(Telefoon)memo s. Memo s. Een memo aanmaken. Memo s en telefoonmemo s zijn notities die alleen bestemd zijn voor intern gebruik.

Transcriptie

1 (Telefoon)memo s Memo s en telefoonmemo s zijn notities die alleen bestemd zijn voor intern gebruik. Memo s Een memo aanmaken U kunt een memo aanmaken door: te klikken op Nieuwe memo op het tabblad Documenten van een dossier; te klikken op Nieuwe memo in het contextmenu. Module Documenten Memo s Pagina 1 van 7

2 te klikken op Nieuwe memo in het scherm met de documentenlijst. Nadat u op Nieuwe memo heeft geklikt, wordt het scherm Memo geopend. Hierop kunt u alle relevante memogegevens invoeren. De gegevens zijn verdeeld over de tabbladen Algemeen en Doorgeefluik. Module Documenten (Telefoon)memo s Pagina 2 van 7

3 Algemeen Op dit tabblad kunt u de volgende gegevens invoeren: Titel Korte beschrijving van het memo. Dossier Dossier waarop het memo betrekking heeft. Als u het memo aanmaakte vanuit de module Dossiers (zie Een dossier openen), dan is dit veld al ingevuld. Klik op op om rechtstreeks naar het dossier te gaan en alle gegevens ervan te raadplegen. Als u klikt, worden de laatst gebruikte dossiers in een keuzelijst weergegeven. Gearchiveerde dossiers kunt u alleen vinden door op te klikken. Tekst van het memo U kunt tekst invoeren met behulp van een eenvoudige tekstverwerker. Zie Interne tekstverwerker voor meer informatie over dit onderwerp. Doorgeefluik Zie Een document opvolgen voor meer informatie over dit onderwerp. Na het complementeren van alle verplichte gegevens kunt u: Het memo bewaren door op OK te klikken. Er wordt een venster geopend waarop u kunt aangeven of u een activiteit, een afspraak of een taak aan het nieuwe memo wilt koppelen (mits deze zijn vastgelegd in Mijn voorkeuren). Vink de gewenste vakjes aan of uit en klik daarna op OK. Afhankelijk van de keuzes die u heeft aangevinkt, wordt er een activiteiten-, een afspraken- en/of een takenscherm geopend. U kunt de soort activiteit, afspraak of taak die voor een memo wordt voorgesteld, definiëren in Mijn Voorkeuren. De memo afdrukken door op Afdrukken te klikken. De aanmaak van een nieuwe memo annuleren door op Annuleren te klikken. Telefoonmemo s Een telefoonmemo is een document waarin u alle relevante gegevens van een telefoongesprek op een gestructureerde manier kunt opslaan. Module Documenten (Telefoon)memo s Pagina 3 van 7

4 Een telefoonmemo aanmaken U kunt een telefoonmemo aanmaken door: te klikken op Nieuwe telefoonmemo op het tabblad Documenten van een dossier. te klikken op Nieuwe telefoonmemo in het contextmenu. Module Documenten (Telefoon)memo s Pagina 4 van 7

5 te klikken op de knop Nieuwe telefoonmemo op het scherm met de documentenlijst. Nadat u op de knop Nieuwe telefoonmemo heeft geklikt, wordt het scherm Telefoonmemo geopend. Hier kunt u alle relevante gegevens van het telefoongesprek invoeren. De gegevens zijn over de tabbladen Algemeen en Doorgeefluik verdeeld. Module Documenten (Telefoon)memo s Pagina 5 van 7

6 Algemeen Op dit tabblad kunt u de volgende gegevens invoeren: Titel Korte beschrijving van het telefoongesprek. Dossier Dossier waarop het telefoonmemo betrekking heeft. Als het telefoonmemo is aangemaakt vanuit de module Dossiers (zie Een dossier openen), dan is dit veld al van een waarde voorzien. Klik op op om rechtstreeks naar het dossier te gaan en alle gegevens ervan te raadplegen. Als u klikt, worden de laatst gebruikte dossiers in een keuzelijst weergegeven. Gearchiveerde dossiers kunt u alleen vinden door op te klikken. Deelnemers U kunt de kantoormedewerkers die deelnamen aan het telefoongesprek toevoegen door op Toevoegen te klikken. Andere deelnemers kunt u toevoegen door op Overige te klikken. Om deelnemers te verwijderen, klikt u op Verwijderen. Tekst van het memo U kunt tekst toevoegen met behulp van een eenvoudige tekstverwerker. Zie Interne tekstverwerker voor meer informatie over dit onderwerp. Doorgeefluik Zie Een document opvolgen voor meer informatie over dit onderwerp. Na het volledig maken van alle verplichte gegevens kunt u: Het telefoonmemo bewaren door op OK te klikken. Er wordt een venster geopend waarop u kunt aangeven of u een activiteit, een afspraak of een taak aan het nieuwe telefoonmemo wilt koppelen. Vink de gewenste vakjes aan of uit en klik daarna op OK. Afhankelijk van de vakjes die u heeft aangevinkt zal er een activiteiten-, een afspraken- en/of een takenscherm worden geopend. U kunt de soort activiteit, afspraak of taak die voor de telefoonmemo wordt voorgesteld definiëren in Mijn voorkeuren. Het telefoonmemo afdrukken door op Afdrukken te klikken. De aanmaak van een nieuwe telefoonmemo annuleren door op Annuleren te klikken. Module Documenten (Telefoon)memo s Pagina 6 van 7

7 Interne tekstverwerker In Kleos is een (eenvoudige) tekstverwerker aanwezig om de tekst van s en (telefoon)memo's in te voeren en te bewerken. In de werkbalk boven het tekstvak zijn enkele gangbare bewerkingsfuncties opgenomen: vet cursief onderstrepen doorhalen afdrukken uitlijnen stijlen lettertype lettergrootte knippen kopiëren plakken plakken niet-opgemaakte tekst plakken vanuit Word zoeken zoeken/vervangen ongenummerde opsomming genummerde opsomming inspringen verkleinen inspringen vergroten ongedaan maken/herhalen typen hyperlink invoegen/bewerken hyperlink verwijderen afbeelding invoegen/bewerken HTML-code bewerken datum invoegen tijd invoegen afdrukvoorbeeld tekstkleur achtergrondkleur Module Documenten (Telefoon)memo s Pagina 7 van 7