White Paper: Gebruikers aanmaken (C4) Publicatiedatum: (versie 1.0) Pagina 1 van 10 pagina s. White Paper Gebruikers aanmaken

Transcriptie

1 Pagina 1 van 10 pagina s. White Paper Gebruikers aanmaken 1

2 Pagina 2 van 10 pagina s. Inleiding Dit document is geschreven voor Centix4 beheerders en/of gebruikers die een inlogaccount willen aanmaken. In dit document zal stapsgewijs uitgelegd worden hoe een gebruikeraccount ingeregeld moet worden. Centix B.V Tasveld 9a 3417 XS MONTFOORT Tel: Fax: support@centix.com Website: 2

3 Pagina 3 van 10 pagina s. Inhoudsopgave 1. Algemeen Inregelen van een gebruiker Relatie aanmaken Gebruiker aanmaken Inlogaccount Aanmaken

4 Pagina 4 van 10 pagina s. 1. Algemeen Om Centix4 te kunnen gebruiken, moet een gebruiker beschikken over een inlogaccount. Wanneer een gebruiker geen inlogaccount heeft, zal het niet mogelijk zijn om gebruik te maken van Centix4. Het Begin Wanneer u Centix4 voor het eerst in uw organisatie gaat gebruiken, zult u te maken krijgen met het onderstaande inlogscherm. Omdat u nog geen inlogaccount heeft kunnen aanmaken zult u moeten inloggen met de administrator inloggegevens: Inlognaam Wachtwoord : Admin : Centix!01 Met het Admin account is er een beperking in functionaliteiten en kunt u Centix4 alleen beheren. Wanneer u wilt gaan werken met Centix4, dient u dus eerst een gebruiker aan te maken. 4

5 Pagina 5 van 10 pagina s. 2. Inregelen van een gebruiker Om een duidelijk beeld te schetsen hoe Centix4 in elkaar zit, geven wij een omschrijving van de termen. In Centix4 spreken wij over 2 verschillende personages: 1. Contactpersoon 2. Medewerker Zonder een relatie, zal er geen contactpersoon of medewerker aangemaakt kunnen worden. In Centix4 kunnen we globaal gezien 2 type relaties aanmaken: 1. Een Relatie (Klant, Leverancier, ect.) 2. Een Eigen Organisatie Logischerwijs bevat een relatie een contactpersoon en bevat een eigen organisatie een medewerker. Wanneer u Centix4 voor het eerst gaat gebruiken in uw organisatie, zal Centix de enige relatie zijn Relatie aanmaken Wanneer u Centix4 voor het eerst in uw organisatie gaat gebruiken, dient u uw eigen organisatie toe te voegen als Eigen Organisatie : Stap 1: Ga naar Bestand Relaties Relaties, U zult het onderstaande scherm te zien krijgen. Stap 2: Voeg een nieuwe relatie toe door in de werkbalk op het plus (+) tekentje te klikken. U zult een invoerscherm te zien krijgen zoals hieronder: 5

6 Pagina 6 van 10 pagina s. Stap 3: Om uw eigen organisatie toe te voegen dient u de volgende gegevens in te vullen: ID: Een korte maar krachtige omschrijving (Bijvoorbeeld: JANMAAT) Naam: De gehele naam van de relatie (Bijv: Inspectiebedrijf Janmaat & Zoon) Groep: Hier kunt u een bijbehoorde groep opgeven. Standaard zijn de groepen Debiteur, Crediteur & Algemeen aangemaakt. Andere voorbeelden zijn Leverancier, Transporteur, enzovoort Eigen Organisatie: Wanneer u een Relatie toevoegt die bij uw eigen organisatie hoort, zult u het vinkveld aan moeten vinken. Deze instelling kan later niet meer veranderd worden Status: Hier dient u een status op te geven. Doormiddel van een status kunt u onder andere oude relaties archiveren, waardoor uw relatie lijst overzichtelijk blijft. Note: Hierboven worden alleen de minimaal vereiste punten ingevoerd. Voor meer ondersteuning, kunt u terecht bij Centix Help Relatie Module. Wanneer u de gegevens heeft ingevoerd kunt u de relatie opslaan doormiddel van het diskette icoon in de werkbalk. U kunt het tabblad sluiten doormiddel van de Escape toets of doormiddel van het kruis (X) tekentje rechtsboven op het tabblad Gebruiker aanmaken In de voorgaande stap (2.1. Relatie aanmaken) heeft u uw eigen organisatie toegevoegd in Centix4. Nu kunt u de medewerkers gaan toevoegen Stap 1: Ga naar de gewenste relatie Bestand Relaties Relaties, U krijgt het onderstaande scherm te zien. 6

7 Pagina 7 van 10 pagina s. Stap 2: Stap 3: Open de relatie door dubbel te klikken op het blauwe blokje voor de gewenste relatie (dus niet op de regel zelf). Ga in het geopende scherm naar het navigatiescherm en klik op Employees (medewerkers). Note: Wanneer de relatie geen eigen organisatie is, zal er Contact persons in plaats van Employees staan. Stap 4: Stap 5: Activeer het rechterscherm door simpelweg erop te klikken. Het plus (+) tekentje zal in de werkbalk verschijnen. Klik op het plus (+) tekentje, het volgende scherm zal geopend worden. Stap 6: Vul de gewenste gegevens in. Bij het ID veldje kunt u op het radar tekentje klikken voor het automatisch genereren van een Medewerker ID. 7

8 Pagina 8 van 10 pagina s. De velden waar een rode punt voor staat, zijn verplicht om in te vullen. Wanneer u klaar bent kunt u op het diskette icoon klikken om de ingevoerde gegevens op te slaan. Voorbeeld: Stap 7: Wanneer u op Escape drukt, of wanneer u op het kruisje (X) rechtsboven op het tabblad klikt, zal u terug gaan naar de Relatie - Medewerkeroverzicht. Wanneer u nog een medewerker wil toevoegen kunt u weer beginnen bij stap Inlogaccount Aanmaken Nu de medewerker(s) is/zijn aangemaakt, kunt u beginnen met een inlogaccount voor deze medewerker(s) aan te maken. Note: zonder medewerker of contactpersoon is het niet mogelijk om een inlogaccount aan te maken. Stap 1: Stap 2: Stap 3: Ga naar het medewerkeroverzicht door de volgende 2 opties: 1. Bestand Relaties Relaties Gewenster Relatie Medewerkers In dit overzicht staan alle geregistreerde medewerkers per relatie 2. Bestand Relaties Medewerkers In dit overzicht staan alle geregistreerde medewerkers van alle relaties in Centix4 Open de gewenste medewerker door dubbel te klikken op het voorstaande blauwe blokje Ga in het navigatiescherm naar het kopje Beveiliging (Security) en druk op het uitvouw (+) tekentje. U krijgt het onderstaande scherm te zien: 8

9 Pagina 9 van 10 pagina s. Stap 4: U kunt nu het bovenstaande scherm invullen: Gebruikersnaam *: Uw gewenste inlognaam Domeinnaam *: Computernaam of Domeinnaam Wachtwoord: Uw gewenste wachtwoord Herhaal Wachtwoord: Verificatie van het ingevoerde wachtwoord Geen Wachtwoord: Aanvinken indien u geen wachtwoord wilt gebruiken. Windowsauthenticatie *: Aanvinken wanneer u automatisch wilt inloggen indien Gebruikersnaam & Wachtwoord overeenkomen met het Windows account. Geblokkeerd: Aanvinken wanneer u dit inlogaccount wilt blokkeren * Wanneer u gebruik wil maken van Windowsauthenticatie dient u het vinkje aan te zetten. Vervolgens dient u op de knop [ ] achter Gebruikersnaam & Domeinnaam drukken, zodat uw accountgegevens van Windows automatisch worden overgenomen. Zodra u inlogt met uw eigen Windows account kunt u Centix4 opstarten zonder in te loggen. Wanneer u op een ander Windows account bent ingelogd zult u uw naam & centix wachtwoord wel moeten opgeven om Centix4 op te starten Stap 5: Ga naar het kopje Applicaties in het navigatiescherm. In dit scherm kan u toegang verschaffen tot diverse Centix4 applicaties. Standaard zal er toegang gegeven worden op de Centix Windows Applicatie. Stap 6: U kunt nu in principe inloggen met het aangemaakte account, maar u kan nergens bij kunnen. Om dit op te lossen, dient u het inlogaccount te koppelen aan een beveiligingsgroep. 9

10 Pagina 10 van 10 pagina s. Dit kunt u doen door op het kopje beveiligingsgroep (security groups) in het navigatiescherm te klikken. Hier kunt u de gewenste beveiligingsgroep(en) koppelen. Note: Standaard zal er één beveiligingsgroep aanwezig zijn waar alle rechten aan toegekend zijn. Voor meer ondersteuning, kunt u terecht bij Centix Help Beveiliging Uitgebreide Toegangsbeveiliging. Stap 7: Wanneer u gebruik maakt van de Administratie module, zal er in het navigatie venster ook een kopje Administraties aanwezig zijn. Hier dient u de administraties op te geven waar de gebruiker recht toe heeft. Stap 8: Sla de wijzigingen op door op het diskette icoon te klikken. Herhaal deze stappen voor eventuele andere medewerkers & contactpersonen. Wanneer u Centix4 start, kunt u inloggen met het aangemaakte inlogaccount. 10