Peridos. Aanleveren van gegevens. Datum: Landelijk beheer Peridos. Versie: 1.1

Transcriptie

1 Peridos Aanleveren van gegevens Plaats: Utrecht Datum: Auteur: Landelijk beheer Peridos Versie: 1.1 Status: Definitief

2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 Wijzigingsbeheer 4 Distributie 4 Referenties 4 1. Inleiding 5 2. Aanleveren van gegevens 6 Pagina 3

4 Wijzigingsbeheer Datum Versie Omschrijving Auteur Eerste versie Landelijk beheer Peridos Opmerkingen verwerkt Landelijk beheer Peridos Aanpassingen R Landelijk beheer Peridos Distributie Status Versie Datum Aan Referenties Code Bron Pagina 4

5 1. Inleiding In Peridos versie 3.3 is er een wijziging in het Excel/HL7 module doorgevoerd. Deze module wordt gebruikt voor het aanleveren van gegevens door zorginstellingen en het verwerken hiervan door de Regionale centra. Omdat de omvang van de aangeleverde bestanden steeds groter wordt, duurt het soms lang voordat Peridos de aangeleverde gegevens heeft verwerkt. Dit komt omdat het bestand als één geheel wordt gezien De belangrijkste wijziging in de nieuwe module is dan ook dat een Excel bestand niet langer als één geheel wordt behandeld, maar direct na opladen in losse regels wordt opgeknipt. Verwerking van gegevens vindt nu per regel plaats. Dit biedt ook de mogelijkheid om gegevens die eerder zijn aangeleverd en verwerkt eruit te filteren zodat de Regionale centra zich alleen op de nieuwe regels hoeven te concentreren. De globale werkwijze is zoveel mogelijk ongewijzigd gebleven. De module is ook geschikt om, wanneer van toepassing, gegevens over aangeleverde HL7 berichten te tonen. In dit document wordt kort de nieuwe functionaliteit beschreven. De beschrijving zal zich voornamelijk richten op het aanleveren via Excel bestanden. De HL7 berichten worden zonder extra handelingen in Peridos in deze module getoond en zullen hier verder niet besproken worden. Let op: de schermafbeeldingen in dit document zijn gemaakt op een testomgeving van Peridos. Hierdoor is het mogelijk dat sommige teksten op uw scherm op details kunnen afwijken. Pagina 5

6 2. Aanleveren van gegevens 1. Log in als zorginstellingbeheerder in Peridos. 2. Ga naar het tabblad Gegevens en kies de optie Gegevens aanleveren. Pagina 6

7 3. Voeg op de gebruikelijke manier een Excel bestand toe door een keuze te maken in de keuzelijst "Bronsysteem en via de knop Bestand kiezen een bestand te selecteren. Omdat de lijst met bronsystemen steeds groter wordt kan nu eenvoudig gezocht worden door een deel van de naam in te voeren. Alleen items waarin de ingevoerde tekst voorkomt worden in de lijst getoond. In het voorbeeld hieronder is seo ingevoerd en worden alleen de SEO items getoond. Dit gedrag is doorgevoerd in alle keuzelijsten in Peridos. 4. Klik op de knop Toevoegen om het bestand op te laden. Het bestand wordt op de Peridos server geplaatst. Als dit gebeurd is ziet u in het groene venster de mededeling dat dit is gelukt. Peridos zal nu op de achtergrond het aangeleverde bestand gaan valideren en de regels klaarzetten voor het Regionaal centrum. Dit gebeurt op volgorde van aanlevering. Als er in een kort tijdsbestek veel bestanden worden aangeleverd, dan kan het klaarzetten enige tijd op zich laten wachten. Pagina 7

8 Als voorbeeld wordt verder gewerkt met een aangeleverd Handmatig Counseling Excel sheet. Pagina 8

9 5. Na opladen wordt het scherm Gegevensoverzicht zorginstelling getoond. Als het aangeleverde bestand is klaargezet door Peridos (daar kan dus enige tijd overheen gaan) dan is te zien dat er een nieuwe regel is toegevoegd met de opgeladen Counseling zorgonderdelen. Het getal in de kolom Aantal geeft het totale aantal niet verwerkte regels. Indien er eerder gegevens zijn aangeleverd die nog niet zijn verwerkt, dan is dit een hoger getal dan het nu aangeleverde aantal regels. Bovenstaand overzicht kan worden gesorteerd door op de blauwe tekst met de kolomnaam te klikken. Nogmaals klikken op dezelfde tekst sorteert het overzicht in de andere richting. Het overzicht kan gefilterd worden. De volgende filters zijn beschikbaar: Pagina 9

10 Datumrange aanlevering. Hiermee worden de regels geselecteerd die aangeleverd zijn in de ingevulde periode. Indien alleen een begindatum wordt ingevuld dan worden alle regels vanaf die datum tot heden geselecteerd. Toon. Standaard hebben regels de status Niet bekeken door RC. Het Regionaal centrum kan een regel de status Bekeken door RC geven, deze is dan nog niet verwerkt. Via dit filter kan gekeken worden welke regels al door het Regionaal centrum zijn bekeken en welke nog niet. Verwerking. Als een bestand wordt opgeladen dan krijgen de regels de status Aangeleverd. Wanneer ze door het Regionaal centrum in Peridos zijn geïmporteerd dan krijgen ze de status Verwerkt. Met dit filter kan worden bekeken welke regels al wel zijn verwerkt in Peridos en welke nog klaar staan. Het Regionaal centrum kan ervoor kiezen om de gegevens na opladen automatisch te laten verwerken. Als dat voor uw praktijk is ingeregeld dan vindt u het aantal op die manier verwerkte regels via deze filteroptie. Klik na het selecteren van de verschillende filter opties op de knop Filteren om het overzicht te filteren. Met de knop Reset filters worden de filter opties weer terug gezet op de standaard waarden en het overzicht wordt opnieuw geladen. De filter opties kunnen worden verborgen door te klikken op het - teken rechts boven in de blauwe balk (zie het rode kader in bovenstaande figuur). 6. Klikken op een regel opent het scherm met de detailgegevens. In dit geval is geklikt op de laatste regel, in bovenstaand overzicht om de counseling gegevens te bekijken. Met kleuren wordt weergegeven welke velden fouten (rood) of waarschuwingen (oranje) opleveren. Een fout houdt in dat een regel niet verwerkt kan worden, bijvoorbeeld omdat de geboortedatum van de cliënt niet juist is. Een waarschuwing betekent dat de regel wel verwerkt kan worden maar dat de waarde in het desbetreffende veld niet zal worden meegenomen naar Peridos, bijvoorbeeld als een graviditeit van 24 wordt aangeleverd. Door met de muis op het gekleurde veld te gaan staan wordt de bijbehorende melding getoond. Pagina 10

11 In het detailscherm is te zien van welk e praktijk en welk zorgonderdeel de gegevens worden getoond. Ook in dit overzicht zijn er weer een aantal filtermogelijkheden: Registratiedatum. Hiermee is het mogelijk om een de verrichtingen te selecteren uit een bepaalde periode. Toon regels. o Zonder melding: alle regels zonder fouten en waarschuwingen. o Fouten: alle regels die één of meer fouten bevatten en daardoor niet in Peridos kunnen worden verwerkt. o Waarschuwingen: alle regels die één of meer waarschuwingen bevatten waardoor de waarde(n) niet in Peridos worden opgenomen. Pagina 11

12 o o Technische fout: alleen van toepassing ingeval van technische fouten in HL7 berichten. Dubbele regels: als er in de selectie meerdere regels zitten die betrekking hebben op dezelfde cliënt en zwangerschap, dan worden deze als dubbele regels getoond. De meest recent aangeleverde versie zal worden verwerkt in Peridos. Door op de gele regel te klikken worden ook de andere regel(s) zichtbaar en kunnen verschillen worden bekeken (zie afbeelding hieronder). Klik na het selecteren van de verschillende filter opties op de knop Filteren om het overzicht te filteren. Gebruik de filters om snel een overzicht te kunnen krijgen van de fouten of waarschuwingen in de aangeleverde gegevens. Met de knop Reset filters worden de filter opties weer terug gezet op de standaard waarden en het overzicht wordt opnieuw geladen. De filter opties kunnen worden verborgen door te klikken op het - teken rechts boven in de blauwe balk (zie het rode kader in bovenstaande figuur). Pagina 12

13 7. Onderaan de pagina staat een knop Download originele regels. Hiermee worden de originele opgeladen regels opnieuw in een Excel bestand geplaatst. Dit Excel bestand kan worden geopend en/of worden opgeslagen. De kleuren uit het overzicht worden ook in het Excel bestand meegenomen, de fout- en waarschuwingsteksten echter niet. Pagina 13