Handleiding Site to Edit Module Documenten

Transcriptie

1 THAR Design Kipboomweg RC AGELO Website: KvK nummer: BTW nummer: NL B01 Rekeningnummer: Handleiding Site to Edit Module Documenten Aanvulling op Handleiding Algemeen - Release Getest met de onderstaande browsers!

2 Algemeen Hartelijk dank voor de aanschaf van een Site to Edit *) website beheer systeem. Met Site to Edit kunt u zelf simpel en snel uw website beheren. Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk om de mogelijkheden van Site to Edit optimaal te kunnen benutten. In deze handleiding wordt uitsluitend de module Documenten besproken. Voor de basiswerking van ons Site to Edit systeem verwijzen wij u graag naar de Handleiding Algemeen. Inhoud Algemeen... 2 Hoofdmenu... 3 Documenten... 3 Klanten... 4 Klanten beheren... 4 Rubrieken... 5 Nieuwe rubriek aanmaken... 5 Rubriek verwijderen... 5 Rubriek wijzigen... 5 Rubriek verplaatsen... 6 Documenten... 6 Documenten toevoegen... 6 Documenten verwijderen... 7 Documenten wijzigen... 7 Documenten toevoegen in het menu... 7 Website... 8 Documenten op de website... 8 *) Site to Edit is een merknaam van Charihil Holding b.v.. De merknaam Site to Edit is in licentie gegeven aan BROSIS IT diensten b.v.. Pagina 2 van 8 Handleiding Site to Edit TM - Documenten

3 Hoofdmenu Na het inloggen komt u in het hoofdmenu van de website. Van hieruit kunt u naar de verschillende modules van Site to Edit. Elke module heeft een eigen functie. Als u een bepaalde module niet hebt aangeschaft, dan zal hij niet in het hoofdmenu verschijnen. In uw hoofdmenu staat in ieder geval de module Documenten er bij. Documenten Met de module Documenten, kunt u op een beveiligde manier documenten aan uw klanten ter beschikking stellen. De documenten kunnen in rubrieken worden ingedeeld. Een klant moet ingelogd zijn om zijn documenten te kunnen bekijken en/of downloaden. Klanten zien alleen documenten die specifiek aan hen gekoppeld zijn. De documenten beveiligd tegen het opvragen door onbevoegden. U kunt de Documenten per taal instellen. Wanneer er vanuit het hoofdmenu voor de module Documenten wordt gekozen, verschijnt onderstaand scherm: THAR Design Pagina 3 van 8

4 Klanten Ga via het hoofdmenu naar Documenten Klik op Klanten Er verschijnt nu een overzicht van de reeds aanwezige klanten Klanten beheren Klik in het overzicht van de aanwezige klanten op Beheer Er verschijnt nu een scherm, waarin u gebruikers aan de groep Documenten kunt toevoegen of uit de groep Documenten kun verwijderen: N.B.: Gebruikers in de linkerkolom kunnen aan de groep Documenten worden toegevoegd door ze aan te vinken en op Selectie toevoegen te klikken Gebruikers in de rechterkolom zijn al als klant aangemeld. Door ze aan te vinken en op Selectie verwijderen te klikken, kunnen ze weer uit de groep Documenten worden verwijderd. Als u een gebruiker uit de groep Documenten verwijdert, dan worden eventueel aan hem gekoppelde documenten NIET verwijderd. Wanneer de betreffende gebruiker later weer als klant wordt toegevoegd aan de groep Documenten, dan komen de documenten ook meteen weer voor hem beschikbaar. Pagina 4 van 8 Handleiding Site to Edit TM - Documenten

5 Rubrieken Documenten worden altijd gekoppeld aan een rubriek. Op de website worden de documenten ook per rubriek getoond. Het overzicht toont alle aanwezige rubrieken. Nieuwe rubriek aanmaken Ga naar Documenten Klik op de knop Rubrieken en vervolgens op Toevoegen o Geef de Naam van de rubriek op o Geef aan op de rubriek op de website Zichtbaar is o Voer eventueel een Beschrijving in o Geef aan of de rubriek voor Alle klanten bedoeld is of voor specifieke klanten Klik op Opslaan De rubriek is aangemaakt, u ziet het overzicht van de reeds aangemaakte rubrieken. Rubriek verwijderen Klik op achter een rubriek. Let op: een rubriek kan alleen verwijderd worden als er geen documenten (meer) aan gekoppeld zijn. Rubriek wijzigen Klik op de naam van de rubriek U kunt nu alle gegevens van de rubriek aanpassen Klik op Opslaan THAR Design Pagina 5 van 8

6 Rubriek verplaatsen U kunt de volgorde van de rubrieken aanpassen. Hiervoor wordt hetzelfde drag en drop systeem gebruikt als bij de Pagina s. 1. Zet uw muisaanwijzer op de rubriek die u wenst te verplaatsen 2. Hou nu de linker muisknop ingedrukt en sleep de rubriek naar de plaats waar u deze wilt hebben staan. De stippellijnen geven aan waar de rubriek komt te staan. Als een rubriek subrubrieken heeft, dan worden deze ook verplaatst. 3. Laat de muisknop los 4. Als alles goed staat, klikt u rechtsboven op Opslaan Documenten Documenten worden altijd gekoppeld aan één specifieke klant. Voordat u documenten kunt toevoegen, dient u eerst een klant te selecteren. Documenten toevoegen Ga naar Documenten Klik op de knop Documenten en selecteer een klant uit de keuzelijst De aanwezige documenten van de gekozen klant worden nu getoond Klik vervolgens op Toevoegen Er verschijnt nu een scherm waarin u tot 5 documenten per keer kunt toevoegen aan de geselecteerde klant: Pagina 6 van 8 Handleiding Site to Edit TM - Documenten

7 U kunt documenten selecteren met behulp van de knop Bladeren Geef van elk document aan tot welke rubriek het behoort, door de rubriek te kiezen uit de keuzelijst Klik op Uploaden Tijdens het uploaden verschijnt een animatie De documenten staan nu op een beveiligde plaats op de server, u ziet nu weer het overzicht van de aanwezige documenten van de gekozen klant Documenten verwijderen Ga naar Documenten Klik op de knop Documenten en selecteer een klant uit de keuzelijst De aanwezige documenten van de gekozen klant worden nu getoond Klik op achter een document en bevestig de vraag of u het document wilt verwijderen Documenten wijzigen U kunt de gegevens van een document niet wijzigen. Mocht u een document aan een verkeerde klant of aan een verkeerde rubriek hebben gekoppeld, dan dient u het document te verwijderen en opnieuw te uploaden met de juiste gegevens. Documenten toevoegen in het menu Om de klant toegang te geven tot zijn documenten, moeten deze in het menu worden opgenomen: Ga naar Pagina s Maak een nieuwe pagina Geef een naam, titel en bestandsnaam op Kies bij Speciale pagina Documenten Klik op Opslaan Zet de menuoptie op de juiste plek THAR Design Pagina 7 van 8

8 Website Documenten op de website Als klanten de aan hen gekoppelde documenten willen bekijken, moeten ze ingelogd zijn. Er moet dan ook op de website een mogelijkheid worden geboden om in te loggen. De speciale pagina Documenten heeft voor elke (sub)rubriek een eigen menukeuze, maar de rubrieken kunnen ook op de pagina zelf gekozen worden: Zodra de klant een rubriek heeft geselecteerd, verschijnen de documenten die aan de betreffende rubriek gekoppeld zijn: Pagina 8 van 8 Handleiding Site to Edit TM - Documenten