Aanvulling Ereloonfiches Aanvullende instructies voor het verwerken van ereloonfiches

Transcriptie

1 Aanvulling Ereloonfiches Aanvullende instructies voor het verwerken van ereloonfiches Rel Inaras N.V. ERELOONFICHES /13

2 ERELOONFICHES /13

3 Inhoudstafel INHOUDSTAFEL... 3 INLEIDING... 4 Principe... 4 Instellingen... 4 DOSSIER... 5 RELATIE... 6 Rechtspersoon... 6 Natuurlijk persoon... 7 Rekening... 8 INGAVE BOEKING... 9 AFPUNTINGEN...10 AANMAKEN FICHE Verklaring van de selektievelden Doorsturen van het bestand nar de balastingsdienst Voorbeeld rapport Voorbeeld detail rapport ERELOONFICHES /13

4 Inleiding Dit document beschrijft de functionaliteit die Octopus aanbiedt om de ereloonfiches Fiche aan te maken. Er is ook de mogelijkheid om een xml bestand te maken van deze fiche zodat dit kan doorgestuurd worden met behulp van belcotax. Principe Het werken met Fiche28150 in Octopus komt overeen met de manier waarop Octopus met kostenplaatsen omgaat. Meer informatie daarover in de Algemene Handleiding. Concreet komt het er dan ook op neer dat de gebruiker de mogelijkheid heeft om een boeking (aankoop/verkoop of financieel/divers) te koppelen aan de fiche Instellingen Teneinde de fiche te kunnen genereren zijn er een aantal voorafgaande instellingen noodzakelijk. Deze worden op de volgende pagina s beschreven. ERELOONFICHES /13

5 Dossier Bij de dossier details moeten er een aantal extra velden betreffende de gemachtigde aanvrager aangevuld worden. Deze gegevens worden gebruikt ter identificatie van de verzender van de fiche. Door een nationaal nummer op te geven is het mogelijk om een extra persoon te definiëren die ook de toegang heeft tot de elektronische aangifte. Deze gegevens worden ingegeven via het menu Beheer Dossier op het tabblad Gemachtigde aanvrager. ERELOONFICHES /13

6 Relatie Voor het opmaken van de fiche zijn dienen een aantal gegevens ingebracht te worden via het menu Beheer Relaties op het tabblad Fiche. Rechtspersoon Gaat het om een rechtspersoon, dan moet zijn ondernemingsnummer opgegeven worden in het veld btw nummer. ERELOONFICHES /13

7 Natuurlijk persoon Indien men voor BTW-Plichtigheid de keuze Particulier België maakt dan wijzigt het veld BTW-nummer naar Nationaal nummer. Gaat het om een natuurlijk persoon, dan wordt daar het nationaal nummer ingegeven. Indien dit niet gekend is, dan moeten de adres gegevens volledig zijn en moet naam en voornaam ingegeven zijn. De volledigheid van deze gegevens wordt door Octopus gecontroleerd bij het aanmaken van de elektronische fiche. ERELOONFICHES /13

8 Rekening Op het detail scherm voor rekeningen is er een toevoeging voor het gebruik van Fiche Voor een rekening kan er opgegeven worden of de koppeling met fiche niet toegelaten (geen ingave fiche) is, optioneel (vrije ingave fiche) is of verplicht (verplichte ingave fiche) is. Daarnaast is het ook mogelijk om de standaard aard voor de fiche aan te geven. Er wordt voor fiche onderscheid gemaakt tussen 4 categorieën: - Commissies, makelaarslonen, handelaarslonen, - Erelonen of vacatiegelden - Voordelen van alle aard - Kosten gedaan voor rekening van de verkrijger Daarnaast kan er ook aangeduid worden of dit betrekking heeft op een sporter of sportbegeleider (ook hier wordt onderscheid in gemaakt voor fiche ). De standaard aard is hetgeen voorgesteld zal worden bij het boeken op deze rekening. De gebruiker kan de aard voor elke boeking nog wijzigen. ERELOONFICHES /13

9 Ingave boeking Indien men bij de ingave van een boeking een rekening kiest waarvoor de koppeling met de fiche vrij of verplicht is dan zal de gebruiker de aard van de koppeling kunnen/moeten opgeven. Naast de aard van de koppeling moet ook de relatie waarop de fiche betrekking heeft geselecteerd worden. Met behulp van de knop KP (kostenplaats) naast het rekeningnummer wordt volgende scherm geactiveerd: ERELOONFICHES /13

10 Afpuntingen Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de afpuntingen ingegeven zijn vooraleer de fiche aangemaakt wordt. Bij het opmaken van de fiche wordt er immers onderscheid gemaakt tussen de gefactureerde bedragen en de betaalde bedragen van het kalenderjaar waar de fiche betrekking op heeft. Indien een financiële boeking afgepunt is met een aankoopboeking die gekoppeld is aan fiche281.50, dan betekent dit dat het bedrag vermeld wordt als werkelijk betaald bedrag op de fiche die opgemaakt wordt voor het kalenderjaar waarin de financiële boeking valt. Let op: Aangezien een aankoop/verkoop document in zijn geheel afgepunt wordt, is het niet mogelijk om exact te achterhalen of een boeking uit dit document dat gekoppeld werd met een fiche werkelijk betaald werd. Voorbeeld: Er wordt een factuur ingeboekt voor een bedrag van 600. Deze factuur heeft ook betrekking op een ereloon van 250. Indien de factuur afgepunt wordt met een financiële verrichting van 350 dan is het niet mogelijk om uit te maken of het afgepunte bedrag gebruikt werd om het gedeelte van het ereloon al dan niet te betalen. Octopus zal in deze situatie ervan uitgaan dat het afgepunte bedrag betrekking heeft op het gedeelte gekoppeld aan fiche In dit geval betekent dit dat het werkelijk betaald bedrag voor deze boeking 250 is. Indien er afgepunt wordt met een bedrag van 100, dan is het werkelijk betaald bedrag 100. Wordt in het daarop volgend kalenderjaar de rest van de factuur afgepunt, nl. 500, dan zal er in dat kalenderjaar opnieuw een fiche aangemaakt worden voor deze relatie met een werkelijk betaald bedrag van ERELOONFICHES /13

11 Aanmaken fiche Met behulp van het menu Lijsten, Fiches is het mogelijk om een fiche af te drukken en om het bestand voor de elektronische aangifte te genereren. Verklaring van de selektievelden Min. bedrag: dit is het minimum bedrag dat aan een relatie gefactureerd werd over een volledig kalenderjaar opdat deze relatie op de fiche zou worden vermeld. Dit bedrag wordt wettelijk bepaald. Kalenderjaar: het kalenderjaar waarvoor de fiche moet aangemaakt worden Details: door dit aan te vinken zal het rapport voor elke relatie ook de betreffende boekingen vermelden (wordt enkel gebruikt voor het rapport) ERELOONFICHES /13

12 : hiermee wordt een nieuw rapport aangemaakt : hiermee wordt een nieuw rapport gemaakt in opgeslagen als pdf bestand : aanmaken van het elektronische bestand Bij het aanmaken van dit bestand, heeft de gebruiker nog de mogelijkheid om aan te duiden of het hier een nieuwe aangifte betreft of dat het een vervanging betreft van een reeds ingediende aangifte. Elke vervanging zal moeten gemotiveerd worden aan de belastingsdienst. Bij het aanmaken van het rapport wordt gecontroleerd of alle noodzakelijke gegevens (betreffende relatie/dossier) aanwezig zijn. Is dit niet het geval dan wordt de gebruiker hiervan verwittigd en moet dit aangepast worden. Doorsturen van het bestand nar de balastingsdienst Het verkregen bestand kan men doorsturen naar de balstingsdienst via onderstaande link. Via becotaxonweb krijg je de fiche per mail toegestuurd. Je kan de fiches ook afdrukken via genoemde link. ERELOONFICHES /13

13 Voorbeeld rapport Totaal bedrag: het gefactureerde bedrag met betrekking tot fiche28150 voor de relatie binnen de termijn van het gekozen kalenderjaar. Gebaseerd op de boekingen die ingegeven zijn voor het betreffende kalenderjaar. Werkelijk betaald bedrag: het betaalde bedrag met betrekking tot fiche28150 voor de relatie binnen de termijn van het gekozen kalenderjaar. Gebaseerd op de afpuntingen die gemaakt zijn met een financiële boeking binnen het gekozen kalenderjaar. De bedragen die bij sportbeoefenaars/sportbegeleiders vermeld worden zijn de bedragen uit de gefactureerde bedragen (vermeld bij de 4 verschillende aarden) die aldus op sportbeoefenaars/begeleiders betrekking hebben (deze bedragen hebben dus geen invloed op het totaal bedrag of werkelijk betaald bedrag). Voorbeeld detail rapport Per relatie wordt er nu een detail gegeven van elke boeking die gekoppeld werd aan fiche Indien er geen bedragen vermeld worden bij Totaal bedrag (en de verschillende aard categorieën) maar wel bij werkelijk betaald bedrag dan duidt dit op het feit dat de boeking in een vorig kalenderjaar ingeboekt werd en in het geselecteerde kalenderjaar betaald werd. ERELOONFICHES /13