AccountView Visma Basecone Quick Start Guide

Transcriptie

1 AccountView Visma Basecone Quick Start Guide De "AccountView Visma Basecone Quick Start Guide" beschrijft op eenvoudige wijze de belangrijkste stappen en functies, die u als gebruiker moet weten om Basecone optimaal te kunnen gebruiken, wanneer u als nieuwe klant begint met AccountView Visma Basecone. De handleiding bestaat uit drie hoofdstukken: 1) Inrichting, 2) Instellingen en 3) Basisfuncties. Het inrichten vindt plaatst in AccountView, de instellingen en basisfuncties vindt u terug in Basecone. Meer algemene uitleg van alle functionaliteiten binnen Basecone vindt u hier: 1. Inrichting (AccountView) a. We beginnen in AccountView: - Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen Alle ondernemingen die hier vermeld staan worden gekoppeld met Basecone. Wanneer er andere ondernemingen gekoppeld mogen worden met Basecone kan dit met de knop "Toevoegen". - Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers Hier staan alle gebruikers binnen AccountView. Met name het tabblad "Administraties" is belangrijk voor de koppeling met Basecone. Hierop geef je aan welke administratie gekoppeld is aan deze gebruiker.

2 b. We gaan naar AccountView.net (= aparte module) om gebruikers aan te maken. Let op: Dit kan alleen de beheerder van deze module. - Het is van belang dat de beheerder de juiste gegevens aan de gebruiker overhandigt. De gebruikersnaam en het wachtwoord moet deze gebruiker eenmalig in Basecone invoeren om aan de slag te kunnen.

3 c. Vervolgens gaan we een onderneming toevoegen. Let op: Dit kan alleen de beheerder van deze module. - Voordat er iets met de gebruiker(s) wordt gedaan, moeten eerst de code en de omschrijving worden ingevuld, zoals deze bekend zijn in AccountView. - Pas daarna gaan we de gebruiker(s) koppelen aan deze onderneming. Vanaf nu zijn de koppelingen gelegd en kunnen we naar Basecone om in te loggen en de administraties activeren.

4 2. Instellingen (Basecone) a. Zodra u zich heeft aangemeld bij Basecone krijgt u, na de eerste keer inloggen, direct de vraag om de koppeling met uw AccountView Visma omgeving te activeren. Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord die door de beheerder zijn aangemaakt in de AccountView.net omgeving. Let op: Deze gegevens worden bewaard voor de volgende keer dat u inlogt. b. Na het inloggen kunt u de administraties aanvinken die u wilt activeren voor het gebruik binnen Basecone. De eerste keer wordt dit scherm automatisch getoond. Wanneer u later administraties wilt toevoegen, kies dan in het menu aan de linkerkant voor "Instellingen > Administraties > Administratie toevoegen": c. Zorg ervoor dat de bedrijfsgegevens van uw AccountView administratie zijn ingevuld in "Onderhoud > Algemene gegevens > Bedrijfsgegevens". Door deze gegevens weet Basecone wie de administratie is (NAW, BTW-nummer etc.), zodat bij het herkennen/matchen van de crediteur ook bekend is dat de NAW-gegevens op de factuur van de leverancier of van de klant/administratie zelf zijn. d. Gebruikers toevoegen, zowel voor de interne administratie als voor uw klant wanneer u een accountants- of administratiekantoor bent, doet u via "Instellingen > Gebruikers > Gebruikers toevoegen". In het vervolgscherm kunt u de gebruikersnaam, het wachtwoord, de gebruikersrol en de toegang tot administraties instellen. Meer informatie vindt u hier:

5 3. Basisfuncties (Basecone) a. Het aanleveren van documenten kan op 4 manieren: 1. Het document als attachment van een sturen naar het unieke adres per administratie. Let op: u kunt de tag direct mee laten nemen in het onderwerp van de zodat de factuur direct bij "Nog te boeken facturen" voor u klaarstaat. Dit doet u door het onderwerp te beginnen met bv. [INK] of [VERK]. 2. Het document uploaden middels de upload-button/pijl in het Home-scherm. 3. Het document de applicatie 'in slepen', ofwel "Drag&Drop" (Let op: Internet Explorer staat dit niet toe, bijv. Google Chrome wel). 4. Het document fotograferen en aanleveren via de Basecone app, gratis beschikbaar voor ios en Android. b. Status van het document 1. Als u het document nog niet getagd heeft, komt het standaard terecht in de groep "Nog te taggen". 2. Is het document eenmaal van een tag voorzien, vindt real-time de herkenning plaats en zal na enkele ogenblikken het document inclusief boekingsvoorstel getoond worden bij "Nog te boeken facturen". De precieze status van een document wordt aangegeven door een reeks icoontjes zie hieronder rood omcirkeld in het Home-scherm. Indien het icoontje blauw is, betekent dit dat het document die desbetreffende status heeft. Het is tevens mogelijk om documenten, voor of na het doorboeken, te laten autoriseren. Deze werkwijze en instellingen vindt u hier:

6 3. Vanuit het boekingsscherm kunt u een boekhoud-template / scenario-boeking aanmaken middels de knop "Boek en boekingsregels opslaan" (rechts onderin het scherm). Hiermee worden alle instellingen van die boeking (kostenrekeningen, BTWcodes, meerdere boekingsregels, etc.) opgeslagen en gekoppeld aan de betreffende leverancier. Zo hoeft u een volgende keer niet weer alle regels toe te voegen, daar deze dan direct worden voorgesteld. 4. Het document is te allen tijde beschikbaar in Basecone's digitale Archief, ongeacht de status van het document. Dit archief kunt u in Basecone raadplegen via de Archief-button links in het Home-scherm. Daarnaast kunt u ook vanuit AccountView direct het document opvragen. Onder het tabblad "Notitie" ziet u de link naar het document. Om het document daadwerkelijk te kunnen raadplegen dient u "Ctrl" ingedrukt te houden en vervolgens te klikken op de link.