U hebt de mogelijkheid om een reeks modellen te configureren die uw kantoor kan gebruiken bij de aanmaak van nieuwe correspondentiedocumenten.

Transcriptie

1 Modellen U hebt de mogelijkheid om een reeks modellen te configureren die uw kantoor kan gebruiken bij de aanmaak van nieuwe correspondentiedocumenten. Er zijn standaard vier soorten modellen aanwezig: Briefhoofd Een briefhoofd bepaalt de opmaak van het document en kan gebruikt worden om de juiste huisstijl, al dan niet met logo s, te definiëren. Opmerking: briefhoofden kunnen gebruikt worden voor correspondentiedocumenten, maar ook voor declaraties en aanmaningen. Om die reden zijn zij op één centrale plaatst ondergebracht in de module Configuratie, namelijk bij Algemeen, Stylesheets. Modeldocument Dit zijn de modellen waaruit u kunt kiezen zodra u een nieuw correspondentiedocument wilt aanmaken. Naast vaste tekst kan het modeldocument ook een aantal variabele velden bevatten die zullen worden ingevuld wanneer u een nieuw document aanmaakt. Het is handig hierbij gebruik te maken van zogenoemde tekstblokken. Voor meer informatie over de aanmaak van variabelen, zie Samenvoeging document syntax. modeldocument Dit model bepaalt de opmaak en de inhoud van de s die u aanmaakt. Naast vaste tekst kan het ook een aantal variabele velden bevatten.voor meer informatie over de aanmaak van variabelen, zie Samenvoeging document syntax. Tekstblok Een modeldocument kan verwijzen naar tekstblokken. Een tekstblok kan vaste en variabele tekst bevatten evenals verwijzingen naar andere tekstblokken. Tekstblokken zijn handig om teksten aan te maken die in verschillende documenten kunnen worden hergebruikt, denk bijvoorbeeld aan adressering. Het gebruik van tekstblokken vermindert de complexiteit van de modellen aanzienlijk. Een documentmodel aanmaken Om een documentmodel aan te maken, moet u het eerst in Word aanmaken en daarna in Kleos importeren door op de juiste knop te klikken: Model importeren, model importeren, Tekstblok importeren. Configuratie Documenten Modellen Pagina 1 van 6

2 De documentmodellen beheren Om de documentmodellen te beheren: Klik op Modellen om het menu te openen. Op dit scherm kunt u: Een documentmodel importeren door op Model importeren te klikken. Een model importeren door op model importeren te klikken (zie hierna). Een tekstblok importeren door op Tekstblok importeren te klikken. Een model bekijken door deze in de lijst te selecteren en daarna op Bekijken te klikken. Een model bewerken door deze in de lijst te selecteren en daarna op Bewerken te klikken. Zie Samenvoeging document syntax voor meer informatie over dit onderwerp. Een model kopiëren door deze in de lijst te selecteren en daarna op Dupliceren te klikken (zie hieronder). Eén of meerdere modellen verwijderen door deze in de lijst te selecteren en daarna op Verwijderen te klikken. De wijzigingen in een geopend documentmodel opslaan door dit model in de lijst te selecteren en daarna op Bewaren te klikken. De wijzigingen in een geopend documentmodel ongedaan maken door dit model in de lijst te selecteren en daarna op Wijzigingen ongedaan maken te klikken. Een model importeren Om een model te importeren: Maak in een tekstverwerkingsprogramma, bijvoorbeeld Word, een document aan waarin u de e- mailtekst invoert. Configuratie Documenten Modellen Pagina 2 van 6

3 Klik op model importeren. Het scherm Modeldocument verschijnt: Klik achter Te uploaden bestand op om het bestand voor import te selecteren. Vul de velden op dit scherm als volgt in: o Naam Naam van het model; o Taal Taal van het model: Nederlands, Engels of onbekend; Configuratie Documenten Modellen Pagina 3 van 6

4 o Beschrijving beschrijving van het model; o Aan, Cc en BCC Naam van de personen aan wie de moet worden verstuurd; o Onderwerp Onderwerp van de ; naast een vast onderwerp kunt u hier ook de volgende variabelen definiëren: dossiernaam (<CaseName>), dossierreferentie (<CaseReference>) en dossierbeschrijving (<CaseDescription>). o Kopie in Bcc ontvangen Vink het vakje aan als u een kopie wilt ontvangen wanneer er een wordt verstuurd die gebaseerd is op dit model. o Map Map waarin het model moet worden opgeslagen. Standaard zal hier \\ templates staan. o Kennisbank Vink het vakje voor Kennisbank aan als u documenten die met dit model worden aangemaakt aan de kennisbank wilt toevoegen. U kunt de kennisbank als zoekcriterium gebruiken bij het zoeken naar documenten. o Standaardacties Geef hier aan of er een standaardactie moet worden aangemaakt wanneer u een verstuurt die op dit model gebaseerd is. De mogelijke acties zijn: aanmaken van een standaardactiviteit, een standaardtaak of een standaardagendapunt. Klik op OK om het model te bewaren. Opmerking: om een afbeelding, zoals een logo, toe te voegen aan het model, selecteert u het model en klikt u daarna op Bewerken. Klik in de modelbewerker die wordt geopend op Invoegen om de afbeelding in te voegen. Klik daarna op Opslaan en Bewaren om het gewijzigde model op te slaan. De afbeelding zal nu automatisch verschijnen in elke die u met dit model aanmaakt. Configuratie Documenten Modellen Pagina 4 van 6

5 Een documentmodel dupliceren Als u een nieuw documentmodel aan wilt maken dat grote gelijkenissen vertoont met een reeds bestaand documentmodel, is het handig om eerst een kopie van het reeds bestaande documentmodel te maken. Selecteer het te kopiëren documentmodel in de lijst en klik op Dupliceren: Het scherm Modeldocument verschijnt: Voer een naam in voor het nieuwe model. Vink het vakje voor Versionering toegestaan aan als u meerdere versies van documenten die op basis van dit model zijn gemaakt, wilt kunnen bewaren. Deze optie is niet aanwezig als u bij Configuratie Documenten Modellen Pagina 5 van 6

6 Algemene instellingen in de module Configuratie bij Versionering 'Geen versionering' heeft ingevuld. Voor meer informatie, zie aldaar. Vul of pas de overige gegevens aan indien nodig. Klik op OK om het nieuwe model te bewaren. Het nieuwe model wordt aan de lijst van modellen toegevoegd. Opmerking: als u een model probeert te dupliceren dat op dat moment is uitgecheckt, dan verschijnt de volgende boodschap op uw scherm: Configuratie Documenten Modellen Pagina 6 van 6