Wat moet ik doen om de overgang van het schooljaar te regelen in Eduscope?

Transcriptie

1 Wat moet ik doen om de overgang van het schooljaar te regelen in Eduscope? In de periode mei/juni zijn de scholen volop bezig om alles weer in gereedheid te brengen voor het volgende schooljaar. Zo ook de leerlingadministratie. Hier wordt uitgelegd welke stappen uitgevoerd moeten worden om de schooljaarovergang met Eduscope uit te voeren. In principe kunnen deze handelingen al op een willekeurig moment voordat het nieuwe schooljaar begint worden uitgevoerd. Uiteraard dient u wel te beschikken over relevante gegevens zoals bijvoorbeeld nieuwe groepsindelingen. Wij adviseren om de schooljaarovergang uit te voeren vóór 1 augustus. Dan worden leerlingen automatisch van 1 augustus tot en met 31 juli in de nieuwe groep geplaatst en hoeft u niet telkens de begindatum aan te passen. Administratie 1. Schooljaar instellen Allereerst moet u ervoor zorgen dat het nieuwe schooljaar is ingesteld. Dat doet u via het menu Inrichten - Administratie Scholen Schooljaren. Controleer eerst of het nieuwe schooljaar al bestaat. Let op dat u niet van een bestaand schooljaar de gegevens wijzigt, maar dat u eerst kiest om een nieuw schooljaar toe te voegen (via de groene plus-knop Toevoegen). Als u een start-/- einddatum instelt, hoeft dit niet de precieze dag waarop het school jaar begint/eindigt te zijn. Eduscope zal hier een suggestie voor geven. 2. Leerlingen uitschrijven Leerlingen die van school vertrekken dient u uit te schrijven. Meestal zijn dit leerlingen uit groep 8 die instromen bij het voortgezet onderwijs. U gaat als volgt te werk: Zoek de betreffende leerling op in Menu - Administratie - Leerlingen - Leerlingen basis en ga naar het tabblad Inschrijvingen. Selecteer de inschrijving van de leerling en klik onderaan op Uitschrijven.

2 In het nieuwe scherm vult u op zijn minst de uitschrijfdatum in. Wij adviseren om als uitschrijfdatum te kiezen, ook al is de laatste schooldag eerder. Dit geldt uiteraard niet voor leerlingen die om andere redenen eerder worden uitgeschreven (bijvoorbeeld vanwege een verhuizing). Vul eventueel ook de naam van de school in waar de leerling naar toe gaat. Ook kunt u nog de uitschrijfreden en uitstroomadvies invullen. Klik onderaan op OK om het te bevestigen. Vervolgens dient u ten behoeve van de berichtenuitwisseling met BRON ook nog gegevens in te vullen. Hiervoor klikt u onderaan op de knop BRON. Het venster BRON Inschrijving verschijnt en bij het onderdeel Overig wordt u geacht om een VO advies in te vullen voor uit te schrijven groep 8 leerlingen. Tevens wordt u geacht om de score van de eindtoets in te vullen. Overigens zijn deze gegevens niet van belang voor de bekostiging van uw school. 3. Leerlingen inschrijven Nieuwe leerlingen heeft u waarschijnlijk al eerder aangemeld of ingeschreven. Nieuwe leerlingen voert u in via het menu Administratie Leerlingen Leerlingen - basis. Hier wordt verder niet uitgelegd hoe dit werkt, aangezien dit niet specifiek met de schooljaarovergang te maken heeft. Vergeet niet om nieuwe leerlingen ook al in een (toekomstige) groep te plaatsen. Dit wordt in de volgende stap uitgelegd.

3 4. Groepen indelen Hierna gaat u naar: Menu - Administratie Leerlingen Groepen en selecteert u bovenaan het nieuwe schooljaar. U voegt hier de groepen van het nieuwe schooljaar toe. Aan iedere groep koppelt u de juiste leerlingen en docent(en). Dat doet u in de tabbladen Leerlingen en Docenten. Bij het toevoegen van leerlingen heeft u de mogelijkheid om in één keer alle leerlingen van een groep uit het vorige (huidige) schooljaar te selecteren. Hiermee kunt u de groepsindeling redelijk snel uitvoeren, mits er natuurlijk niet te veel uitzonderingen (doubleurs) zijn. Bovendien dient u ten behoeve van de berichtenuitwisseling met BRON het leerjaar van iedere leerling op te geven. Selecteer het nieuwe schooljaar en klik onderaan op Toevoegen om een nieuwe groep toe te voegen. Vul de naam van de groep in. Indien het een homogene groep betreft kunt u ook al meteen het Edex-leerjaar van de groep invullen. SBO scholen kunnen eventueel de keuze S maken. Indien de nieuwe groep een combinatiegroep is, kunt u het Edex-leerjaar hier leeg laten. Lees verder onder 4a hoe u bij combinatiegroepen het edex-leerjaar instelt. Sla dit op met het diskette-icoon. Hierna kunt u direct leerlingen en docenten toevoegen.

4 a) Leerlingen Klik in het tabblad Leerlingen onderaan op de knop Toevoegen. Klik rechtsboven op Zoeken. U kunt leerlingen op naam zoeken, maar als u een hele groep van het vorige schooljaar ineens wilt doorschuiven, kunt u beter bij het laatste zoek-criterium de naam van de groep van vorig schooljaar kiezen. Alle kinderen van die groep komen dan in beeld. Met de CTRL en SHIFT toets kunt u meerdere of alle leerlingen uit die groep selecteren. Leerlingen die doubleren kunt u op deze manier eenvoudig overslaan. Herhaal de vorige stap als u nog andere leerlingen (uit bijvoorbeeld andere groepen) aan deze nieuwe groep wilt toevoegen. Nadat u alle leerlingen heeft toegevoegd, ziet u ze staan in het tabblad Leerlingen. Normaal gesproken dient iedere leerling de begindatum te hebben en einddatum (tenzij een leerling pas later is ingeschreven of eerder is uitgeschreven). Dit is automatisch het geval als u dit vóór 1 augustus uitvoert. Voert u dit pas na 1 augustus uit, dan zal de datum van die dag als startdatum worden gehanteerd. Wij adviseren om dit dan aan te passen in Voor de berichtenuitwisseling met BRON is het belangrijk is dat u voor iedere leerling aangeeft in welk leerjaar die zit. LET OP: Met leerjaar wordt in dit geval de codering van het leerjaar of het niveau waarin de leerling onderwijs volgt bedoeld en niet het zoveelste leerjaar van de leerling. Het is dus altijd een waarde tussen 0 en 8. Als een leerling in groep

5 6 doubleert, zit die het jaar erna wederom in leerjaar 6 en niet in leerjaar 7! Voor SO onderwijs gelden andere regels. Bij homogene groepen kunt u met SHIFT in één keer alle leerlingen selecteren en met de rechtermuisknop (of rechts beneden met de knop Leerjaar) het juiste leerjaar instellen (als dit bij het aanmaken van de groep nog niet gebeurd is). Bij heterogene groepen (combinatiegroepen) kunt u bij het instellen kiezen voor de optie 'Leerjaar van vorig jaar met 1 opgehoogd'. U hoeft dan niet voor iedere leerling op te zoeken wat zijn leerjaar is. Herhaal deze stappen voor alle overige groepen en vergeet niet om ook de nieuwe leerlingen in een groep te plaatsen. b) Docenten Klik in het tabblad Docenten onderaan op de knop Toevoegen. Het toevoegen van docenten gaat op soortgelijke wijze als het toevoegen van leerlingen. Let op: alle beoordelingen, journalen, hga's en overige dossier-gegevens van een leerling blijven altijd gekoppeld aan de leerling. Deze hoeven dus niet afzonderlijk te worden overgezet. Hiervoor

6 hoeft dus geen enkele actie ondernomen te worden. De nieuwe leerkrachten hebben, overeenkomstig met hun gebruikersrechten, automatisch toegang tot al deze gegevens! 5. Uitwisselen met BRON Nadat u bovenstaande handelingen heeft verricht dient u de mutaties uit te wisselen met BRON. Overigens kunt u ook tussentijds de mutaties tot dan toe al vast uitwisselen met BRON. Mocht u langere tijd nodig hebben voor de schooljaarovergang, dan hoeft u dus niet te wachten tot u eerst helemaal klaar bent. U wordt eigenlijk zelfs geacht om minimaal eens per twee weken alle mutaties tot dan toe uit te wisselen. Voor nieuwe en uitgeschreven leerlingen stelt Eduscope automatisch nieuwe berichten voor BRON op. Voor de overige leerlingen (die doorschuiven naar een nieuwe groep) moeten de BRON gegevens eerst worden geactualiseerd. Hierbij worden met name de nieuwe groepsgegevens toegevoegd aan de bestaande BRON gegevens van de leerling. U gaat als volgt te werk: Zorg dat de groepsindeling gereed is en dat u voor alle leerlingen het correcte leerjaar heeft ingesteld. Dit is in de vorige stap uitgelegd. Ga naar: Menu - Administratie Leerlingen BRON en vervolgens naar het onderdeel Controle - Administratie. Dit onderdeel is verdeel in 3 tabbladen. Het eerste tabblad toont alle Fouten. In principe betreft dat leerlingen waarvoor nog geen BRON gegevens zijn of konden worden ingevuld (omdat de leerling bijvoorbeeld nog niet in een groep geplaatst is). Vaak zijn dit leerlingen die pas in de toekomst, zelfs na de start van het nieuwe schooljaar, actief worden. Het tweede tabblad Waarschuwingen bevat leerlingen waarvan de BRON gegevens niet overeenstemmen met de gegevens uit de basisadministratie. Vaak zijn er verschillen in de groepsgegevens. Bij een schooljaarovergang is dat ook logisch, want de groepsovergang is al uitgevoerd terwijl dit nog niet is bijgewerkt voor BRON.

7 Het derde tabblad toont een volledig overzicht van alle leerlingen. Ook de leerlingen zonder fouten en waarschuwingen. U moet trachten om de fouten en waarschuwingen bij te werken. Ongeacht in welk tabblad u bent, klikt u rechtsonder op de knop Alles. Er verschijnt dan een submenu waar u kunt aangeven welke inschrijvingen u wilt selecteren. Wij adviseren om de optie Selecteer inschrijvingen met fouten en waarschuwingen te kiezen. Uiteraard staat het u vrij om een andere keuze te maken. Klik vervolgens linksonder op de knop Actualiseer. Eduscope zal de BRON gegevens van alle geselecteerde actualiseren en de hiervoor benodigde berichten opstellen. Deze berichten verschijnen bij het onderdeel Berichten - Goed te keuren. Deze berichten kunt u op de gangbare manier uitwisselen met BRON. Mochten er na het actualiseren van de gegevens nog steeds leerlingen met fouten of waarschuwingen zijn, dan dient u na te gaan waardoor dit komt en de gegevens hiervoor aan te passen in de basisadministratie. Overigens kunt u in dit scherm op de naam van een leerling of op de BRON inschrijving van de leerling klikken om direct dat deel van de administratie te openen. 6. Controleren gegevens De werkzaamheden voor de feitelijke jaarovergang zijn eigenlijk al gereed voordat u met BRON gaat uitwisselen. Uiteraard dient er wel met BRON uitgewisseld te worden, maar dat moet sowieso al los van de jaarovergang. Zodra de eerste dag van het nieuwe schooljaar aanbreekt, weet Eduscope automatisch dat het nieuwe schooljaar is begonnen en dat vanaf dat moment de nieuwe groepsindeling geldt. Het is uitermate zinvol om tussentijds of na het uitvoeren van de jaarovergang en na het uitschrijven van de uitstromers de leerlingenaantallen te controleren. Dit kunt u doen door het maken van groeps- en/of leerlingenlijsten. Let er bij deze controle wel op dat steeds dezelfde teldatum voor de onderstaande controlelijsten wordt ingevoerd! Controleer bijvoorbeeld de stand van zaken op datum van de eerste schooldag van het volgende schooljaar. De leerlingen van groep 8 die uitstromen tellen dan niet meer mee. Actieve leerlingen die (nog) niet in een groep zitten, worden zichtbaar via Rapportage Administratie Tellijsten Leerlingen, kies daarbij voor de sortering op Groep. Op de teldatum actieve leerlingen zonder groep worden dan als eerste getoond. Deze dient u alsnog in een groep te plaatsen of uit te schrijven als u dat vergeten was. De groepstotalen kunt op opvragen via Rapportage Administratie Groep Aantallen. Groepslijsten maakt u via Rapportage Administratie Groep Algemeen.