Toelichting LBZ foutenrapporten

Transcriptie

1 Toelichting LBZ foutenrapporten 1 Inleiding Als u een LBZ inzending heeft gedaan, ontvangt u een verwerkingsrapportage in PDF-format en een in CSV-format. Het PDF rapport bevat de algemene gegevens van de inzending, een overzicht van de aantallen wel/niet verwerkt, de Foutmeldingen niet verwerkte records en de Foutmeldingen/waarschuwingen verwerkte records. Dit PDF-bestand is overzichtelijk opgemaakt en kunt u afdrukken als hulp bij het oplossen/corrigeren van de fouten en waarschuwingen. Het nadeel van dit bestand is dat de meldingen gerangschikt zijn op PatiëntID zodat het (vooral in een groot document) lastig kan zijn te zoeken op een bepaald type fout. Daarom leveren we naast het PDF-bestand een bestand in CSV-format wat in te lezen is in Excel, waardoor het mogelijk is allerlei filters en sorteringen toe te passen. Dubbelklikken op de bestandnaam opent het bestand automatisch in Excel, maar daarbij wordt het bestand echter enigszins verminkt: voorloopnullen (bijvoorbeeld in de ZA codes) vallen weg en nummers van meer dan 15 cijfers (bijvoorbeeld DiagnoseID) worden getoond in wetenschappelijke notatie (1,093E+17). In deze instructie geven we aan hoe u een CSV-bestand in Excel kunt inlezen zonder dat het format van de gegevens aangetast wordt. 2 Inlezen CSV-bestand in Excel NB deze instructie is voor een Engelstalige versie van Excel2010. Met behulp van de afbeeldingen zult u ook in andere versies de beschreven acties kunnen uitvoeren. Open een nieuw werkblad in Excel. Zorg dat de cursor in cel A1 staat. Open de Data tab van het lint. In de groep Get External Data, klik op From Text. Blader in de browser naar het CSV-bestand wat u wilt inlezen. Klik op de bestandsnaam en vervolgens op de knop Import. De Text Import Wizard wordt geopend. Zorg dat file type op Delimited staat en klik Next. Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 1/8

2 In stap 2 van de wizard, verwijder het vinkje bij Delimiters = Tab en plaats een vinkje bij Semicolon. Klik op Next. Schuif de scrollbar helemaal naar rechts zodat de laatste kolom in beeld komt, druk de Shift toets in en klik op de kop van de laatste kolom. Alle kolommen zijn nu geselecteerd (zwart). Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 2/8

3 Klik op Text en vervolgens op Finish. Er opent een scherm waarin gevraagd wordt waar u de gegevens wilt plaatsen. Klik op OK. De gegevens worden ingelezen. Sla het bestand op in xls(x) formaat. Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 3/8

4 3 Meldingen filteren Het is handig als de kolomkoppen en de patiënt-ids zichtbaar blijven als u door het bestand scrollt. Om dat te bereiken doet u het volgende: Zet de cursor in cel B2. Open de View tab van het lint. In de groep Window, klik op Freeze panes en vervolgens op de bovenste van de drie opties. De bovenste rij en de meest linkse kolom blijven nu altijd in beeld, ook als u helemaal naar rechts of naar beneden scrollt. Om te kunnen filteren in het bestand doet u het volgende: Open de Data tab van het lint. In de groep Sort & Filter, klik op Filter. U ziet nu pijltjes in de kolomkoppen waarmee u filters kunt instellen. Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 4/8

5 Het handigste is het vinkje voor Select all uit te zetten en alleen dat vinkje aan te zetten waarvan u de meldingen wilt zien. Als u bijvoorbeeld een overzicht wilt van de ongeldige specialismen zet u het vinkje bij (Sub)specialisme (6 pos.) is niet geldig op de betreffende datum. Als u dan op OK klikt krijgt u een overzicht van de ongeldige specialismen. Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 5/8

6 Met de optie Text Filters kunt u kiezen welke woorden een record wel of niet moet bevatten. Meestal zult u de optie Contains kiezen. Als u bijvoorbeeld alle meldingen over diagnosen wilt zien vult u dat als selectiecriterium in. Als u dan op OK klikt ziet u alleen de meldingen met diagnose in de melding. Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 6/8

7 4 Een pivot table (draaitabel) maken Het aantal fouten kan, zeker in de opstartfase, behoorlijk groot zijn. Zoals eerder beschreven kunt u filteren maar een handige manier om een overzicht te krijgen van de meest voorkomende fouten is om een pivot table (draaitabel) te maken. Selecteer de kolommen G, H en I in het eerder aangemaakte Excel sheet. Open de Insert tab van het lint. In de groep Tables, klik op PivotTable. In het venster Create PivotTable, klik op OK. In de PivotTable Field List, sleep Zwaarte_fout, Foutmelding/waarschuwing en Rubrieken en waarden naar Row Labels en Rubrieken en waarden naar Values. Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 7/8

8 U heeft nu een overzichtelijke lijst van de aantallen fouten per melding. Toelichting LBZ foutenrapporten - DTHS.docx 2014 DT Healthcare Solutions B.V. Pagina 8/8