Een Worddocument aanmaken

Transcriptie

1 Een Worddocument aanmaken Van de programmadocumenten kunnen alleen Worddocumenten in Kleos worden aangemaakt en bewerkt. U kunt een Worddocument aanmaken door: Op Nieuw document te klikken op het tabblad Documenten van een dossier. Op Nieuw Document te klikken in het contextmenu. Module Documenten Een Worddocument aanmaken Pagina 1 van 5

2 Op Nieuw Document te klikken in het scherm met de documentenlijst. Nadat u op Nieuw Document heeft geklikt, wordt het scherm Aanmaak document geopend: De documentgegevens zijn gegroepeerd op de tabbladen Algemeen en Geavanceerd. Module Documenten Een Worddocument aanmaken Pagina 2 van 5

3 Algemeen De volgende gegevens kunnen van een waarde worden voorzien: Briefhoofd Een briefhoofd bepaalt de opmaak van een pagina, zoals het formaat en de kleur van het standaard lettertype, het briefhoofd, de grootte van de pagina, enz. Selecteer een briefhoofd voor het nieuwe document. Taal Dit veld filtert de lijst van de getoonde modeldocumenten. Locatie Selecteer de map waarin het modeldocument dat u wilt gebruiken wordt bewaard. Modeldocument In een modeldocument zijn verschillende vaste onderdelen van het document al vastgelegd, bijvoorbeeld uw kantoorlogo of de aanhef van een brief. U baseert uw nieuw aan te maken document op het meest geschikte modeldocument. Na het selecteren van een taal en een map zullen alle modeldocumenten die aan beide criteria voldoen, worden weergegeven. Selecteer een model door erop te klikken. Zie Configuratie documentmodellen voor meer informatie over dit onderwerp. U kunt het gekozen model vanaf dit scherm inzien en bewerken door middel van de buttons Bekijken, Bewerken en Eigenschappen. De wijzigingen die u aanbrengt worden direct toegepast in het aan te maken document. Titel Standaard wordt hier de titel van het gekozen model getoond, maar u bent vrij deze titel te wijzigen. U kunt de titels van documentbestanden (en de onderwerpen van s) automatisch door Kleos te laten genereren, zie Titel document en onderwerp automatisch gegenereerd. Beschrijving Voer een beschrijving in voor het nieuwe document. Dossier Voer de naam of de referentie van het dossier volledig of gedeeltelijk in om het dossier op te roepen en te selecteren. Als u het document aanmaakt vanaf het tabblad Documenten van een dossier, dan is dit veld al ingevuld. Klik op op om rechtstreeks naar het dossier te gaan en alle gegevens ervan te raadplegen. Als u klikt, worden de laatst gebruikte dossiers in een keuzelijst weergegeven. Gearchiveerde dossiers kunt u alleen vinden door op te klikken. Formaat Er is reeds een standaardformaat geselecteerd. Dit standaardformaat is vastgelegd in Mijn Voorkeuren. Indien nodig kunt u het andere formaat selecteren. De twee mogelijke formaten zijn:.docx (Office 2007) en.doc (Office 2003 en ouder). Module Documenten Een Worddocument aanmaken Pagina 3 van 5

4 Geavanceerd U kunt de volgende geavanceerde gegevens definiëren: Map Selecteer de virtuele map waarin het document moet worden bewaard. Zie Virtuele mappen beheren voor meer informatie over dit onderwerp. Classificatie Klik op Toevoegen om het scherm Classificatie dossier te openen en een categorie te kiezen. Documenttype Specificeer het documenttype: inkomend, uitgaand of intern. Voortgangsindicator Selecteer een voortgangsstatus van het document: concept, wacht op goedkeuring, goedgekeurd of definitief. Kennisbank Vink het vakje aan als u wilt dat het document wordt opgenomen in de kennisbank van uw kantoor. Opmerking: De geavanceerde gegevens hoeven in dit stadium nog niet volledig te zijn ingevuld. Als u een document bewaart, zal het systeem u automatisch vragen deze gegevens aan te vullen. Nadat u op OK heeft geklikt zal het systeem een Worddocument aanmaken dat gebaseerd is op het gekozen model en alle variabele gegevens die betrekking hebben op het dossier, de relaties en uw kantoor toevoegen. In sommige gevallen zult u aanvullende gegevens moeten verstrekken om deze toevoeging mogelijk te maken. Het aangemaakte document zal automatisch op uw computer worden geopend in Word, waarna u het kunt aanpassen. Zodra u het document in Word afsluit, wordt het scherm Document geopend. Hierop kunt u eigenschappen van het document aanvullen/wijzigen. Zie Documenteigenschappen voor meer informatie. Module Documenten Een Worddocument aanmaken Pagina 4 van 5

5 Klik op: Inchecken om het document in Kleos te bewaren. Zie Documenten delen voor meer informatie over dit onderwerp. Wijzigingen ongedaan maken om de wijzigingen die u in het document heeft aangebracht, te negeren en de oorspronkelijke tekst te herstellen. Opmerking: indien u Wijzigingen ongedaan maken gebruikt voor een document dat nog niet in Kleos is opgeslagen, dan zal het volledige document worden verwijderd. Annuleren om het venster te sluiten zonder het document in Kleos te bewaren. Naderhand kunt u het document eenvoudig in Kleos bewaren door op de knop Bewaren te klikken via Geopende documenten aan de rechterkant van het scherm. Zie Een document bewaren voor meer informatie over dit onderwerp. In Configuratie algemeen, Mijn voorkeuren kunt u bij 'Instellen directe check-in' instellen dat Kleos Worddocumenten sneller, namelijk zonder tussenkomst van bovenstaand scherm, opslaat. Module Documenten Een Worddocument aanmaken Pagina 5 van 5