Module Jaarafsluiting

Transcriptie

1 Module Jaarafsluiting Penningmeesters OnLine (POL) Augustus 2012 Inhoudsopgave 1 Periodeafsluiting Open en sluiten van perioden Jaarafsluiting Concept jaarafsluiting Definitieve jaarafsluiting... 9 Deze module omvat het afsluiten van een boekjaar. Resultaat U kunt perioden afsluiten U kunt het verschil uitleggen tussen de concept- en definitieve jaarafsluiting U kunt een boekjaar concept afsluiten. U kent de boekingsgang bij het afsluiten van een boekjaar. Voorkennis Training ANBOAcademie train de Trainer Basiskennis boekhouden Attentie: De definitieve jaarafsluiting wordt uitgevoerd door medewerkers van ANBO Verenigingsbureau zodra de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening heeft afgegeven. 1

2 1 Periodeafsluiting Binnen Twinfield kunt u boekingsperioden openen en sluiten. Wanneer de periode gesloten is, kan geen enkele gebruiker meer boekingen in voeren in deze periode. Om de periode-instellingen van de administratie te bekijken, ga naar tabblad algemeen > administratie > perioden. Het periodescherm wordt geopend. In dit scherm, gebaseerd op de standaard instellingen, ziet u 14 perioden: Periode 0 is de openingsbalans van het boekjaar Periode 1 t/m 12 zijn de perioden waarin alle operationele financiële feiten en transacties worden vastgelegd Periode 55 is een correctieperiode waarin alle eindejaarscorrecties vastgelegd kunnen worden. Binnen het scherm ziet u het boekjaar, in dit voorbeeld U kunt veranderen van boekjaar door te klikken op de pijlen vermeld naast het jaartal. In Twinfield zijn standaard al verschillende boekjaren aangemaakt. Deze hoeft u niet apart aan te maken. 2

3 1.1 Open en sluiten van perioden Het openen en sluiten van perioden werkt als volgt: ga naar tabblad algemeen > administratie > Perioden Selecteer het boekjaar in het periodescherm. Vervolgens kan elke periode geopend of gesloten worden door het klikken op de box achter de periode in de kolom openen. Attentie: Als er een vinkje staat in de box, is de periode geopend en kunnen hier boekingen ingevoerd worden. Als de box leeg is, is de periode gesloten. Boekingen in de betreffende periode zijn niet mogelijk. Sla vervolgende nieuwe periode-instellingen op. Attentie: Als u het scherm verlaat voordat de wijzigingen zijn opgeslagen, zijn deze niet verwerkt en blijven de oude instellingen staan. Een eenmaal gesloten periode kan heropend worden voor eventuele noodzakelijke correcties. Let op dat u de periode weer sluit wanneer de correcties zijn ingevoerd. Attentie: Om correcties via voorafgaande journaalposten te kunnen toevoegen, dient via boekhouden > instellingen > perioden, periode 55 geactiveerd te worden door het vakje onder de kolom open aan te vinken. Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op de overzichten lopende van periode 0 tot 12 zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk blijven. Wanneer u het jaar definitief heeft afgesloten zijn ook automatisch de perioden afgesloten. 3

4 2 Jaarafsluiting Om de beginbalans voor een nieuw boekjaar te genereren dient een jaarafsluiting te worden uitgevoerd. Voor het afsluiten van een boekjaar gaat u naar tabblad boekhouding > boekhouden > jaarafsluiting. Wanneer u een boekjaar heeft afgesloten en u wilt direct een volgend boekjaar afsluiten, start u de functie opnieuw op. U gaat terug naar tabblad boekhouding > boekhouden > jaarafsluiting. In Twinfield heeft u de keuze uit een concept en een definitieve jaarafsluiting. Bij een concept jaarafsluiting kunt u in het afgesloten boekjaar nog wijzigingen aan brengen. Attentie: het proces jaareinde (definitief) is onomkeerbaar! Na de definitieve jaarafsluiting kunnen geen boekingen of correcties meer worden ingevoerd voor dit boekjaar. De definitieve jaarafsluiting wordt uitgevoerd door medewerkers van ANBO Verenigingsbureau zodra de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening heeft afgegeven. U kunt een boekjaar alleen afsluiten als het voorgaande boekjaar is afgesloten. Het is niet verplicht een boekjaar af te sluiten alvorens er gewerkt kan worden in een volgend boekjaar. U kunt een boekjaar alleen afsluiten als het voorgaande boekjaar is afgesloten. Het is niet verplicht een boekjaar af te sluiten alvorens er gewerkt kan worden in een volgend boekjaar. 4

5 2.1 Concept jaarafsluiting Als u het jaar concept wilt afsluiten kiest u als status concept en klikt u vervolgens op de knop sluit het jaar af. Bij het concept afsluiten van het boekjaar kunt u ervoor kiezen in de eindbalans van het af te sluiten boekjaar en de beginbalans van het volgende boekjaar mee te nemen: Alleen definitief gemaakte boekstukken Ook de conceptboekstukken die nog staan in het af te sluiten boekjaar. U plaatst hier een vink in de box concept U neemt de conceptboekingen NIET mee. Als het goed is zijn geen conceptboekingen meer aanwezig. In overleg met de afdelingspenningmeester zijn alle boekingen, volgens het ANBO stappenplan jaarafsluiting/pol, definitief gemaakt. Door de concept jaarafsluiting wordt een concept eindbalans gegenereerd, als mede een concept beginbalans voor het opvolgende jaar. 5

6 De journaalpost van de jaarafsluiting kunt u bekijken bij de conceptboekingen. Klik op jaarafsluiting Winst & Verlies. De winst- en verliesrekeningen (PNL) zijn getotaliseerd in de periode 56 en naar de tegenrekening winst & verlies geboekt. 6

7 De jaarafsluiting bestaat uit 2 conceptboekingen. Om de boekingen te bekijken, klik op Jaarafsluiting. Klik op het potloodsymbool achter de boeking om het boekstuk te bekijken. De eindbalans wordt geboekt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten. 7

8 Nadat een conceptjaarafsluiting is opgestart wordt de beginbalans opgebouwd uit de totalen van de grootboekrekening die het kenmerk (BAL) hebben. De beginbalans wordt geboekt in periode 0 van het volgende boekjaar. Wanneer u vervolgens na het concept afsluiten van het boekjaar nog nieuwe boekstukken of correcties aanbrengt, dient u een bijgewerkt begin- en eindbalans te genereren door wederom de concept jaarafsluiting te draaien. De eerder gegenereerde jaarafsluiting wordt dan volledig overschreven. Attentie: u kunt geen wijzigingen aanbrengen in de boekingen van de conceptjaarafsluiting. Om de boekingen bij te werken dient het proces jaareinde opnieuw te worden uitgevoerd. Attentie: Indien u verzuimt de eerder gemaakt jaarafsluiting te overschrijven ontstaan verschillen tussen de getoonde eindbalans en de werkelijke balans inclusief de gemaakte correcties. De werkelijke eindbalans (inclusief de gemaakte correcties) verschijnt na de definitieve jaarafsluiting de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening afgeeft. Bij de definitieve jaarafsluiting mogen er geen conceptboekingen meer staan. 8

9 2.2 Definitieve jaarafsluiting De definitieve jaarafsluiting wordt uitgevoerd door medewerkers van ANBO Verenigingsbureau zodra de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening heeft afgegeven. Nadat het Verenigingsbureau het boekjaar (2012) definitief heeft afgesloten, kan er niet meer geboekt worden (in 2012). Eventuele correcties inzake de beginbalans ( ) dienen via het memoriaal geboekt te worden met tegenrekening 449. De eindbalans wordt geboekt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten. De winst- en verliesrekeningen worden getotaliseerd in deze periode en naar de tegenrekening winst & verlies geboekt. Attentie: de boekingen die in periode 56 worden gemaakt kunt u niet direct terug vinden via een rapport. Om de eindbalans te zien hoeft u in de rapporten Kolommenbalans alleen het boekjaar op te geven. 9