Hoofdmenu > Algemeen > Toegangsbeheer. Voor de ervaren gebruikers :

Transcriptie

1 Pag 1 Voor de ervaren gebruikers : De instelmogelijkheden voor Toegangsbeheer zijn fundamenteel uitgebreid zodat de individuele rechten van gebruikers nauwkeuriger kunnen worden vastgesteld en dat niettoegestane handelingen nog beter worden afgeschermd. Als u in het verleden deze functie heeft gebruikt, dan verdient het aanbeveling om onderstaande instructies door te nemen. Neem na het doornemen contact op met de HelpDesk als u hierna nog vragen heeft. Asperion Customer Support, voorjaar Hoofdmenu > Algemeen > Toegangsbeheer 1 Administratie Beheer functies Deze tekst is alleen belangrijk voor gebruikers die toegang hebben tot de Setup Wizard waarmee de instellingen van de administratie aangepast kunnen worden. Daarnaast moet u ook over Administratie Beheer rechten beschikken. 2 Wat is een Administratie Beheerder? De eerste gebruiker van een zelfstandige administratie (type ISM-1 = zelfstandig abonnement) beschikt over alle modules en alle mogelijkheden per module die bij het afgesloten abonnement horen. Deze gebruiker wordt de Administratie Beheerder (voorheen Manager ) genoemd. De Administratie Beheerder kan nieuwe gebruikers aanmaken (tot het aantal dat bij het abonnement hoort) en bepalen over welke gebruiksrechten elke andere gebruiker kan beschikken. Als de administratie wordt beheerd door een Accountant vanaf het dashboard (type ISM-3 = abonnement via Accountant), dan is de Accountant automatisch de Beheerder van deze administratie. 3 Module structuur Asperion software is opgedeeld in functionele modules die, afhankelijk van het type abonnement, vast aan de administratie gekoppeld zijn. Het recht op het gebruik van modules kan gegeven worden aan bestaande- en nieuw aan te maken gebruikers. Wanneer een accountant vanuit zijn dashboard toegang krijgt tot een administratie, dan bepalen de aan de betreffende administratie gekoppelde modules de beschikbare functionaliteit. Beschikt een administratie dus niet zelf over de module Facturatie, dan heeft de accountant hier in dat geval ook geen beschikking over. Na het inloggen verschijnt het standaard menu, bijvoorbeeld van de module Financieel. Plaats de muispointer over de Module selector linksbovenaan op de menubalk en alle modules worden zichtbaar waar u als gebruiker gebruik van kunt maken. Als u als gebruiker over volledige gebruiksrechten beschikt, dan zijn hier alle modules zichtbaar die bij de administratie horen.

2 Pag 2 Door op een module te klikken, wordt het bijbehorende menu zichtbaar. 4 Gebruikers beheer Ga naar menu Algemeen Setup Wizard Bent u Administratie Beheerder, dan ziet u links onderaan de optie Toegangs beheer als volgt : Klik op Gebruikers voor een overzicht van de gebruikers die toegang hebben tot de administratie : In dit voorbeeld is er sprake van 3 gebruikers waarvan er 1 (de Accountant) toegang heeft via zijn dashboard. De overige 2 gebruikers, waarvan er 1 de Administratie Beheerder is, zijn gebruikers die rechtstreeks inloggen op de administratie. De TAB Verbruik toont het aantal gebruikers gebruikers en de eventuele nog aan te maken gerbuikers :

3 Pag 3 In dit voorbeeld is te zien dat de dashboardgebruiker niet geteld wordt als gebruiker omdat deze onder een ander abonnement (van de Accountant) valt. Als de Accountant niet van een eigen dashboard van Asperion gebruik maakt, dan kan deze als directe gebruiker in de administratie aangemaakt worden. 5 Nieuwe Gebruikers Aanmaken De Administratie Beheerder kan nieuwe gebruikers aanmaken met de knop Toevoegen in het gebruikersoverzicht. Na invoer klik nogmaals op Toevoegen en dan moet de nieuwe gebruiker ook van rechten worden voorzien.

4 Pag 4 Kies voor Facturatie en na Opslaan is de nieuwe gebruiker aangemaakt. BELANGRIJK : Een nieuwe gebruiker die vanuit een administratie op deze wijze is aangemaakt, ontvangt automatisch een met login instructies (gebruikersnaam en wachtwoord). De instructies worden naar het adres gestuurd dat bij het aanmaken is opgegeven. 6 Gebruikers rechten wijzigen De Administratie Beheerder kan bepalen over welke (gebruiks-) rechten elke gebruiker kan beschikken (binnen de mogelijkheden van het afgesloten abonnement). De Beheerder doet dit door het koppelen van Rechten Sets aan gebruikers. Klik op de TAB Overzicht en vervolgens op het TAB Rechten. icoon achter de naam van een gebruiker en op de Nu is zichtbaar over welke rechten een gebruiker beschikt. In het voorbeeld heeft gebruiker slechts de beschikking over de Rechten Set FACTURATIE. Een Rechten Set bepaalt de gebruiksmogelijkheden voor de gebruiker die daarover beschikt. Rechten Sets kunnen eventueel aangepast worden (zie verder). Stel dat we deze gebruiker méér gebruiksrechten willen geven. Klik daartoe op de knop Toevoegen.

5 Pag 5 Nu worden alle Rechten Sets zichtbaar die nog aan deze gebruiker gekoppeld kunnen worden. Dit is mede afhankelijk van het afgesloten abonnement. De gebruiker kan in dit voorbeeld zelfs tot Administratie Beheerder gepromoveerd worden als de bijbehorende Rechten Set wordt gekoppeld. In dit voorbeeld koppelen we, door aanvinken, de Rechten Set FINANCIEEL aan deze gebruiker zodat deze ook boekhoudkundige handelingen kan gaan verrichten. Na Opslaan keren we terug naar het vorige scherm als volgt : Nu is zichtbaar dat de gebruiksrechten voor deze gebruiker zijn uitgebreid. Om Rechten te verwijderen kan het prullenbak icoon gebruikt worden. De laatste Rechten Set kan nooit verwijderd worden om te voorkomen dat een gebruiker rechtenloos wordt en daardoor niet meer kan inloggen. Als dat wel de bedoeling is dan kan de gebruiker met het prullenbak icoon uit de administratie verwijderd worden vanuit het gebruikers overzichtsscherm (zie boven). 7 Over het begrip : Rechten Sets Ga naar menu Algemeen Setup Wizard Bent u Administratie Beheerder, dan ziet u links onderaan de optie Toegangs beheer als volgt : Klik op Beheer Rechten Sets voor een overzicht van alle in de administratie beschikbare Rechten Sets wordt getoond :

6 Pag 6 Met elke module komen standaard templates (sjablonen) van Rechten Sets mee. Deze worden in dit overzicht weergegeven. De Rechten Set Administratie Beheerder komt met elke administratie mee, ongeacht de modules die eraan gekoppeld zijn. Elke Rechtenset bestaat uit een aantal toegestane Operaties. Elke Operatie heeft betrekking op het kunnen uitvoeren van een bepaalde functie. Om te zien uit welke Operaties de Rechten Set FINANCIEEL bestaat, klik dan op het loepje van die Set voor een Preview (fragment) :

7 Pag 7 Elke regel betreft een Operatie. Als deze is aangevinkt, dan kan de gebruiker de bijbehorende functie gebruiken. De Operatie Layout beheer Pdf geeft de gebruiker bijvoorbeeld de mogelijkheid om de Layout Editor voor Pdf s te gebruiken. Als deze operatie niet is aangevinkt, dan zullen de bijbehorende menu items voor deze functie niet te gebruiken zijn, ongeacht de menu s die de gebruiker op enig moment tot zijn beschikking heeft. De rangschikking van de operaties in het overzicht vertoont veel gelijkenis met de structuur van de menu s, maar deze komen, om praktische redenen, niet altijd overeen. 8 Eigen Rechten Sets aanmaken Sjablonen van Rechten Sets kunnen niet gewijzigd worden. Als een Template méér gebruiksrechten bevat dan een Beheerder aan een Gebruiker wil verlenen, dan kan deze een eigen, beperktere Rechten Set aanmaken. Deze Set wordt Administratie specifiek. Om dit te doen, klik dan vanuit het overzicht van Rechten Sets op het dupliceer icoon van een sjabloon en geef de nieuwe set een naam die zo goed mogelijk beschrijft waar- of voor welke gebruikers deze gebruikt gaat worden. Bijvoorbeeld : Boekhouden zonder Setup Wizard. Klik op de TAB Operaties en vink in dit voorbeeld de Operatie Toegang Setup Wizard uit. LET OP : Niet vergeten om onderaan de pagina op Opslaan te klikken om de instelling vast te leggen. Klik vervolgens onderaan de pagina op Terug en de nieuwe set wordt in het overzicht zichtbaar :

8 Pag 8 Vergeet niet om de gebruiker van deze nieuwe Rechten Set te voorzien en tegelijkertijd andere, uitgebreidere Rechten Sets te verwijderen uit het profiel van die gebruiker. Want als een gebruiker over meerdere Rechten Sets beschikt, en 1 van die sets bevat het recht om de Setup Wizard wèl te gebruiken, dan zal de beperking van deze nieuw aangemaakte Rechten Set geen effect hebben. 9 Menu s worden automatisch toegewezen Menu s worden automatisch toegewezen op basis van de operaties die een gebruiker ter beschikking staan. Het kan zijn dat een menu items bevat waar de gebruiker geen recht (meer) toe heeft. Deze menu items worden dan inactief en kunnen niet gebruikt worden. Voorbeeld van een menu als gevolg van de Rechten Set die in het voorbeeld is aangemaakt ( Boekhouden zonder Setup Wizard ). :

9 Pag 9 Door operaties aan- of uit te vinken kunnen de rechten van individuele gebruikers veel nauwkeuriger worden ingesteld als voorheen, toen dit door het aan- en uitzetten van menu items werd gedaan. Om deze reden is de noodzaak tot het bewerken van menu s vervallen. 10 Gebruikers met Beperkte Rechten Zoals eerder beschreven kan de Administratie beheerder voor gebruikers die in principe alle rechten kunnen hebben, om organisatorische- of vertrouwelijkheids redenen deze rechten beperken. Deze gebruikers maken dan gebruik van een rechten set die is ingericht door de beheerder. Naast deze gebruikers kent Asperion ook gebruikers waarvan de gebruiksrechten niet veranderd kunnen worden. Dit zijn gebruikers die in het gebruikersoverzicht worden aangeduid met de type aanduiding Gebruiker (beperkt). Dit type gebruikers hoort bij specifieke abonnementen en modules. De configuratie van een Beperkte Rechten Set is van te voren door Asperion bepaald en kan niet door een Administratie Beheerder veranderd worden. Een voorbeeld van een gebruiker met Beperkte Rechten is een Urenschrijver. Dit is een gebruiker van intime, de urenregistratie module van Asperion. De Urenschrijver kan inloggen en de gewerkte uren invoeren. Ook beschikt deze gebruiker over beperkte rapportagemogelijkheden. Deze gebruiker kan echter niet projecten aanmaken en inrichten, facturatie verzorgen etc. Die laatste mogelijkheden zijn voorbehouden aan gebruikers die over de volledige rechten op de module intime beschikken. Stel dat voor de administratie een abonnement is afgesloten met, naast de modules Financieel en Facturatie (samen genoemd inbalance) ook de module intime. Dan heeft deze administratie recht op 2 extra gebruikers die over de beperkte rechten voor Urenschrijvers beschikken. Het verbruiksoverzicht kan er dan als volgt uitzien : Omdat de overige 3 gebruikers ook toegang tot intime gegeven zouden kunnen worden, beschikt de administratie nu dus over maximaal 5 gebruikers van deze module waarvan er 2 alleen maar Urenschrijvers kunnen zijn. We voegen nu een gebruiker toe die alleen maar uren mag schrijven en verder niets in de administratie mag doen als volgt :

10 Pag 10 Na het Toevoegen kan een Rechten Set gekozen worden : Vink aan dat het een Beperkte gebruiker moet worden en dan worden de beschikbare beperkte Rechten Sets zichtbaar : Vink de juiste Set aan en klik op Opslaan. In het gebruikersoverzicht wordt bij het gebruikerstype aangegeven dat het een Beperkte gebruiker betreft.

11 Pag 11 Het verbruiksoverzicht ziet er dan als volgt uit : Beperkte gebruikers zullen i.h.a. maar over 1 beperkte set beschikken. Want naarmate er meer gebruiksmogelijkheden voor de gebruiker nodig zijn dan loont het vaak om er een gewone gebruiker van te maken die over alle rechten kan beschikken. 11 Instellen in welke module een gebruiker een administratie opent Het het menu Algemeen > Mijn Instellingen > Mijn menu s kan een gebruiker zelf bepalen met welk menu (module) de administratie na het inloggen wordt geopend. Als de hoofdtaak bijvoorbeeld Facturatie is, dan ligt het voor de hand om voor dit menu te kiezen Copyright Asperion V 4.2