EZORA ONDERNEMERSDASHBOARD

Transcriptie

1 EZORA ONDERNEMERSDASHBOARD Starters handleiding voor ondernemers Datum: 08 september 2011 Ezora Limited Digital Depot, Roe Lane The Digital Hub Dublin 8 Ierland [email protected] Page 1 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

2 DOCUMENT HISTORIE Versie Omschrijving Datum 1.0 Eerste versie voor algemene publicatie 10 augustus 2011 Page 2 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

3 INHOUD 1. Welkom Inloggen... 4 Wachtwoord vergeten... 5 Wachtwoord aanpassen Instellingen in Twinfield... 6 Meer informatie over rapportagestructuren in Twinfield De Ondernemersdashboard... 9 Freemium Kritieke Prestatie Indicatoren Dashboard Professional abonnement Winst en verlies per periode Vergelijking met budget en vorig jaar Trend analyse Expert abonnement Begrotingsfunctie Kasstroomoverzicht Balans Groepsrapportages Notities / Takenlijst Invoeren van uw KPI data FAQ en ondersteuning Page 3 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

4 1. WELKOM Wij willen u welkom heten als nieuwe klant van Ezora. Wij hopen dat het Ezora ondernemersdashboard een positief verschil gaat maken voor uw bedrijf. Deze handleiding geeft een overzicht van de meest belangrijke rapporten en functies in uw ondernemersdashboard. 2. INLOGGEN Naast een welkoms met deze handleiding zal de Twinfield supportdesk u ook een versturen met uw login gegevens. In deze wordt u gevraagd om uw wachtwoord te bepalen. Door op de link te klikken wordt u naar de volgende pagina gebracht waar u uw wachtwoord kan invullen. Page 4 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

5 WACHTWOORD VERGETEN In het geval dat u het wachtwoord vergeten bent, dan moet u in het login scherm de optie wachtwoord vergeten aanklikken: Na het invullen van uw adres wordt er een verstuurd met een link naar webpagina waarin u zelf het wachtwoord weer kan aanpassen. WACHTWOORD AANPASSEN U kunt uw wachtwoord aanpassen door op de optie Wijzig wachtwoord te kiezen in het inlogscherm. U moet uw huidige wachtwoord invullen om het wachtwoord te wijzigen. Page 5 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

6 3. INSTELLINGEN IN TWINFIELD Voordat u gebruik kan maken van de ondernemersdashboard zijn er een aantal handelingen die uitgevoerd moeten worden in Twinfield. De ondernemersdashboard haalt o.a. data uit Twinfield om de Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI s) te berekenen. Om te zorgen dat deze berekeningen goed worden uitgevoerd moeten al uw grootboekrekeningen in Twinfield gekoppeld worden aan een rapportagestructuur. De volgende stappen moeten worden uitgevoerd: 1. Login in Twinfield 2. Ga naar Algemeen Rapportagestructuren 3. Selecteer de code EZORA-NL en klik op volgende 4. Selecteer de tab grootboekrekeningen en Klap de rapportagestructuur helemaal open Page 6 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

7 De niet gekoppelde grootboekrekeningen worden getoond. 5. Sleep de grootboekrekeningen naar het juiste onderdeel van de rapportagestructuur. De rekeningen moeten worden gekoppeld aan groep die begint met de code SLB of SLP 6. Kies voor Opslaan 7. Het scherm Opties voor opslaan van koppelingen wordt geopend. Laat de overige instellingen ongewijzigd en kies voor opslaan. 8. Het mappen van de rapportagestructuur is nu gereed Page 7 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

8 MEER INFORMATIE OVER RAPPORTAGESTRUCTUREN IN TWINFIELD Het mappen van grootboekrekeningen vindt plaats door middel van slepen en loslaten van de geselecteerde grootboekrekening. Er kunnen ook meerdere grootboekrekeningen tegelijkertijd worden geselecteerd en aan een regel in de rapportagestructuur worden gekoppeld. In de rapportagestructuur wordt onderscheid gemaakt tussen balans rekeningen en resultaten rekening posten. Over het algemeen kan worden gesteld dat grootboekrekeningen die beginnen met een 0, 1, 2, en 3 balansrekeningen zijn. Dus in de reeks 0000 tot en met 3999 Grootboekrekeningen die beginnen met een 4 tot en met een 9 zijn meestal resultaten rekening posten, dus in de reeks 4000 tot en met 9999 Het is belangrijk dat alle grootboekrekeningen gekoppeld worden. Indien niet alle grootboekrekeningen gekoppeld zijn kan de synchronisatie niet plaats vinden! Page 8 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

9 4. DE ONDERNEMERSDASHBOARD De Ondernemersdashboard is beschikbaar in drie verschillende varianten: Freemium Professional abonnement Export abonnement Afhankelijk van het abonnement zijn er meer of minder rapport opties beschikbaar. Het volgende overzicht laat zien welke opties beschikbaar zijn binnen uw abonnement: Ondernemersdashboard Freemium Professional Expert KPIs** 4 12 onbeperkt Trend analyse Verlies en winst rapportages Balans rekening Kasstroomoverzicht Verlies en winst begroting Consolidatie rapportage Vraag de accountant / notities Smartphone ready (i-phone, Android) Voor alle abonnementen is de scherm lay-out hetzelfde. U kunt kiezen uit een aantal menu opties. Standaard wordt het scherm geopend met de volgende rapport opties. Page 9 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

10 FREEMIUM Indien u gebruik maakt van het gratis Freemium abonnement dan heeft u de beschikking tot het KPI dashboard met 4 voorgedefinieerde KPI s. KRITIEKE PRESTATIE INDICATOREN DASHBOARD Wanneer u inlogt wordt het KPI dashboard automatisch geopend. In ons voorbeeld worden de volgende KPI s weergegeven voor de maand April. Omzet (resultaat) Bank (balans) Debiteuren (balans) Crediteuren (balans) Elke KPI wordt weergegeven in drie cirkels: Page 10 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

11 Door op de eerste cirkel te klikken krijgt u meer informatie te zien in de Trend analyse grafiek. Als u in Twinfield een budget heeft ingevoerd wordt deze als een aparte lijn weergegeven. Indien er data beschikbaar is van het voorgaande jaar, dan wordt deze ook in de grafiek weergegeven als een aparte lijn. Het is ook mogelijk om meerdere cirkels te selecteren. In dat geval laat de trend analyse grafiek de werkelijke waardes van de geselecteerde KPIs zien. Page 11 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

12 Wilt u zien hoe de resultaten eruit zien voor het gehele jaar dan kan u de optie Cumulatieve cijfers selecteren onder de optie Vergelijkende cijfers o.b.v.. In dat geval worden alle resultaat KPI s getotaliseerd voor het huidige jaar tot en met de geselecteerde periode. PROFESSIONAL ABONNEMENT Het professional abonnement geeft u toegang tot 12 KPI s in uw KPI Dashboard in vergelijking tot de 4 KPI s in het freemium abonnement. De 12 KPI s kunnen door u bepaald worden. Standaard zijn de volgende KPI s voor u ingesteld: Omzet (resultaat) Brutowinst (resultaat) Lonen (resultaat) Nettowinst (resultaat) Bank (Balans) Debiteuren (Balans) Crediteuren (Balans) Voorraad (Balans) Brutowinstmarge als een percentage van de omzet (resultaat) Lonen als een percentage van de omzet (resultaat) Nettowinst als een percentage van de omzet (resultaat) Page 12 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

13 KPI S TOEWIJZEN U heeft de mogelijkheid om zelf uw KPI s te kiezen. Dit doet u als volgt: Ga naar de optie Instellingen KPIs KPIs toewijzen Afhankelijk van uw abonnement kunt u nu zelf meerdere KPI s aanvinken Naast de KPI Dashboard zijn de volgende rapporten beschikbaar: Winst en verlies per periode Vergelijking met budget en vorig jaar Trend Analyse WINST EN VERLIES PER PERIODE De Winst en verlies per periode rapport laat de actuele cijfers zien ten opzicht van voorgaande periodes. Periodes kunnen op verschillende wijzen gegroepeerd worden. De selectie velden bepalen hoe het rapport weergegeven wordt. De Winst en verlies per periode rapport heeft de volgende selecties: Op basis van ons voorbeeld wordt het rapport als volgt weergegeven: Door op de bedragen te klikken is het mogelijk de onderliggende rapportniveaus weer te geven Page 13 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

14 Het rapport kan op drie rapport niveaus weergegeven worden. Rapport niveau 3 is het grootboekrekening niveau in Twinfield. Indien u ook geïnteresseerd bent in de onderliggende Twinfield transacties kunt door op niveau 3 te klikken de gerelateerde Twinfield transacties weergeven. Indien uw brondocumenten zijn gescand bestaat er de mogelijkheid om de gescande documenten ook weer te geven door op de factuur te klikken. Informeer bij uw accountant en/of Twinfield consultant of deze mogelijkheid ook beschikbaar is voor u. Page 14 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

15 VERGELIJKING MET BUDGET EN VORIG JAAR Het rapport Vergelijking met budget en vorig jaar laat de actuele cijfers zien in vergelijking tot het budget of dezelfde periode vorig jaar. De volgende selectie criteria zijn beschikbaar: De bovenstaande selectie criteria geeft het volgende resultaat: Het KPI Dashboard geeft nog meer informatie als u ook budgetten in Twinfield bijhoudt. Wilt u meer leren over budgetten in Twinfield neem dan contact met Twinfield training of met uw account manager? Page 15 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

16 TREND ANALYSE De Trend Analyse is een grafische weergave van de winst en verlies of de balans. Het bovenstaande voorbeeld geeft het volgende resultaat: Door nu op de cirkeldiagram te klikken kan u naar de onderliggende niveaus toegaan. Bijvoorbeeld in ons voorbeeld klikt de gebruiker op bedrijfslasten. Dit opent het volgende scherm: Page 16 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

17 Naast het cirkeldiagram ziet u nu ook twee lijngrafieken met de actuele cijfers en vergelijkende cijfers per maand. Het is mogelijk om door te klikken tot aan grootboek niveau. Page 17 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

18 EXPERT ABONNEMENT Het Expert abonnement geeft u toegang tot de volgende additionele functies: Onbeperkt aantal KPI s Begrotingsfunctie Kasstroomoverzicht Balans rekening Groepsrapportages BEGROTINGSFUNCTIE De begrotingsfunctie is een toevoeging in het rapport Vergelijking met budget en vorig jaar. In de selectie criteria ziet u de optie Begroting. De eerste keer dat u op deze optie klikt wordt u gevraagd om een nieuwe begroting aan te maken. Klik nu op de Maak rapport knop om het rapport weer te geven. Page 18 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

19 Door de optie Begroting aanpassen te kiezen kunt de waarden in de kolom Aanpassing wijzigen. Page 19 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

20 Nadat u alle aanpassingen heeft toegevoegd klikt u op de knop Gewijzigde begroting opslaan om het rapport weer te geven met deze aanpassingen. Let op: De wijzigingen worden alleen in EZORA opgeslagen en worden niet in de Twinfield budgetten aangepast. KASSTROOMOVERZICHT Het Kasstroomoverzicht geeft inzicht in de mate waarop geldmiddelen zijn gegroeid of zijn verlaagd over een bepaalde periode. Het geeft ook aan hoe deze geldmiddelen zijn besteed of gegroeid. Page 20 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

21 BALANS Het Balans rapport geeft aan inzicht in de verandering van bezittingen en schulden over een bepaalde periode. De start positie is het begin van het (financiële) jaar en de eindpositie is de gekozen periode. De kolom Verschil in % geeft aan hoe de activa en passiva zijn veranderd als een percentage van de beginpositie. GROEPSRAPPORTAGES Voor organisaties met meerdere rapport entiteiten biedt de ondernemersdashboard de mogelijkheden om de winst en verlies en balans rapportages gegroepeerd weer te geven. Indien dit relevant is voor uw organisatie neem dan contact op met de Twinfield support afdeling. Page 21 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

22 5. NOTITIES / TAKENLIJST Bij het analyseren van de verschillende rapporten komen er misschien vragen op die u wilt delen met collega s of met uw accountant. Dit kunt u makkelijk doen door notities en/of taken toe te voegen in rapporten. In het rapport klikt u op de notitie icoon naast het bedrag. Notities kunnen automatisch doorgestuurd worden naar collega s en/ of adviseurs door de betreffende gebruikerstypen aan te vinken voordat de notitie wordt toegevoegd. Page 22 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

23 6. INVOEREN VAN UW KPI DATA Afhankelijk van de KPI s die zijn gedefinieerd voor u kunt u ook niet financiële informatie vastleggen. Dit kunt u doen in een simpel invoerscherm dat u als volgt kan openen. 1. Ga naar Dataverwerking Invoer Invoer KPI data Zodra de waarden voor elke periode zijn toegevoegd drukt u op de Opslaan knop om deze vast te leggen. Page 23 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0

24 7. FAQ EN ONDERSTEUNING Hieronder volgen een aantal veelvoorkomende vragen. Mocht u vraag hier niet bij zijn neem Vraag Mijn data in de Ondernemersdashboard komt niet overeen met de data in Twinfield. Waarom is dat? Antwoord Elke 2 uur wordt de data in de Ondernemersdashboard automatisch ververst. Het kan zijn dat bepaalde boekingen die de laatste 2 uur gemaakt zijn nog niet zijn doorgekomen. Indien de Ondernemersdashboard wordt aangeboden door uw accountant kan het zijn dat uw accountant de data nog niet heeft vrijgegeven. In dat geval kunt u het beste contact opnemen met uw accountant Ik wil graag mijn eigen specifieke KPI s opstellen. Hoe doe ik dit? Welke internet browsers kan ik gebruiken? U kunt uw KPI s kiezen uit een uitgebreide lijst van KPI s. Mocht u specifieke KPI s willen toevoegen die niet in de lijst staan, dan kunt u deze aanvragen bij de Twinfield supportdesk. De Ondernemersdashboard is compatibel met de volgende browsers: Internet Explorer, versie 8 en hoger Mozilla Firefox, versie 4 en hoger Google Chrome Safari, versie 4 en hoger De Ondernemersdashboard kan ook gebruikt worden op de Ipad, Iphone en verschillende Android Smartphones. De browser op de Blackberry wordt op dit moment nog niet ondersteund. Page 24 of 24 Starters handleiding versie voor ondernemers, versie 1.0