Handleiding DM Dashboard Twinfield-integratie. Inhoud. 12 april 2016

Transcriptie

1 Handleiding DM Dashboard Twinfield-integratie 12 april 2016 Inhoud 1. Introductie Vereisten Toegang Toegang verlenen Toegang intrekken Toegang vernieuwen Administraties Administratie koppelen of wijzigen Administratie ontkoppelen Btw-tarieven Grootboek Voorbeeld 1: omzet per btw-tarief Voorbeeld 2: betalingen per betaalwijze Beschrijving mutatie aanpassen Dimensie toevoegen Dimensie verwijderen Dimensies aggregeren Export Kasboek toevoegen Kasboek exporteren als XML Kasboek exporteren naar Twinfield Integratie verwijderen Foutmeldingen U dient alle informatie van tenminste een Twinfield-administratie in te stellen om de integratie te voltooien De administratie dient te worden gekoppeld met de juiste btw-tarieven Something went wrong with the export. De valutadatum is verplicht Overige problemen Ik kan geen inkoop-btw-tarieven koppelen

2 10.2 Mijn dimensies zijn anders dan verwacht/gewenst Bij het grootboek krijg ik onmogelijke combinaties tussen dimensies De handleiding is in het Nederlands, maar DM Dashboard is in het Engels Veelgestelde vragen Wat zijn de balance-mutaties op de rekening kasverschillen? Is het mogelijk om automatische exports in te plannen? Introductie Met de integratie van Twinfield in DM Dashboard kunt u kasgegevens vanuit POS4 naar Twinfield exporteren. Dit gaat om Omzet. Deze mutaties worden gegenereerd op basis van de verkoopgegevens uit POS4. Korting. U kunt ervoor kiezen om de omzet exclusief korting te boeken. De korting kan vervolgens apart worden geboekt. Overig. In POS4 hebt u de mogelijkheid om handmatig kasmutaties aan te maken. Hier kunt u gebruik van maken wanneer er bijvoorbeeld contant geld uit de kassa wordt gebruikt om inkopen te doen. Deze handmatig aangemaakte kasmutaties worden ook naar Twinfield geëxporteerd. 2. Vereisten Om de koppeling te kunnen gebruiken, heeft u het volgende nodig. DM Dashboard-gebruiker met de bevoegdheid om Twinfield te koppelen Twinfield-gebruiker (level 1 t/m 3) 3. Toegang 3.1 Toegang verlenen Nadat u inlogt op het DM Dashboard, opent u het instellingen-menu door op het tandwiel in de rechterbovenhoek van het scherm te klikken. Vervolgens kiest u voor Integraties. 2

3 Afbeelding Klik op de knop toegang verlenen U wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Twinfield. Hier vult u de gegevens van uw Twinfield-gebruiker in en kiest voor inloggen In het volgende scherm klikt u op de knop toestaan om het DM Dashboard toegang te verlenen tot uw Twinfield-gebruiker. Afbeelding Toegang intrekken Het beheren van toegang tot uw Twinfield-gebruiker door derden ( TwinApps ) gebeurt in Twinfield. 3.3 Toegang vernieuwen Wanneer de toegang tot Twinfield is verlopen of ingetrokken, krijgt u in DM Dashboard een melding. 3

4 Afbeelding 3 Om de toegang te vernieuwen, klikt u op de knop toegang vernieuwen en herhaalt u de stappen en Administraties 4.1 Administratie koppelen of wijzigen In Instellingen > Integraties > Twinfield > Administraties kunt u uw vestigingen koppelen met een Twinfield-administratie. Het wijzigen van een administratie gaat op dezelfde manier In de kolom Twinfield-administratie (rechts naast de naam van de vestiging) selecteert u de Twinfield-administratie die u met de vestiging wilt koppelen. Vervolgens worden de gegevens van deze administratie opgehaald. Dit kan even duren. Afbeelding 4 Afbeelding 5 4

5 4.1.2 In de kolom Kasboek selecteert u de kas die u wilt gebruiken voor de integratie. Standaard wordt het dagboek met de code KAS geselecteerd In de kolom Kasrekening selecteert u de grootboekrekening van de kas. Standaard wordt hier rekening 1000 geselecteerd In de kolom Kasverschillen-rekening selecteert u de rekening waarop de kasverschillen worden geboekt Let op: als u alle gegevens hebt geselecteerd, dient u eerst op de knop opslaan te klikken (in het midden, onderaan de pagina) om de gegevens op te slaan! Pas nadat de gegevens zijn opgeslagen, kunt u verder met het instellen van de integratie. 4.2 Administratie ontkoppelen Om een administratie te ontkoppelen van een vestiging, selecteert u bij de kolom Twinfieldadministratie de lege optie (bovenste in de lijst). Vervolgens klikt u op de knop opslaan. 5. Btw-tarieven In Instellingen > Integraties > Twinfield > Btw-tarieven koppelt u de Twinfield-btw-tarieven met de POS4-btw-tarieven. Let op: als u alle gegevens hebt geselecteerd, dient u eerst op de knop opslaan te klikken (in het midden, onderaan de pagina) om de gegevens op te slaan! Afbeelding 6 5

6 6. Grootboek In Instellingen > Integraties > Twinfield > Grootboek worden de kassagegevens uitgesplitst over verschillende grootboekrekeningen. De omzet kan bijvoorbeeld worden uitgesplitst per btw-tarief, zodat de omzet 6% en de omzet 21% naar verschillende rekeningen worden geboekt. De betalingen kunnen bijvoorbeeld worden uitgesplitst per betaalwijze, zodat PIN en ideal naar verschillende rekeningen worden geboekt. Alle mutaties worden per dag gegroepeerd. 6.1 Voorbeeld 1: omzet per btw-tarief In het linker gedeelte van het scherm kunt de winst- en verliesrekeningen koppelen. Om omzet uit te splitsen per btw-tarief, selecteert u onder Omzet > Omzet groeperen naar de dimensie Btwtarief (standaard staat deze al geselecteerd). Afbeelding De omzet wordt nu in twee groepen verdeeld: 6% en 21%. Per groep kunt u een rekening en een btw-tarief selecteren. Met onderstaande instellingen worden er per dag bijvoorbeeld twee mutaties aangemaakt voor de omzet. Afbeelding 8 6

7 6.1.3 Let op: als u de rekeningen heeft gekoppeld, dient u eerst op de knop opslaan te klikken (in het midden, onderaan de pagina) om de koppeling op te slaan! Pas nadat de koppeling is opgeslagen, kunt u verder met het exporteren van de gegevens. 6.2 Voorbeeld 2: betalingen per betaalwijze In het rechter gedeelte van het scherm kunt u de kruisposten koppelen. Om (niet-contante) betalingen uit te splitsen per betaalwijze, selecteert u onder Kruisposten > Kruisposten groeperen naar de dimensie Betaalwijze. Afbeelding De niet-contante betalingen worden nu gegroepeerd per betaalwijze. Per groep kunt u een tussenrekening selecteren. Let op: als u de rekeningen heeft gekoppeld, dient u eerst op de knop opslaan te klikken (in het midden, onderaan de pagina) om de koppeling op te slaan! Pas nadat de koppeling is opgeslagen, kunt u verder met het exporteren van de gegevens. 6.3 Beschrijving mutatie aanpassen De mutaties worden geboekt met de beschrijving zoals deze staat ingesteld. Om een beschrijving te veranderen, beweegt u de muis boven de huidige beschrijving, zodat deze verandert in een invulveld. Als u op het invulveld klikt, kunt u de beschrijving aanpassen. (Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan!) Afbeelding 10 7

8 6.4 Dimensie toevoegen U kunt de omzet en de niet-contante betalingen ook uitsplitsen over meerdere dimensies Om een dimensie toe te voegen, klikt u op de knop dimensie toevoegen. Er verschijnt dan een nieuw keuzemenu. Afbeelding Zodra de dimensie is geselecteerd, verschijnen alle combinaties tussen de dimensies als aparte groepen. In het voorbeeld hieronder ziet u de combinaties tussen btw-tarief (met 6% en 21%) en artikelgroep (Drinks en Food). De combinatie van beide dimensies levert 4 groepen op. De groepen kunnen nu aan een rekening en btw-tarief worden gekoppeld zoals bij Afbeelding 12 Let op: de groepen bestaan uit alle combinaties van de dimensies; dit is inclusief combinaties die nooit voor komen, zoals 21% Food. Wanneer een combinatie niet optreedt, zal er geen mutatie worden aangemaakt. Bij bovenstaande instellingen zullen er per dag maximaal drie mutaties worden aangemaakt: 6% Drinks, 6% Food en 21% Drinks. 8

9 6.5 Dimensie verwijderen Om een dimensie te verwijderen, klikt u op het kruisje naast de dimensie. De combinaties zullen worden ververst. Afbeelding Dimensies aggregeren Dimensies kunnen worden geaggregeerd (opeengehoopt) wanneer er voor bepaalde combinaties van dimensies slecht één mutatie aangemaakt hoeft te worden. Stel, in POS4 staan de volgende dimensies voor de niet-contante betalingen ingesteld: Betaalwijze: ideal en PIN Bestelbron: Android app, IOS app, Website, TB, Telefonisch en Counter Voor de kruisposten hanteert u het volgende rekeningschema: ideal ideal TB PIN Omdat uw schema een aparte rekening heeft voor ideal TB (ideal Thuisbezorgd), moet u de dimensies Betaalwijze en Bestelbron combineren (zie 6.4). Echter, deze combinatie zorgt voor allerlei ongewenste uitsplitsingen, zoals ideal Android app en ideal IOS app (zie afbeelding 14 op de volgende pagina). Deze ongewenste uitsplitsingen kunt u aggregeren. 9

10 Afbeelding 14 10

11 6.6.1 Vink het vakje Dimensie-Aggregaten Uitklappen aan. Afbeelding Onder de beschrijvingen verschijnen nu de combinaties van de dimensies. Deze combinaties kunnen worden versleept door op het -icoon te klikken en ze onder een andere beschrijving te slepen. In het onderstaande voorbeeld zijn alle combinaties met PIN onder één beschrijving gesleept, en zijn alle combinaties met ideal onder één beschrijving gesleept, behalve de combinatie ideal TB. Afbeelding 16 De beschrijvingen van de mutaties worden automatisch aangepast aan de hand van de combinaties die eronder zijn gesleept. Om de beschrijving van een mutatie te veranderen, zie 6.3. Let op: de groepen bestaan uit alle combinaties van de dimensies; dit is inclusief combinaties die nooit voor komen, zoals ideal Telefonisch of ideal Counter. Wanneer een combinatie niet optreedt, wordt deze simpelweg genegeerd Let op: als u de aggregaten heeft ingeregeld, dient u eerst op de knop opslaan te klikken (in het midden, onderaan de pagina) om de aggregaten op te slaan! 11

12 7. Export Om de kasgegevens vanuit POS4 naar Twinfield te exporteren, dient u ten eerste het kasboek toe te voegen aan DM Dashboard. Vervolgens kunt u kiezen om de gegevens te exporteren als XML (en vervolgens te importeren in Twinfield), of direct Twinfield in te schieten. De gegevens worden in Twinfield als conceptboeking aangemaakt. In Twinfield kunnen de boekingen definitief worden gemaakt. 7.1 Kasboek toevoegen In Instellingen > Integraties > Twinfield >Export-instellingen, klikt u op de knop kasboek toevoegen. Het kasboek wordt nu toegevoegd aan DM Dashboard. Afbeelding 17 12

13 7.2 Kasboek exporteren als XML In het Dashboard > Financiën > Kasboek kiest u rechtsboven aan de pagina de vestiging en selecteert u de gewenste datumspanne. Dan klikt u op de knop GO. Afbeelding Linksboven, voor de titel Kasboek, klikt u op het -icoon en kiest u voor Export to > Twinfield (*.xml). Afbeelding Vervolgens krijgt u een venster waarmee u het aangeboden XML-bestand een naam kunt geven en ergens op uw computer kunt opslaan. Dit bestand kunt u in Twinfield bij Bestandsbeheer vervolgens uploaden en importeren als XML. 7.3 Kasboek exporteren naar Twinfield In het Dashboard > Financiën > Kasboek kiest u rechtsboven aan de pagina de vestiging en selecteert u de gewenste datumspanne. Dan klikt u op de knop GO (zie Afbeelding 18) Linksboven, voor de titel Kasboek, klikt u op het -icoon en kiest u voor Export to > Twinfield. De gegevens worden nu aangemaakt als conceptboekingen in Twinfield. Dit kan even duren. Als de export is geslaagd, krijgt u het volgende bericht. Als er iets misgaat, krijgt u een rode foutmelding. Zie 9 Foutmeldingen voor meer informatie. 13

14 8. Integratie verwijderen Om de integratie met Twinfield te verwijderen, dient u eerst de toegang van het DM Dashboard in te trekken in Twinfield (zie 3.2 Toegang intrekken). Vervolgens klikt u bij Integraties > Twinfield > Toegang op de knop integratie verwijderen (zie Afbeelding 3). 9. Foutmeldingen 9.1 U dient alle informatie van tenminste een Twinfield-administratie in te stellen om de integratie te voltooien. Deze foutmelding treedt op wanneer u vanuit het scherm Instellingen > Twinfield > Administraties op volgende hebt geklikt voordat er tenminste één administratie is gekoppeld. Koppel eerst een administratie zoals beschreven in 4.1. Let op: nadat u gegevens hebt gewijzigd, dient u eerst op de knop opslaan te kiezen, voordat u naar de volgende stap kunt. 9.2 De administratie dient te worden gekoppeld met de juiste btw-tarieven. Deze foutmelding treedt op wanneer u naar Instellingen > Integraties > Twinfield > Grootboek navigeert, terwijl er nog geen btw-tarieven aan de actieve vestiging zijn gekoppeld. Koppel eerst de btw-tarieven zoals beschreven in 5. Let op: nadat u gegevens hebt gewijzigd, dient u eerst op de knop opslaan te kiezen, voordat u naar de volgende stap kunt. 9.3 Something went wrong with the export. De valutadatum is verplicht. De mutaties in de export vanuit DM Dashboard hebben geen valutadatum. In Twinfield kunt u voor kassen en banken instellen of een regeldatum toegestaan, niet toegestaan of verplicht is. Als uw kas de valutadatum verplicht stelt, treedt deze foutmelding op. U kunt de foutmelding verhelpen door in Twinfield de regeldatum van de kas op toegestaan te zetten. 10. Overige problemen 10.1 Ik kan geen inkoop-btw-tarieven koppelen. De btw-tarieven zijn de tarieven die in POS4 zijn ingesteld. Het zou kunnen dat er alleen verkoopbtw-tarieven zijn ingesteld. Neem in dat geval contact op met support@pos4.nl met het verzoek om inkoop-btw-tarieven toe te voegen aan POS Mijn dimensies zijn anders dan verwacht/gewenst De dimensies die u gebruikt om de grootboekrekeningen te koppelen worden in POS4 ingesteld. Wanneer de btw-tarieven, bestelbronnen, besteltypes, artikelgroepen of betaalwijzen anders zijn dan verwacht of gewenst, kunt u contact opnemen met support@pos4.nl om te kijken of een bepaalde dimensie anders kan worden ingeregeld. 14

15 10.3 Bij het grootboek krijg ik onmogelijke combinaties tussen dimensies Als u bij de grootboekkoppeling meerdere dimensies gebruikt om uw omzet of niet-contante betalingen over uit te splitsen, krijgt u alle combinaties tussen de dimensies te zien. Hierbij wordt er niet gecontroleerd of bepaalde combinaties daadwerkelijk optreden of mogelijk zijn. Als een combinatie niet optreedt, zoals 21% Food omzet, dan kunt u deze negeren De handleiding is in het Nederlands, maar DM Dashboard is in het Engels De Twinfield-module is beschikbaar in het Nederlands. Als u in de Instellingen-omgeving bent, kunt u van taal wisselen met het vlaggetje in de rechterbovenhoek van de pagina. Afbeelding Veelgestelde vragen 11.1 Wat zijn de balance-mutaties op de rekening kasverschillen? Twinfield accepteert een reeks boekingen alleen als deze in balans is. Wanneer er onverhoopt toch een verschil tussen debet en credit is, bijvoorbeeld omdat er nog contant geld in de kassa ligt, brengt DM Dashboard de reeks in balans door een balans-mutatie op de rekening kasverschillen Is het mogelijk om automatische exports in te plannen? Dat is op dit moment helaas nog niet mogelijk. 15