2.07. MASSAWIJZIGING : ALGEMEEN

Transcriptie

1 2.07. MASSAWIJZIGING : ALGEMEEN Wat Moet u voor meerdere werknemers tegelijkertijd een vast gegeven wijzigen, dan kan u dit via een massawijziging doen. Overzicht bestaande massawijzigingen De rubriek Status vermeldt of er enkel een controle gebeurd is, of de gegevens uitgevoerd zijn. Hoeveel fouten zijn er gedetecteerd? Wanneer (datum/uur) gebeurde de laatste actie. U kan nakijken welke stappen u per massawijziging reeds uitvoerde. Massawijziging uitvoeren Wil u een bestaande massawijziging uitvoeren, dubbelklik op de betrokken massawijziging of selecteer de massawijziging en kies voor Uitvoeren. U kan de lijst van de laatste uitvoering nakijken en afdrukken. Nieuwe massawijziging Klik op de knop Nieuw om een nieuwe massawijziging te definiëren. Massawijziging bekijken, wijzigen of verwijderen Wil u de definitie van een bestaande massawijziging bekijken of wijzigen, klik op de betrokken massawijziging en kies voor Wijzigen. Tip Wil u een massawijziging verwijderen, kies voor Wijzigen. Op het volgende scherm klikt u op de -knop. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [1/9]

2 2.07. MASSAWIJZIGING : NIEUW Selectie In de selectie bepaalt u voor wie de massawijziging van toepassing is. Zie fiche Selecties Bewerking In de bewerking definieert u wat u wenst te wijzigen. Zie fiche Bewerkingen. Via de -knop krijgt u de lijst van de bestaande selecties/bewerkingen. U kan een bestaande selectie/bewerking selecteren. Via de -knop kan u nieuwe selecties toevoegen. Via de -knop kan u een bestaande selectie/bewerking openen en eventueel aanpassen. Beveiligd Een gebruiker kan de definitie van een massawijziging beveiligen, door ze aan te vinken. Dit heeft voor gevolg dat andere gebruikers deze definitie niet meer kunnen wijzigen. De andere gebruikers kunnen deze definitie wel uitvoeren. U kan een bestaande massawijziging verwijderen. Tip Massawijzigingen, selecties en bewerkingen worden gesorteerd op nummer. Kies dus een klein nummer voor veel voorkomende acties en een groot nummer voor minder frequente acties. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [2/9]

3 2.07. MASSAWIJZIGING : NIEUW Definitie nieuwe massawijziging Geef een eigen nummer in of laat het systeem nummeren. Tip : Geef de kleinste nummers aan de belangrijkste massawijzigingen. Geef elke massawijziging een eigen omschrijving. Een massawijziging bestaat uit : de combinatie van een selectie (voor wie?) en een bewerking (wat?) of een externe opname: u kan gegevens invoeren vanuit een andere software (vb. Excel) Zie pagina [7/8] en zie ook fiche Loonadministratie Werknemer Massawijziging [3/9]

4 2.07. MASSAWIJZIGING : UITVOEREN Uitvoeren van een massawijziging Selecteer de massawijziging en klik Uitvoeren of dubbelklik op de betrokken massawijziging. Vul de volgende rubrieken al of niet in. Wijzigt u lonen (aard 1)? Omschrijving bij uitvoering U kan een gelegenheidstitel meegeven. Datum wijziging vanaf Een massawijziging vaste gegevens kunt u enkel uitvoeren vanaf het begin van een betaalperiode. Dit kan de begindatum van de huidige of een afgesloten of een toekomstige betaalperiode zijn. In geval van een afgesloten betaalperiode creëert u automatisch correcties. (beperkt tot: ) U kunt een einddatum wijziging invullen. De wijziging wordt dan enkel in de betrokken betaalperiodes doorgevoerd. Reden loonsverhoging Via het -knopje kunt u een reden loonverhoging kiezen of eventueel een nieuwe reden toevoegen. Berekening toepassen op elke periode Wil u de berekening toepassen op alle betrokken periodes? Voorbeeld U indexeert brutolonen met 2% vanaf 1 januari Voor een werknemer is al een toekomstige loonsverhoging voorzien vanaf1/2/15 Vink Berekening toepassen op elke periode aan als niet alleen het huidige brutoloon maar ook het toekomstige brutoloon met 2% geïndexeerd moet worden. De andere gegevens (aard verschillend van 1) worden via een massawijziging automatisch gewijzigd vanaf de huidige betaalperiode van de betrokken werknemers Hebt u Vraagop-rubrieken, jaar- of resttelwerken gebruikt in uw selectie- of bewerkingsdefinitie, dan wordt hiervoor de waarde gevraagd. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [4/9]

5 2.07. MASSAWIJZIGING : LIJST De lijst wordt aangeboden. Wanneer hebt u het laatst de lijst gecontroleerd of uitgevoerd, hoeveel fouten en meldingen zijn er gededecteerd. Werkbestand De oude waarde is beschermd, u kan ze niet wijzigen. De nieuwe waarde kan u individueel aanpassen. Let op: voor werknemers met gesplitste betaalperiodes of toekomstige loonsverhogingen. Bij hen krijgt u twee (of meer) lijnen aangeboden. Afhankelijk van uw keuze bij de uitvoering worden alle lonen ofwel enkel het eerste loon geïndexeerd. Indien u zich enkel wenst te concenteren op de fouten en/of de meldingen, vink dan deze opties aan. U kan de lijst afdrukken. U kan de lijst verwijderen. Status M: melding Dit is een aandachtstrekker. U kunt de melding lezen via het -knopje. F: er werd een fout ontdekt voor deze werknemer. U kunt de fout lezen en verbeteren via - knopje. Als u de foutieve werknemer NIET verbetert, dan wordt de nieuwe waarde bij die werknemer niet opgenomen. Naar Excel Volledige lijst inclusief alle meldingen. Gegevens opnemen Is de lijst OK dan laat u de gegevens opnemen. De gegevens worden in de databank aangepast. Opmerking: de nieuwe waarde van een werknemer met fout-status wordt niet opgenomen. Tip: Indien u bij de uitvoering merkt dat de definitie van de massawijziging fout is, moet u eerst de lijst verwijderen. Pas de definitie aan en voer de massawijziging opnieuw uit. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [5/9]

6 2.07. MASSAWIJZIGING : LIJST NAAR EXCEL Lijst (inclusief alle meldingen) naar Excel De volledige detail van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Ook alle meldingen (fouten, meldingen en splitsingen) worden mee geëxporteerd. De lijst wordt onmiddellijk geopend in Excel met de filters aan, zodat u gemakkelijk gegevens kan zoeken/controleren via de knopjes. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [6/9]

7 2.07. MASSAWIJZIGING : VERBETEREN FOUTEN Verbeteren fouten Via het -knopje in de lijst kunt u de fout lezen. Klik op of om de fout te verbeteren. Terug naar lijst Om na het verbeteren terug te keren naar de lijst. Fout Onderaan wordt in een rode balk de fout nogmaals getoond. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [7/9]

8 2.07. MASSAWIJZIGING : VOORBEELD EXTERN BESTAND Voorbeeld U wil de kledingmaten importeren in de vrije rubriek Vrije zone 3 posities (1). Deze rubriek heeft de rubrieknaam VRRUB031. U maakt een bestand volgens onderstaande recordopmaak en maakt daarna een nieuwe definitie massawijziging. Klik op.kies een externe opname uit de lijst of maak een nieuwe. Recordopmaak importbestand: Nummer werkgever: 7 pos., numerieke nummer (bv ) Nummer werknemer: 7 pos., numeriek (bv ) Rubrieknaam: 8 pos., alfanumeriek (zie keuzelijst rubrieken in rapportering/ in Inhoud van rubriek: hoofdletters) 30 pos. (maximaal)(datum-formaat DDMMJJ voor numerieke gegevens met komma ook komma meegeven) Voorwaarden: Het bestand moet gesorteerd zijn op nummer werkgever/nummer werknemer. - Het bestand is een ASCII-tekstbestand van vaste of variabele lengte. - Elke lijn moet eindigen op een carriage return/line feed (hexadecimaal 0D0A). - Ook franstalige rubrieknamen zijn toegelaten. Soort gegevens Kies 9 = Vaste gegevens Type bestand Staat dit bestand op een diskette of op de vaste schijf? Naam bestand Vul het pad en de naam van het bestand in. Indien u enkel de bestandsnaam invoert, dan wordt het bestand opgehaald vanuit de directory die in de ASP-info staat (Beheer/Pakketbeheer/ ASP-info). Bij gebruik van een netwerkschijf, moet het pad beginnen met \\CLIENT\. Vb. \\CLIENT\J$\KLEDINGMAAT.TXT tip: indien je het pad opzoekt via, dan wordt dit veld automatisch correct ingevuld. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [8/9]

9 2.07. MASSAWIJZIGING : VOORBEELD EXTERN BESTAND Uitvoeren van de massawijziging externe opname Selecteer de massawijziging en klik Uitvoeren of dubbelklik op de betrokken massawijziging. Loonadministratie Werknemer Massawijziging [9/9] Tip: Via beheer / pakketbeheer / rubrieken kan u de omschrijving aanpassen. De parameter en/of de rubriek verplicht maken voor een bepaalde populatie.