Fleet Pack Scan2FleetPack

Transcriptie

1 Fleet Pack Scan2FleetPack Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 1 WAAROM SCAN2FLEETPACK?... 1 INSTALLATIE... 2 DOWNLOADEN... 2 CONFIGURATIE... 4 GEBRUIK... 5 Het programma openen... 5 Inscannen en uploaden... 6 Manueel scans toevoegen... 6 PROBLEEM OPLOSSINGEN... 8 Scan2FleetPack opstarten lukt niet Ik heb geen internet verbinding... 8 Mijn scan komt niet in de lijst voor Scan2FleetPack Verwijderen CONTACT Waarom Scan2FleetPack? Scan2FleetPack is ontwikkeld door Dragintra Fleet Services om ism. Fleet Pack het scans te beheren die betrekking hebben op het beheer van uw wagenpark. U scant uw document naar de Scan2FleetPack software, u wijst de betreffende informatie toe aan het document en laad het bestand in Fleet Pack. Zo kan u steeds uw documenten beheren en raadplegen.

2 Installatie Downloaden 1. Open Internet Explorer (Dit is aangeraden voor een vol automatische installatie) 2. Surf naar : 3. Klik op Install Belangrijk om weten is dat u moet voldoen aan de benodigde componenten. Indien niet, zal het programma niet kunnen starten. Voor meer informatie kan u de links aanklikken op de pagina.

3 4. Kies vervolgens om het programma te downloaden en daarna te starten 5. Het programma gaat gedownload worden en automatisch geïnstalleerd worden. 6. Bij het opstarten na eerste installatie of een upgrade krijgt u het configuratiescherm te zien.

4 Configuratie U kan steeds het configuratiescherm raadplegen via het hoofdmenu File met submenu Configuration. Wanneer u het configuratiescherm opent kan u de volgende zaken aanpassen: Scan path ProcessedScanPath List Download Frequency Language Username Password De map waar de bestanden naar gescand worden. U kan zelf een map kiezen door op Select a folder te klikken. Wanneer de bestanden op de server zijn geplaatst zal de lokale versie van het bestand opgeslagen worden in deze map. Zo kan u beslissen om het bestand te raadplegen voor andere doeleinden indien u geen andere elektronische kopie meer zou hebben. De download frequentie, uitgedrukt in uren, van de data die nodig is om de bestanden te koppelen. Hier kan u een keuze maken in welke taal u het programma wil gebruiken. Uw loginnaam zoals op de website van Fleet Pack Uw paswoord zoals op de website van Fleet Pack Druk op Save settings om uw instellingen te bewaren

5 Gebruik Het programma openen Scan2FleetPack kan steeds via de tray icons in Windows geraadpleegd worden. Ook zal Scan2FleetPack de tray korte informatieve berichten weergeven. Wanneer u dubbelklikt op het Scan2FleetPack tray icoon kan u het programma openen. Via het startmenu kan u onder uw programma s de map Dragintra Fleet Services vinden. Klik op Scan2FleetPack om het programma te starten.

6 Inscannen en uploaden 1. U scant uw document in als PDF (Portable Document Format). Belangrijk is dat u de scan opslaat in de doelmap overeenstemmend met de gekozen map in Scan2FleetPack (zie Configuratie van Scan2FleetPack). Bij het inscannen van meerdere papieren die tot een zelfde document behoren, moet u hiervan één PDF bestand maken (dit dmv. uw scaninstellingen of het manueel combineren van PDF bestanden). (cfr. Een contract heeft meerdere pagina s. Deze pagina s zitten in contract.pdf). Voor een optimale balans tussen bestandsgrootte en scankwaliteit is het aan te raden A4 documenten op 150dpi als grijswaarden in te scannen. Wanneer kleur van belang is zet u de grijswaarden op kleur. (Meer informatie over PDF kan u vinden via: 2. Indien dit correct verloopt krijgt u het bestand te zien in de Scans -lijst. In de Scans -lijst selecteert u het bestand dat u wil toewijzen. Onderaan geeft u de juiste gegevens in: Delete / Open Type Document date Database Plate Het geselecteerde document uit de lijst verwijderen of openen Het type van het document De datum vermeld op het document (bijvoorbeeld: factuurdatum) Kies hier de naam van het bedrijf waarvan u de nummerplaten wil zien. Hier maakt u de selectie van de juiste nummerplaat van de auto. Wanneer u het bestand wil openen in Acrobat Reader klikt u op Open Wanneer u het bestand wil verwijderen klikt u op Delete Indien u klaar bent met de invoering van uw gegevens klikt u op Upload en zal het bestand naar de server gestuurd worden.

7 3. Bij het versturen komt het bestand tijdens het versturen in de Upload Queue, welke men kan bekijken als men de volgende tab aanklikt. Indien u toch wenst op het laatste moment het uploaden naar de server te staken kan u op de knop Delete all klikken. Dit zal alle bestanden verwijderen die in de Upload Queue zitten 4. Wanneer bestanden correct op de server zijn geplaatst kan u deze terugvinden onder de tab Processed. Wanneer u de PDF bestanden fysiek van uw computer wil verwijderen drukt u op Delete all, de bestanden op de server blijven bestaan.

8 Manueel scans toevoegen 1. Indien u via een andere bron een pdf bestand aankrijgt kan u deze toevoegen aan de lijst van scans door één of meerdere bestanden in het programma te slepen. Probleem oplossingen Scan2FleetPack opstarten lukt niet. Wanneer u het programma opstart zal deze proberen een update uit te voeren via het internet. Als het programma niet correct geüpdatet werd kan het zijn dat deze niet start. Oplossing: U verwijdert het programma van uw computer en u installeert opnieuw het programma zoals beschreven in de download en installatie procedure op pagina 2 van deze handleiding. Wanneer de problemen zich blijven voordoen neem contact op met uw netwerkbeheerder. U moet zeker de benodigde componenten installeren alvorens u de installatie start. De links naar deze componenten zitten in uw Microsoft Windows update. Wanneer u deze updates niet op uw computer heeft geïnstalleerd kan u alsnog de benodigde onderdelen manueel downloaden via de installatiepagina

9 Ik heb geen internet verbinding U wil de bestanden uploaden maar hebt nog geen internet verbinding. Wanneer u naar de software scant kan u alle informatie al toewijzen aan ieder bestand. Wanneer u terug internetverbinding heeft kan u alsnog de bestanden naar Fleet Pack sturen. Oplossing: Neem contact op met uw netwerkbeheerder. De meest voorkomende problemen doen zich voor op het vlak van de firewall instellingen, het aanmelden van de applicatie binnen het netwerk en/of foute instellingen op de client-pc.

10 De lijsten (dropdowns) zijn leeg. Uw login gegevens dienen voor Scan2FleetPack te synchroniseren met de online databank. Zo krijgt u de meest up-to-date lijst van nummerplaten en types te zien in uw software. Wanneer deze synchronisatie niet lukt zullen de lijsten immers leeg blijven. Oplossing: Wees zeker dat u toestemming hebt gekregen van Dragintra Fleet Services om uw login gegevens ook te gebruiken voor Scan2FleetPack. Indien u dit nog niet heeft gekregen moet u contact opnemen met Dragintra Fleet Services, zie het contact onderdeel van deze handleiding. De meest voorkomende reden is een probleem met het bedrijfsnetwerk. Vraag uw netwerkbeheerder voor bijstand. Bij grotere netwerken moet Scan2FleetPack manueel toegang gegeven worden om connectie te kunnen maken met het internet. Hierbij moet rekening gehouden worden dat ook downloads op uw pc zijn toegelaten. Dit kan in de meeste gevallen enkel door de netwerkbeheerder opgelost worden. Kijk ook uw internet opties na via Scan2FleetPack.

11 Scan2FleetPack verwijderen U kan zelf Scan2FleetPack volledig verwijderen van uw PC. Bij grote updates (bvb van versie 1.x.x.x naar versie 2.x.x.x) kan het zijn dat u manueel een vorige versie van Scan2FleetPack moet verwijderen van uw PC. Oplossing: 1. U opent uw start menu en gaat naar control panel. 2. U kiest onder de titel Programs > Uninstall a program.

12 3. U kiest vervolgens uit de lijst de laagste versie en klikt op uninstall/change. U volgt vervolgens de stappen die gevraagd worden om de applicatie te verwijderen.

13 Scan2FleetPack stopt na een tijd met werken. Scan2FleetPack werkt zonder problemen, maar wanneer u een aantal scans verder bent stopt het programma met werken. Oplossing: De meest voorkomende reden is software van een derde partij. Virusscanners, firewalls en andere beveiligingssoftware proberen de datastroom te analyseren en kunnen deze op de achtergrond blokkeren. Indien een blokkering zich voor doet terwijl Scan2FleetPack aan het uploaden is stopt het programma met werken. Indien het probleem zich blijft voordoen moet u contact opnemen met uw netwerkbeheerder. Wanneer ik klik op een scan stopt Scan2FleetPack met werken. Wanneer u op een scan uit uw lijst klikt, stopt Scan2FleetPack met werken. Zolang u dit niet doet blijft het programma echter naar behoren werken. Oplossing: U moet zeker zijn dat Adobe Acrobat Reader op uw systeem geïnstalleerd werd. Deze gratis software is nodig voor de voorbeeldweergave van uw pdf scans. U kan deze vinden op de website van Adobe ( Mocht na het installeren het probleem zich blijven voordoen moet u uw computer herstarten. Contact België Dragintra bvba Selstbaan Kapellen +32 (0) info@dragintra.com