Installatiehandleiding My Conferencing Outlook Add-In

Transcriptie

1 Installatiehandleiding My Conferencing Outlook Add-In V2.0 mei 2017

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING OP DE INSTALLATIE WAT IS MY CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN? EISEN EN BEPERKINGEN WAT ZIJN DE VOORDELEN? WAT U VÓÓR HET INSTALLEREN MOET WETEN ZO INSTALLEERT U MY CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN ZO MANIFESTEERT MY CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN ZICH IN MICROSOFT OUTLOOK... 5 Werkbalk... 5 Opties scherm CONTROLEREN OP NIEUWE VERSIE EN ACTUALISEREN VAN DE ADD-IN INLOGGEN MIJN CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN OUDERE VERSIES VAN OUTLOOK ADD-IN... 8 Werkbalk... 8 Opties scherm ZO VERWIJDERT U MY CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN DISCLAIMER

3 1. Inleiding op de installatie Hartelijk welkom! Als u de dienst ConferenceCard van KPN Event & Conferencing afneemt, kunt u programmatuur voor Microsoft Outlook installeren om uw telefonische vergaderingen nog gemakkelijker te organiseren. Deze programmatuur heeft de naam My Conferencing Outlook Add-In gekregen. 2. Wat is My Conferencing Outlook Add-In? Met My Conferencing Outlook Add-In krijgt u de beschikking over handige functies in Microsoft Outlook. Hiermee maakt u in een handomdraai een of afspraak voor de deelnemers aan een telefonische vergadering, met alle gegevens die zij voor die vergadering nodig hebben. Verder kunt u voortaan binnen Microsoft Outlook de details raadplegen die ook op uw ConferenceCard(s) staan. Tevens kunt u met één muisklik doorschakelen naar een door u belegde webvergadering. 3. Eisen en beperkingen Aan het gebruik van My Conferencing Outlook Add-In worden de volgende eisen gesteld: U bent klant van KPN Event & Conferencing. U neemt de dienst ConferenceCard af. Als u My Conferencing Outlook Add-In op meerder pc s of laptops wilt gebruiken, moet u de add-in op elke werkplek en voor elke gebruiker apart installeren. Ook uw computer moet aan eisen voldoen: Het besturingssysteem moet Windows Vista SP2 zijn, of hoger. Het programma.net Framework 4.5.2, of hoger, van Microsoft moet aanwezig zijn. Ten slotte de beperkingen: U kunt de add-in alleen installeren voor Microsoft Outlook 2000, of hoger. Andere programma s, zoals Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, enzovoort, worden dus níet ondersteund. 4. Wat zijn de voordelen? Telefonische vergaderingen zijn gemakkelijker te plannen, te wijzigen of te annuleren. Deelnemers kunnen efficiënter in een webvergadering komen (click-to-join). Misverstanden bij aanvang van een vergadering worden voorkomen. Gebruikers besparen tijd bij het starten van een vergadering. Vergadergegevens (inbelnummer en toegangscodes) worden automatisch bijgewerkt na mutaties. KPN Event & Conferencing stelt de add-in kosteloos ter beschikking om het gebruik van de ConferenceCard te vergemakkelijken. 5. Wat u vóór het installeren moet weten Voordat u My Conferencing Outlook Add-In installeert, wijzen wij u graag op het volgende: U moet akkoord gaan met de Algemene voorwaarden Conferencing services. Als Microsoft Outlook openstaat, moet u dit programma vóór de installatie afsluiten. U moet de vergadergegevens ( audio toegangscode van voorzitter en deelnemer) of de de Inloggegevens paraat hebben. De Inloggegevens betreft de Gebruikersnaam en het Wachtwoord die u ook nodig hebt om in te loggen op Mijn Conferencing. 6. Zo installeert u My Conferencing Outlook Add-In Om My Conferencing Outlook Add-In te installeren doorloopt u de volgende stappen. Stap 1 Sluit Microsoft Outlook af. 3

4 U hebt nu twee mogelijkheden met hetzelfde gevolg: (Dubbel)klik op: óf: Start uw internetbrowser plak het volgende adres in de adresbalk van uw internetbrowser: druk op toets Enter. De download zal starten. Sla het bestand op en voer het uit Stap 2 Als u per ongeluk Microsoft Outlook open hebt laten staan, verschijnt, nadat het downloaden voltooid is, het volgende venster: Sluit Outlook en kies dan Ja (om Outlook na installatie automatisch te starten) of Nee. In beide gevallen zal de installatie van de Outlook Add-In starten. Stap 3 De installatie wizard zal starten. Klik Next ( Volgende ) en als laatste Close ( Sluiten ). 4

5 De Outlook Add-in is nu geïnstalleerd. U hoeft uw computer níet te herstarten. In het hoofdstuk Zo manifesteert My Conferencing Outlook Add-In zich in Microsoft Outlook leest u wat u in Microsoft Outlook ziet, de eerste keer na de installatie. 7. Zo manifesteert My Conferencing Outlook Add-In zich in Microsoft Outlook Let op: Als u bij het installeren van My Conferencing Outlook Add-In uw Gebruikersnaam en Wachtwoord niet hebt ingevoerd, moet u dat bij het daarna openen van Microsoft Outlook alsnog doen. Werkbalk De werkbalk van Mijn Conferencing wordt op het lint van Microsoft Outlook (vanaf versie 2010) getoond. Hoe u de werkbalk gebruikt, leest u in de Gebruikershandleiding van My Conferencing Outlook Add-In. Opties scherm De overige functionaliteit van My Conferencing Outlook Add-In bestaat uit het tabblad Mijn Conferencing in de Opties van menu Bestand (versie 2010 of hoger) of Extra (t/m versie 2007). Ook hierover leest u meer in de Gebruikershandleiding van My Conferencing Outlook Add-In. 8. Controleren op nieuwe versie en actualiseren van de Add-In Om te controleren of een nieuwe versie van My Conferencing Outlook Add-In beschikbaar is gesteld, gaat u als volgt te werk: 5

6 Open Microsoft Outlook. U hebt nu twee mogelijkheden met hetzelfde gevolg: Mogelijkheid 1 Klik op menu Bestand. Klik op Opties. Klik op Invoegtoepassingen in het linker paneel Klik op knop Opties invoegtoepassing bovenaan in het rechter paneel Klik op tab Mijn Conferencing (indien meerdere tabs aanwezig). Het tabblad Mijn Conferencing verschijnt: Klik op knop Controleer voor nieuwe versie. óf: Mogelijkheid 2 Klik op optie Help van werkbalk Mijn Conferencing. Klik op optie Controleer voor nieuwe versie. Als er een nieuwe versie beschikbaar is gesteld, verschijnt in beide gevallen het volgende venster : Beslis of u de nieuwere versie ja of nee wilt installeren. Zo ja, klik op knop Ja. Het kan zijn dat het volgende venster verschijnt: 6

7 Let op: Als dit venster verschijnt, kunt u het beste 1. Microsoft Outlook afsluiten, 2. de add-in verwijderen, zoals beschreven in hoofdstuk Zo verwijdert u My Conferencing Outlook Addin. 3. en de reguliere installatieprocedure uitvoeren, zoals beschreven in hoofdstuk Zo installeert u My Conferencing Outlook Add-In. 9. Inloggen Mijn Conferencing Outlook Add-In Na eerste installatie van de Mijn Conferencing Outlook Add-In, dient u in te loggen om de gegevens van uw ConferenceCard op te halen. Wanneer u een actie uitvoert die deze gegevens nodig heeft, verschijnt het volgende venster: Kies voor inloggen met: Methode 1 (gebruikersnaam en wachtwoord) of met Methode 2 (toegangscodes) Inloggen met beide methodes is niet mogelijk. Als u er voor kiest nu in te loggen met Methode 1, doet u het volgende: Tik de Gebruikersnaam in die u ook gebruikt om in te loggen op Mijn Conferencing. Tik het Wachtwoord in dat u ook gebruikt om in te loggen op Mijn Conferencing. Klik op knop Inloggen. Als u er voor kiest nu in te loggen met Methode 2, doet u het volgende: Tik de audio voorzitter toegangscode in die u ook gebruikt om te vergaderen Tik de audio deelnemer toegangscode in die de deelnemers ook gebruiken om te vergaderen Klip op knop Inloggen. 7

8 Als u per ongeluk een vergissing maakt met gebruikersnaam en/of wachtwoord, verschijnt hetzelfde venster waarin u het nog eens kunt proberen. Als u geldige inloggegevens hebt ingevoerd, maar als de geldigheid van uw ConferenceCard is verlopen, verschijnt na klikken op knop Inloggen het volgende venster (voorbeeld): Klik op knop OK. 10. Oudere versies van Outlook Add-in Screenshots in hoofdstuk 7 zijn gebaseerd op Microsoft Outlook 2010 (en hogere versies). In oudere versies van Microsoft Outlook, versies 2007 en eerder, zien werkbalken en schermen er iets anders uit. De Outlook Add-In heeft dezelfde functies als in hogere versies van Microsoft Outlook. Werkbalk In oudere versies van Microsoft Outlook (t/m versie 2007) wordt het lint nog niet ondersteund en ziet u een werkbalk. Als u na de installatie van My Conferencing Outlook Add-In voor de eerste keer Microsoft Outlook opent, ziet u de werkbalk Mijn Conferencing in het midden van uw scherm (voorbeeld). Deze kunt u naar de door u gewenste plaats slepen. Opties scherm Klik op menu Extra. Klik op Opties. Klik op tab Mijn Conferencing. 8

9 11. Zo verwijdert u My Conferencing Outlook Add-in Als u besluit de add-in volledig van uw computer te verwijderen, handelt u als volgt: Sluit Microsoft Outlook af. Ga naar het Configuratiescherm van Windows. Kies Software (Windows XP) of Programma s en onderdelen (Windows Vista en hoger). Selecteer My Conferencing Outlook Add-In. Klik op Verwijderen. Nadat u het verwijderen hebt bevestigd, is de installatie van de add-in definitief ongedaan gemaakt. Als u de add-in tezijnertijd weer wilt gaan gebruiken, moet u deze helemaal opnieuw installeren, zoals beschreven in hoofdstuk Zo installeert u My Conferencing Outlook Add-In. 12. Disclaimer Deze installatiehandleiding bevat informatie met betrekking tot de conferencing services van KPN. Bedoelde informatie is zo correct, volledig en actueel mogelijk. Dit kan echter niet gegarandeerd worden. De informatie in deze handleiding wordt beschikbaar gesteld zonder impliciete of expliciete garantie met betrekking tot kwaliteit, nauwkeurigheid of geschiktheid voor een specifiek doel. 9