SesamID gebruikers handleiding Versie 1.0 Februari 2017

Transcriptie

1 SesamID gebruikers handleiding Versie 1.0 Februari 2017 KPN Lokale Overheid

2 Inhoudsopgave 1 Introductie 2 2 Het Start scherm 3 3 Inloggen 4 4 Accounts Nieuwe medewerker opvoeren Een medewerker verwijderen Een account deactiveren Gegevens van een medewerker wijzigen 6 5 Rechten Rechten toekennen Werken met sjablonen Toekennen rechten op basis van een sjabloon Rechten accorderen Delegeer applicaties 9 6 Beheerrechten Toekennen beheerrechten 10 7 Organisatie en rapportage Organisatie gegevens wijzigen Rapportage opvragen 11 8 Uitloggen 12

3 1 Introductie SesamID is een beheerde dienst waarin gebruikersbeheer eenvoudig mogelijk is. Hierin kunnen gebruikers worden aangemaakt, beheerd en rechten aan worden toegekend. SesamID is een zeer laagdrempelige dienst die gebruikersgemak combineert met een hoge mate van veiligheid. De dienst is zo ontworpen dat u er intuïtief mee aan de slag kan, desalniettemin is deze handleiding geschreven. Deze handleiding beschrijft de procedure voor het beheren van gebruikers binnen de SesamID dienst. Zodra een gebruiker is aangemaakt kunnen hier rechten aan worden toegekend of kan deze ze zelf aanvragen zoals toegang tot applicaties van KPN Lokale Overheid of van derden. Deze handleiding beschrijft uitsluitend de beheerfunctionaliteiten. De standaard functies zoals die voor eindgebruikers beschikbaar zijn, staan beschreven in een apart document Handleiding SesamID voor gebruikers. Let op: een groot aantal KPN Lokale Overheid applicaties valt onder de WBP (Wet Bescherming van Persoonsgegevens), wat betekent dat u (als SesamID Gebruikersbeheerder) namens uw organisatie dient toe te zien op een verantwoorde gebruikersaanmaak en rechtentoekenning. Het is de bedoeling dat uw gebruikers slechts rechten hebben of toegang tot applicaties die voor hun functie noodzakelijk zijn. Gebruikers en hun rechten zijn altijd persoonsgebonden, wat betekent dat het daadwerkelijke gedrag altijd (ook achteraf) is na te gaan en toe te wijzen. 2 van 12

4 2 Het Start scherm In dit hoofdstuk maakt u kennis met het start scherm. Het scherm is opgebouwd uit verschillende onderdelen. 1) Geeft informatie over uw aangevraagde toegangsrechten, aanvragen en opzeggen. 2) Geeft informatie over de verschillende diensten die u aan kunt vragen of toe kan wijzen zoals: Adminrollen toegangsniveau tot SesamID Certificaten bestellen certificaten Delegeerapplicaties aanvragen toegangsrechten applicatie derde partij Randapplicaties toegang randapplicaties zoals toegang tot mijn PGB 3) Het kruimelpad laat zien waar u zich op de website bevindt. Gebruik de linken in het kruimelpad als u terug wilt naar een ander scherm. 4) Beheren van uw persoonlijke gegevens. 5) Aantal items in uw winkelwagentje. 6) Detailinformatie nog niet door u afgehandelde verzoeken 3 van 12

5 3 Inloggen Ga via het besloten Gemnet netwerk 1 naar en log-in met uw beheerderinloggegevens 2. Na het inloggen binnen de SesamID dienst komt u in de beheer omgeving van uw eigen organisatie; hier kunt u gebruikers aanmaken en rechten toekennen. Controleer of u daadwerkelijk beheer rechten heeft binnen de SesamID dienst zie Bijlage I Controleer uw beheerrechten. U wordt hieronder stapsgewijs door de hele procedure geleid. 1 Via openbaar Internet is icm een specifiek en persoonlijk PKI Klasse X certificaat ook te benaderen voor beheerders. Eindgebruikers kunnen via openbaar internet inloggen met een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie. 2 Mocht u niet (meer) over dit beheerders-account beschikken neem dan contact op met de KPN Lokale Overheid Servicedesk. Alle berichten van de SesamID dienst worden verzonden vanuit het adres no-reply@gemnet.nl, mocht u een bericht missen dan kunt u hierop (laten) zoeken in uw spamfilter. 4 van 12

6 4 Accounts 4.1 Nieuwe medewerker opvoeren Voor nieuwe medewerkers kunt u eenvoudig een nieuwe account maken. Ga hiervoor naar het startscherm en voer de volgende stappen uit. 1) Klik links in het navigatiescherm onder Mijn verantwoordelijkheden op Mensen. Een venster opent met alle medewerkers die onder uw beheer vallen. 2) Klik rechts onderaan het scherm op de knop Een nieuwe medewerker toevoegen. Een venster opent zich. Velden voorzien van een * zijn verplicht. Een aantal velden hebben een speciaal doel en zijn daarom apart benoemd Gebruikersnaam Dit veld moet uniek zijn binnen de gehele SesamID applicatie adres Dit adres moet uniek zijn binnen de gehele SesamID applicatie SMS Het mobiele nummer waarop u authenticatie codes wilt ontvangen Alternatieve Afwijkend adres waarop u bestellingen wilt ontvangen Straat Postcode en Woonplaats 3) Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan 4.2 Een medewerker verwijderen Het verwijderen van een medewerker kan eenvoudig. 1) Klik links in het navigatiescherm onder Mijn verantwoordelijkheden op Mensen. Een venster opent met alle medewerkers die onder uw beheer vallen. 2) Zoek de betreffende medewerker op. Gebruikt hiervoor het filter door hierop te klikken. 3) Klik aan de rechterzijde op de knop Selecteren bij de desbetreffende medewerker. 4) Klik onderaan het scherm op de knop Verwijderen en klik daarna op Ja om te bevestigen Een account deactiveren In plaats van verwijderen kunt u er ook voor kiezen een account te deactiveren. Klik hiervoor onderaan het scherm op de knop Deactiveren en klik daarna op Ja om te bevestigen. Gedeactiveerde accounts kunt u eenvoudig terugvinden. 1) Klik links in het navigatiescherm onder Mijn verantwoordelijkheden op Mensen. Een venster opent met alle medewerkers die onder uw beheer vallen. 2) Selecteer het filter bij de kolom Gedeactiveerd. Een venster opent waar u aan kunt geven of u gedeactiveerde of geactiveerde accounts wilt zien. 5 van 12

7 4.3 Gegevens van een medewerker wijzigen SesamID biedt u de mogelijkheid om gegevens van een medewerker aan te passen. Het veld Gebruikersnaam is, nadat een account is aangemaakt, niet meer te wijzigen. De velden adres en SMS kunnen alleen door u als beheerder aangepast worden en niet door een eindgebruiker. U dient er wel rekening mee te houden dat indien u een adres wijzigt van een medewerker en deze voor authenticatie doeleinden gebruik maakt van een PKI klasse X certificaat, de toegang mogelijk geweigerd kan worden tot de desbetreffende applicatie daar het adres onderdeel is van het certificaat. Het wijzigen van gegevens bij een medewerker werkt als volgt: 1) Klik links op het scherm onder Mijn verantwoordelijkheden op Mensen. Een scherm opent met alle opgevoerde medewerkers. 2) Zoek de te wijzigen medewerker op. Gebruik hiervoor eventueel het filter 3) Selecteer de medewerker door op de knop Selecteren te klikken. 4) Wijzig de gegevens en kies Opslaan om de gegevens op te slaan. 6 van 12

8 5 Rechten Zodra een gebruiker in SesamID is aangemaakt, kunnen rechten worden toegekend zoals toegang tot specifieke applicaties van KPN Lokale Overheid of derden. Welke rechten aan een gebruiker kunnen worden toegekend verschilt per organisatie. 5.1 Rechten toekennen Alhoewel de gebruiker binnen de SesamID applicatie zijn rechten zelf aan kan vragen beschikt de applicatie over de mogelijkheid dat u als beheerder de rechten voor de gebruiker activeert. Dit kunt u als volgt doen: 1) Klik links in het navigatie scherm onder Servicecatalogus op Verzoek. 2) Een nieuw scherm opent. Klik naast ontvanger op Wijzigen 3) Selecteer betreffende gebruiker of gebruikers. Geselecteerde gebruikers verschijnen aan de rechterzijde van het scherm. Standaard staat uw eigen naam hier ook. Klik hierop om deze te verwijderen indien u de rechten niet voor uzelf aanvraagt. 4) Klik rechts onderaan het scherm op de knop Sluiten 5) U komt weer terug in het hoofdscherm. Bovenin ziet u de naam van de ontvanger staan. Hebt u meer dan één gebruiker geselecteerd, dan staat hier een aantal. 6) Klik op de knop Randapplicaties Een lijst opent met aan te vragen toegangsrechten 7) Selecteer de Producten die u aan wilt vragen. 8) Klik rechtsonder in op de knop Verzoek nu indienen De artikelen zitten nu in uw winkelwagen. en een nieuw scherm opent. 9) Per product kunt u aan de rechterzijde van het scherm een motivatie kwijt alsmede een geldigheidsduur opgeven voor de aangevraagde rechten. 10) Klik rechtsonder in het scherm op de knop Winkelwagentje controleren en indienen en klik vervolgens op Ja om te bevestigen. De rechten worden nu aan de gebruikers toegekend. 7 van 12

9 5.1.1 Werken met sjablonen Indien een nieuwe medewerker standaard altijd bepaalde rechten nodig heeft kunt u ervoor kiezen hiervoor een sjabloon aan te maken. Voer hiervoor de stappen 1 t/m 8 uit hoofdstuk 5.1 uit en volg dan de volgende stappen: 1) Klik boven aan het scherm op uw winkelwagentje. 2) Klik onderaan het scherm op de link Acties. 3) Klik op Sjabloon van winkelwagentje maken. 4) Geef het sjabloon een naam en klik op de knop Sjabloon maken. Het sjabloon is gemaakt en kunt u later gebruiken zie Toekennen rechten op basis van een sjabloon Indien u gebruik wil maken van een sjabloon voert u de stappen 1 t/m 6 uit hoofdstuk 5.1 uit. 1) Klik rechtsonder-in op de link Acties. 2) Klik op Een verzoeksjabloon selecteren. 3) Selecteer het sjabloon dat u toe wilt passen door op de knop Selecteren te klikken. 4) Volg de handelingen zoals beschreven in hoofdstuk 5.1 vanaf stap Rechten accorderen Indien een gebruiker zelf toegang tot een applicatie aanvraagt krijgt u hiervan een mailtje. Als u daarna inlogt op de SesamID applicatie ziet u linksboven in het scherm bij Mijn acties het aantal aanvragen staan. Het aantal wordt in een rood kader weergegeven, zoals afgebeeld. Om aanvragen goed of af te keuren voert u de volgde handelingen uit: 1) Klik links in het navigatie scherm onder mijn acties op Openstaande verzoeken. 2) Per aanvraag kunt u aangeven of u deze toekent of afwijst door een keuze te maken. 3) Na uw keuze kunt u deze motiveren. Deze motivatie wordt in de database opgeslagen voor uw eigen administratie. Keurt u een aanvraag af, dan kan de aanvrager de motivatie inzien. Eventueel kunt u de geldigheid van de aanvraag hier ook nog aanpassen. 4) Klik rechts onder op de knop Goedkeuring opslaan. De rechten worden toegekend aan de aanvrager. 8 van 12

10 5.3 Delegeer applicaties Delegeer applicaties zijn applicaties waarvan de eigenaar zelf eerst het recht van gebruik aan uw organisatie toe moet wijzen voordat u rollen voor toegang tot de applicatie toe kan kennen aan uw medewerkers. Indien uw organisatie toegang tot een dergelijke applicatie nodig heeft dient u eenmalig aan de applicatie eigenaar toestemming te vragen. Dit doet u als volgt: 1) Klik binnen de servicecatalogus op de knop Delegeerapplicaties. 2) Selecteer de gewenste applicatie door een vinkje te plaatsen in het keuzeveld. 3) Klik op de knop Verzoek. U kunt aan rechterkant eventueel een motivatie opgeven. 4) Klik rechtsonder in het scherm op de knop Winkelwagentje controleren en indienen. 5) Bevestig door op Ja te klikken. Het verzoek wordt nu aangeboden bij de eigenaar van de applicatie. Indien deze uw aanvraag goedkeurt vindt u de rollen, die u nodig hebt om toegang te krijgen tot de applicatie, terug onder de knop Randapplicaties onder de servicecatalogus in het hoofdscherm. U kunt deze nu zelf aan uw medewerkers toekennen of uw medewerkers kunnen deze rollen nu zelf aanvragen. KPN lokale Overheid verstrekt slechts het mechanisme om toegang tot een delegeer applicatie aan te vragen. De eigenaar van de applicatie of de partij handelend namens de eigenaar, dient u op de hoogte te brengen dat u, voordat u gebruik kunt maken van zijn applicatie dit proces moet volgen. Tevens zal de applicatie eigenaar of de partij handelend namens de eigenaar bij u aangeven welke rollen u krijgt toegewezen en welke functies daarmee beschikbaar komen. 9 van 12

11 6 Beheerrechten Eindgebruikers hebben standaard geen beheerrechten binnen de SesamID dienst. In de praktijk kan het noodzakelijk zijn om meerdere beheerders binnen uw organisatie op te voeren. 6.1 Toekennen beheerrechten Autorisatierollen kunt u op een vergelijkbare manier toekennen als toegangsrechten. Zie hiervoor hoofdstuk 5.1. Kies hiervoor bij punt 6 Admin rollen in plaats van Randapplicaties U kunt hier kiezen uit twee rollen: Decentrale admin: de beheerder namens deze organisatie kan gebruikers opvoeren, muteren en rechten toekennen. Decentrale sub-admin: een beheerder met deze rechten kan namens deze organisatie uitsluitend gebruikers opvoeren. Een account met deze rechten kan bijvoorbeeld worden gebruikt als het beheer van PKI gebruikers bij een andere beheerder is belegd. 10 van 12

12 7 Organisatie en rapportage 7.1 Organisatie gegevens wijzigen U kunt een aantal gegevens van uw eigen organisatie aanpassen. Voer hiervoor de volgende handelingen uit: 1) Klik onder Mijn verantwoordelijkheden op Organisatie 2) Klik onder Naam op de naam van uw organisatie. Een scherm opent met de gegevens van uw organisatie en de volgende velden: Straat Deze kunt u zelf aanpassen Postcode Deze kunt u zelf aanpassen Plaats Deze kunt u zelf aanpassen Telefoon Deze kunt u zelf aanpassen Fax Deze kunt u zelf aan passen CBS gemeente code Dit veld is alleen door KPN Lokale Overheid aan te passen OIN Nummer Deze kunt u zelf aanpassen KvK Nummer Deze kunt u zelf aanpassen Debiteuren Nummer Dit veld is alleen door KPN Lokale Overheid aan te passen 3) Klik rechtsonder op de knop Opslaan om de wijzigingen op te slaan. 7.2 Rapportage opvragen SesamID biedt u de mogelijkheid een rapport op te vragen van alle opgevoerde gebruikers en de rollen die aan hen zijn toegewezen. Voer de bij punt 7.1 genoemde stappen 1 en 2 uit. 1) Klik rechtsonder in het scherm op de knop Rapport van Medewerkers Een nieuw scherm opent met alle gebruikers en rollen. U kunt deze op verschillende formaten opslaan via de knop Save links boven in het scherm. 11 van 12

13 8 Uitloggen Wij adviseren u altijd als u klaar bent met uw activiteiten binnen SesamID uit te loggen. 1) Klik rechts boven in het scherm op het icoon 2) Kies in het menu Uitloggen. 3) Een nieuw venster opent. Klik op Ja indien u echt uit wilt loggen. 12 van 12