Handleiding OVM 2.0. Gebruiker. Versie september 2012

Transcriptie

1 Handleiding OVM 2.0 Gebruiker Versie september 2012

2 Inhoudsopgave Legenda Voorbereidingen Downloaden Starten en inloggen Beheerportal Inloggen Beheerportal Home Rechten Wachtwoord wijzigen OVM Nieuws Ontwikkelingslijnen Ontwikkelingslijnen invullen Verdeling hokjes Lijn opvullen Lijn kopiëren Lijnnotitie toevoegen Notities Notitie toevoegen Notitie bewerken Notitie verwijderen Handelingsplannen Handelingsplan en evaluatie toevoegen Handelingsplan en evaluatie bewerken Handelingsplan en evaluatie verwijderen Rapporten Rapport instellingen Rapport printen Contact Kennisbank Helpdesk

3 3

4 Legenda Schuinte tekst tussen dubbele aanhalingstekens Verwijzing naar een scherm. Aan het begin van de paragraaf wordt uitgelegd hoe het scherm geopend dient te worden. Daarna wordt dit niet meer herhaald, maar weergegeven met schuine tekst tussen dubbele aanhalingstekens. Schuine tekst tussen enkele aanhalingstekens Verwijzing naar een woord in het scherm. [Dikgedrukte tekst tussen blokhaken] Verwijzing naar een knop uit een scherm. (Dikgedrukt cijfer tussen haakjes) Verwijzing naar een deel van een scherm. Het betreffende deel van het scherm is rood omkaderd en bevat hetzelfde cijfer als in de tekst waarin naar het deel van het scherm verwezen wordt. 4

5 1 Voorbereidingen In dit hoofdstuk wordt beschreven welke handelingen er gedaan moeten worden voordat u met OVM 2.0 aan de slag kunt. 1.1 Downloaden Voordat u met OVM 2.0 kunt werken, dient u OVM 2.0 eerst te downloaden. Dit kunt u doen door naar te gaan en te klikken op de volgende knop: De volgende pagina verschijnt: 1 Klik op [Install] (1). Afhankelijk van de webbrowser kan er gevraagd worden of setup.exe uitgevoerd of opgeslagen dient te worden. Klik op [Uitvoeren]. OVM 2.0 wordt nu geïnstalleerd. LET OP! Bovenstaande installatieprocedure werkt alleen op een Windows computer voor een gebruiker met voldoende rechten. Mocht u problemen hebben met de installatie van OVM 2.0, raadpleeg dan onze kennisbank. 5

6 1.2 Starten en inloggen Wanneer OVM 2.0 gedownload is volgens bovenstaande manier, kunt u OVM 2.0 terugvinden bij Start Programma s Seminarium voor Orthopedagogiek OVM. Wanneer u op OVM klikt, verschijnt het volgende inlogscherm: In het inlogscherm wordt onder OntwikkelingsVolgModel het versienummer getoond (2). Dan volgen de velden waar u in kunt loggen (3). Wanneer u werkzaam bent op één school, volstaat het om hier alleen uw adres en wachtwoord in te vullen. Bent u werkzaam op meer dan één school, dan dient u ook een schoolcode in te geven. Onderin het inlogscherm vindt u de Geavanceerde opties (4). Wanneer u op het menu van Geavanceerde opties open klikt door op het pijltje te klikken, verschijnt de optie Lokale cache verwijderen (5). Deze optie kunt u gebruiken, wanneer u op verschillende werkstations verschillende gegevens ziet in OVM 2.0. Door 'Lokale cache verwijderen' aan te vinken op de werkstations waarbij de gegevens onjuist zijn, worden alle lokale gegevens verwijderd en worden de gegevens van de server naar uw werkstation gestuurd. Na deze actie zult u de juiste gegevens te zien krijgen. 6

7 2 Beheerportal In dit hoofdstuk wordt beschreven welke handelingen er gedaan dienen te worden in de beheerportal. In de beheerportal kunt u als medewerker uw eigen rol(len) en de daarbij horende rechten bekijken en uw wachtwoord wijzigen. De beheerportal is te vinden via de rode knop op of via de directe link: Inloggen Ga via één van bovenstaande manieren naar de beheerportal. De volgende webpagina verschijnt: Voer uw adres en wachtwoord in en klik op inloggen. LET OP! Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u deze opvragen via Wachtwoord vergeten aan de rechterzijde van deze webpagina. Wanneer u op Wachtwoord vergeten klikt, zal de beheerportal in een nieuwe webpagina u om uw schoolcode en adres vragen. Wanneer u deze correct invoert, wordt er opnieuw een activati verstuurd. Wanneer u op de link in de activati klikt, zult u per mail uw nieuwe wachtwoord ontvangen. Er is nu toegang tot de OVM Beheerportal. Het volgende scherm verschijnt: 7

8 Beheerportal Home In Home (1) wordt uitgelegd wat u als beheerder in de OVM Beheerportal kunt doen. Rechts bovenin worden uw inloggegevens weergegeven (6) Rechten Klik op het tabblad Rechten (2) om uw eigen rechten te bekijken. De volgende webpagina verschijnt: 8

9 In dit scherm wordt uw rol en de bijbehorende rechten weergegeven. Wanneer u meerdere rollen heeft, zult u meerdere tabbladen met rollen zien in de rode balk Wachtwoord wijzigen Klik op het tabblad Wachtwoord wijzigen (3) om uw wachtwoord te wijzigen. De volgende webpagina verschijnt: Voer in het bovenste veld uw huidige wachtwoord in en in de onderste twee velden tweemaal het gewenste wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord dient minimaal 8 tekens lang te zijn, minimaal één hoofdletter, één kleine letter en één cijfer te bevatten. Klik op om uw wijzigingen definitief te maken. 9

10 3 OVM In dit hoofdstuk worden de functies behorende bij OVM beschreven. OVM is in OVM 2.0 links onderin het scherm te vinden (1) Nieuws De eerste pagina die verschijnt nadat u hebt ingelogd, is de nieuwspagina van OVM 2.0. Deze is later terug te vinden door te klikken op OVM (1) en daarna op Nieuws (2). Op de nieuwspagina staat rechts bovenin een link naar de website (7). Door op deze link te klikken, wordt direct de webpagina geopend. In het midden van de pagina worden de nieuwsitems getoond (8). Bij ieder nieuwsitem wordt aan de rechter zijde een datum van plaatsing weergegeven en ieder nieuwsitem bevat een verwijzing naar een pagina op Zodra op het nieuwsitem geklikt wordt, zal deze pagina geopend worden. 3.2 Ontwikkelingslijnen Klik op OVM (1) en daarna op Ontwikkelingslijnen (3) om de ontwikkelingslijnen in te vullen, notities bij de lijnen te maken en om overzichten te bekijken van de ontwikkelingslijnen. Het volgende scherm verschijnt: 10

11 Bovenin dit scherm kunt u keuzes maken om de gewenste gegevens in te kunnen zien en te kunnen bewerken. Klik op de verschillende rolmenu s om de gewenste ontwikkelingslijn te selecteren, het schooljaar, de periode en de groep die u wilt bekijken (9). LET OP! Het schooljaar en de periode staan automatisch geselecteerd op het huidige schooljaar en de huidige periode. Wanneer hier niets aan gewijzigd wordt, weet u zeker dat u in de juiste periode van het juiste schooljaar werkt. Wanneer er een ontwikkelingslijn geselecteerd is, zullen de verschillende fasen van de ontwikkelingslijn daaronder getoond worden (10). Wanneer er geklikt wordt op links onder een fase, zal er concretere informatie getoond worden van die betreffende fase (18). 18 Met de scrolbalk onder in beeld kan heen en weer gescrold worden om alle fasen van de ontwikkelingslijn te bekijken. Daaronder worden alle leerlingen van de geselecteerde groep onder elkaar getoond met daarachter de voor hen ingevulde lijn. 11

12 3.2.1 Ontwikkelingslijnen invullen Een fase van een ontwikkelingslijn in verdeeld in vier hokjes. De hokjes van een fase kunnen ingekleurd worden door op het gewenste hokje te klikken. Alle voorgaande hokjes van die fase worden dan automatisch gekleurd. In onderstaand voorbeeld is op het derde hokje van de fase geklikt. Het eerste en tweede hokjes zijn automatisch gekleurd. Wijzigingen kunnen achteraf nog aangebracht worden, door te klikken op het hokje tot waar de fase gekleurd had moeten worden. In onderstaand voorbeeld waren vier hokjes gekleurd. Door op het tweede hokje te klikken is het aantal gekleurde hokjes van vier teruggebracht naar twee. Wanneer een fase helemaal leeggemaakt moet worden, kan dit gedaan worden door één keer met de rechter muisknop op de fase te klikken. De hele fase wordt hierdoor leeggemaakt, ongeacht het aantal hokjes dat gekleurd was. Klik op [Lijn opslaan] (12) om wijzigingen in de fasen op te slaan of op [Ongedaan maken] (13) om de wijzigingen in de fasen te annuleren Verdeling hokjes Iedere fase bestaat uit vier hokjes, die ieder bestaan uit 3 lagen. Hieronder wordt per laag een toelichting gegeven op wat er in de betreffende laag weergegeven wordt Bovenste lijn De bovenste laag van een fase toont wat er in de vorige periode is gekleurd. Door middel van de lengte van de bovenste lijn is af te lezen hoeveel hokjes er in de voorgaande periode gekleurd waren. Door middel van de kleur wordt getoond of er sprake is van vooruitgang, terugval of dat de ontwikkeling in de fase hetzelfde is gebleven. Hieronder is dit schematisch weergegeven: Oranje (terugval) In de huidige periode is minder ingevuld dan in de voorgaande periode. Aan de lengte van de bovenste lijn is te zien dat er 4 hokjes waren gekleurd. In de huidige periode zijn er 2 hokjes ingekleurd. Dit is minder dan de vorige periode, daarom wordt het getoond in oranje: terugval. Grijs (gelijk) Fasevoortgang is gelijk aan voorgaande periode. Aan de lengte van de bovenste lijn is te zien dat er 3 hokjes waren gekleurd. In de huidige periode zijn er ook 3 hokjes ingekleurd. Dit is gelijk aan de vorige periode, daarom wordt het getoond in grijs: gelijk. Groen (vooruitgang) Fasevoortgang is meer dan voorgaande periode (vooruitgang). Aan de lengte van de bovenste lijn is te zien dat er 1 hokje was gekleurd. In de huidige periode zijn er 2 hokjes ingekleurd. Dit is meer dan de vorige periode, daarom wordt het getoond in groen: vooruitgang. 12

13 Middelste hokje De middelste laag van een fase geeft door middel van blauwe hokjes aan wat er in de huidige periode gekleurd is Onderste lijn De onderste laag van een fase geeft aan wat er op het moment van werken in de ontwikkelingslijnen veranderd wordt. Dit gebeurt op de volgende manier: Het gekleurde streepje onder het tweede hokje geeft aan dat dit hokje bij de vorige wijzigingen ingevuld was, maar dat er op dit moment een wijziging gedaan is van twee naar één hokje. Het witte streepje onder het tweede en derde hokje geeft aan dat deze hokjes bij de vorige wijzingen leeg waren, maar dat er op dit moment een wijziging gedaan is van drie naar één hokje Lijn opvullen In het scherm Ontwikkelingslijnen is het mogelijk om in één klik meerdere fases op te vullen. Dit kan gedaan worden met de knop [Lijn opvullen] (14) of door Ctrl-toets op het toetsenbord vast te houden. Zodra op de knop [Lijn opvullen] geklikt wordt, of de Ctrl-toets wordt vastgehouden, verschijnt er een gele melding onderin het scherm: Wanneer er dan op een willekeurig hokje geklikt wordt, worden alle voorgaande hokjes van de hele ontwikkelingslijn automatisch ingevuld, zie de vergelijking hieronder. Bij klikken op het vierde hokje van fase vijf zonder [Lijn opvullen]: Bij klikken op het vierde hokje van fase vijf met [Lijn opvullen]: Lijn kopiëren Wanneer er een nieuwe periode aanbreekt, zullen de blauwe hokjes die in de vorige periode gekleurd zijn, niet meer zichtbaar zijn. Deze zijn dan vervangen door oranje lijnen boven de hokjes van de fasen. Het voorbeeld hieronder laat dit duidelijk zien: 13

14 De blauwe hokjes van de vorige periode: Zijn vervangen door oranje lijnen in de nieuwe periode: Door middel van deze oranje lijnen is af te lezen welke hokjes er gekleurd waren in de vorige periode. Wanneer er dan op de knop [Lijn kopiëren] (15) geklikt wordt, zullen voor alle leerlingen de hokjes van de geselecteerde ontwikkelingslijn weer blauw gekleurd worden. HERHALING! Blauwe hokjes Oranje lijnen Lege hokjes Ontwikkelingslijn is in de huidige periode ingevuld. Ontwikkelingslijn is in de vorige periode ingevuld. Ontwikkelingslijn is niet ingevuld of langer dan één periode geleden Lijnnotitie toevoegen In Ontwikkelingslijnen geeft de gele post-it achter een leerling aan dat er bij deze leerling één of meerdere notities gemaakt zijn. Klik achter de naam van een leerling op om de notities te laten verschijnen of om de eerste stap te zetten om een nieuwe notitie te maken (19). 14

15 19 Door op onder de naam van de leerling te klikken, wordt een notitie toegevoegd. Er verschijnt een lege notitie met de datum van de betreffende dag en de naam van de medewerker die de notitie aan heeft gemaakt. Door op deze notitie te dubbelklikken of door te klikken op achter de notitie kan deze in het volgende scherm aangepast worden: In dit scherm kan de tekst (11) van de notitie naar wens aangepast worden. Onderin dit scherm kan er ook gekozen worden om bij de lijnnotitie aandachtspunten toe te voegen door op [aandachtspunten] te klikken (12). Het volgende scherm verschijnt: 15

16 22 23 In dit scherm kunnen aandachtspunten aangevinkt worden (22) en is het mogelijk om te selecteren in hoeverre dit aandachtspunt bij de leerling geobserveerd is door middel van het rolmenu (23). Klik rechts onder in dit scherm op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen niet op te slaan Leerlingen per lijn Klik in het scherm Ontwikkelingslijnen op [Leerlingen per lijn] (16) om een overzicht te bekijken van de gegevens van alle leerlingen voor de geselecteerde ontwikkelingslijn. Het volgende pop-up venster verschijnt: Links boven in dit scherm kan het overzicht door middel van de schuifbalk groter en kleiner 16

17 gemaakt worden. Door op [Print] te klikken kan het overzicht uitgeprint worden. In het overzicht wordt de ontwikkelingslijn vermeld, de naam van de groep en het leerjaar. Dan worden de lijnen van de leerlingen getoond in een verdeling van fasen. Achter de naam van de leerling staat het ontwikkelingsniveau (ON). Onder het overzicht wordt een legenda getoond Lijnen per leerling Klik in het scherm Ontwikkelingslijnen op de naam van een leerling, zodat deze blauw getoond wordt en dan op [Lijnen per leerling] (17) om een overzicht te bekijken van de gegevens van alle lijnen voor de geselecteerde leerling. Het volgende pop-up venster verschijnt: Links boven in dit scherm kan het overzicht door middel van de schuifbalk groter en kleiner gemaakt worden. Door op [Print] te klikken kan het overzicht uitgeprint worden. In het overzicht wordt de naam van de leerling vermeld, de naam van de groep, het schooljaar en de periode. Dan worden de lijnen van de leerling getoond in een verdeling op leeftijd. Achter de naam van de ontwikkelingslijn staat het ontwikkelingsniveau (ON). Onder het overzicht wordt een legenda getoond. 3.3 Notities Klik op OVM (1) en daarna op Notities (4) om de notities van de leerlingen te kunnen lezen en te kunnen bewerken. Het volgende scherm verschijnt: 17

18 In de tweede kolom wordt de klassenindeling weergegeven (24). Klik een klas en een groep open en klik op een leerling om de notities van de geselecteerde leerling te kunnen lezen of bewerken. Het cijfer achter de naam van een leerling geeft aan hoeveel notities de leerling heeft. In de derde kolom staan alle notities van de leerling weergegeven (25). Deze staan chronologisch gesorteerd, de oudste notities staan onderaan en de nieuwste notities bovenaan. In de vierde kolom rechts boven staat een overzicht van alle notitiesoorten (26). Het cijfer achter de notitiesoort geeft aan hoeveel notities van dat notitiesoort de leerling heeft. In de vierde kolom rechts onder staat een overzicht van alle notities van de geselecteerde notitiesoort (27). Hierin staan de notities chronologisch op datum weergegeven met daarachter de eerste regel van de notitie, die in dit menu als titel fungeert Notitie toevoegen Selecteer in de tweede kolom in het scherm Notities een leerling (24) door een klas en een groep open te klikken en dan op een leerling te klikken. Selecteer dan in de rechterkolom een notitiesoort (26). Klik op rechts bovenin het scherm om een nieuwe notitie met de geselecteerde notitiesoort toe te voegen. Er verschijnt een lege notitie met een datum. Een notitie kan aangepast worden door erop te dubbelklikken of door op achter de notitie te klikken. Het volgende scherm verschijnt: 18

19 Geef de notitie een titel door deze in de eerste regel in te typen. Dan kan de tekst van de notitie in het scherm getypt worden. Klik rechts onder in dit scherm op [Opslaan] om de notitie op te slaan of op [Annuleren] om de notitie niet op te slaan Notitie bewerken Selecteer in de tweede kolom in het scherm Notities een leerling (24) door een klas en een groep open te klikken en dan op een leerling te klikken. Selecteer dan in de derde kolom een notitie die aangepast dient te worden (25). Een notitie kan aangepast worden door erop te dubbelklikken of door op achter de notitie te klikken. Pas de tekst naar wens aan en klik op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen niet op te slaan Notitie verwijderen Selecteer in de tweede kolom in het scherm Notities een leerling (24) door een klas en een groep open te klikken en dan op een leerling te klikken. Selecteer dan in de derde kolom een notitie die verwijderd dient te worden (25). Klik op rechts boven in het scherm om de notitie te verwijderen. Het volgende pop-up venster verschijnt: Klik op [Ja] om de notitie te verwijderen of op [Nee] om de notitie te behouden. 19

20 3.4 Handelingsplannen Klik op OVM (1) en daarna op Handelingsplannen (5) om de handelingsplannen van de leerlingen te kunnen lezen en te kunnen bewerken. Het volgende scherm verschijnt: In de tweede kolom wordt de klassenindeling weergegeven (28). Klik een klas en een groep open en klik op een leerling om de notities van de geselecteerde leerling te kunnen lezen of bewerken. Het cijfer achter de naam van een leerling geeft aan hoeveel notities de leerling heeft. In de derde kolom staan aan de linkerzijde de handelingsplannen (29) en aan de rechterzijde de evaluaties van de handelingsplannen (30). Deze staan chronologisch gesorteerd, de oudste handelingsplannen en evaluaties staan onderaan en de nieuwste bovenaan Handelingsplan en evaluatie toevoegen Selecteer in de tweede kolom in het scherm Handelingsplannen een leerling (28) door een klas en een groep open te klikken en dan op een leerling te klikken. Klik op rechts bovenin het scherm om een nieuw handelingsplan met evaluatie toe te voegen. Er verschijnt een leeg handelingsplan met een lege evaluatie met een datum Een handelingsplan toevoegen Een handelingsplan kan gemaakt worden door onder Plan op het nieuwe handelingsplan te dubbelklikken of door op achter het handelingsplan te klikken. Het volgende scherm verschijnt: 20

21 Typ in dit scherm de tekst van het handelingsplan. Eventueel kan er gebruik gemaakt worden van hulpvragen bij het maken van het handelingsplan. Klik hiervoor rechts onder in dit scherm op [Hulpvragen]. Het volgende scherm verschijnt: In dit scherm kan een hulptekst aan het handelingsplan toegevoegd worden. Kies een ontwikkelingslijn waarbij een hulpvraag is. Selecteer dan onder welke categorie de hulpvraag valt. Kies de basale hulpvraag en selecteer uit welke leeftijdscategorie de hulpvragen geraadpleegd dienen te worden. Door een keuze te maken uit deze rolmenu s verschijnen onderin dit scherm de betreffende hulpvragen. De hulpvragen worden aan het handelingsplan toegevoegd door er een vinkje voor te zetten en onderin het scherm op [OK] te klikken of klik op [Annuleren] om de hulpvragen niet aan 21

22 het handelingsplan toe te voegen. Klik dan op [OK] om het handelingsplan in zijn geheel op te slaan of op [Annuleren] om het handelingsplan niet op te slaan Een evaluatie toevoegen Een evaluatie kan gemaakt worden door onder Evaluatie op de nieuwe evaluatie te dubbelklikken of door op achter de evaluatie te klikken. Het volgende scherm verschijnt: Typ in dit scherm de tekst van de evaluatie. Klik dan op [Opslaan] om de evaluatie in zijn geheel op te slaan of op [Annuleren] om de evaluatie niet op te slaan Handelingsplan en evaluatie bewerken Selecteer in de tweede kolom in het scherm Handelingsplannen een leerling (28) door een klas en een groep open te klikken en dan op een leerling te klikken. Selecteer dan in de derde kolom een handelingsplan (29) of evaluatie (30) die aangepast dient te worden. Deze kunnen aangepast worden door erop te dubbelklikken of door op erachter te klikken. Pas de tekst naar wens aan en klik op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen niet op te slaan Handelingsplan en evaluatie verwijderen Selecteer in de tweede kolom in het scherm Handelingsplannen een leerling (28) door een klas en een groep open te klikken en dan op een leerling te klikken. Selecteer dan in de derde kolom een handelingsplan en evaluatie (29 en 30) die verwijderd dienen te worden. Klik op rechts boven in het scherm om het handelingsplan en de evaluatie te verwijderen. Het volgende pop-up venster verschijnt: 22

23 Klik op [Ja] om het handelingsplan en de evaluatie te verwijderen of op [Nee] om ze te behouden. 3.5 Rapporten Klik op OVM (1) en daarna op Rapporten (6) om de handelingsplannen van de leerlingen te kunnen lezen en te kunnen bewerken. Het volgende scherm verschijnt: In de tweede kolom wordt de klassenindeling weergegeven (28). Klik een klas en een groep open en klik op een of meer dan één leerling om het rapport van de geselecteerde leerling(en) te bekijken. In de derde kolom wordt het rapport van de geselecteerde leerling(en) weergegeven Rapport instellingen Klik op om naar de rapportinstellingen te gaan en hier te kiezen welke gegevens er wel en niet in de rapporten getoond moet worden. Het volgende pop-up venster verschijnt: 23

24 In dit venster kan ingesteld worden hoe het rapport getoond dient te worden door vinkjes aan te zetten bij gewenste gegevens en vinkjes uit te zetten bij ongewenste gegevens. Klik zodra alles naar wens is ingesteld op [Sluiten] en het rapport zal volgens de aangegeven wensen getoond worden Rapport printen Klik in de tweede kolom in Rapporten een klas en een groep open en klik op een of meer dan één leerling om het rapport van de geselecteerde leerling(en) te bekijken. Stel eventueel met Klik op in welke gegevens er wel en niet getoond dienen te worden in het rapport. om het rapport van de geselecteerde leerling(en) te printen. 24

25 5 Contact Heeft deze handleiding u onverhoopt niet verder kunnen helpen, dan zijn er nog tal van mogelijkheden om het juiste antwoord te krijgen op uw vraag of de juiste oplossing te vinden voor uw probleem. 5.1 Kennisbank In de kennisbank komen vraag en antwoord samen. De kennisbank is een verzameling veelgestelde vragen, soms aangevuld met videobestanden of andere handige documenten of informatie. Om in de kennisbank naar een antwoord op uw vraag te zoeken of om een oplossing te vinden voor uw probleem, gaat u naar kennisbank.ovmsupport.nl. 5.2 Helpdesk Kan de kennisbank u geen hulp bieden bij het zoeken naar het antwoord op uw vraag of de oplossing voor uw probleem? Stel uw vraag dan via het helpdeskformulier op onder het tabblad Helpdesk. Probeer uw vraag aan de helpdesk zo helder en concreet mogelijk te formuleren, zodat wij u sneller en gerichter antwoord kunnen geven. 25