Inlezen bankbestanden (bankafschriften)

Transcriptie

1 Inleiding. Wanneer u werkt met Internetbankieren, dan kunnen de mutaties van uw bank elektronisch worden ingelezen. U kunt deze direct automatisch laten inboeken. Dat gaat snel en de herkenning door CASH wordt telkens groter zodat de kans op fouten steeds meer afneemt. Indien u met CASHWeb werkt of de CASH Webservices gebruikt en u heeft u één of meerdere bankrekeningen bij ABN AMRO en/of Rabo, dan verwijzen wij u naar de beschrijvingen hierover op de website van Cash. U vind deze hier ABN AMRO of Rabobank, Kies hier voor de optie Online of Offline'. Het elektronisch inlezen van een bestand met bankmutaties gebeurt in twee stappen: Tijdens de eerste stap worden alle mutaties, via uw banksoftware, in een bestandje gezet. Tijdens de tweede stap worden deze mutaties met CASH ingelezen. In dit document wordt eerst besproken welke (eenmalige) instellingen in CASH aanwezig moeten zijn om een bankbestand in te kunnen lezen. Daarna op welke wijze u de gewenste mutaties via uw banksoftware kunt opslaan in een bestand. Als laatste wordt besproken hoe een bankbestand daadwerkelijk kan worden ingelezen. De volgende elementen komen aan de orde: 1. Instellingen in CASH. 2. Instellen bankafschriften (verplicht per bank) 3. Koppelen van een bankrekening aan een dagboek (verplicht per bankrekening) 4. Invoeren tabel Betalingskenmerken (niet verplicht) 5. Ophalen van uw mutaties via de banksoftware 6. Ophalen van mutaties 7. Inlezen bankbestand 8. Handmatige verwerking 1. Instellingen in CASH. Met CASH kunt u van meerdere banken de mutaties ophalen (downloaden). Lees onder punt 2. wat u in uw CASH-administratie moet instellen per bank. Ook is er rekening mee gehouden dat u meerdere rekeningen bij één bank kunt hebben die u allemaal in dezelfde óf juist in verschillende CASH-administraties wilt inlezen. Lees onder punt 3. wat u moet instellen per bankrekening.

2 Tenslotte kunt u onder punt 4. lezen hoe u eventueel een tabel kunt aanleggen om veel voorkomende betalingskenmerken te koppelen aan vaste grootboekrekeningen om de kans op matchen te vergroten. 2. Instellen bankafschriften (verplicht per bank) U dient de instellingen voor het inlezen van diverse bankbestanden van te voren éénmalig in CASH vast te leggen. Hier voor vult u de vaste gegevens per bank in CASH in. Het voordeel hiervan is, dat u de variabelen al van te voren hebt vastgelegd, zodat u nu het inlezen alleen nog behoeft te bevestigen. Indien nodig kunt u tijdens het inlezen ook nog rubrieken wijzigen. 1. U kiest voor de functie Financieel -> Betalingsverkeer -> Instellingen -> Instellen Bankafschriften 2. Vul de naam van de bank in waarvoor u de gegevens wilt vastleggen, bijvoorbeeld ING, kies voor het bankformaat MT In de rubriek 'Bestandsnaam' kunt u het pad en de naam van het betreffende bestand invullen. U kiest hier dezelfde naam zoals u die ook in het bankprogramma gaat gebruiken bij het ophalen van de bankmutaties. Geeft u hier niets op, dan geeft u het pad en naam op tijdens het importeren. 4. Hierna geeft u aan op welke wijze de mutaties door CASH moeten worden verwerkt. U kunt hierbij kiezen voor 'matchen' of 'niet matchen'. Bij 'niet matchen' worden de posten één voor één ingelezen en kunt u elke mutatie eventueel aanvullen/wijzigen en dan bevestigen. Bij 'matchen' worden de posten die door CASH worden herkend automatisch verwerkt. De overige posten dient u tijdens het inlezen zelf op de juiste grootboekrekening, debiteur of crediteur te boeken. Bij de rubriek 'Bestand verwijderen' kunt u aangeven of, na volledige verwerking, het bestand moet worden verwijderd. 5. Tenslotte geeft u het boekjaar aan, waarin de mutaties moeten worden verwerkt.

3 3. Koppelen van een bankrekening aan een dagboek (verplicht per bankrekening) Voordat u het bestand kunt inlezen, moet bij de gewenste dagboekcode(s) wel het juiste banknummer zijn ingevoerd. Controleer dat onder: Financieel -> Stamgegevens -> Dagboekcodes. Wanneer mutaties van meerdere bankrekeningen in één geïmporteerd bestand zijn klaargezet, wordt bij het inlezen van deze mutaties, het juiste dagboek door CASH bepaald op basis van het bankrekeningnummer dat bij het dagboek is opgegeven. Mutaties op bankrekeningen waarvoor geen dagboekcode kan worden gevonden, worden overgeslagen (met foutmelding). Als er dus mutaties in het bestand staan die in verschillende administraties moeten worden verwerkt, kunt u het bestand meerdere malen inlezen. Op basis van de aanwezige dagboeken met bankrekeningnummers wordt geselecteerd wat wel en wat niet moet worden verwerkt.

4 4. Invoeren tabel Betalingskenmerken (niet verplicht) U kunt bij regelmatig terugkerende ontvangsten van verschillende bankrekeningen, VOORAF een tabel aanleggen, waarbij een kenmerk (is een bankrekening of omschrijving) wordt gekoppeld aan een grootboekrekening en/of kostenplaats. Bijvoorbeeld, u heeft regelmatig PIN-ontvangsten, die op een tussenrekening moeten worden geboekt, maar waar geen bankrekening bij wordt vermeld. Of, u heeft een actie, waarbij donateurs hun bijdrage op uw rekening storten onder vermelding van Zomeractie. Omdat deze betalingen van verschillende bankrekeningen afkomen laat u de rubriek 'banknummer / IBAN' dus leeg in de tabel. Voor deze tabel gaat u naar de functie Financieel -> Betalingsverkeer -> Instellingen -> Instellen Betalingskenmerken. U ziet dat de aanwezige regels zijn genummerd met een interval van 10. Daardoor kunt u regels toevoegen met een tussenliggend regelnummer. Zo kunt u zorgen dat de tabel altijd in de door u gewenste volgorde wordt gelezen.

5 1. In de eerste kolom vult u een volgnummer in. De ingevulde posten worden op deze volgorde afgewikkeld. Let u dus op deze volgorde. 2. In de tweede kolom kunt u een bank- of IBANnummer invullen, voor als in de in te lezen post een vast bankrekeningnummer is opgenomen. 3. In de derde kolom kunt u een (deel van) de omschrijving van de in te lezen post invullen. 4. in de vierde kolom vult u de grootboekrekening in waarop de in te lezen post moet worden geboekt. Met eventueel een kostenplaats in kolom 5. Als het bestand nu wordt ingelezen, dan zullen de posten, waarvan het bankrekeningnummer en/of betalingskenmerk geheel of gedeeltelijk aan de door u ingevoerde omschrijving voldoet, op de aangegeven grootboekrekening worden geboekt. 5. Ophalen van mutaties via uw banksoftware. Voordat u de bankmutaties in CASH kunt inlezen, moet u het bestand ophalen (downloaden) bij uw bank. Nagenoeg iedere bank heeft daarvoor een bankprogramma dat via internet deze mogelijkheid biedt. De handelingen die u moet verrichten verschillen per bank. Wij verwijzen hiervoor naar de documentatie van uw bank. Wij geven hieronder een voorbeeld: 6. Ophalen van mutaties 1. U opent de banksoftware. 2. U kiest voor 'Betalen/Overzichten/Mutaties downloaden'. 3. Maak nu de keuze 'alle rekeningen' of 'een of meerdere rekeningen'. In het laatste geval selecteert u de gewenste rekening. 4. Kies vervolgens de periode. Dit is 'vanaf datum laatste download t/m de datum van vandaag' of 'vanaf en t/m een bepaalde datum'). Let op dat u per mutatieregel een bedragje aan de bank moet betalen. Wij adviseren u dus om de eerste keer vanaf 1 januari van het boekjaar te downloaden en daarna steeds 'vanaf de laatste download'. 5. Nu kiest u voor het bestandsformaat MT Klik op [OK].

6 7. Vervolgens verschijnt de 'File download box'. Hier klikt u op [SAVE]. 8. Selecteer nu de map, waar u het bestand in wilt opslaan. Toets hierna de naam van het bestand in. 9. Vervolgens verschijnt de 'Download complete box'. U ziet dat het bestand is weggeschreven in de aangegeven map. 10. Klik op [Close]. 11. U komt weer in het bankprogramma terecht. NIET nogmaals op [OK] klikken anders wordt de download nogmaals gedaan! 12. Hierna is de download klaar en kunt u de mutaties in CASH inlezen. 7. Inlezen bankbestand U heeft al vastgelegd van welke bankrekeningen u de bestanden wilt inlezen. Voor het daadwerkelijk inlezen van de bankmutaties gaat u naar de functie Financieel -> Betalingsverkeer -> Inlezen bankbestanden. In deze functie geeft u aan welk bankbestand u gaat inlezen. De overige rubrieken zijn al ingevuld volgens de door u ingevoerde instellingen per bank, maar u kunt ze hier wijzigen. Als alles akkoord is, klikt u op [Verder], waarna het inlezen wordt gestart. Let op: Als u rubrieken heeft gewijzigd worden deze opgeslagen en de volgende keer getoond. CASH leest het bestand en maakt de bijbehorende boekingen. Om precies de volgorde te zien waarop CASH matcht (de herkenning), verwijzen wij u naar: Help (rechts boven in blauwe balk) -> Handleiding -> Begrippenlijst -> Matchen De posten die CASH niet kan herkennen worden getoond op het 'Verslag inlezen bankafschriften'. Via Financieel -> Betalingsverkeer -> Matchen Bankmutaties, boekt u deze mutaties zelf. Wat u matcht, onthoudt CASH. Dus bij een volgende keer zal CASH de mutatie herkennen en automatisch matchen.

7 8. Handmatige verwerking (niet matchen) Na bevestiging verschijnt een enigszins aangepast boekingsscherm van het bankboek. Op de bovenste regels (boven de blauwe balk) worden de gegevens van de eerste bankmutatie uit het bestandje weergegeven: bank/gironummer, bedrag en reden van betaling. In het Bankboek zelf, dient u, per veld, de correcte gegevens in te voeren, cq op te zoeken en te bevestigen, waarna CASH doorgaat naar het volgende veld. Met andere woorden, u dient elke rubriek en elke mutatieregel handmatig te bevestigen. U boekt vrijwel op dezelfde manier zoals u gewend bent bij het handmatig boeken. Alleen vult CASH voor u de gegevens in die reeds bekend zijn.

8 Terwijl CASH waar mogelijk een waarde zal voorstellen per rubriek, kunt u hier telkens van afwijken. Vervolgens sluit u per rubriek af met [Enter]. Wanneer een factuur- of bankrekeningnummer niet voorkomt of het bedrag niet gelijk is aan het openstaande bedrag, zullen de gegevens zelf moeten worden ingegeven. U kunt die dan zoeken, zoals u dat ook doet bij het handmatig boeken. Indien er geen sprake is van een openstaande post, kan een andere grootboekrekening worden ingegeven. Het is ook mogelijk zelf in te grijpen. Zo kan een lager bedrag worden ingevuld, waarna het restbedrag wordt verantwoord via een zelf in te voeren mutatie. U kunt de functietoetsen BtwHg en Btw Lg gebruiken als er Omzetbelasting over de post berekend moet worden. Indien bij het inlezen iets verkeerd werd ingegeven, kunt u de boekingen wijzigen zoals u dat gewend bent via Financieel -> Dagboeken.