Gebruik van formulierkasten

Transcriptie

1 Gebruik van formulierkasten 14 augustus 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Formulierkasten Voorbereiding Bepalen fysieke locatie van de kast Formulierkast maken Formulierkast aan een scherm koppelen Rechten instellen op formulierkast Locatie op Wis@d server vastleggen Formulieren in de kast plaatsen Fiche aanmaken voor formulier Versienummer aanduiden Formulieren uit de kast halen

3 1 Formulierkasten Inleiding bevat de mogelijkheid om gebruik te maken van formulierkasten. De bedoeling van formulierkasten is om op eenvoudige wijze formulieren te verspreiden onder de clients. Specifiek gemaakte formulieren moeten niet meer naar elke gebruiker in uw school doorg d worden. Je kan je zelfgemaakte formulieren in de gemeenschappelijke kast plaatsen, waaruit de gebruiker ze eenvoudig kan ophalen. Het principe van kasten kan ook gebruikt worden voor andere documenten. Documentkasten kunnen gebruikt worden om allerhande documenten in op te slaan. Je kan het gebruik van documentkasten vergelijken met het bijhouden van documenten in een echte houten of stalen kast in je bureau. Documenten die in digitaal formaat opgeslagen worden, kunnen steeds geraadpleegd worden: sollicitatiebrieven, doktersbriefjes, rapporten, brieven voor strafstudies, foto s... Het gebruik van documentkasten en fotokasten wordt beschreven in aparte handleidingen. Deze handleiding behandelt enkel het gebruik van formulierkasten. 2

4 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN Voorbereiding Bepalen fysieke locatie van de kast Kasten in Wis@d kunnen dus gezien worden als een digitale voorstelling van een echte kast. Een kast heeft een fysieke plaats, locatie in het kantoor. Zo ook in Wis@d. Je hebt verschillende plaatsen waar je een kast kan plaatsen: op de Wis@d server zelf, op een ftp-server, op een http-server of gewoon in een map op je eigen pc. Je moet eerst weten waar je de formulieren wil bijhouden, alvorens je de volgende stappen kan uitvoeren Formulierkast maken Indien je op een server werkt die door Wisa beheerd wordt (ASP) en je wil dat de formulieren in een door Wisa beheerde kast bewaard worden, neem dan contact op met de helpdesk (016/ of [email protected]). De helpdesk zal dan je formulierkast configureren. Zodra je bericht krijgt dat de kast gedefinieerd is, kan je verder gaan met hoofdstuk 1.3 Formulieren in de kast plaatsen. Wens je zelf de formulierkast te beheren, ga dan naar Extra - Beveiliging - Document kasten en klik op de knop Formulierkast maken Figuur 1.1: Overzicht document kasten

5 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN 4 Figuur 1.2: Locatie opgeven Vul de locatie in waar de formulieren bewaard worden en klik op OK. De standaardwaarden worden reeds opgevuld, je laat deze best staan zoals ze worden voorgesteld. Figuur 1.3: Standaarwaarden ingevuld Code Standaard wordt hier FORMS gekozen. (Indien je later zelf andere kasten gaat aanmaken, kies je de code uiteraard zelf. De code moet wel uniek zijn) Omschrijving Beschrijving van het soort documenten die zich in de kast bevinden.

6 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN 5 URI (Uniform Resource Identifiers) Dit is de plaats en de naam van de fysieke kast. Het Wis@d programma moet weten waar, en via welke naam het een bepaalde kast kan bereiken. Je hebt 4 mogelijkheden: Je wil de formulieren plaatsen in een kast op de Wis@d server. Dan gebruik je volgende notatie: Svr://[locatie]/ voorbeeld : Svr://Formulieren/ (Het eigenlijke pad van de locatie bepaal je via het Wis@d serverbeheer zoals wordt beschreven in punt 1.2.3) op een ftp-server: ftp://user:[email protected]/[locatie]/ voorbeeld : FTP://jan:wwjan@onzekastservernaam/kasten/formulieren/ op een http-server: of op je eigen pc: file:///[locatie]/ Tabel Tabelnaam uit de databank die rechtstreeks verband houdt met het soort documenten dat in de kast bewaard wordt. Indien dit formulierbestanden zijn, moet hier de tabel FORMU- LIER ingevuld worden. (Voor Personeelsdocumenten is dit de tabel PERSONEEL, voor Leerlingdocumenten is dit de tabel LEERLING) Veld Hier vul je het ID veld van de gekozen tabel in. Voor de formulieren is dit M ID.(Voor PERSONEEL is dit PS ID, Voor LEERLING is dit LL ID.) We raden aan om als veld steeds het ID van de gekozen tabel te nemen. Op die manier zijn de documenten zeker op een unieke manier aan een formulier, leerling of personeelslid gebonden. Extenties De mogelijke extenties van documenten die je in de kast wenst te plaatsen (*.doc, *.rtf, *.xls, *.arf,...) Als je hier waarden ingeeft, werkt dit als een beperking op het soort documenten die in de kast mogen. Indien niet ingevuld, kan je alle mogelijke documenten in de kast plaatsen Sjabloon bestandsnaam Dit veld is niet van toepassing op formulierkasten. Sjabloon referentie 1 Dit veld is niet van toepassing op formulierkasten.

7 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN 6 Sjabloon referentie 2 Dit veld is niet van toepassing op formulierkasten. Sjabloon kast Dit veld is niet van toepassing op formulierkasten. Klik op de diskette om de fiche van de kast te bewaren Formulierkast aan een scherm koppelen Je moet aan het Wis@d programma duidelijk maken in welke schermen de gebruiker zal kunnen werken met welke kasten. Het programma heeft immers een uniek nummer (ID) nodig om het correcte document uit de kast aan het juiste personeelslid, de juiste leerling, het juiste formulier te koppelen. Een documentkast waarin documenten ivm personeel zitten, koppel je aan schermen die verband houden met personeel; een documentkast waarin leerlingdocumenten zitten, koppel je aan schermen die verband houden met leerlingen. Een documentkast waarin formulieren zitten (=formulierkast), koppel je aan schermen die verband houden met formulieren. Vanuit de fiche van de formulierkast ga je in de linkerzone via Schermen naar het scherm waar je kan aanduiden in welke schermen de formulierkast voor de gebruikers beschikbaar is. Je zal zien dat hier reeds de schermen Extra Formulieren afdruk en Extra formulieren fiche zijn toegevoegd. Dit zijn alle schermen die nodig zijn om je zelfgemaakte formulieren in een kast te kunnen stoppen. Figuur 1.4: Kast aan scherm koppelen

8 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN 7 Indien je documenten ivm personeel zou willen opslaan in een specifieke kast voor personeel, dan koppel je deze kast bijvoorbeeld aan het scherm PS Steekaart Fiche. Figuur 1.5: Kast aan personeelsfiche koppelen Bijvoorbeeld bij een nieuwe personeelslid kan de solicitatiebrief digitaal bijgehouden. Dit kan vanuit het scherm Personeel - Steekkaarten - Fiche, via (tabblad) Start - Documenten. Figuur 1.6: Fiche personeel

9 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN 8 Figuur 1.7: Externe documenten Klik op om de documentwizard op te starten. Figuur 1.8: documentwizard Je ziet dat automatisch de kast wordt voorgesteld die je in de vorige stap aan het scherm Ps Steekkaart fiche had gekoppeld. Verdere uitleg rond het gebruik van documentkasten voor personeel, leerlingen,... vind je in een aparte handleiding.

10 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN Rechten instellen op formulierkast Vanuit de fiche van de formulierkast ga je in de linkerzone via Rechten naar het scherm waar je kan aanduiden welke gebruiker rechten heeft op de formulierkast. Figuur 1.9: Rechten op de kast toekennen Vink alle vinkjes aan bij het profiel dat alle rechten heeft op de kast (formulieren in kast plaatsen, formulieren overschrijven). Je kan de vinkjes rechtstreeks in het overzicht aanvinken. Bewaar je wijzigingen door op het -icoontje te klikken. Bij profielen die formulieren uit de kast mogen ophalen, vink je het vinkje Openen aan. Klik op de diskette en vervolgens op de knop Verwerken om al je wijzigingen te bewaren.

11 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN Locatie op server vastleggen Deze stap is noodzakelijk als je in stap gekozen hebt voor een locatie op de Indien je voor een andere locatie gekozen hebt (ftp, http of file) of als je op een server werkt die door Wisa beheerd wordt (ASP) en je wil dat de formulieren in een door Wisa beheerde kast bewaard worden, dan kan je deze stap overslaan. Zoniet, dan moet je via het serverbeheer de locatie van de map op de server aanduiden. Doel hiervan is om effectief aan te duiden waar ergens op de server (op welke schijf) de documentkast staat die je in stap hebt aangemaakt. Maak via de Windowsverkenner, een map (vb. Formulieren) aan op de server. Start het server beheer programma op. (start - programma s - wisa administratie - server) Er verschijnt een icoontje rechts onderaan op het scherm. Klik hier rechts op, en kies voor Beheer Wisa Administratie server Klik dan in de linkerzone op Locaties. Figuur 1.10: Beheerserverlocatie Voeg een locatie toe door op te klikken, vul onderaan het scherm de fiche in, en verwijs naar de map die je net hebt aangemaakt. Klik dan op het icoon om de locatie te bewaren. Vooraleer je de volgende stap kan uitvoeren, moet je de Wis@d server stoppen en herstarten. OPGEPAST : dit moet je doen als er geen clients meer verbonden zijn met de Wis@d server, anders wordt hun werk onderbroken! Sluit het Wis@d Beheer af.

12 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN Formulieren in de kast plaatsen Vanaf nu kan je eigengemaakte formulieren in de kast plaatsen. Andere gebruikers zullen dit formulier ook kunnen gebruiken, zonder dat je het desbetreffende formulier naar iedereen moet doormailen Fiche aanmaken voor formulier Ga naar Extra - Systeemgegevens - Formulieren - Fiche. Maak een fiche aan voor je formulier. Sla deze fiche op. Klik op Figuur 1.11: Fiche De map waarnaar je verwijst in de fiche van het formulier, wordt geopend. De Windows verkenner positioneert zich op het desbetreffende formulier. Klik op Openen ter bevestiging dat je dit formulier daadwerkelijk in de kast wil plaatsen. Het programma kopieert hierdoor het formulier en plaatst het in de kast.

13 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN Versienummer aanduiden Nadat je het formulier voor de eerste keer hebt verspreid, kan het zijn dat je nog aanpassingen doet aan het formulier. Indien je wenst dat de gebruikers automatisch je nieuwe versie krijgen, moet je het versienummer hebben opgegeven in het formulierontwerp zelf. Je kan dit versienummer aanduiden als volgt : open het formulier in de formuliergenerator (FastReport) en ga naar Rapport - Opties - Beschrijving. Figuur 1.12: FastReportVersie Vul een versienummer in, klik OK, en sla de wijzigingen in het formulier op. De volgende keer dat je het formulier zou wijzigen, wordt het versienummer (Build) hier automatisch opgehoogd. Je moet er dus niet telkens aan denken om dit hier mee aan te passen. Wat je wel moet doen telkens je het formulier wijzigt, en je wil dat de gebruikers de gewijzigde versie krijgen, is het meest recente versienummer in de fiche van het formulier in Wis@d ophalen. Ga hiervoor in Wis@d naar Extra - Formulieren - Fiche, en zoek de fiche op. Klik op naast het veld versienummer. Het versienummer uit het formulier wordt opgehaald. Figuur 1.13: VersieFiche Sla de fiche op om het versienummer te bewaren.

14 HOOFDSTUK 1. FORMULIERKASTEN Formulieren uit de kast halen Als een andere gebruiker uit je school of scholengroep jouw formulier wil afdrukken, gaat hij naar de formulierenbibliotheek en selecteert het formulier om af te drukken. Indien het formulier niet gevonden wordt in de formulierenmap of in de lokale map voor gebruikersformulieren geeft het programma volgende melding : Figuur 1.14: formulierenbib Als de gebruiker ja kiest, wordt het formulier uit de kast opgehaald en in de map geplaatst die in de voorkeurinstellingen van de gebruiker staat. (Bewerken - Voorkeurinstellingen - Clientinstellingen, Gebruikersformulieren) Vanaf dan kan de gebruiker jouw formulier dus ook afdrukken. Indien het formulier wel gevonden werd, maar het versienummer verschilt, krijgt de gebruiker de melding : Figuur 1.15: Versie Als de gebruiker ja kiest, wordt het (gewijzigde) formulier uit de kast opgehaald en opnieuw in de map met Gebruikersformulieren geplaatst. De vorige versie wordt overschreven. Opgelet! Als de gebruiker een eigen versie heeft van het formulier in de lokale map, maar met een verschillend versienummer, dan wordt het formulier eveneens overschreven met het formulier uit de kast indien de gebruiker ja kiest op bovenstaande vraag! Eigen wijzigingen kunnen dus overschreven worden!