stappenplan irekeningen: Afpunten van rekeningen

Transcriptie

1 g e b r u i k e r s jan Het afpunten van een rekening kan enkel indien de rekening doorgeboekt werd. Kies in het menu Rekeningen het menu-item Afpunten. 1 Manueel afpunten van uittreksels Om een nieuwe verrichting in te geven gaat u als volgt te werk: Opmerking: Indien u het menu-item Afpunten niet terugvindt, betekent dit dat u met onze module iboekhouding werkt, en dan dient het afpunten van rekeningen in iboekhouding te gebeuren. 5 1 Kies eerst het deelboek (= het deelboek waarnaar de rekeningen werden doorgeboekt). 2 Kies daarna het boekjaar. 3 Kies de periode waarin het geld ontvangen werd (dus niet de periode waarover de betaling handelt). Kies het dagboek. 1 Klik op de knop Nieuw. 2 Duid de datum van het uittreksel aan. 3 Geef de mededeling van het uittreksel in (bv. nummer van het uittreksel). Sla de ingevulde gegevens op. In de linkerkolom verschijnt de datum en de mededeling. Klik deze gegevens aan. 5 Klik op Nieuwe afpunting en kies Rekening manueel. U kan vervolgens een nieuw document aanmaken. Dat kan op 3 manieren: het manueel afpunten van uittreksels; het manueel afpunten van een domiciliebestand; het inlezen van codaberichten. Hierbij vindt u toelichting bij elk van deze aanpakken.

2 2 Onderstaand venster wordt vervolgens geopend: Deze lijst kan u nog beperken door Met filter op personen aan te vinken alvorens u op de knop Rekeningen klikt. In eerste instantie kan u opteren om: enkel de positieve openstaande rekeningen en/of de negatieve (dus de teveel betaalde rekeningen) of de rekeningen zonder openstaand saldo (bv. bij dubbele betaling) op het scherm te tonen. Klik daarna op de knop Rekeningen. U krijgt vervolgens een lijst te zien. Met de filter kan u zoeken op: de naam van de leerling eventuele relaties (handig bv. als één van de ouders de rekening heeft betaald zonder gebruik te maken van de gestructureerde mededeling), de gestructureerde mededeling het adres Net als bij de facturen kan u ook hier deze lijst sorteren volgens naam, rekening, gestructureerde mededeling en bedrag door op de desbetreffende kolomkop te klikken. De rekening die u wenst af te punten kan u nu selecteren. U kan meerdere rekeningen tegelijk kiezen door de ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u uw selectie maakt. Indien om de één of andere reden niet het volledige bedrag betaald werd kan u de bedragen in een volgend venster nog aanpassen. Wanneer u alle rekeningen die u wenst af te punten geselecteerd hebt, klikt u op. U krijgt de lijst van de geselecteerde leerlingenrekeningen nogmaals te zien en ook hier hebt u dan nog de mogelijkheid om de bedragen alsnog aan te passen.

3 3 2 Het afpunten van een domiciliebestand Als de gegevens correct zijn, klikt u onderaan op het groene vinkje. Op het overzichtsscherm krijgt u de boeking te zien. 1 Klik op de knop Nieuw. 2 Duid de datum van het uittreksel aan. 3 Geef de mededeling van het uittreksel in (bv. het nummer van het uittreksel). Sla de ingevulde gegevens op. In de linkerkolom verschijnt de datum en de mededeling. Klik deze gegevens aan. 5 Klik op Nieuwe afpunting en kies Domiciliebestand. Door een item in de linkerkolom te selecteren ziet u aan de rechterkant de bijhorende afpuntingen. Hier kan u de rekeningen die via domicilie betaald werden afpunten. U selecteert de desbetreffende rekeninggroep en de naam van het bestand. Vervolgens vult u het bedrag in dat u effectief ontvangen hebt (= bedrag domiciliebestand - geweigerde domiciliëringen). Vervolgens klikt u op.

4 Werden alle domiciliëringen aanvaard dan zal het domiciliebestand in zijn totaliteit verwerkt worden; zoniet krijgt u volgend scherm: 3 Het inlezen van codaberichten Om het afpunten efficiënter te laten verlopen kan u uw bank vragen uw bankuittreksels elektronisch te bezorgen in de vorm van codaberichten. Deze bestanden kunnen dan ingelezen worden in het programma en bieden het grote voordeel dat alle betalingen die gebeurden met correcte vermelding van de gestructureerde mededeling onmiddellijk automatisch door het programma afgepunt worden. U dient dan enkel nog die betalingen af te punten die niet automatisch verwerkt konden worden; na het inlezen van een codabericht krijgt u deze betalingen opgelijst. In het venster Afpunten klikt u op de knop Inlezen codabericht. Hier dient u dus de geweigerde domiciliëringen af te vinken. Het uitroepteken voor een bepaalde lijn betekent dat deze rekening reeds op een andere manier werd betaald (en dus nu geweigerd is of dubbel betaald). Bij het inlezen van het codabericht dient u de eerste maal op bladeren te klikken en de locatie waar u de codaberichten opslaat te selecteren. Deze locatie wordt nadien onthouden door het programma en als standaardlocatie getoond. Na het selecteren van het codabericht gebeuren er een aantal controles door het programma. Indien deze controles fouten opleveren stopt het programma met de verwerking.

5 5 Voldoet het codabericht niet aan één van de controles dan krijgt u na het klikken op de groene pijl volgend scherm, met de reden waarom het codabericht niet ingelezen kan worden. Is alles in orde dan krijgt u een overzicht van de codaregels die automatisch verwerkt kunnen worden. Bij wijze van informatie worden rekeningen die niet volledig betaald worden aangeduid met een geel driehoekje. Rekeningen die teveel betaald werden, worden aangeduid met een groene pijl. Door op die groene pijl te klikken kan u het teveel betaalde bedrag toewijzen aan een andere openstaande rekening. Na de verwerking wordt het codabericht verplaatst naar de map C:\Documenten\Informat\ irekeningen\ingelezen codaberichten. Tenslotte wordt er een afdruk getoond van de verwerkte en de niet-verwerkte codaregels. De niet-verwerkte codaregels dient u dan nog manueel te verwerken. Voor al uw verdere vragen omtrent irekeningen verwijzen we u graag door naar irekeningen@informat.be