Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden

Transcriptie

1 Koppeling Twinfield Bijgewerkt tot en met versie 10.7 build Copyright 2016 INNOLAN B.V. Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden Hoewel aan alle documentatie zeer veel zorg en aandacht is besteed, aanvaardt INNOLAN BV geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze documentatie.

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Beknopte beschrijving van de koppeling Producten Koppeling Alure10 met Twinfield Openen van Twinfield vanuit Mijn Alure Applicatie Instellingen Persoonlijke instellingen Autorisatie Openen klant administratie Applicatie Instellingen Persoonlijke Instellingen Autorisatie Journaliseren algemeen Applicatie instellingen Journaliseren: Debiteuren Instellingen Autorisatie Journaliseren: Crediteuren Instellingen Autorisatie Journaliseren: Facturen Instellingen Autorisatie Journaliseren: OHW Instellingen Autorisatie Journaliseren: Niet verwerkte journaalposten Autorisatie Financiële gegevens van de debiteuren Cliëntkaart Facturen Cliënten Rapportages Verkoopfacturen Dashboard - Kengetallen Financieel Dashboard - Openstaande facturen Dashboard - Facturen Inleiding

3 2.10 Overgang Alure Financieel naar Twinfield Instelling Kostenplaatsen BTW codes Hoe wordt de administratiecode van kantooradministratie in Twinfield bepaald Eén financiële kantooradministratie in Twinfield Meerder financiële kantooradministraties in Twinfield Veldbeschrijvingen Debiteuren vanuit gezichtspunt relatie met één of meerdere cliënten Debiteuren zonder cliënt Crediteuren Inleiding 3

4 1 Inleiding 1.1 Beknopte beschrijving van de koppeling De koppeling met Twinfield omvat een koppeling van debiteuren / crediteuren en financiële gegevens. De debiteuren en crediteuren worden gesynchroniseerd van Alure naar Twinfield. Van de facturen in Alure-Uren worden journaalposten gegenereerd en in het Verkoopboek in Twinfield gezet. In het Dashboard van Alure worden diverse financiële gegevens uit Twinfield gepresenteerd. Vanuit Alure kan de gebruiker direct Twinfield openen zonder daarbij te hoeven inloggen. 1.2 Producten Koppeling zoals beschreven is beschikbaar vanaf Alure versie 10.3 build en Twinfield v Voor het gebruik dient u te beschikken over de optie Koppeling Twinfield. 2 Koppeling Alure10 met Twinfield 2.1 Openen van Twinfield vanuit Mijn Alure Voor gebruikers is het mogelijk om vanuit het startmenu in Mijn Alure Twinfield te openen Applicatie Instellingen Om het voor gebruikers mogelijk te maken om Twinfield te openen dient u in Alure Uren Instellingen Configuratiescherm Extern Twinfield het volgende in te vullen: 4 Inleiding

5 Omgeving: vul hier de omgeving in waarin de administratie(s) in Twinfield zich bevinden. Wanneer deze variabele bij u niet bekend is kunt u dit opvragen bij Twinfield. LET OP: Wanneer u meerdere administraties in Twinfield heeft die zich niet allemaal in dezelfde omgeving bevinden dan kunt u op de volgende wijze de omgeving inrichten: Definieer een kenmerk voor de Twinfield omgeving. Dit kenmerk is van het type Categorieën en u definieert per omgeving een categorie. In het bovenstaande venster Alure Uren Instellingen Configuratiescherm Extern Twinfield geeft u dit kenmerk aan bij de instelling Kenmerk Twinfield-omgevingen. Bij Omgeving geeft u de standaardwaarde voor de omgeving aan Persoonlijke instellingen Om Twinfield te kunnen openen vanuit Mijn Alure, dient de gebruiker hiervoor de volgende instellingen aan te geven in Mijn Alure Instellingen Persoonlijk - Twinfield Gebruiker : Gebruikersnaam: dit is de gebruikersnaam die gebruikt wordt voor het inloggen in Twinfield Wachtwoord: dit is het wachtwoord van de gebruiker dat gebruikt wordt voor het inloggen in Twinfield Administratiecode Twinfield(optioneel): wanneer er meerdere administraties aanwezig zijn in Twinfield kan de gebruiker hier de standaard administratie aangeven die geopend moet worden. Wordt hier geen administratiecode aangegeven dan wordt in Twinfield standaard de pagina Administratie wisselen geopend en kan de gebruiker een administratie kiezen. LET OP: om gebruik te maken van deze instelling dient de gebruiker in Twinfield geen default administratie aan te geven. Wanneer deze wel aangegeven is in Twinfield, zal deze altijd leidend zijn en standaard geopend worden. Omgeving(optioneel): wanneer er meerdere administraties aanwezig zijn in Twinfield en deze bevinden zich niet allemaal in dezelfde omgeving dan dient de gebruiker hier de omgeving aan te Koppeling Alure10 met Twinfield 5

6 geven waarin zich de aangegeven Administratiecode van Twinfield bevind. Hiervoor kan de gebruiker kiezen uit de categorieën die gedefinieerd zijn bij het kenmerk dat ingesteld staat voor deze omgevingen (zie ook Applicatie Instellingen). Wanneer de gebruiker hier geen Omgeving aangeeft dan wordt uitgegaan van de standaard omgeving die aangegeven is bij de Twinfield instellingen in Alure Uren Autorisatie Functie 5469 Twinfield openen vanuit Mijn Alure standaard gekoppeld aan taak 683 Twinfield starten (SSO). 2.2 Openen klant administratie Voor gebruikers is het mogelijk om vanuit een relatie in Alure de klantadministratie van deze relatie in Twinfield te openen. Relatiekaart / Relatielijst In Alure CRM is in de Relatielijst en in de Relatiekaart in het lint Relatie Koppelingen de keuze Twinfield beschikbaar: Mijn Alure Mijn Relaties Daarnaast is in Mijn Alure Mijn Relaties een kolom Twinfield beschikbaar. Bij de relaties voor wie een klantadministratie aangegeven is, wordt in deze kolom het icoon van Twinfield getoond. Doormiddel van een klik op dit icoon wordt de klantadministratie in Twinfield geopend. 6 Koppeling Alure10 met Twinfield

7 2.2.1 Applicatie Instellingen Om het voor de gebruiker mogelijk te maken om een klantadministratie in Twinfield te openen dient u het volgende in te richten: Definieer een kenmerk voor de Klantadministraties. Dit kenmerk is van het type Tekst. In het venster Alure Uren Instellingen Configuratiescherm Extern Twinfield geeft u dit kenmerk aan bij de instelling Kenmerk Twinfield klantadministraties. Bij de relaties voor wie een klantadministratie aanwezig is in Twinfield vult u bij dit kenmerk de administratiecode van Twinfield in. Wanneer de klantadministraties niet allemaal in dezelfde Twinfield omgeving zitten dient u bij de relaties voor wie een klantadministratie aanwezig is ook het kenmerk voor de Twinfieldomgeving de juiste waarde te gegeven (zie ook Applicatie Instellingen) Persoonlijke Instellingen Om de klantadministratie in Twinfield te kunnen openen dient de gebruiker hiervoor de volgende instellingen aan te geven in Mijn Alure Persoonlijke instellingen Twinfield Gebruiker : Gebruikersnaam: dit is de gebruikersnaam die gebruikt wordt voor het inloggen in Twinfield Wachtwoord: dit is het wachtwoord van de gebruiker dat gebruikt wordt voor het inloggen in Twinfield LET OP: om gebruik te maken van de mogelijkheid om een klantadministratie te openen vanuit Alure dient de gebruiker in Twinfield geen default administratie aan te geven. Wanneer deze wel aangegeven is in Twinfield, zal deze altijd leidend zijn en standaard geopend worden Autorisatie Functie 5470 Twinfield klantadministratie openen standaard gekoppeld aan taak 683 Twinfield starten (SSO). Koppeling Alure10 met Twinfield 7

8 2.3 Journaliseren algemeen Vanuit Alure Uren kunt u in het menu onderdeel Journaliseren in het lint Journaliseren kiezen voor Twinfield om diverse gegevens naar Twinfield te journaliseren. Selectie: in deze kolom kunt u doormiddel van het vinkje aangeven welke gegevens u wilt journaliseren. Met de knop Verwerk in het lint worden alle aangevinkte onderdelen in één keer verwerkt. Instellingen: in deze kolom kunt u per onderdeel gedetailleerd aangeven welke gegevens u van het betreffende onderdeel wilt journaliseren. Deze instellingen worden onthouden voor een volgende verwerking. Datum laatste verwerking: in deze kolom wordt van het onderdeel de datum van de laatste verwerking aangegeven. Status: in deze kolom wordt van het onderdeel de status van de laatste verwerking weergegeven Informatie: in deze kolom kunt u per onderdeel een venster openen waarin de informatie over de laatste verwerking weergegeven wordt. Hierin wordt het aantal verwerkte items dat gelukt is aangegeven en het aantal verwerkte items die problemen geeft. Daarbij wordt een overzicht gegeven van de eventueel geconstateerde problemen. Stapsgewijs: bij enkele onderdelen heeft u de mogelijkheid om de verwerking stapsgewijs uit te voeren. Bij het stapsgewijs uitvoeren van de verwerking worden in de eerste stap de journaalposten gemaakt en getoond in een venster maar nog niet in Twinfield gezet. Daarna heeft u in het venster de mogelijkheid om deze te Verwerken of Terug te draaien. Bij het verwerken wordt de journaalpost in de Twinfield administratie opgenomen Applicatie instellingen Om het journaliseren van gegevens naar Twinfield mogelijk te maken dient u in Alure Uren Instellingen Configuratiescherm Extern Twinfield het volgende in te vullen: 8 Koppeling Alure10 met Twinfield

9 Gebruikersnaam: Gebruikersnaam van het account in Twinfield waaronder de gegevens gejournaliseerd worden. Wachtwoord: Wachtwoord van dit account. Omgeving: vul hier de omgeving in waarin de kantooradministratie(s) in Twinfield zich bevinden. Wanneer deze variabele bij u niet bekend is kunt u dit opvragen bij Twinfield. Administratiecode Twinfield: de administratiecode van de administratie waarnaar standaard gejournaliseerd wordt. De daadwerkelijke administratie waarnaar gejournaliseerd wordt is afhankelijk van meerdere instellingen (zie 2.11 Hoe wordt de administratiecode van kantooradministratie in Twinfield bepaald). Status facturen in verkoopboek: hierbij heeft u de keuze uit Voorlopig of Definitief. Definitieve boekingen kunnen in Twinfield niet meer beïnvloed worden, voorlopige boekingen wel. Deze kunnen op een later moment in Twinfield definitief gemaakt worden. Status boekingen in memoboek: hierbij heeft u de keuze uit Voorlopig of Definitief. Definitieve boekingen kunnen in Twinfield niet meer beïnvloed worden, voorlopige boekingen wel. Deze kunnen op een later moment in Twinfield definitief gemaakt worden. Boekingen in het memoboek zijn onderdeel van Boekingsgangen. 2.4 Journaliseren: Debiteuren In dit onderdeel worden de debiteuren in Twinfield gesynchroniseerd met de debiteuren in Alure. Alle relaties voor wie op de relatiekaart een vinkje staat bij Debiteur zullen gesynchroniseerd worden. Hierbij worden nieuwe debiteuren in Alure toegevoegd in Twinfield en bij gewijzigde debiteuren in Alure worden de wijzigingen doorgevoerd in Twinfield. Alle algemene gegevens van de debiteur worden gesynchroniseerd. Aandachtspunten hierbij zijn: Naam: de formele naam van de relatie wordt meegegeven aan Twinfield. BTW nummer: wanneer een de debiteur een buitenlands adres heeft (er is een landcode aangegeven op de relatiekaart die ongelijk is aan NL ), dan vindt er bij synchronisatie een extra Koppeling Alure10 met Twinfield 9

10 controle plaats op het BTW nummer. Wanneer de eerste 2 posities van het BTW nummer niet gelijk zijn aan de landcode, dan wordt het BTW nummer niet meegegeven naar Twinfield. adres: indien op de cliëntkaart in Alure het veld in gevuld is op het tabblad Elektronisch factureren dan wordt dit adres meegegeven naar Twinfield. Wanneer dit veld niet ingevuld is zal het algemene adres meegegeven worden. Banknummers: bij banknummers is zowel het veld IBAN als banknummer beschikbaar. Voor alle IBAN-landen wordt het veld IBAN gebruikt. IBAN-landen worden herkent aan het veld IBANlandcode in het stambestand met landcodes. Banknummers worden alleen meegenomen als: IBAN is ingevuld en veld land op de relatiekaart is leeg; IBAN is ingevuld en veld land op de relatiekaart is gevuld met een land waarbij in de stamgegevens van dat land de IBAN-landcode is ingevuld; IBAN veld leeg is, het veld bankrekening wel is ingevuld en veld land op de relatiekaart is gevuld met een land waarbij in de stamgegevens van dat land de IBAN-landcode niet is ingevuld Instellingen Bij de instellingen voor Debiteuren kunt u de volgende gegevens aangeven: Nummer uitvullen tot: hiermee geeft u aan of het debiteurennummer uitgevuld moet worden tot een aantal posities. Voorbeeld: bij het uitvullen tot 6 posities zal nummer 1234 in Twinfield nummer worden. Alleen nieuwe debiteuren: wanneer u deze keuze aanvinkt, zullen alleen debiteuren toegevoegd worden in Twinfield die in Alure minstens 1 factuur hebben met de status Afgedrukt en geen facturen met de status Gejournaliseerd. De eventueel gewijzigde debiteuren in Alure blijven in Twinfield ongewijzigd. Alleen gewijzigde debiteuren: wanneer u deze keuze aanvinkt zullen de debiteuren die in Alure gewijzigd zijn op of na de ingestelde datum (zie ook veld Sinds) en waarvoor in Alure een factuur aanwezig is met een factuurdatum op of na de ingestelde datum in Twinfield gewijzigd worden. Sinds: wanneer u hier een datum aangeeft zullen alleen de debiteuren die gewijzigd zijn op of na de aangegeven datum ook gewijzigd worden in Twinfield. LET OP: wanneer u meerdere financiële kantooradministraties in Twinfield heeft zullen alleen de debiteuren geëxporteerd worden waarbij op de cliëntkaart het veld Externe administratie ingevuld is en bij deze administratie is het veld Administratiecode Twinfield aangegeven is. Bij de overstap 10 Koppeling Alure10 met Twinfield

11 van Alure naar Twinfield heeft u hiermee de mogelijkheid om de kantooradministraties stapsgewijs te migreren naar Twinfield. Wanneer u 1 financiële kantooradministratie in Twinfield heeft, dan zullen alle debiteuren geëxporteerd worden, onafhankelijk van de het veld Externe administratie op de cliëntkaart. Deze hoeft u dan niet bij alle cliënten in te vullen Autorisatie Functie 5410 Exporteren debiteuren Twinfield standaard gekoppeld aan taak 3002 Koppeling Twinfield. 2.5 Journaliseren: Crediteuren In dit onderdeel worden de crediteuren in Twinfield gesynchroniseerd met de crediteuren in Alure. Alle relaties voor wie op de relatiekaart een vinkje staat bij Crediteur zullen gesynchroniseerd worden. Hierbij worden nieuwe crediteuren in Alure toegevoegd in Twinfield en bij gewijzigde crediteuren in Alure worden de wijzigingen doorgevoerd in Twinfield. Crediteurnummer: in Twinfield zijn de Debiteurnummers en Crediteurnummers uniek. Eenzelfde nummer kan niet voorkomen als Debiteur en als Crediteur. In Alure kan een relatie zowel Debiteur als Crediteur zijn. In dat geval kan voor de Crediteur niet het Dossiernummer worden gebruikt maar moet een afwijkend nummer worden toegekend. Dit afwijkende nummer moet worden ingevuld in het veld Extern relatienummer. Dit veld kan zichtbaar gemaakt worden via de Veldinstellingen van het betreffende Relatietype Instellingen Bij de instellingen voor Crediteuren kunt u de volgende gegevens aangeven: Nummer uitvullen tot: hiermee geeft u aan of het crediteuren uitgevuld moet worden tot een aantal posities. Voorbeeld: bij het uitvullen tot 6 posities zal nummer 1234 in Twinfield nummer worden. Alleen nieuwe crediteuren: wanneer u deze keuze aanvinkt, zullen alleen nieuwe crediteuren toegevoegd worden in Twinfield. De eventueel gewijzigde crediteuren in Alure blijven in Twinfield ongewijzigd. Alleen gewijzigde crediteuren: wanneer u deze keuze aanvinkt, zullen alleen de gewijzigde crediteuren in Alure in Twinfield gewijzigd worden, nieuwe crediteuren zullen niet toegevoegd worden in Twinfield. Sinds: wanneer u hier een datum aangeeft zullen alleen de crediteuren die gewijzigd zijn na de aangegeven datum ook gewijzigd worden in Twinfield. Koppeling Alure10 met Twinfield 11

12 2.5.2 Autorisatie Functie 5403 Exporteren crediteuren Twinfield standaard gekoppeld aan taak 3002 Koppeling Twinfield. 2.6 Journaliseren: Facturen Hiermee kunt u de journaalposten die betrekking hebben op de definitieve facturen in Alure Uren, die nog niet gejournaliseerd zijn, verwerken naar Twinfield. Bij het journaliseren krijgen de facturen in Alure de status Gejournaliseerd. Facturen van cliënten die nog niet als debiteur in Twinfield aanwezig zijn, worden niet gejournaliseerd Instellingen Voor het journaliseren van de facturen kunt u de volgende instellingen aangeven: Client vanaf t/m: hiermee kunt een cliënt of een reeks van cliënten selecteren waarvoor u de facturen wilt journaliseren. Factuurnummer vanaf t/m: hiermee kunt u het factuurnummer of een reeks van factuurnummers aangegeven van de facturen die u wilt journaliseren. De facturen die gejournaliseerd worden moeten zowel binnen het bereik van de cliënten als binnen het bereik van de factuurnummers liggen. Omschrijving journaalposten: hierbij selecteert u de beschrijving die u aan de journaalpost wenst te gegeven. Vrije omschrijving: wanneer u bij Omschrijving journaalposten heeft gekozen voor Vrije omschrijving geeft u hier de omschrijving aan die u mee wilt geven aan de journaalpost. Deze geldt dan voor alle facturen in deze run. Boekingsgang verkoopboek: wanneer u boekingsgangen gedefinieerd heeft, kiest u hier de boekingsgang voor het verkoopboek. Boekingsgang memoriaal: wanneer u boekingsgangen gedefinieerd heeft, kiest u hier de boekingsgang voor het memoriaal. 12 Koppeling Alure10 met Twinfield

13 Periode memoriaalboekingen: hier geeft u aan op basis waarvan de periode voor de memoriaalboekingen bepaald moet worden. Kiest u voor Handmatig dan geeft u tevens het gewenste jaar en de gewenste periode aan. Valutacode: hier geeft u de valutacode van de administratie in Twinfield aan. Debiteurennummer uitvullen tot: hiermee geeft u aan of het debiteurennummer uitgevuld moet worden tot een aantal posities. Voorbeeld: bij het uitvullen tot 6 posities zal nummer 1234 in Twinfield nummer worden. Rekeningnummers uitvullen tot: hiermee geeft u aan of het grootboekrekeningnummer uitgevuld moet worden tot een aantal posities. Voorbeeld: bij het uitvullen tot 6 posities zal nummer 1600 in Twinfield nummer worden Autorisatie Functie 5311 Journaliseren fact. Twinfield standaard gekoppeld aan taak 3002 Koppeling Twinfield. 2.7 Journaliseren: OHW Hiermee kunt u de OHW positie journaliseren naar Twinfield. Dit onderdeel is alleen zichtbaar als u bij Boekingsgangen een definitie hebt gemaakt voor het journaliseren van OHW Instellingen Voor het journaliseren van OHW kunt u de volgende instellingen aangeven: Boekingsgang: hier kiest u de boekingsgang voor het journaliseren van het OHW. Jaar: vul het jaar in waarvoor u het OHW wilt journaliseren. Periode vanaf en t/m: vul de periode vanaf en t/m in waarvoor u het OHW wilt journaliseren. Boekdatum: geeft hier de datum aan voor de boekingen. Valutacode: hier geeft u de valutacode van de administratie in Twinfield aan. Debiteurennummer uitvullen tot: hiermee geeft u aan of het debiteurennummer uitgevuld moet worden tot een aantal posities. Voorbeeld: bij het uitvullen tot 6 posities zal nummer 1234 in Twinfield nummer worden. Koppeling Alure10 met Twinfield 13

14 Rekeningnummers uitvullen tot: hiermee geeft u aan of het grootboekrekeningnummer uitgevuld moet worden tot een aantal posities. Voorbeeld: bij het uitvullen tot 6 posities zal nummer 1600 in Twinfield nummer worden Autorisatie Functie 5471 Journaliseren OHW Twinfield standaard gekoppeld aan taak 3002 Koppeling Twinfield. 2.8 Journaliseren: Niet verwerkte journaalposten Met dit onderdeel kunnen nog niet verwerkte journaalposten alsnog verwerkt worden of teruggedraaid worden. Het gaat hierbij om journaalposten die ontstaan zijn als gevolg van een boekingsgang van het soort Verhuizing OHW cliënt of Verhuizing OHW medewerker waarvoor het OHW geboekt moet worden van de ene kostenplaats naar de andere kostenplaats. Ook de journaalposten die bij Facturen of bij Journaliseren OHW met de knop Stapsgewijs aangemaakt, maar nog niet verwerkt zijn, kunnen hiermee alsnog verwerkt of teruggedraaid worden. Voor dit onderdeel zijn geen instellingen van toepassing Autorisatie Functie 5471 Niet verwerkte journaalposten Twinfield standaard gekoppeld aan taak 3002 Koppeling Twinfield. 2.9 Financiële gegevens van de debiteuren In diverse onderdelen van Alure worden financiële gegevens van de debiteur(en) getoond. Deze gegevens zijn gebaseerd op de gegevens uit de Twinfield administratie. Wanneer een gebruiker geautoriseerd is voor deze onderdelen in Alure dienen in de persoonlijke instellingen van de gebruiker de accountgegevens voor Twinfield aangegeven te worden Cliëntkaart Facturen In de Cliëntkaart is in het lint in het onderdeel Informatie de knop Facturen beschikbaar. Hiermee worden de facturen van de bijbehorende debiteur in Twinfield weergegeven in een overzicht. De debiteur wordt bepaald aan de hand van het cliëntnummer of aan de hand van de waarde van het veld Externe debiteur op de cliëntkaart. Vanuit het overzicht heeft u in het lint met de knop Factuur de mogelijkheid om de bijbehorende factuur in Alure te openen. Autorisatie Functie 5484 Twinfield Facturen via Clientkaart raadplegen standaard gekoppeld aan taak 3020 Twinfield Facturen per Client raadplegen. 14 Koppeling Alure10 met Twinfield

15 2.9.2 Cliënten Rapportages Verkoopfacturen In dit onderdeel kan een overzicht opgevraagd worden van alle openstaande verkoopfacturen in de Twinfield administratie(s) die voldoen aan de ingestelde selectiecriteria. Hiermee heeft u de mogelijkheid om openstaande facturen op te vragen waarbij de autorisatie van Alure toegepast kan worden Selectiecriteria Selectie Debiteurnummer vanaf t/m: geef hier aan voor welke reeks debiteurnummers u de verkoopfacturen wilt opvragen. Het gaat hier om de debiteurnummers in Twinfield (deze kunnen mogelijk afwijken van de cliëntnummers in Alure). De debiteuren uit Twinfield zullen automatisch gelinkt worden aan de overeenkomstige cliënt in Alure. Zoeknaam vanaf t/m: geef hier de zoeknaam vanaf en t/m aan van de relaties waarvoor u de verkoopfacturen wilt ophalen. Het gaat hier om de zoeknamen van de cliënten in Alure. Jaar vanaf t/m: geeft hier aan voor welk jaar / welke jaren u de verkoopfacturen wilt opvragen. Periode vanaf t/m: geef hier aan voor welke periode(n) u de verkoopfacturen wilt opvragen. De maximum periode in Twinfield is periode 56. Koppeling Alure10 met Twinfield 15

16 Organisatie U kunt hier de selectiecriteria verfijnen op basis van de organisatieniveaus van de clienten in Alure. Hiermee wordt rekening gehouden met de autorisatie van de gebruiker voor deze organisatieniveaus. Ouderdomstermijnen Op dit tabblad kunnen de ouderdomstermijnen ingesteld worden. Ouderdomstermijn 1 houdt in van 0 dagen openstaand tot en met de waarde die u bij deze termijn invult. De eerste zes ouderdomstermijnen hebben een default waarde. Wilt u afwijken van deze waarden dan kunt u deze aanpassen en met F5 deze nieuwe waarde vastzetten. Met waarde 0 wordt aangegeven dat de termijn niet van toepassing is. 16 Koppeling Alure10 met Twinfield

17 Het overzicht resulteert in een kolom per termijn en 1 kolom extra voor de facturen die langer openstaan dan de laatst aangegeven ouderdomstermijn. Administraties Dit tabblad in de selectiecriteria is alleen van toepassing wanneer u meer dan één kantooradministratie in Twinfield heeft (zie ook 2.11). U kunt hier een specifieke Twinfield administratie selecteren of kiezen voor Alle administraties. Autorisatie Functie 5483 Twinfield Verkoopfacturen standaard gekoppeld aan taak 684 Twinfield Verkoopfacturen Dashboard - Kengetallen Financieel Wanneer bij een relatie in Alure het Dashboard geopend wordt dan worden in het blok Kengetallen Financieel de kengetallen getoond de gebaseerd zijn op de Twinfield administratie Dashboard - Openstaande facturen Wanneer bij een relatie in Alure het Dashboard geopend wordt dan worden in het blok Openstaande facturen de facturen getoond die in de Twinfield administratie nog openstaan (niet volledig betaald zijn) Dashboard - Facturen Wanneer van een relatie in Alure het Dashboard geopend wordt dan is in het lint Client / debiteur informatie de knop Facturen beschikbaar. Hiermee kan een venster geopend worden waarin alle facturen van de cliënt in de Twinfield administratie getoond worden. Het overzicht is gelijk aan het overzicht Clientkaart Facturen (zie 2.9.1). Autorisatie Functie 5485 Twinfield Facturen via Dashboard raadplegen standaard gekoppeld aan taak 3020 Twinfield Facturen per Client raadplegen. Koppeling Alure10 met Twinfield 17

18 2.10 Overgang Alure Financieel naar Twinfield In diversie onderdelen van Alure zijn financiële gegevens of instellingen aanwezig. Wanneer u gebruik maakt van de module Alure Financieel zullen deze gegevens uit de financiële administratie(s) in Alure komen. Wanneer u uw financiële administratie(s) migreert naar Twinfield heeft u voor bepaalde tijd een historie in Alure Financieel en een actuele administratie(s) in Twinfield. U bepaald in deze situatie zelf op welk moment u in Alure de gegevens uit de Twinfield administratie(s) wilt presenteren in plaats van de gegevens uit de administatie(s) in Alure Financieel Instelling Op het moment dat u in Alure de gegevens uit de Twinfield administratie(s) wilt presenteren dan wijzigt u in Alure Uren Instellingen Configuratiescherm Extern Twinfield de instelling Twinfield of Alure Financieel leading in Twinfield Na het wijzigen van deze instelling zullen de gegevens zoals beschreven in 2.9 Financiële gegevens van de debiteuren gebaseerd zijn op de gegevens uit de Twinfield administratie. In diverse onderdelen dient u nu nog wel instellingen te controleren omdat deze nu ook gebaseerd zijn op de gegevens uit de Twinfield administratie Kostenplaatsen Wanneer u gebruik maakt van Kostenplaatsen controleer dan in Alure Uren in het onderdeel Instellingen - Urenadministratie op het tabblad Organisatie instellingen Kostenplaatsen of de ingestelde kostenplaatsen overeenkomen met de kostenplaatsen die u gebruikt in de Twinfield administratie(s). In de keuzelijst(en) worden de kostenplaatsen uit Twinfield getoond. Nadat u de kostenplaatsen juist ingesteld heeft, kiest u voor Toepassen van de huidige (opgeslagen) instellingen op alle cliënten waarmee u de instellingen bij de cliënten ook juist instelt. 18 Koppeling Alure10 met Twinfield

19 Heeft u de kostenplaatsen niet op basis van de Organisatieniveau instellingen aangegeven dan dient u bij alle Cliënten op het tabblad Eigenschappen de kostenplaats te controleren. Ook hier worden in de keuzelijst nu de kostenplaatsen uit Twinfield getoond BTW codes Bij de BTW codes in Uren Instellingen Configuratiescherm BTW gegevens wordt de BTW code van financieel aangegeven. Controleer bij de BTW codes of de ingestelde BTW codes voor financieel overeen komen met de BTW codes in Twinfield Hoe wordt de administratiecode van kantooradministratie in Twinfield bepaald Voor het presenteren van financiële gegevens uit Twinfield en voor het Journaliseren van gegevens naar Twinfield moet van een debiteur de administratiecode van Twinfield bepaald worden. Deze code wordt op de volgende wijze bepaald: Eén financiële kantooradministratie in Twinfield Wanneer u in Twinfield één kantooradministratie heeft en alle gegevens uit uw Uren administratie gekoppeld zijn aan deze ene kantooradministratie dan vult u in het onderdeel Alure Uren Instellingen Configuratiescherm Extern Twinfield Administratiecode Twinfield de administratiecode van deze administratie in. Alle gegevens zullen dan gekoppeld worden aan deze administratie Meerder financiële kantooradministraties in Twinfield Heeft u bijvoorbeeld per entiteit een kantooradministratie in Twinfield dan worden de gegevens in Alure gekoppeld aan verschillende administraties in Twinfield. Hiervoor dient u in het onderdeel Administratiebeheer Administraties voor alle kantooradministraties die aanwezig zijn in Twinfield ook een administratie aan te maken. Bij deze administratie geeft u in het veld Administratiecode Twinfield de code van de overeenkomstige administratie in Twinfield aan. Op de cliëntkaart van de debiteur geeft u in het veld Extern administratienummer het nummer van de gewenste administratie aan. Dit is dan één van de administraties die vastgelegd zijn in het onderdeel Administratiebeheer Administraties. Aan de hand van deze administratie wordt dan de overeenkomstige administratiecode van Twinfield bepaald voor deze debiteur. U kunt standaard waardes voor het Extern administratienummer eventueel vastleggen bij de Urenadministratie op het tabblad Organisatie instellingen Administratie. LET OP: Wanneer er meerdere kantooradministraties zijn in Twinfield (voor de interne administratie van het kantoor) dan is het een voorwaarde dat deze administratie allemaal in dezelfde omgeving zitten in Twinfield! Koppeling Alure10 met Twinfield 19

20 3 Veldbeschrijvingen In de koppeling worden de volgende relatie stamgegevens naar Twinfield gestuurd: 3.1 Debiteuren vanuit gezichtspunt relatie met één of meerdere cliënten Alure Administratie Clientnummer / extern debiteurnummer Toelichting Alure Conform de instelling op de cliëntkaart bij Financieel > Externe administratie Indien op de relatie een cliënt aanwezig is en het extern debiteurnummer is gevuld, wordt het extern debiteurnummer gehanteerd Toelichting Twinfield Alure scherm Cliënt > Financieel Cliëntnummer: Cliënt > Cliënt Externe debiteur: Cliënt > Financieel Twinfield scherm Debiteuren behoren bij de gekozen administratie na inloggen. Algemeen Samengestelde naam Aanhef/ Contactpersoon Samengestelde naam van de contactpersoon op de Cliëntkaart Bedrijfsgegevens óf Persoonsgegevens Cliënt > CRM Adressen Adressen Factuur: straat, huisnummer, toevoeging Factuur: Postcode Indien géén factuuradres aanwezig, wordt het postadres geselecteerd. Indien géén postadres, dan het bezoekadres. Adressen > Factuuradres óf Bezoekadres Adressen Adressen 20 Veldbeschrijvingen

21 Alure Toelichting Alure Toelichting Twinfield Alure scherm Adressen > Factuuradres óf Bezoekadres Factuur: Plaats Adressen > Factuuradres óf Bezoekadres Factuur: Landcode BTW nummer Stamtabel landcodes moet ingericht zijn volgens tweeletterige ISO standaard. Landen worden op landcode geaccepteerd conform de tweeletterige ISO standaard De syntaxis van het BTW nummer wordt gevalideerd middels de landcode. Er mag geen BTW nummer worden ingevuld dat bij een andere landcode behoort. Adressen > Factuuradres óf Bezoekadres Bedrijfsgegevens KvK nummer Bedrijfsgegevens adres adres Elektronisch factureren Indien cliënt PDF facturen ontvangt, wordt het ingestelde e- mailadres hiervan gebruikt. Indien er géén PDF factuur ingesteld staat, wordt het algemene adres gekozen. Het ingestelde e- mailadres t.b.v. Elektronisch Mag slechts één geldig adres bevatten met maximaal 40 karakters. Mag slechts één geldig adres bevatten met > Cliëntnummer: Cliënt > Twinfield scherm Adressen Adressen Adressen Adressen Adressen Overig Veldbeschrijvingen 21

22 Alure Toelichting Alure Toelichting Twinfield factureren maximaal 40 karakters. Website Maximaal 40 karakters mogelijk. Standaard bank Bank tenaamstelling Bank rekeningnummer Bank BIC-code Bank IBAN Bank landcode Indien op de cliëntkaart een bankrekening is ingesteld. D samengestelde naam van de relatiekaart. Indien IBAN op de cliëntkaart is ingevuld: het banknummer van de relatiekaart. Indien IBAN op de cliëntkaart is ingevuld: het banknummer van de relatiekaart. Indien IBAN op de cliëntkaart is ingevuld: het banknummer van de relatiekaart. Indien IBAN op de cliëntkaart is ingevuld: Indien een landcode bij de relatie in gebruik is dat ingesteld is In Twinfield wordt deze rekening als standaard ingesteld indien er meerdere bankrekeningen aanwezig zijn. De bank landcode moet voldoen aan de landcode van de eerste twee posities van het IBAN nummer. Alure scherm Elektronisch factureren Bedrijfsgegevens óf Persoonsgegevens Cliënt > CRM Bedrijfsgegevens óf Persoonsgegevens bannummers bannummers bannummers Twinfield scherm Algemeen Banken > Instellingen per bank. Banken > Instellingen per bank. Banken > Instellingen per bank. Banken > Instellingen per bank. Banken > Instellingen per bank. Niet aanwezig. Banken > Instellingen per bank. 22 Veldbeschrijvingen

23 Alure Toelichting Alure met een lengte voor het IBAN nummer, wordt de landcode uit het IBAN nummer gebruikt. Toelichting Twinfield Alure scherm Twinfield scherm Toelichting: Binnen selectie: Alleen niet vervallen relaties Alleen relaties binnen de relatiegroep van de geselecteerde urenadministratie Automatische wijzigingen binnen selectie adressen langer dan 40 karakters worden overgeslagen. Bankrekeningen zonder IBAN worden overgeslagen indien de landcode van de relatie ingesteld is op IBAN. 3.2 Debiteuren zonder cliënt Indien een relatie debiteur is en geen gekoppelde cliënt heeft, wordt voor het debiteurnummer het dossiernummer gehanteerd. De administratie wordt bepaald aan de hand van een organisatieniveau dat op de relatiekaart is ingesteld. Het organisatieniveau en de waarde die bepalend is voor de administratie in Twinfield wordt afgeleid aan de hand van de instelling onder Alure Uren > Instellingen > Urenadministraties >[Administratienummer] Organisatie instellingen > Administratie. Hierdoor ontstaat een 1-op1 relatie tussen een relatienummer in Alure en het debiteurnummer in Twinfield. Hierbij is van belang dat in Alure CRM unieke dossiernummers gehanteerd zijn. Indien op bovenstaande wijze geen Twinfield administratie herleid kan worden, wordt de debiteur aan de standaard administratie aangeboden via de instelling bij de Twinfield koppeling via Alure Uren > Instellingen > Configuratiescherm > Extern > Twinfield (Administratiecode Twinfield). 3.3 Crediteuren Crediteuren krijgen het dossiernummer van de relatie. Indien het dossiernummer ook in gebruik is als debiteurnummer, zal het Externe relatienummer gebruikt worden. De administratie wordt bepaald aan de hand van een organisatieniveau dat op de relatiekaart is ingesteld. Het organisatieniveau en de waarde die bepalend is voor de administratie in Twinfield wordt afgeleid aan de hand van de instelling onder Alure Uren > Instellingen > Urenadministraties >[Administratienummer] Organisatie instellingen > Administratie. Hierdoor ontstaat een 1-op1 Veldbeschrijvingen 23

24 relatie tussen een relatienummer in Alure en het crediteurnummer in Twinfield. Hierbij is van belang dat in Alure CRM unieke dossiernummers gehanteerd zijn. 24 Veldbeschrijvingen