Opzetten van het leerlingvolgsysteem

Transcriptie

1 Opzetten van het leerlingvolgsysteem 5 maart 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Leerlingvolgsysteem Van start gaan Definiëren van de rollen Definiëren van begeleidingstypes/subtypes en interventietypes Aanmaken van gebruikers Koppelen van leerlingen aan de personeelsleden Individueel In groep Beheer van interventies en begeleidingen Selectie Interventie Begeleiding

3 1 Leerlingvolgsysteem Inleiding Figuur 1.1: Leerling dossier In het leerlingvolgsysteem is het de bedoeling om per leerling een dossier bij te houden. Dit dossier bestaat uit verschillende elementen : Interventies (nota s) De interventies in het leerlingvolgsysteem kunnen opgevat worden als nota s die je 2

4 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 3 bij de leerling bijhoudt. In zo een interventie hou je elke momentopname (actie, melding, contact,...) bij die je voor de leerling uitvoert. Deze interventies kunnen zo nodig gekoppeld worden aan een reeds bestaand of een nieuw deeldossier (begeleiding). Aan zo een interventie moet een type interventie gehangen worden. Zo kan men de interventies opstellen om ze achteraf gemakkelijk op te vragen. In het dossier van de leerling kunnen ook interventies bijgehouden worden die niet gekoppeld zijn aan een begeleiding. Begeleidingen (deeldossiers) De begeleidingen in het leerlingvolgsysteem kunnen opgevat worden als deeldossiers binnen het leerlingendossier. Elke begeleiding is een verzameling van interventies. Aan zo een begeleiding moet een type begeleiding en kan een subtype van deze begeleiding gehangen worden. Zo kan men de begeleidingen opstellen om ze ze achteraf gemakkelijk op te vragen. Zorgfiche Het is ook mogelijk om in het leerlingdossier een zorgfiche bij te houden. In zo een zorgfiche kan je gegevens bijhouden over de volgende thema s : medisch leerproblemen sociaal emotioneel Consultatieschermen Het is ook mogelijk om vanuit het leerlingdossier de onderstaande gegevens, die ook al in WISA zijn ingevoerd, te consulteren : Afwezigheden Pedagogisch team Contactgegevens / adressen Loopbanen Contracten GOK indicatoren Toetsen Per leerling worden alle bovenstaande elementen verzameld in een leerlingdossier van het leerlingvolgsysteem. Bijkomend moeten er aan de gebruikers leerlingen toegewezen worden, waarbij ingesteld wordt welke rol(-len) de gebruiker bij de leerlingen vervult. Een mogelijke rol is : Directielid, CLB Medewerker, Klastitularis, Vakleraar,... Elk type interventie, type begeleiding of subtype begeleiding moet gekoppeld worden aan een rol. Dus enkel de gebruiker waarvoor een bepaalde leerling een rol is toegewezen en deze rol bestaat ook voor een interventietype zal voor de gekozen leerling een interventie kunnen ingeven van dat type. Aan elke rol kan je een userniveau hangen. (bijvoorbeeld voor Klastitularis=60 en voor Vakleraar=50).Klastitularissen kunnen ENKEL begeleidingen (en onderliggende interventies) openen op voorwaarde dat hun vertrouwelijkheidsniveau (=60) hetzelfde of hoger is dan het niveau dat bij een begeleiding (of interventie) is opgegeven. (Concreet betekent dit momenteel enkel begeleidingen/interventies van niveau = 60) M.a.w. een klastitularis kan sowieso alles raadplegen van een vakleraar, maar niet omgekeerd.conclusie: Hoe hoger

5 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 4 je vertrouwelijkheidsniveau is, hoe meer zichtbaar voor je is. In het leerlingvolgsysteem moeten aan elk personeelslid leerlingen toegewezen worden, waarbij ingesteld wordt welke rol(-len) (met bijhorend vertrouwelijkheidsniveau) de gebruiker bij de leerlingen vervult. In deze handleiding zullen de verschillende stappen beschreven worden, welke moeten doorlopen worden voordat je kan starten met het leerlingvolgsysteem. Deze stappen moeten enkel op niveau van systeembeheerder doorlopen worden. 1.1 Van start gaan De 4 stappen die doorlopen moeten worden voordat je kan starten met het leerlingvolgsysteem zijn: Definiëren van de rollen. Definiëren van de begeleidingstypes/interventietypes en subtypes. Aanmaken van gebruikers. Koppelen van leerlingen aan de personeelsleden.

6 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM Definiëren van de rollen In de eerste stap van het opzetten van het leerlingvolgsysteem zal je de rollen die voorkomen in jullie instellingen moeten definiëren. Je kan 16 verschillende rollen definiëren. Hiervoor ga je via Extra - Leerling Volgsysteem - Rollen. Indien je wil werken met userniveaus zal je via Extra - Parameters, bij de parameter DBPAR een record moeten toevoegen met code LVSNIV Bij het koppelen van leerlingen aan een personeelslid zal je moeten aanduiden welke rol het personeelslid zal vervullen voor de desbetreffende leerling. Elke rol stelt een type leerlingbegeleider voor. Een personeelslid kan dus meerdere rollen tegelijk vervullen (tot maximaal 16)voor dezelfde leerling. Men is bijvoorbeeld op hetzelfde moment een vak- en klastitularis voor dezelfde leerling Definiëren van begeleidingstypes/subtypes en interventietypes Het definiëren van de begeleiding -en interventietypes doe je via Extra - Leerling Volgsysteem Begeleidingstypes

7 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 6 Figuur 1.2: Begeleidingstypes Hier kan je nieuwe begeleidingstypes aanmaken en de huidige begeleidingstypes bewerken. Hier zal je moeten aanduiden welke begeleidingstypes gebruikt mogen worden door de verschillende rollen. Vb.: Indien een bepaald begeleidingstype enkel mag gebruikt worden door de titularis, zal je bij dat begeleidingstype enkel het vinkje van de titularis mogen aanvinken. Begeleiding subtypes Figuur 1.3: Begeleidingstypes Hier kan je nieuwe begeleiding subtypes aanmaken en de huidige begeleiding subtypes bewerken. Hier zal je moeten aanduiden welke begeleiding subtypes gebruikt mogen worden door de verschillende rollen. Vb.: Indien een bepaald begeleiding subtype enkel mag gebruikt worden door de titularis, zal je bij dat begeleiding subtype enkel het vinkje van de titularis mogen aanvinken. Het is ook mogelijk om het geselecteerde begeleiding subtype te koppelen aan een gedefinieerd begeleidingstype. Het geselecteerde begeleiding subtype zal dan enkel kunnen gebruikt worden met het gekoppelde begeleidingstype. Interventietypes

8 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 7 Figuur 1.4: Interventietypes Hier kan je nieuwe interventietypes aanmaken en de huidige interventietypes bewerken. Hier zal je moeten aanduiden welke interventietypes gebruikt mogen worden door de verschillende rollen. Vb.: Indien een bepaald interventietype enkel mag gebruikt worden door de titularis, zal je bij dat interventietype enkel het vinkje van de titularis mogen aanvinken Aanmaken van gebruikers Het aanmaken van gebruikers die met het leerlingvolgsysteem zullen werken doe je via Personeel - Steekkaarten - In dienst in instelling, selecteer het personeelslid en kies links voor Login informatie. De instellingen van dit scherm kan je wijziging via Bewerken - Huidige venster - Personeel login. Hier kan je het vinkje Paswoord invullen met personeelscode bij nieuw record aanvinken. Indien je dit vinkje aanvinkt, zal bij het invoegen van de login informatie automatisch de personeelscode ingevuld worden bij de gebruikersnaam en het paswoord.

9 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM Koppelen van leerlingen aan de personeelsleden Je kan op 2 manieren leerlingen toewijzen aan personeelsleden. Individueel In groep Individueel Figuur 1.5: Beheer toegewezen leerlingen - Individueel Werkwijze Op het tabblad Instellingen zal je eerste de instelling moeten aanduiden waar het personeelslid, waaraan je leerlingen wil toewijzen, een dienstverband heeft.

10 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 9 Op het tabblad Personeel met login zal je het desbetreffende personeelslid moeten selecteren. Op het tabblad Toegewezen leerlingen kan je starten met het toewijzen van leerlingen. Links selecteer je de leerlingen die je wil toevoegen aan dat personeelslid. Links krijg je een overzicht van alle leerlingen ingeschreven in de vooraf geselecteerde instelling. Door de Ctrl toets in te houden op je toetsenbord kan je meerdere leerlingen gelijktijdig selecteren. In het tabblad Rollen bij toewijzing leerling kan je de rollen selecteren die het personeelslid zal vervullen bij het toewijzen van de leerling(en). Figuur 1.6: Rollen bij toewijzing leerling In het tabblad Rollen geselecteerde leerling kan je de rollen zien die het personeelslid vervult bij de geselecteerde leerling. Je kan hier manueel voor de geselecteerde leerling de juiste rollen aanduiden. Figuur 1.7: Rollen geselecteerde leerling

11 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 10 Geselecteerde leerlingen toevoegen. Voeg de leerlingen toe. Dit doe je door op te klikken. Om alle leerlingen van de instelling toe te kennen klik je op. Indien je een leerling wil verwijderen uit de lijst van toegewezen leerlingen klik je op. Om alle toegewezen leerlingen te verwijderen klik je op. Het Zoeken -veld kan je gebruiken om een ingeschreven leerling op te zoeken In groep Figuur 1.8: Leerlingen toewijzen in groep Als eerste stap zal je de instelling moeten aanduiden waarvoor je leerlingen wil toekennen en klik op. Nu worden alle personeelsleden opgehaald waarvoor een gebruiker is aangemaakt en die een dienstverband heeft in de gekozen instelling tijdens het actieve schooljaar. Er is een mogelijkheid om de personeelsleden gegroepeerd te selecteren door te klikken op de knop Selectie Figuur 1.9: Selectie voor het toewijzen van de leerlingen in groep Selecteer alles : Alle personeelsleden worden geselecteerd. Selecteer niets : Geen enkel personeelslid wordt geselecteerd. Selecteer actieven :

12 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 11 Alle personeelsleden waarvoor het dienstverband als actief staat aangeduid, worden geselecteerd. Selecteer in dienst op werkdatum : Alle personeelsleden die een dienstverband hebben op de werkdatum worden geselecteerd. Pagina sluiten : De pagina wordt afgesloten. Je kan een nieuwe instelling kiezen om leerlingen in groep toe te wijzen. Kies één van de mogelijkheden van toekenning. Nl.: Uit klascontactpersonen Indien je voor deze optie kiest, zal je op koppelen aan het type contactpersoon. moeten klikken voor de rollen te Figuur 1.10: Omzetting klas contactpersoon naar rollen Hoe maak je een klascontactpersoon aan? Via Schoolstructuur - Organisatie en studieaanbod - Klassen, in het overzicht van de klassen kies je links voor Contactpersonen. Hier kan je nieuwe contactpersonen aanmaken door te kiezen voor invoegen en de benodigde gegevens in te vullen. Uit actieve lesverdeling Indien je voor deze optie kiest, zal wisa de gegevens opvullen vanuit de actieve lesverdeling in de instelling. Uit vaktitularissen Indien je voor deze optie kiest, zal wisa gaan kijken naar de vaktitularissen uit de rapportenmodule om de gegevens op te vullen. Na het klikken op de knop Toewijzen worden voor de geselecteerde personeelsleden de leerlingen in groep toegewezen. Indien er leerlingverschuivingen gebeuren (nieuwe leerling, leerling verandert van klas,... ) moet het toewijzen van deze leerlingen opnieuw gedaan worden. Dit gebeurt dus niet automatisch.

13 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM Beheer van interventies en begeleidingen Nadat een hoeveelheid interventies en begeleidingen zijn ingevoerd, kan het soms nuttig zijn om een deel van deze interventies en begeleidingen te verwijderen of het vertrouwelijkheidsniveau aan te passen. Het scherm om de interventies en begeleidingen te beheren, kan je opstarten via Extra - Leerling Volgsysteem - Beheer interventies/begeleidingen Selectie In het tabblad Selectie zal je de begeleidingen of interventies selecteren om ze te verwijderen of om het vertrouwelijkheidsniveau aan te passen. Figuur 1.11: Beheer interventies/begeleidingen Je kan een instelling selecteren. Voor deze instelling kan je een periode kiezen waarvoor je alle gegevens wil aanpassen of enkel de gegevens van leerlingen die uitgeschreven zijn tijdens de ingevoerde periode. Je kiest voor het type gegevens dat je wil aanpassen : de interventies of de begeleidingen. Er zijn drie mogelijke acties : Verwijderen : De interventies of begeleidingen zullen verwijderd worden. Vertrouwelijkheidsniveau verzetten naar : Het vertrouwelijkheidsniveau zal verzet worden naar een in te geven waarde. Vertrouwelijkheidsniveau verhogen met : Het vertrouwelijkheidsniveau zal verhoogd worden met een in te geven waarde.

14 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM Interventie In het tabblad Interventie kan je de types selecteren van de interventies die je wil aanpassen of verwijderen. Figuur 1.12: Beheer interventies Je kan manueel de gewenste types selecteren of je gebruikt de knoppen Select alles om alle types te selecteren of Select niets om geen enkel type te selecteren Begeleiding In het tabblad Begeleiding kan je de types en/of subtypes selecteren van de begeleidingen je wil aanpassen of verwijderen. Je kan manueel de gewenste types en/of subtypes selecteren of je gebruikt de knoppen Select alles om alle types en subtypes te selecteren of Select niets om geen enkel type en subtype te selecteren. Als je op de knop Alles tonen klikt, dan worden alle types en subtypes getoond. Als je klikt op de knop Inklappen, krijg je enkel een overzicht van de types. Je kan deze types ook individueel uitklappen.

15 HOOFDSTUK 1. LEERLINGVOLGSYSTEEM 14 Figuur 1.13: Beheer begeleidingen Er is ook een mogelijkheid om de status te selecteren waarin de begeleidingen moeten staan om verwerkt te worden. Na het klikken op de knop Uitvoeren krijg je een bevestigingsscherm met de aantallen die zullen bijgewerkt of verwijderd worden. Dit scherm vraagt om de interventies en/of de begeleidingen al of niet bij te werken. Figuur 1.14: Bevestigen