Zalendatabank Installatie- en gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Zalendatabank Installatie- en gebruikershandleiding de8 vzw Van Daelstraat Borgerhout T F info@de8.be Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw Breughelstraat Antwerpen T F info.antwerpenstad@samenlevingsopbouw.be

2 Vereisten Om met de databank te kunnen werken moet er minimaal Microsoft Access 2000 op je computer geïnstalleerd zijn. De databank werkt ook op Access 2003 en Access Als gebruiker moet je een basiskennis Access hebben, d.w.z. dat je weet hoe je gegevens in Access formulieren moet ingeven of aanpassen. De schermvoorbeelden in deze handleiding zijn gemaakt op basis van Windows XP met Access Indien u met andere Windows en/of Access versies werkt kunnen de op uw scherm getoonde vensters afwijken van de schermvoorbeelden in deze handleiding! Installatie De databank wordt aangeleverd op een CD-ROM. De installatieprocedure is als volgt: 1. Plaats de CD-ROM in de computer. 2. Kopieer het bestand zalendatabank van de CD-ROM naar de harde schijf (in je map Mijn Documenten bijvoorbeeld) of naar een netwerkschijf. Opgelet: je kan de databank alleen openen vanaf een harde schijf of netwerkschijf! Kopiëren naar een netwerkschijf is alleen nodig als je met meerdere personen tegelijkertijd in de databank wilt kunnen werken. In het geval van een netwerkschijf moet je lees- en schrijfrechten hebben om gegevens te kunnen wijzigen in de databank. Raadpleeg je netwerkbeheerder indien je van deze mogelijkheid gebruik wilt maken. Opstarten 1. Open de map op je harde schijf of op de netwerkschijf waarin de zalendatabank is opgeslagen. Let op: open de databank niet rechtstreeks vanaf de CD-ROM! 2. Open het Access bestand door op het bestand te dubbelklikken. Je krijgt mogelijk een venster te zien waarin wordt gevraagd of je onveilige expressies wilt blokkeren. 3. Klik op de knop Nee. 4. Vervolgens zal je gevraagd worden of je het bestand wilt openen. 5. Klik in het venster "Beveiligingswaarschuwing" op de knop Openen. Je kan nu echt aan de slag! 6. Het hoofdmenu verschijnt met drie opties: 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 1

3 Als je het hoofdmenu per ongeluk hebt afgesloten, klik dan op de knop Hoofdmenu bovenaan het scherm om dit opnieuw weer te geven. Zoeken en bewerken Gebruik de optie Zoeken en bewerken om de databank te doorzoeken of gewoon om de volledige lijst te bekijken met alle centra en zalen. Stap 1: Zoekcriteria instellen Indien je de volledige lijst met zalen wilt opvragen dan kan je deze stap overslaan en onmiddellijk naar stap 2 gaan. Wil je op zoek gaan naar zalen die aan bepaalde criteria voldoen (locatie, gebruik) dan zal je wel zoekcriteria moeten definiëren. Dit doe je als volgt: 1. Kies in de eerste keuzelijst (❶) op welk criterium je wilt gaan zoeken. Je hebt de keuze uit drie mogelijkheden: naam centrum, naam zaal of postcode zaal. ❶ 2. Kies vervolgens in de tweede keuzelijst (❷) hoe uitgebreid je wilt zoeken: ❷ Je hebt de volgende keuzemogelijkheden: o o bevat: kies deze optie als je uitgebreid wilt zoeken. Bv. als je op de naam van het centrum zoekt en "ontmoetingscentrum" invult dan krijg je alle centra waar "ontmoetingscentrum" in de naam voor komt: o.a. "Cultureel ontmoetingscentrum NOVA", "Ontmoetingscentrum Atlas", "Vrijzinnig Ontmoetingscentrum Karel Cuypers",. begint met: kies deze optie als je gerichter wilt zoeken. Bv. als je op de naam van het centrum zoekt en "ontmoetingscentrum" invult dan krijg je alle centra waarvan de naam begint met "ontmoetingscentrum": "Ontmoetingscentrum Atlas", "Ontmoetingscentrum Den Tip",. Als je op de postcode zoekt en "2" invult dan krijg je alle centra waarvan de postcode met het cijfer 2 begint (postcodes van de provincie Antwerpen). 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 2

4 o is gelijk aan: kies deze optie als je heel gericht wilt zoeken. Bv. als je op de naam van het centrum zoekt en "ontmoetingscentrum atlas" invult dan krijg je alleen de centra te zien waarvan de naam exact overeenkomt met de gezochte naam. Als je op de postcode zoekt en "2000" invult dan krijg je alleen de centra met postcode 2000 te zien. 3. Als laatste moet je in het tekstvak (❸) de naam van de zaal of het centrum of de postcode ingeven (of een deel ervan) afhankelijk van het eerste zoekcriterium dat je hebt gekozen (naam centrum, naam zaal of postcode) ❸ Stap 2: Zoeken 1. Je kan nu op de knop Zoeken (❹) klikken. ❹ 2. De resultaten verschijnen onmiddellijk in de lijst bij Stap 3 (zie het voorbeeld hieronder waar we zochten op zalen waarvan de postcode begint met 21). Onderaan de lijst staat aangegeven dat je zoekresultaat 81 records (zalen) heeft opgeleverd. Is de lijst leeg dan heeft je zoekresultaat niets opgeleverd en moet je je criteria aanpassen (vereenvoudigen). 3. Je kan nog specifieker zoeken met behulp van de keuzelijst "Alle zalen geschikt voor". Hierbij kan je zalen zoeken voor een specifiek doel: bv. zalen geschikt om in te sporten, te fuiven, feesten te geven, enz In het voorbeeld hieronder hebben we zalen gezocht om te sporten én waarvan de postcode begint met "21" met als resultaat 7 records: 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 3

5 4. Je kan de lijst met zoekresultaten in een rapport weergeven door onderaan op de knop Lijst (❺) te klikken. ❺ 5. Er wordt een rapportvenster geopend waarin de lijst met zoekresultaten wordt weergegeven. 6. Je kan dit rapport afdrukken door op de Afdrukken knop te klikken (deze knop bevindt zich op de werkbalk bovenaan het scherm). Sluit het rapport met de knop Sluiten om terug te keren naar het zoekscherm. 7. Om opnieuw de volledige lijst met alle centra en zalen weer te geven kan je op de knop Criteria wissen (❻) klikken. 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 4

6 ❻ 8. Hiermee worden alle ingestelde criteria gewist. Klik vervolgens op de knop Zoeken om de volledige lijst weer te geven. Stap 3: De detailgegevens van een zaal/centrum opvragen Wil je de detailgegevens van een bepaalde zaal/centrum opvragen, selecteer dan de zaal of het centrum in de lijst door er op te klikken en klik vervolgens onderaan op de knop Details. Er verschijnt een formulier getiteld Centrum. Tip: je kan ook gewoon dubbelklikken op de zaal of het centrum in de lijst om het formulier Centrum te openen. Gegevens Centrum 1. In het formulier Centrum wordt bovenaan de naam van het centrum (in het voorbeeld hieronder: "Cultureel Congrescentrum Elzenveld") en het telefoonnummer weergegeven. Deze gegevens blijven steeds zichtbaar. 2. Daaronder zie je de inhoud van het tabblad Centrum. Hier zie je alle gegevens van het centrum en de gegevens van de contactpersoon. 3. Je kan de gegevens van het centrum in een rapport op het scherm weergeven dat je eventueel ook kan afdrukken. 4. Je kan het rapport met de centrumgegevens exporteren naar een Word document dat je kan doormailen naar een contactpersoon. Dit Word document wordt standaard in de map Mijn documenten opgeslagen. 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 5

7 5. Je kan een centrum verwijderen door op de knop! te klikken. Het programma zal je nog eerst om bevestiging vragen vooraleer de gegevens worden verwijderd. Let op: als je een centrum verwijdert, verwijder je ook alle aan het centrum gekoppelde zalen! Gegevens Zalen 1. Naast het tabblad "Centrum" vindt je het tabblad "Zalen". Klik op het tabblad Zalen om te zien welke zalen tot dit centrum behoren. Een centrum kan één of meerdere zalen hebben en deze zalen kunnen zich al dan niet op dezelfde of verschillende locaties bevinden! Hieronder zien we de gegevens van de zaal "Lazarus Marcquisauditorium". 2. Je kan nog meer informatie per zaal bekijken door op de tabbladen Zaal, Details, Faciliteiten of Prijzen te klikken. Hieronder zie je de informatie op het tabblad Details. 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 6

8 3. Je kunt alle gegevens van een zaal in een rapport weergeven dat je vervolgens kan afdrukken. 4. Het rapport met de zaalgegevens kan je ook exporteren naar een Word document zodat je dit kan doormailen naar een contactpersoon. Dit Word document wordt standaard in de map Mijn documenten opgeslagen. 5. Je kan de gegevens van de volgende zaal bekijken door op het blauwe pijltje te klikken. 6. Je krijgt nu de gegevens van de zaal "Rodrigues d'evorazaal" te zien. Door op het blauwe pijltje te klikken kan je terug de gegevens van de vorige zaal bekijken. Onderaan kan je zien hoeveel zalen er in totaal bij dit centum horen, namelijk 14: 7. Je kan in dit venster ook de info van het centrum of de zaal aanpassen. Alle wijzigingen die je aanbrengt in de gegevens van een zaal worden automatisch in de databank opgeslagen als je (met de blauwe pijltjes) naar een andere zaal navigeert of als je het formulier sluit. Zaal verwijderen 1. Je kan een zaal verwijderen door op de knop! te klikken. Het programma zal je nog eerst om bevestiging vragen vooraleer de zaalgegevens worden verwijderd. 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 7

9 Zaal toevoegen 1. Je kan een nieuwe zaal toevoegen aan dit centrum door op de knop te klikken 2. Alle velden in het formulier worden leeggemaakt en je kan de gegevens van de nieuwe zaal onmiddellijk beginnen invullen. De naam van de zaal moet verplicht worden ingevuld (het geel gekleurde veld). 3. De adresgegevens en contactpersoongegevens van de zaal kan je gemakkelijk kopiëren (overnemen) van het centrum met de twee knoppen op het tabblad "Zaal". Dit is handig als de zalen zich op dezelfde locatie bevinden als het centrum. 4. Klik op de knop Sluiten om het formulier te sluiten. De nieuwe zaal wordt automatisch in de databank opgeslagen als je (met de blauwe pijltjes) naar een andere zaal navigeert of als je het formulier sluit. Nieuw centrum toevoegen Indien je in het hoofdmenu op de optie Nieuw centrum toevoegen klikt, krijg je een leeg formulier te zien waarin je zelf gegevens over het centrum en de verschillende zalen kunt invullen. De naam van het centrum moet verplicht worden ingevuld (in het geel gekleurde veld). Alle andere gegevens hoef je niet (onmiddellijk) in te vullen. 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 8

10 Let op: je kan pas de zaalgegevens op het tabblad "Zalen" beginnen invullen als je de naam van het centrum hebt ingevuld. In het geval dat een zaal niet verbonden is met een centrum (bv. omdat het een kleine zaal is), geef dan bij de centrumnaam en de zaalnaam dezelfde gegevens in. Het nieuwe centrum (en de eventueel nieuw ingevulde zalen) wordt automatisch in de databank opgeslagen als je het formulier sluit met de knop Sluiten. Afsluiten Klik op deze optie om het programma af te sluiten. 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 9

11 Medewerking Deze CD-ROM kwam tot stand dankzij de medewerking van volgende personen: - Team Divers!City: Wilfried Defillet, Tiene Hertogen, Billy Kalonji, Veerle Milh, Rika Pauwels, Katleen Peleman - Sanne Robinet, stagiaire Divers!City, Katholieke Hogeschool Kempen - Annik Van Weert, Cultuurcentrum Merksem - Marianne Vanlangendonck, Cultuurcentrum Berchem - Frank Van Brussel, stafmedewerker ICT, De8 vzw 2008, de8 vzw - Samenlevingsopbouw Antwerpen Stad vzw 10