Deel 3 - Handboek voor beheerders

Transcriptie

1 1

2 Inhoud Deel 3 - Handboek voor beheerders... 3 Configuratie van Kleos-accounts en -profielen... 4 Configuratie van extra velden... 6 Configuratie van Configuratie van de sjablonen/modellen... 9 Configuratie van activiteiten en facturatieonderdelen

3 3

4 Deel 3 - Handboek voor beheerders Configuratie van Kleos-accounts en -profielen In het configuratiescherm van kleos kan men onder Kantoor een wizard doorlopen om kleosaccounts zijnde kantoorleden toe te voegen. Na het invullen van alle gegevens omtrent het kantoorlid kan men in de laatste velden kiezen tot welke kantoorgroep en profiel deze behoort. Kantoorleden worden ingedeeld in groepen om zo bijvoorbeeld in de agenda een agendapunt aan te maken en deze te linken aan een groep waardoor elk lid van de groep dit agendapunt in zijn agenda te zien krijgt. Bij het laatste Profiel kiest u één van de voorgestelde deze dient voor interne doeleinden. Deze kantoorgroepen kunnen ook onder Kantoor gedefinieerd worden. 4

5 Er wordt bepaald wie tot de groep behoort als zijnde kantoorlid of beheerder en er kan aangegeven worden dat deze groep ook zijn invloed heeft op de toegangsrechten. Indien zo, zal elk lid van de groep dezelfde toegangsrechten erven van laatstgenoemde. Toegangsrechten bepalen of het kantoorlid toegang krijgt tot bepaalde modules of data in kleos. Deze rechten kunnen bepaald worden onder de optie Contract en rechten onder ditzelfde Kantoor binnen het configuratiescherm. Bij het tweede scherm kunnen dan de nodige gebruikersnaam en paswoord ingegeven worden om te kunnen inloggen in Kleos als zijnde kantoorlid. In een laatste fase kunnen dan de modules bepaald worden waartoe het toegevoegd kleosaccount toegang moet hebben. 5

6 Configuratie van extra velden Extra velden worden gebruikt om de in de Kleos databank opgeslagen informatie uit te breiden en te personaliseren. Kleos beheert de in extra velden opgeslagen informatie op dezelfde manier als die van de oorspronkelijke informatievelden. Zo kunt u via de geavanceerde zoekopties zoekcriteria definiëren met behulp van extra velden. Kleos biedt de mogelijkheid extra velden te definiëren voor dossiers en identiteiten. Deze worden gedefinieerd op het tabblad Algemeen van het configuratiescherm. Alle extra velden die worden gedefinieerd voor dossiers, zullen beschikbaar zijn in alle dossiers, en alle extra velden die worden gedefinieerd voor identiteiten zijn beschikbaar in alle identiteiten. Extra velden kunnen ook nog op een tweede manier worden gedefinieerd. De extra velden die op deze manier worden gedefinieerd, zullen alleen beschikbaar zijn voor de dossiers en identiteiten die samenvallen met het toepassingsgebied van de definitie van de extra velden. De secundaire velden kunnen worden gedefinieerd in de volgende gegevensentiteiten: Profielen. Profielen worden gedefinieerd voor identiteiten. U kunt zoveel profielen definiëren als er nodig zijn. Elk profiel kan een specifieke set extra velden bevatten die wordt aangemaakt wanneer het profiel wordt toegewezen aan een identiteit. De extra velden met betrekking tot profielen zijn alleen beschikbaar voor de identiteiten die de profielen bevatten. Dossiertypes. Het is mogelijk extra velden te definiëren in verband met dossiertypes. Deze zullen alleen beschikbaar zijn in de dossiers die tot het betreffende dossiertype behoren. Partijtypes. Het is mogelijk extra velden te definiëren voor de partijtypes van de dossiers. Deze zullen alleen beschikbaar zijn voor de identiteiten die zijn gedefinieerd als het betreffende partijtype. Relatie tussen identiteiten en relaties tussen partijtypes. 6

7 Alle vensters die in Kleos worden gebruikt om extra velden te definiëren, zien er hetzelfde uit. Via het menu bovenaan kunt u nieuwe groepen en velden definiëren. De lijst van groepen en velden vindt u aan de linkerkant. De rechterkant van het venster wordt gebruikt om de kenmerken van het geselecteerde veld weer te geven. Alle extra velden moeten worden opgenomen in een groep. Klik op de knop 'Groep aanmaken' en definieer de naam van de groep. De groepen met extra velden zijn slechts een manier om de velden samen te voegen met als doel ze op een gestructureerde manier weer te geven in de Kleos-vensters. Het is pas mogelijk extra velden te definiëren als er ten minste één groep is aangemaakt. Wij raden ten zeerste aan systematisch te werk te gaan bij het definiëren van extra velden: Definieer het type van het extra veld Kleos biedt de volgende gegevenstypes: Definieer de naam van het extra veld Wij raden aan een beschrijvende naam te kiezen. Het is mogelijk maar niet aangewezen om dezelfde naam te gebruiken in extra velden van verschillende gegevensentiteiten. Zo is het mogelijk een extra veld voor dossiers te definiëren met de naam 'interne_referentie' en dezelfde naam (interne_referentie) te gebruiken in een extra veld voor identiteiten. Definieer het label dat op het scherm zal worden weergegeven om het extra veld te identificeren. Het wordt ten zeerste aanbevolen een beschrijvend label te gebruiken dat zo goed mogelijk gelijkt op de naam van het extra veld. De relatieve positie van de extra velden op het scherm kan worden gewijzigd met behulp van de pijltjes. 7

8 Definieer het validatiecriterium van het veld. De validatieopties zijn afhankelijk van het type van het extra veld. Het is op elk moment mogelijk de configuratie van extra velden toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Wanneer u een extra veld verwijdert, worden alle gegevens verwijderd die erin zijn opgeslagen. Om een extra veld van de ene Kleos gegevensentiteit naar een andere te verplaatsen, moet u het extra veld kopiëren en alle informatie die in het originele extra veld was opgeslagen met de hand repliceren voordat u het verwijdert. Het definiëren van extra velden vereist enige planning vooraf: 1. Bepaal welke aanvullende informatie u in Kleos wenst op te nemen. 2. Bepaal het toepassingsgebied van elk gegeven. Dit betekent dat u moet kiezen in welke gegevensentiteit u het extra veld wilt definiëren. 3. Bepaal het type en de validatieregels van het extra veld. 4. Voeg de extra velden van elke gegevensentiteit samen in groepen. Zodra u klaar bent met de planning, kunt u starten met het definiëren van de extra velden in Kleos. Configuratie van Een standaard cliënt is een basiskenmerk van Kleos. Het is mogelijk s rechtstreeks vanuit Kleos te verzenden en te ontvangen. Om de account te configureren, opent u het tabblad 'Algemeen' in het configuratiescherm Selecteer de optie ' ' en voeg een nieuwe account toe. U moet de technische informatie van uw provider invoeren. Na het controleren van de aansluiting kunt u de account beginnen te gebruiken vanuit Kleos. 8

9 U kunt zoveel accounts hebben als u wilt, maar er kan er maar één worden ingesteld als de standaardaccount. De standaardaccount zal worden gebruikt voor het verzenden van de e- mails, tenzij u het anders beslist. Configuratie van de sjablonen/modellen Sjablonen of modellen worden gebruikt om documenten te genereren. Kleos kan juridische documenten, contracten, brieven, s, facturatiedocumenten en tal van andere soorten documenten genereren. Sjablonen gebruiken een combinatie van standaard vaste teksten, variabele velden en formulieren voor gegevensinvoer. Variabele velden kunnen worden ingevuld met informatie uit de Kleos databank en voor de specifieke gegevensinvoerformulieren. 9

10 Kleos sjablonen bestaan uit twee verschillende soorten bestanden: sjablonen en tekstblokken. Sjablonen zijn zeer vergelijkbaar met documenten. Zij bevatten tekst en verwijzingen naar velden. Tekstblokken zijn complexer. Sommige tekstblokken bevatten tekstfragmenten. Andere tekstblokken bevatten definities van variabele velden. Deze specifieke tekstblokken zijn verantwoordelijk voor de koppeling tussen de velddefinities van de sjablonen en de informatie in de Kleos databank. Kleos bevat een interne sjablooneditor. Om deze te activeren, gaat u naar het configuratiescherm, tabblad Algemeen en selecteer 'Mijn voorkeuren'. 10

11 Selecteer Interne 'MS Word' tekstverwerker om de interne sjablooneditor te activeren. Als u 'Extern standaard toepassing' selecteert, zal Kleos uw standaard tekstverwerker gebruiken om de sjablonen te bewerken. Configuratie van activiteiten en facturatieonderdelen Voor de configuratie van deze module is de definitie van activiteiten, facturatieonderdelen en tarieftabellen vereist. Activiteiten worden gebruikt als houders voor facturatieonderdelen. Facturatieonderdelen beschrijven de specifieke dingen die kunnen worden gefactureerd aan klanten, zoals honoraria, onkosten of uitgaven. Tarieftabellen beschrijven de algemene en specifieke tarieven die standaard worden gebruikt om de geldwaarde van de facturatieonderdelen te berekenen. Kleos biedt tal van verschillende manieren om activiteiten en facturatieonderdelen te configureren. Anderzijds wordt aanbevolen activiteitentypes te gebruiken om de juridische dienstverlening aan de cliënten te beschrijven, en facturatieonderdelen om de types te factureren elementen van de activiteiten te beschrijven. Zo moet bijvoorbeeld 'rechtsbijstand' worden gedefinieerd als een activiteit, en 'uurtarief' als een facturatieonderdeel. Elk activiteittype kan zoveel facturatieonderdelen bevatten als nodig is. De activiteit 'rechtsbijstand' kan bijvoorbeeld worden gedefinieerd met 'uurtarief' en 'reiskosten' als standaard facturatieonderdelen. Wanneer een activiteit van het type 'rechtsbijstand' wordt aangemaakt, zal Kleos lege facturatieonderdelen van het type 'uurtarief' en 'reiskosten' opnemen als onderdelen van de activiteit. De gebruiker kan het bedrag en het tarief van deze facturatieonderdelen wijzigen om het bedrag van elk facturatieonderdeel te berekenen. Het 11

12 bedrag van de activiteit wordt berekend als de som van de waarde van alle facturatieonderdelen. Gebruikers kunnen facturatieonderdelen verwijderen of toevoegen aan de activiteiten. Bijvoorbeeld als voor een bepaalde 'rechtsbijstand'-service geen verplaatsing nodig is, kan het facturatieonderdeel 'reiskosten' worden verwijderd. Als voor een bepaalde 'rechtsbijstand' een rit met de auto nodig is, kan een facturatieonderdeel 'kilometer' worden toegevoegd. De definitie van een activiteit en haar bijbehorende facturatieonderdelen is slechts een manier om de definitie van activiteiten en facturatieonderdelen te vereenvoudigen, maar beperkt de specifieke inhoud van de activiteiten niet. Om de activiteitenmodule te configureren, gaat u naar het tabblad Activiteiten van het configuratiescherm. U kunt activiteiten en facturatieonderdelen toevoegen, bewerken en verwijderen. Tarieftabellen kunnen worden uitgeschakeld, maar kunnen niet worden verwijderd. De tarieftabellen bevatten de standaardtarieven voor de facturatieonderdelen. Gebruikers kunnen zoveel tarieftabellen definiëren als ze willen. Categorie tarieven gelden voor categorieën van facturatieonderdelen. De categorie kilometer bijvoorbeeld kan vele facturatieonderdelen bevatten die verband houden met de reiskosten. Een categorie tarief voor de categorie 'kilometer' wordt toegepast op alle facturatieonderdelen in deze categorie. Onderdeel tarieven daarentegen worden alleen toegepast op specifieke facturatieonderdelen. 12

13 13