WEBDOC V2 mini-handleiding voor eindgebruikers

Transcriptie

1 WEBDOC V2 mini-handleiding voor eindgebruikers Wat is webdoc... 2 De site... 3 Toegang tot Webdoc... 4 Aanmelden Hoe te gebruiken... 5 Documenten raadplegen... 5 Documenten met betrekking tot volgende vergaderingen... 5 Werken met weergaven... 5 Documenten bewerken... 6 uploaden - één document... 6 uploaden - meerdere documenten (via browser)... 8 uploaden - meerdere documenten (via verkenner) metadateren Documenten zoeken Eenvoudige zoekopdracht Verfijners zoekquery met operatoren Tips & Tricks Opleiding netwerkdrive afdruk op 29/11/ :11 pagina 1/15

2 Wat is webdoc WebDoc is een webapplicatie die het toelaat om documenten te delen, er samen aan te werken en ze te publiceren. In essentie is WebDoc een digitale bibliotheek waar documenten kunnen worden bewaard en waar er bepaalde extra informatie (=metadata) aan kan worden toegevoegd: - Onderwerp Een vrij tekst veld waarin je een korte omschrijving van het document kan toevoegen. - Vergadering Alle documenten worden gekoppeld aan een bepaalde vergadering. Hierdoor kunnen de documenten achteraf makkelijk worden weergegeven per jaar, per vergadering, etc. - Sectie De sitebeheerder bepaalt een limitatieve lijst van "secties". Ieder document kan gekoppeld worden aan één van deze secties. Er wordt een weergave voorzien per sectie - Rubriek Een vrij veld waar bepaalde "rubrieken" kunnen worden ingevuld. Bij conventie wordt een weergave voorzien waarbij de documenten gegroepeerd worden per rubriek (=eerste letter van veld Rubriek) - DocumentType Door de centrale ICTS-diensten wordt een lijst van "DocumentTypes" ter beschikking gesteld. Documenten kunnen gekoppeld worden aan één van deze vooraf ingestelde DocumentTypes. - Autorisatie Dit veld wordt berekend op basis van de folder waarin het document zich bevindt. Je kan deze metadata niet zelf wijzigen. Of schematisch voorgesteld: WEBDOC V2 METADATA Onderwerp (vrije tekst) Vergadering (opzoekveld) Sectie (opzoekveld) Rubriek (vrije tekst) DocumentType (opzoekveld) Autorisatie (berekend veld) WebDoc-site WebDoc-bibliotheek 0.In Voorbereiding 1.Toegankelijk 2.Beperkt Toegankelijk 3.Vertrouwelijk 4.Strikt Vertrouwelijk In Voorbereiding Toegankelijk Beperkt Toegankelijk Vertrouwelijk Strikt Vertrouwelijk Lijsten Agenda Secties DocumentTypes Met behulp van weergaves kunnen de documenten vervolgens op de gewenste manier weergegeven worden. Voorbeeld: per jaar of per vergadering, per rubriek, etc. De applicatie laat bovendien toe om documenten af te schermen aan de hand van 4 beveiligingsniveaus. De sitebeheerder bepaalt welke documenten toegankelijk zijn. afdruk op 29/11/ :11 pagina 2/15

3 De site De site wordt dynamisch opgebouwd aan de hand van uw rol en de aan u verleende autorisaties. De werkelijke site kan dus verschillen met deze schermafbeeldingen. afdruk op 29/11/ :11 pagina 3/15

4 Toegang tot Webdoc De Webdoc toepassingen worden gekoppeld aan de bestaande Beleidsorganen en raden website. Webdoc is ook rechtsreeks te bereiken via Op deze portal site kan je een keuze maken uit de verschillende Webdoc sites waar je toegang toe hebt. Indien u toegang krijgt tot een nieuwe site zal deze automatisch verschijnen op deze lijst. Aanmelden. Er zijn twee manieren om aan te melden op een Webdoc applicatie. U gebruikt hiervoor het centrale KULeuven ID en paswoord. Indien u dit niet heeft, gelieve contact op te nemen met uw sitebeheerder. - Deze computer kan ook door andere personen gebruikt worden. Selecteer deze optie als u gebruik maakt van een gedeelde computer. Elke keer wanneer je je browser sluit zijn je aanmeldgegevens niet meer bruikbaar. Deze optie is meestal voldoende voor het raadplegen van documenten. - Deze computer wordt enkel door mezelf gebruikt Selecteer deze optie als deze computer enkel door uzelf wordt gebruikt. Met deze optie is een langere periode van inactiviteit toegestaan voordat u automatisch wordt afgemeld. Als u actief wil samenwerken op de site is deze optie het meest aangeraden vermits ook andere applicaties zoals Word, Excel etc. gebruik maken van dezelfde autorisatie zodat u automatisch (voor een beperkte periode) bent ingelogd. Dit vermijdt het veelvuldig tevoorschijn komen van autorisatie popups. afdruk op 29/11/ :11 pagina 4/15

5 Hoe te gebruiken Documenten raadplegen Op de startpagina van uw site vindt u de meeste relevante informatie samengevat: Documenten met betrekking tot volgende vergaderingen Documenten worden aan een vergadering gekoppeld. Hierdoor wordt er ook een datum bepaald. Op de startpagina worden enkel die documenten weergegeven die reeds aan een vergadering gekoppeld zijn waarvan de begintijd groter of gelijk is dan [vandaag]. Of met andere woorden: enkel die documenten worden weergegeven met betrekking tot volgende vergaderingen. Het voordeel om bovenstaande weergave te definiëren op de startpagina is dat u snel een overzicht heeft van alle relevante documenten met betrekking tot volgende vergadering. Werken met weergaven Het is vaak nodig een opsomming te krijgen van alle documenten. Dit kan door naar de bibliotheek te gaan en de gepaste weergave te kiezen. Dit kan eenvoudig door op het snelstartmenu aan de linkerzijde de gepaste weergave te kiezen Of indien gewenst naar de bibliotheek zelf te aan en uit de volledige lijst van voorgedefinieerde weergaves te kiezen: afdruk op 29/11/ :11 pagina 5/15

6 Documenten bewerken In feite bevat de bibliotheek een aantal folders die het machtigingsniveau (autorisatie) bepalen. Afhankelijk van de aan u toegewezen autorisaties krijgt u 1 of meerdere folders te zien: Het is bovendien mogelijk dat u enkel leesrechten hebt in een bepaalde folder (dus u kan daar geen nieuwe documenten aanmaken) terwijl u schrijfrechten heeft gekregen op een andere folder. uploaden - één document In het volgende voorbeeld heeft de gebruiker: - schrijfrechten op de folder "0.In Voorbereiding" - leesrechten op de folders "1.Toegankelijk" en "2.Beperkt Toegankelijk" - helemaal geen rechten op de folders "3.Vertrouwelijk" en "4.Strikt Vertrouwelijk" Klikt u op de map "0.In Voorbereiding", dan krijgt u opties om documenten te plaatsen in de bibliotheek: afdruk op 29/11/ :11 pagina 6/15

7 Voor de andere mappen zullen deze opties niet beschikbaar zijn: Indien u dus een map selecteert waarin u voldoende autorisatie heeft gekregen om documenten te plaatsen kan u als volgt tewerk gaan: Opmerking: Afhankelijk van uw Operating System, versie van Microsoft Office en/of browser kunnen de opties enigszins verschillen. Voor een volledig overzicht, contacteer uw sitebeheerder. Opmerking: Er MOET een folder gekozen worden om documenten in op te laden. In de zogenaamde "rootfolder" (het hoogste niveau van de bibliotheek) is het nooit mogelijk een document te plaatsen. afdruk op 29/11/ :11 pagina 7/15

8 Als u een document naar de site hebt gekopieerd, krijgt u vervolgens een formulier waarin u metadata kan toevoegen. Vul in naar wens en druk op opslaan. Opmerking: voor het juiste gebruik en betekenis van de metadata, raadpleeg uw sitebeheerder. uploaden - meerdere documenten (via browser) Ga naar de "WebDoc"-bibliotheek, weergave "Per Folder", selecteer de juiste folder. Vervolgens in het menu selecteer "Documenten" en "Meerdere documenten uploaden" afdruk op 29/11/ :11 pagina 8/15

9 Office 2007: Selecteer je bestanden en druk op "OK" Opmerking: Folders selecteren is hier niet mogelijk. je kan enkel individuele bestanden selecteren. afdruk op 29/11/ :11 pagina 9/15

10 Office 2010 uploaden - meerdere documenten (via verkenner) Ga naar de "WebDoc"-bibliotheek, weergave "Per Folder", selecteer de juiste folder. Vervolgens in het menu, selecteer "Bibliotheek", "Verbinden en Exporteren" en "Openen met Explorer" De klassieke verkenner van windows zal nu openen: afdruk op 29/11/ :11 pagina 10/15

11 Je kan via "Drag&Drop" nu makkelijk bestanden verplaatsen/kopiëren van en naar je eigen harde schijf. metadateren Zoals eerder omschreven kan u al onmiddellijk metadata toevoegen bij het uploaden van een enkel document. Vaak echter zal u meerdere documenten tegelijkertijd willen uploaden en nadien de metadata bewerken. Dit kan eenvoudig als volgt: Ga naar de bibliotheek en kies de weergave "Recent Gewijzigd": U krijgt nu alle documenten te zien (waar u de nodige rechten toe heeft), ongeacht hun folder en bovendien gesorteerd in omgekeerde chronologische volgorde van wijziging. Met andere woorden: de nieuwste documenten staan bovenaan ongeacht hun locatie in een mappenstructuur. Kies nu de "Gegevensbladweergave": afdruk op 29/11/ :11 pagina 11/15

12 Vervolgens wordt het erg eenvoudig om "in bulk" een aantal metadata te wijzigen in een tabel. Je kan bovendien makkelijk metadata kopiëren tussen bestanden, etc Opmerking: Ook hier is het belangrijk over de juiste versie van browser en Microsoft Office te beschikken. Raadpleeg je sitebeheerder voor meer info. afdruk op 29/11/ :11 pagina 12/15

13 Documenten zoeken U kan ten allen tijde gebruik maken van de zoekfunctionaliteit binnen de sites Eenvoudige zoekopdracht U komt vervolgens op een resultatenpagina terecht : Verfijners Op de resultatenpagina vindt u een aantal "verfijners". Deze laten het toe om grafisch uw zoekopdracht te verfijnen: zoekresultaten beperken tot een bepaald jaar, een bepaalde raad, etc afdruk op 29/11/ :11 pagina 13/15

14 Door gebruik te maken van deze verfijners kan u uw zoekresultaten snel beperken tot enkel relevante informatie: zoekquery met operatoren U kan ook bewust een aantal zoekresultaten filteren door gebruik te maken van "booleanoperatoren". Voorbeeld: U kan gebruik maken van AND, OR, NOT afdruk op 29/11/ :11 pagina 14/15

15 Tips & Tricks Opleiding WebDoc is in feite een standaard SharePoint site waarbij bepaalde rechten gelimiteerd werden. Volg de standaard SharePoint opleidingen en dit zal je productiviteit zeker ten goede komen! netwerkdrive Je kan de bibliotheek ook mappen als een netwerkdrive. Voor meer informatie, raadpleeg onze FAQ. afdruk op 29/11/ :11 pagina 15/15