ALL-CRM Gebruikershandleiding AC- Checker

Transcriptie

1 ALL-CRM Gebruikershandleiding AC- Checker Author: Shams Hadi Date: Version: v1.0 Reference: 2012, All-CRM

2 1 Table of content 1 Table of content 2 2 Inleiding 3 3 Gebruikershandleiding Stap 1 - Database verbinding Stap 2 - Selectie Stap 3 - Resultaten Stap 4 - Export Stap 5 - Export Geavanceerd Stap 6 - Voltooid 10 4 Document Document geschiedenis Disclaimer & Legal 11 Date: V 1.0 page 2 of 11

3 2 Inleiding Met AC- Checker is het mogelijk om foutieve adressen filteren. Dit is op bedrijfsniveau als op persoonsniveau. Het is mogelijk om adressen direct te verwijderen of wijzigen. Ook is het mogelijk om alle foutieve adressen te exporteren voor toekomstige wijzigingen. AC- Checker bespaart tijd want het haalt foutieve adressen uit het systeem. Doormiddel van ons gebruiksvriendelijke scherm is het gebruik van een ervaren database administrator niet nodig. Hierdoor stijgt productiviteit voor de organisatie als geheel. De plaatjes kunnen afwijken in de handleiding. AC- Checker wordt zowel volledig Engels en Nederlands ondersteund. All-CRM levert ook een overkoepelend beheersprogramma. Met deze zo geheten Application Control Center (AC-ACC) is het mogelijk om alle All-CRM s producten te beheren. Hier valt ook AC- Checker onder. Date: V 1.0 page 3 of 11

4 3 Gebruikershandleiding 3.1 Stap 1 - Database verbinding In dit scherm wordt het systeem verbinding vastgesteld. Dit scherm wordt niet getoond wanneer gebruik wordt gemaakt van AC-ACC. o Voer alle gevraagde gegevens in. o Klik vervolgens op de knop Controleer. o Klik bij een succesvol uitgevoerde test op Next. Plaats een vinkje achter het wachtwoord veld om het wachtwoord weer te geven. 3.2 Stap 2 - Selectie AC- Checker controleert of het adres wel in orde is, het domein in orde is en of het adres wel bestaat. - De Is het adres geldig functie is aanbevolen voor de eerste controle. Deze functie controleert of het adres wel voldoet aan de juiste tekens. Zoals of een.nl. - De Bestaat het domein functie controleert wat alles achter is, wel bestaat. Deze controle duurt iets langer. - De Bestaat het adres functie stuurt een virtuele naar het adres dat gecontroleerd moet worden. Dit proces kan enige tijd duren en kan vals positieve resultaten opleveren. Date: V 1.0 page 4 of 11

5 De geselecteerde controles worden uitgevoerd op de volgende entiteiten (= bedrijf en / of persoon). Bij het plaatsen van een vinkje op bedrijf, zal AC- Checker de geselecteerde controles op elke zakelijke adressen uitvoeren. Bij het plaatsen van het vinkje op Persoon, zal AC- Checker op zoek gaan naar foutieve persoonlijke adressen in het systeem. In SuperOffice is het mogelijk om selecties te maken, deze selecties worden getoond in Selectie. Deze selecties kunnen gebruikt worden voor nieuwsbrieven of andere dergelijke s. 3.3 Stap 3 - Resultaten Het programma meldt zodra alle controles zijn afgerond. De resultaten worden weergeven in 5 verschillende kolommen. De geweigerde adressen zijn gebaseerd op de controles die geselecteerd zijn in het vorige scherm. Date: V 1.0 page 5 of 11

6 De tellers, linksonder, tonen het aantal gecontroleerde bedrijven/personen Bijvoorbeeld 66/66 betekent dat er 66 adressen zijn gecontroleerd van de 66 adressen die moeten worden gecontroleerd. Het bovenste getal is voor bedrijf en het onderste getal is voor persoon. Vanuit dit scherm is het mogelijk om de entiteiten te wijzigen, verwijderen of exporteren voor toekomstige wijzigingen. Om adressen te verwijderen moeten eerst de rijen, met de te verwijderen adressen, worden geselecteerd. Nu wordt de knop verwijderen zichtbaar. Door op deze knop te klikken worden de geselecteerde rijen (en dus adressen) verwijdert. Om adressen te wijzigen moeten eerst de rijen, met de te wijzigen adressen, worden geselecteerd. Nu wordt de knop wijzig zichtbaar. Date: V 1.0 page 6 of 11

7 3.4 Stap 4 - Export AC- Checker kan bestanden maken die kunnen worden geïmporteerd in Microsoft Office Excel. Deze stap toont aan hoe dit werkt. 1. Klik op Export om de resultaten to exporteren naar een kladblok bestand. 2. Klik op de rechter muisknop op het kladblok bestand en selecteer open met: Microsoft Office Excel. De gegevens worden gecategoriseerd per kolom. Ook het kladblok bestand slepen naar Excel kan ook. 3. Als de geëxporteerde gegevens al verdeelt zijn over de kolommen A tot en met E, ga dan door naar stap 7. Als alle gegevens in de kolom A staan, en dus B, C, D en E leeg zijn, dan moeten ook de volgende stappen worden doorlopen. Date: V 1.0 page 7 of 11

8 4. Klik op Data > Tekst naar kolommen. 5. Selecteer Gescheiden als wordt getoond in het scherm hiernaast. 6. Selecteer Tab en klik vervolgens op Voltooien. 7. Selecteer alle tabellen en dubbel klik de kolom breedte. Date: V 1.0 page 8 of 11

9 3.5 Stap 5 - Export Geavanceerd Het is ook mogelijk om de bestanden te importeren in SuperOffice. Deze stap vereist wel dat de geëxporteerde adressen moeten worden verwijderen met behulp van AC- Checker. (zie stap 3) Start SuperOffice Administration. Ga naar het Import tab. Klik op het vergrootglas. Selecteer het importbestand in het installatie map. Klik nu op het onderste vergrootglas. Selecteer het bestand dat u wilt importeren. Voor presenterende doeleinden heeft de auteur tested editing . gezet in 10 contacten. Date: V 1.0 page 9 of 11

10 Na dat er op "Start" wordt geklikt laat SuperOffice zien wat en hoeveel records zijn toegevoegd of overgeslagen. Zoals te zien op de afbeelding. Aantal records toegevoegd aan tabel Stap 6 - Voltooid Als alles verloopt volgens de gebruiksaanwijzing. Dan is het proces succesvol. Bij het zoeken naar tested editing . heeft SuperOffice 10 records gevonden. De scherm aan de rechterkant toont welke. Date: V 1.0 page 10 of 11

11 4 Document 4.1 Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen All-CRM Initial version 4.2 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved 2012 All-CRM. Date: V 1.0 page 11 of 11