Procedure jaarafsluiting 2017

Transcriptie

1 Procedure jaarafsluiting 2017 Om in een nieuw boekjaar te kunnen boeken hoeft het oude jaar niet persé te zijn afgesloten. Let er wel op dat u bij het boeken van inkopen, facturen, bank e.d. het juiste boekjaar en periode ingeeft! Hieronder volgt een opsomming van aandachtspunten in chronologische volgorde, die van belang is voor de jaarafsluiting. Het kan zijn dat sommige punten niet van toepassing voor u zijn. Tip! Om papier te besparen kunt u de lijsten natuurlijk ook opslaan als een PDF bestand. (Indien u met 13 periodes werkt, voert u in onderstaande schermen als eindperiode 13 in i.p.v. 12.) Financieel Financieel Lijstwerk Debiteuren Afdrukken deb. (openstaande) posten Dit overzicht drukt tot en met boekjaar/periode 2017/12 alle debiteuren openstaande posten af. Deze lijst is bedoeld om aansluiting te zoeken met het grootboeknummer debiteuren. Financieel Lijstwerk Crediteuren Afdrukken cred. (openstaande) posten Dit overzicht drukt tot en met boekjaar/periode 2017/12 alle crediteuren openstaande posten af. Deze lijst is bedoeld om aansluiting te zoeken met het grootboeknummer crediteuren. Procedure jaarafsluiting 2017 pag. 1

2 Financieel Lijstwerk Grootboek Afdrukken grootboekmutaties Dit overzicht drukt van alle grootboekrekeningen alle mutaties van het jaar 2017 per periode af. Denk aan de hoeveelheid papier! Financieel Lijstwerk Grootboek Voorbereiden proef- saldibalans / V&W Grootboekrekening financieel resultaat moet een balansrekening zijn, waarop nog niets geboekt mag zijn. Vaak is dit een nieuw grootboeknummer met omschrijving Resultaat (Een nieuw grootboeknummer kan eventueel aangemaakt worden onder Financieel Systeem- + stamgegevens Grootboek Invoeren grootboek rekeningschema.) Pas na dit voorbereiden kunt u de "proef- en saldibalans", "balans + verlies & winst" en "budgetvergelijking" uitdraaien. Financieel Lijstwerk Grootboek Afdrukken proef- en saldibalans Financieel Lijstwerk Grootboek Afdrukken balans + verlies & winst Financieel Lijstwerk Grootboek Afdrukken budgetvergelijking Procedure jaarafsluiting 2017 pag. 2

3 Financieel Systeem- + stamgegevens Systeem Systeemgegevens Verander boekjaar bijv. in 2018, periode in 01 en periode laatste afsluiting in 00. Financieel Systeem- + stamgegevens Systeem Invoeren dagboeken Verkoopboek: Wijzig het laatste factuurnummer van het verkoopboek bijv. in (Dit factuurnummer wordt alleen gebruikt bij het onderdeel Financieel Boeken Boeken verkoopfacturen handmatig en zal dus niet veel gebruikt worden.) Voor het onderdeel Financieel Facturering Invoeren facturen kunt u de allereerste keer, tijdens het toevoegen van een nieuwe factuur, het juiste factuurnummer voor het nieuwe jaar ingeven. Dit wordt onthouden en vervolgens voor iedere nieuwe factuur met 1 opgehoogd. Indien u de abonnementenmodule gebruikt, kunt u een nieuwe beginwaarde instellen onder Financieel Abonnementen Muteren laatste factuurnummer abonnementen. (Deze nummering wordt ook gebruikt door het onderdeel Financieel Facturering Invoeren facturen.) Let heel goed op dat deze nummeringen nooit zullen conflicteren met andere factuurnummeringen! Inkoopboek: Wijzig het laatste boekstuknummer van het inkoopboek bijv. in (In dit voorbeeld geeft 18 het jaar 2018 aan. Andere nummeringen zijn natuurlijk ook mogelijk. Let er wel op dat deze nummeringen nooit zullen conflicteren met de reeds aanwezige facturen!) Bij kas, bank, giro het laatste afschriftnummer op nul zetten. Financieel Systeem- + stamgegevens Grootboek Invoeren beginbalans U kunt de beginbalans van 2018 automatisch laten genereren aan de hand van de eindbalans van 2017 of u kunt de beginbalans handmatig invoeren. Beginbalans 2018 automatisch genereren Indien u de eindbalans van 2017 automatisch wilt laten overnemen, kiest u bij 'Eindbalans vorig jaar overnemen?' voor Ja. LET OP! Voordat u hiermee verder gaat, is het van groot belang dat u hiervòòr het programma Voorbereiden proef- saldibalans / V&W (zie blz. 2) heeft opgestart! U moet n.l. eerst het vorige boekjaar (2017) tot en met de laatste periode qua actuele cijfers laten voorbereiden! Het financieel resultaat kunt u vinden op het grootboeknummer dat u tijdens het voorbereiden van de proefsaldibalans en V&W heeft opgegeven. Let er op dat de beginbalans in evenwicht is! De beginsaldi kunnen altijd nog handmatig worden aangepast. Indien u NIET kiest om de eindbalans van vorig jaar over te nemen, kunt u handmatig per grootboeknummer het beginsaldo instellen. Procedure jaarafsluiting 2017 pag. 3

4 Productie Productie Orders Onderhanden werklijst boekjaar/periode In bovenstaand voorbeeld wordt een onderhanden werklijst afgedrukt tot en met eind 2017 van alle offerte, lopende en concept orders. LET OP! Dit overzicht moet u draaien voordat u nieuwe productie facturen in 2018 gaat boeken! Anders kan het n.l. voorkomen dat sommige gegevens opeens niet meer geteld worden, omdat sommige orders intussen afgewerkt zijn en dus niet meer op status 1 (=lopend) of status 3 (=concept) staan. Productie Uren Overzicht persoonuren per maand Dit overzicht moet u draaien voordat u nieuwe uren in 2018 gaat boeken! Productie Uren Nulstellen persoonuren Pas nadat u het overzicht persoonuren per maand heeft afgedrukt, moet u, voordat u nieuwe uren in 2018 gaat boeken, de periode en cumulatieve uren eerst op nul stellen! Aanvinken: Periode uren op nul stellen + Cumulatieve uren op nul stellen Opmerking: Alle bestaande uren blijven in het systeem aanwezig. Het nulstellen heeft dus alleen betrekking op het Overzicht persoonuren per maand, waarbij een aantal tellers op nul wordt gezet. Procedure jaarafsluiting 2017 pag. 4

5 Productie Stamgegevens Productie parameters De velden laatste factuurnummer, bestelbonnummer, offerte-aanvraagnummer en ordernummer kunnen hier voorzien worden van een nieuwe waarde. Let vooral op het factuurnummer! Hier moet een andere waarde worden ingegeven dan bij het verkoopboek en de media parameters, bijv als nieuwe beginwaarde voor de media factuur en als nieuwe beginwaarde voor de productie factuur. (In dit voorbeeld geeft 18 het jaar 2018 aan. Andere nummeringen zijn natuurlijk ook mogelijk. Let er wel op dat de nummering van de productie facturen nooit zal conflicteren met de reeds aanwezige facturen!) Als bij 'Nummering van orders' gekozen is voor 'Per klant worden de orders doorlopend genummerd' dan kunt u via Financieel Systeem- + stamgegevens Debiteuren Invoeren debiteuren in het Overzicht debiteuren m.b.v. de toetsen Ctrl+Alt+O (gelijktijdig indrukken) in 1 klap alle debiteuren voorzien van een nieuwe beginwaarde, bijv Procedure jaarafsluiting 2017 pag. 5

6 Media Media Stamgegevens Media parameters De velden laatste advertentienummer, factuurnummer en begrotingnummer kunnen hier voorzien worden van een nieuwe waarde. Let vooral op het factuurnummer! Hier moet een andere waarde worden ingegeven dan bij het verkoopboek en de productie parameters, bijv als nieuwe beginwaarde voor de media factuur en als nieuwe beginwaarde voor de productie factuur. (In dit voorbeeld geeft 18 het jaar 2018 aan. Andere nummeringen zijn natuurlijk ook mogelijk. Let er wel op dat de nummering van de media facturen nooit zal conflicteren met de reeds aanwezige facturen!) Media Inkopen/Verkopen Overzicht media inkopen Standaard wordt alles afgedrukt. In dit overzicht worden alle media inkopen van 2017 afgedrukt. Media Inkopen/Verkopen Overzicht media verkopen Standaard wordt alles afgedrukt. In dit overzicht worden alle media verkopen van 2017 afgedrukt. Procedure jaarafsluiting 2017 pag. 6

7 Media Inkopen/Verkopen Overzicht media in- en verkopen Kies eerst de gewenste volgorde: (M)edium of (D)ebiteur. Verander niets aan de reeds ingevulde velden en vul alleen in Vanaf plaatsingsdatum en T/m plaatsingsdatum, bijv. vanaf t/m Media Inkopen/Verkopen Overzicht aansluiting media in- en verkopen Dit overzicht geeft een specificatie van 2017 per periode per advertentie van de verkoop, verwachte inkoop, werkelijke inkoop, geboekt verschil en openstaand verschil. Aan het einde van een periode wordt van bovengenoemde bedragen een totaal afgedrukt. Ook wordt een totaal afgedrukt van de grootboekrekening tussenrekening media in-/verkopen, zoals is ingesteld bij de Systeemgegevens (tab Media). Het saldo van deze grootboekrekening moet overeenkomen met het totaal openstaand verschil. Als dit niet overeenkomt moet bovengenoemde grootboekrekening gecontroleerd worden om te kijken of er rechtstreeks op geboekt is. Procedure jaarafsluiting 2017 pag. 7