Inhoudsopgave Wat zijn Leads in Plan-IT?... 3 Hoe zet ik de Leads functionaliteit aan in Plan-IT?... 4 Wat zijn de statussen en hoe werken ze?...

Transcriptie

1 Leads Versie 1.0

2 Inhoudsopgave Wat zijn Leads in Plan-IT?... 3 Hoe zet ik de Leads functionaliteit aan in Plan-IT?... 4 Wat zijn de statussen en hoe werken ze?... 5 Wat zijn categorieën en hoe werken ze?... 6 Hoe zien de Leads er op het planbord uit?... 7 Hoe maak ik een nieuwe Leads aan?... 8 Hoe verwijder ik Leads die niet langer relevant zijn?... 9 Actuele Leads afdrukken Exporteren van verlopen Leads Importeren van nieuwe Leads

3 Wat zijn Leads in Plan-IT? Leads zijn potentiele toekomstige werkplaatsbezoeken. Door opvolging te geven aan leads zal de kans groot zijn dat deze zullen resulteren in een werkplaatsbezoek. Denk hierbij b.v. aan een lage profieldiepte van zomerbanden die geconstateerd zijn bij de winterwissel. Door een nieuwe lead aan te maken zal bij een volgend bezoek van de klant aan de werkplaats (werkorder) een herinnering komen dat ook de zomerbanden vervangen moeten worden. En als er geen werkplaatsbezoek gedaan wordt voordat de lead relevant wordt, zal het systeem deze lead automatisch in beeld tonen. Het autobedrijf kan dan actief met de klant contact opnemen om de klant te sturen naar vervanging van de zomerbanden voordat straks de zomerwissel aan de beurt is. Dit zorgt voor extra omzet, maar ook voor een tevreden klant. U denkt namelijk met de klant mee. Dit document is een uitgebreide uitleg van de werking van de leads in Plan-IT. Hoe deze ingesteld moet worden, hoe de import en exports werken en wat de gedachtegang is achter deze functionaliteit. 3

4 Hoe zet ik de Leads functionaliteit aan in Plan-IT? Als u genoeg rechten heeft kunt u de Leads functionaliteit per vestiging aanzetten in Plan-IT. Dit doet u via Systeem Systeeminstellingen. Dan het tabblad koppelingen en daarbinnen het tabblad Leads (zie afbeelding hieronder) Door het vinkje Leads aanzetten aan te vinken activeert u de Leads functionaliteit binnen de vestiging. U heeft vervolgens nog een aantal opties: 1). Aantal dagen dat een lead zichtbaar moet blijven. Een Lead krijgt een uiterste datum dat deze opgevolgd moet zijn. Het aantal dagen dat u hier ingeeft zorgt ervoor dat u dit aantal dagen voordat deze opgevolgd moet zijn in beeld komt. Dus als u een lead heeft die op 1 maart opgevolgd moet zijn, dan zal deze met de instelling van 14 dagen, 14 dagen voor 1 maart zichtbaar gaan worden op het planbord. U heeft dus 14 dagen om deze Lead op te volgen. 2). Aantal maanden dat een lead in de toekomst gepland moet worden. Als u een nieuwe Lead aanmaakt zal de datum automatisch op het hier ingesteld aantal maanden worden gezet vanaf de einddatum van de werkorder. 3). Aantal dagen dan een lead handmatig mag worden verschoven. De uiterste datum van een lead is met zorgvuldigheid gekozen. Het is dus niet de bedoeling dat een lead als deze eenmaal is aangemaakt steeds maar verschoven wordt. Met deze instelling kan gezorgd worden dat het verplaatsen van een lead naar een latere datum niet te grote sprongen krijgt. 4). Achtergrond kleur leads. Om duidelijk te krijgen dat we het over leads hebben in het planbord kan er een kleur worden meegegeven zodat dit visueel duidelijk zichtbaar is op het planbord. 4

5 Naast deze instellingen kunt u ook zelf statussen en Categorieën aanmaken. Wat zijn de statussen en hoe werken ze? Een Lead kan een status worden gegeven. U kunt helemaal zelf bepalen welke statussen u allemaal wilt gebruiken. De status wordt met een blokje zichtbaar op de lead op het planbord. U kunt zoveel statussen aanmaken als u zelf wilt. Belangrijk is wel te melden dat er nog twee extra opties zijn bij de statussen. 1). Klaar. Het kan zijn dat een Lead niet resulteert in een opdracht / werkorder. De lead is echter wel afgehandeld. Door het vinkje Klaar aan te zetten kunt u een status aanmaken die ervoor zorgt dat de lead verdwijnt. (de lead zal ook niet in de export worden meegenomen: zie uitleg export) 2). Export Leads die verlopen zijn maar nog niet de status klaar hebben. (dus eigenlijk leads die niet goed zijn opgevolgd) kunnen geëxporteerd worden. Na de export worden de leads omgezet naar een status met de optie Export. Dit zorgt ervoor dat deze leads bij een volgende export niet weer worden meegenomen. Het is dus ook belangrijk altijd minimaal 1 status te hebben die de optie Klaar aanheeft Het is belangrijk altijd 1 status te hebben die de optie Export aanheeft. De Export status zal in Plan-IT verder niet zichtbaar worden voor de gebruikers. 5

6 Wat zijn categorieën en hoe werken ze? Een categorie kan eigenlijk gezien worden als een hoofdbewerking bij een werkorder. Dit geeft de kleur van de lead aan. U kunt zo leads duidelijk in verschillende groepen opdelen. U kunt zelf zoveel leads aanmaken als u zelf wilt. Belangrijk te melden bij de leads is het Import vinkje. U kunt namelijk leads importeren in Plan-IT. Zo kunt u b.v. vanuit Marketing een hele reeks aan leads klaarzetten die door de vestiging moeten worden opgevolgd. Als in de import de categorie overeenkomt met een categorie van Plan-IT die het import vinkje aan heeft staan zal de Lead automatisch de juiste kleur krijgen. Extra functionaliteit is dat Categorieën die het Import vinkje aan hebben staan niet door de gebruiker aangepast kunnen worden. Dit wil dus zeggen dat Import categorieën door de import bepaald worden en later niet meer handmatig aangepast kunnen worden. Het is voor een gebruiker ook niet mogelijk een import categorie te kiezen als deze handmatig een lead aanmaakt. Zo is er een duidelijk onderscheid tussen geïmporteerde leads en handmatig aangemaakte leads. 6

7 Hoe zien de Leads er op het planbord uit? Als u de Leads functionaliteit aanzet dan komt op het planbord aan de rechterkant een nieuw blok waar alle actuele relevante leads komen te staan. Door met de rechtermuisknop op een lead te klikken kunt u deze openen en bekijken. Hier kunt u ook de status van de lead aanpassen. 7

8 Hoe maak ik een nieuwe Leads aan? Er zijn twee mogelijkheden om Leads aan te maken: 1). Via de import module 2). Door de werkorder de status klaar of opgehaald te geven. Als een werkorder de status klaar of opgehaald krijgt zal het systeem kijken of er voor dit kenteken al een lead bestaat. Als er nog geen bestaat dan krijgt u de volgende vraag (zie afbeelding hieronder) Stel u heeft aangegeven aan de klant dat het profiel van de banden nog net genoeg is om door de APK te komen maar dat deze binnenkort wel vervangen moeten worden, dan kunt u hiervoor een Lead aanmaken (een herinnering zodat dit bij het volgende bezoek niet vergeten wordt mee te nemen, of als het bezoek niet komt de klant te bellen om een afspraak te maken voor de vervanging van de banden) U kiest er in dit geval dus voor om een nieuwe lead aan te maken. U past eventueel de Einddatum van de lead aan, aan de datum waar u verwacht dat de klant terug moet komen om de banden te vervangen. Als deze Lead relevant wordt zal deze zichtbaar worden op het planbord. 8

9 Hoe verwijder ik Leads die niet langer relevant zijn? Bij het aanmaken van een nieuwe werkorder in Plan-IT kijkt het systeem of er voor het kenteken een Lead bestaat. De gebruiker krijgt dan automatisch een overzicht van alle leads voor dit kenteken. Hier kunt u de leads verwijderen die met het aanmaken van de nieuwe werkorder niet langer meer relevant zijn. Leads die met het aanmaken van de nieuwe werkorder niet opgelost zijn laat u dus staan (of u zorgt ervoor dat u de klant informeert en probeert deze meteen in de werkorder mee te nemen). Door een Leads te selecteren en dan op de verwijder knop te drukken kan een Lead worden verwijderd. Als u administrator rechten heeft binnen Plan-IT kunt u ook een Lead openen en handmatig verwijderen. Gebruikers hebben deze rechten echter niet. Deze kunnen een Lead alleen verwijderen door hem een status te geven die ervoor zorgt dat de Lead al opgelost wordt behandeld, of een nieuwe werkorder aanmaken op het kenteken waar de lead voor bedoeld is. 9

10 Actuele Leads afdrukken Op het planbord zijn alle actuele Leads duidelijk in beeld zichtbaar. Toch hebben sommige gebruikers de voorkeur de leads af te drukken op papier (om eventueel aantekeningen te kunnen maken) Het is mogelijk in Plan-IT via Daglijsten de actuele Leads lijst af te drukken. 10

11 Exporteren van verlopen Leads Als Leads niet zijn opgevolgd voor de uiterste datum is verlopen dan verdwijnen ze van het planbord scherm. Een andere afdeling, bijvoorbeeld uw Klanten Contact Center (KCC), zal dan deze Leads alsnog moeten opvolgen. Om dit mogelijk te maken kan eenvoudig een export worden gemaakt van alle, niet opgevolgde, Leads. Om een export van alle verlopen, niet opgevolgde, Leads te maken hoeft u alleen het Export_Leads.exe programma te starten. Deze export staat in de JDS\Plan-IT\Programs directory Als deze Export wordt gestart dan maakt Plan-IT een Leads.XML bestand aan in de JDS\Plan-IT\Leads directory. Vervolgens zet het alle geëxporteerde leads op de status geëxporteerd. Dit zorgt ervoor dat de volgende keer dat de export wordt gestart deze leads niet nog een keer komen klaar te staan. Het is nu aan de organisatie zelf om deze Leads op te volgen. Het Leads.xml bestand heeft een bepaalde indeling en kan makkelijk in Excel of welk programma dan ook worden ingelezen. Leads.xml moet na verwerking binnen de organisatie verwijderd worden. Als het bestand toch blijft bestaan en een export wordt gedraaid dan maakt Plan-IT automatisch een nieuw bestand aan met de toevoeging van de exportdatum. (Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat u geen leads mist als u per ongelijk twee keer de export start.) 11

12 Hier een voorbeeld van het export formaat van de Leads.XML Importeren van nieuwe Leads Het is ook mogelijk om (bv vanuit Marketing) Leads in te laden in Plan-IT. Denk hierbij aan APK, bandenwissel of regulier onderhoud. U kunt Leads klaarzetten voor uw werkplaats welke opgevolgd moeten worden binnen een bepaalde periode. Bij het inplannen van afspraken zal het systeem automatisch kijken of er een lead voor het kenteken aanwezig is en dit ook melden. Zo blijven uiteindelijk alleen de Leads over die nog geen afspraak hebben gepland. Deze kunnen dan door de receptie worden na-gebeld. Uiteindelijk zullen deze Leads in een werkorder resulteren of eventueel geen opdracht. Om Leads te kunnen inlezen in Plan-IT moeten ze voldoen aan bepaalde voorwaarden: In de JDS\Plan-IT map moet een Leads map worden aangemaakt. (zie afbeelding hieronder) In deze Leads directory moet een bestand komen te staan wat Lead.csv heet. (zie afbeelding hierboven) Dit bestand moet als volgt worden opgebouwd: Het bestand moet ; gescheiden zijn en moet de volgende velden bevatten: Kenteken Uiterste Opvolgdatum Plan-IT vestigingsnummer (zie afbeelding hieronder om het vestigingsnummer van Plan-IT te achterhalen) Achternaam Telefoonnummer Project (Categorie) Opmerking 12

13 Ga naar Systeem Beheer, Rechtermuisknop op de vestiging en dan bewerken. Onderin staat het veld Data directory. Dit is het Plan-IT vestigingsnummer. Hier een voorbeeld van het Import formaat van de Leads U kunt de import vervolgens starten door in de JDS\Plan-IT\Programs map de Import_Leads.exe te starten. Alle Leads worden vervolgens ingeladen in Plan-IT. 13