BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015)

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015)"

Christian Jacobus Veenstra
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

BVBA KMO-zone, Klein Boom 7 2580 Putte (Mechelen) Tel: (015) 76 74 10 Fax: (015) 75 65 76 info@servico.

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding SwingOffice Documenten BEHEER Via deze menu kunnen de Word templates, de default bijlagen en de logo s (achtergronden) ingesteld worden Word templates Via deze tab kunnen de standaard Word templates, die via mail merge in Word het document personaliseren, ingesteld worden Hier kan je de 4 mogelijke Word documenten instellen die gebruikt worden via SwingTravel-verkoop dossier documenten Er zijn voor elke type van de 4 documenten standaard templates beschikbaar op de website van Servico - customer support - handleidingen - Standaard documenten SwingTravel.net - Word basisdocumenten TIP: je vertrekt best altijd van deze templates omdat daarin de merge codes die mogelijk zijn allemaal ter beschikking zijn Code document: Selecteer met het icoon het document waarvoor u de template wil instellen

Code taal: Selecteer met het icoon voor welke taal van de klant u de template wil instellen Type: Selecteer met het icoon of u een template wil toekennen aan een bepaald type klant of een agentschap

2 Code taal: Selecteer met het icoon voor welke taal van de klant u de template wil instellen Type: Selecteer met het icoon of u een template wil toekennen aan een bepaald type klant of een agentschap Firma: Selecteer met het icoon voor welke firma u de template wenst in te stellen Code: Naargelang het type dat je kiest kan je hier een type klant (bedrijf, particulier, reisagent, andere) of een agentschap kiezen met het icoon Voor elke lijn die je maakt via komt er onderaan ook een map met herneming van de geselecteerde instellingen. De nummering volgt de nummers bovenaan. Via kan je een ingestelde lijn verwijderen. Document invoegen Rechts hebt u nu de mogelijkheid om per nummer het document met de template in te slepen vanuit de Windows verkenner. Bestaand document aanpassen Als u een bestaand document wenst aan te passen dan save je het huidige document lokaal op je eigen pc. Open dit via de Windows verkenner en doe de nodige aanpassingen Save dit document opnieuw lokaal op je eigen pc In het beheer van de templates verwijder je nu het oude document en je sleept het nieuwe in de plaats. TIP: om te bewaren Vertrek altijd van de standaard templates van Servico als u een nieuw document wenst te maken. Anders werkt het ophalen van de data uit de database mogelijk niet. Default bijlagen Via deze tab kunnen bijlagen die moeten meegestuurd worden met een Verkoopfactuur of Bestelbon via mail ingesteld worden 2 van 5 Last saved: BY

Code document: Selecteer met het icoon het document waarvoor u de bijlage wil instellen Code taal: Selecteer met het icoon voor welke taal van de klant u de bijlage wil instellen Type: Selecteer met

3 Code document: Selecteer met het icoon het document waarvoor u de bijlage wil instellen Code taal: Selecteer met het icoon voor welke taal van de klant u de bijlage wil instellen Type: Selecteer met het icoon of u een bijlage wil toekennen aan een bepaald product, type klant of een agentschap Firma: Selecteer met het icoon voor welke firma u de template wenst in te stellen Code: Naargelang het type dat je kiest kan je hier een product code, type klant (bedrijf, particulier, reisagent, andere) of een agentschap kiezen met het Wanneer je met SwingCount werkt dan is het ook mogelijk om specifieke bijlagen toe te voegen gekoppeld aan een SwingCount Verkoopfactuur. icoon Je dient eerst de juiste module en het document waarbij de bijlage moet meegestuurd worden. Bijlage toevoegen Onderaan hebt u nu de mogelijkheid om per nummer de documenten als bijlage in te slepen Dit kunnen er meerdere zijn (bij voorkeur.pdf) Wanneer je met SwingTour werkt dan is het ook mogelijk om specifieke bijlagen toe te voegen gekoppeld aan een package of product. Voor bijlage aan package of product moet je eerst bovenaan een filter ingeven van één of meerdere producten of packages, dan zelfde werkwijze als hiervoor. Reden is dat de tabel te groot gaat worden met alle bijlages aan alle producten en packages. 3 van 5 Last saved: BY

4 Voor elke lijn die je maakt via komt er onderaan ook een map met herneming van de geselecteerde instellingen. De nummering volgt de nummers bovenaan Je kan ook een reeks bijlages importeren via de optie Bijlagen Via kan je een ingestelde lijn verwijderen Bijlage toevoegen Onderdaan hebt u nu de mogelijkheid om per nummer de documenten als bijlage in te slepen Dit kunnen er meerdere zijn (bij voorkeur.pdf) Logos Wanneer u logo s of achtergronden wenst te gebruiken op de afdruk van de documenten dan dien je deze hier eerst op te laden in het systeem. Bij voorkeur.jpg bestanden Logo toevoegen Gewoon het.jpg bestand in het daartoe bestemde vak slepen Logo verwijderen Op het bestand op de rechtermuis knop klikken en verwijderen kiezen 4 van 5 Last saved: BY

Default folders Via dit programma kunnen default folders worden ingesteld die zullen gebruikt worden in de Travel dossiers of Tour PO s documenten tab s Kies eerst Document manager Tour boeking of

5 Default folders Via dit programma kunnen default folders worden ingesteld die zullen gebruikt worden in de Travel dossiers of Tour PO s documenten tab s Kies eerst Document manager Tour boeking of Travel boeking Met kan een folder worden toegevoegd Rechts van het scherm kan je bij Documents aanduiden welke documenten automatisch in de geselecteerde map moeten gezet worden Bij het drukken van deze documenten zal een copy van de.pdf in de juiste map komen 5 van 5 Last saved: BY

Vergelijkbare documenten

BVBA KMO-zone, Klein Boom 7 2580 Putte (Mechelen) Tel: (015) 76 74 10 Fax: (015) 75 65 76 info@servico.be. SwingLine : portaalsite voor de reisagent

BVBA KMO-zone, Klein Boom 7 2580 Putte (Mechelen) Tel: (015) 76 74 10 Fax: (015) 75 65 76 info@servico.be Handleiding SwingLine : portaalsite voor de reisagent Via deze website kan je bij de aangesloten