 1. Inhoud 1. Inhoud 1 2. Algemeen overzicht 1 3. Input gegevens - algemene gegevens 1 4. Input gegevens - aankopen / facturen 3 5. Input gegevens aankopen / creditnota s 3 6. Input gegevens verkopen / facturen en creditnota s 4 7. Input gegevens verkopen / creditnota s 4 8. Klantenlisting intracommunautaire opgave 4 9. Afschrijvingen 5 2. Algemeen overzicht a. Per kwartaal is er één tabblad voorzien voor de input van de gegevens b. Onderaan elk tabblad is een concept van een (beperkte) BTW-aangifte terug te vinden; deze is uiteraard gebaseerd op de ingevoerde gegevens en kan derhalve fouten bevatten; een grondige controle is dan ook vereist c. Tabblad resultaat : hier bekomt men een overzicht van de kosten en opbrengsten. d. Tabblad klantenlisting : hier bekomt men een concept BTW-klantenlisting en/of intracommunautaire opgave (op voorwaarde dat de input van de verkopen op een juiste wijze werd ingevoerd) e. Het tabblad gegevens bevat alle noodzakelijke gegevens zoals BTW-tarieven, kosten- en opbrengstensoorten, privé-beperkingen, etc. Deze kunnen in beperkte mate door de gebruiker gewijzigd worden. Hebt U hierover vragen of opmerkingen, gelieve dan contact met ons op te nemen. f. Vanaf de versie 2011 is er eveneens een tabblad afschrijvingen voorzien. g. Er is een beperkte hulpfunctie voorzien in het bestand onder de vorm van opmerkingen bij de diverse in te vullen velden. Indien u een veld met een opmerking selecteert zal de opmerking (info) zichtbaar worden. 3. Input gegevens - algemene gegevens Het tabblad gegevens bevat alle noodzakelijke gegevens zoals BTW-tarieven, kosten- en opbrengstensoorten, privé-beperkingen, etc. Deze gegevens dienen als volgt ingegeven te worden: Voorbeeld: handelsgoederen: - Kostenrek: 60 - BTW vak: 81 - Gedeelte beroep: 100% - BTW aftrekbaar: 100% - Fiscale beperking: 0%

2 Pagina 2 6 LET OP: indien U algemene gegevens wijzigt tijdens het boekjaar kan dit invloed hebben op de reeds eerder ingebrachte gegevens!! Het foutief invoeren of wijzigen van gegevens kan tot onjuiste resultaten lijden. Raadpleeg steeds ons kantoor bij twijfel.

3 Pagina Input gegevens - aankopen / facturen a. Geef per factuur de datum, leverancier, aard van de aankoop (maak een keuze uit de lijst), het totaal bedrag van de factuur en het BTW bedrag van de factuur (indien BTW van toepassing). b. Gebruik indien nodig het veld omschrijving (oa omschrijvingen van investeringen, de periode van bv de elektriciteitsfactuur, nummerplaat van de wagen, etc) c. De nummering van de facturen verloopt automatisch, enkel bij kwartaal 2, 3 en 4 dient men de eerste factuurnummer van het kwartaal in te geven, verdere nummering gebeurt ook dan weer automatisch (zorg er voor dat al uw aankoopfacturen genummerd zijn en van een ononderbroken en opeenvolgende nummering zijn voorzien) d. BTW-bedrag en privé-beperkingen worden automatisch berekend (zie tabblad gegevens) e. Er is een zeer beperkte help-functie in de vorm van opmerkingen voorzien f. Bepaalde cellen worden automatisch berekend / aangevuld en kunnen dan ook niet door de gebruiker worden gewijzigd (beveiligde cellen) 5. Input gegevens aankopen / creditnota s a. idem aankopen, hier dienen de creditnota s (aankopen) te worden ingegeven b. gebruik GEEN min teken voor het ingeven van creditnota s

4 Pagina Input gegevens verkopen / facturen en creditnota s a. Werkwijze is identiek aan deze van de aankopen b. U dient het totaalbedrag van de factuur in te geven en vervolgens dient u de Maatstaf van Heffing (MvH) uit te splitsen over de verschillende BTW-tarieven c. Het BTW-bedrag wordt automatisch berekend d. Indien achter de laatste kolom de melding FOUT wordt weergegeven, bevat de ingevoerde lijn een fout en dient U de input te hernemen (afrondingsverschillen, foutief BTW tarief, ) g. Indien de klant een BTW-plichtige is, dient U in de kolom BTW-nr JA te selecteren en het BTW nummer in te geven. U dient ook de buitenlandse BTW-nummers in te geven zodoende de intracommunautaire aangifte kan opgemaakt worden. Indien U voor BTW-nummer JA kiest maar geen BTW-nummer invult zal achteraan de ingevoerde lijn de melding BWT-nr? verschijnen, U dient bijgevolg de input aan te passen. 7. Input gegevens verkopen / creditnota s a. idem aankopen, hier dienen de creditnota s (verkopen) te worden ingegeven b. gebruik GEEN min teken voor het ingeven van creditnota s 8. Klantenlisting intracommunautaire opgave a. De klantenlisting wordt samengesteld aan de hand van een draaitabel, deze kan U activeren door in de tabel met de rechtermuisknop de opdracht vernieuwen te kiezen. U dient enkel de klanten met een Belgisch BTW-nummer te vermelden.

5 Pagina 5 6 b. De intracommunautaire listing kan u opmaken door het juiste kwartaal te selecteren. De bedragen onder de rubriek B2B neemt U op onder de code S (diensten), de bedragen onder de rubriek ICL neemt U op onder de code L. 9. Afschrijvingen a. Op basis van een aantal parameters kunnen ook afschrijvingen berekend worden vanaf de versie b. Kolom omschrijving: geef een omschrijving van de aangekochte investering. c. Kolom %: geef het afschrijvingspercentage in (bv. 25 indien u een investering op 4 jaar wenst af te schrijven d. Kolom L/D: geef een L in voor een lineaire afschrijving, een D voor een degressieve afschrijving (een degressieve afschrijving is het dubbele van de lineaire met een maximum van 40%) e. Kolom jaar AK: geef het jaar van de aankoop in. f. Kolom vanaf mnd: geef in vanaf welke maand dient afgeschreven te worden (pro-rata afschrijving): indien bijvoorbeeld vanaf april dient afgeschreven te worden, geeft U 4 in. Er zal dan over een periode van 9 maanden worden afgeschreven. Indien U 12 ingeeft, wordt er nog voor één maand afgeschreven. g. Kolom % beroep Kolom % fiscaal: in te vullen in functie van eventuele beperkingen.

6 Pagina 6 6