Handleiding Octopusverantwoordelijke:

Transcriptie

1 Handleiding Octopusverantwoordelijke: Digitaal leerplatform Octopusplan (Voetgangersbeweging vzw Verkeerspedagogisch Instituut vzw) Generaal Capiaumontstraat 11b Antwerpen-Berchem Tel

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Wie is Octopusverantwoordelijke?... 4 a) Nieuwe Octopusverantwoordelijke... 4 b) Bestaande Octopusverantwoordelijke... 4 c) Octopusverantwoordelijke voor meerdere scholen Eerste maal dat de school werkt met Octopus Verkeersl@nd... 5 a) Inloggen... 5 b) Klassen toevoegen... 5 c) Leerkrachten toevoegen... 6 d) Leerkrachten toevoegen aan een klas... 7 e) Een klas toevoegen aan een leerkracht De school werkt reeds met Octopus Verkeersl@nd... 8 a) Inloggen... 8 b) Wijzigen of aanvullen klasnamen... 8 c) Verwijderen van een klas... 9 d) Wijzigen of toevoegen leerkrachten Leerlingen toevoegen aan Octopus Verkeersl@nd a) Samenstellen van de adreslijst b) Opslaan als CSV bestand c) Koppel de adreslijst aan uw schoolpagina d) Logingegevens leerlingen Handleiding Octopusverantwoordelijke

3 1. Inleiding Als Octopusschool hebben alle leerkrachten en leerlingen toegang op het digitale leerplatform De Octopusverantwoordelijke neemt bij het begin van elk schooljaar de taak op zich om elke leerkracht en leerling als gebruiker toe te voegen aan dit platform. Op deze manier zijn de gegevens van de klassen, leerkrachten en leerlingen correct voor het lopende schooljaar. Deze handleiding beschrijft stap voor stap de werkwijze om zowel leerkrachten als leerlingen de nodige logingegevens te bezorgen zodat ze gedurende het hele schooljaar gebruik kunnen maken van het digitale leerplatform Octopus of Bij onduidelijkheden, neem contact met de helpdesk van het Octopusplan: 03/ Handleiding Octopusverantwoordelijke

4 2. Wie is Octopusverantwoordelijke? a) Nieuwe Octopusverantwoordelijke Elke school stelt in overleg met de directie één of meerdere personen aan als Octopusverantwoordelijke(n). Dit kan zowel de directie zijn als iemand van het leerkrachtenkorps als een persoon van de verkeerswerkgroep/mos werkgroep. Meerdere Octopusverantwoordelijken voor één school zijn mogelijk. Via ontvangt het Octopusteam graag enkele gegevens van deze kandidaat Octopusverantwoordelijke namelijk: - Naam en adres van de school - Telefoonnummer van de school - Voornaam, naam en functie van de kandidaat Octopusverantwoordelijke - Mailadres van de kandidaat Octopusverantwoordelijke Het Octopusteam zorgt voor de registratie en het doorsturen van logingegevens voor Deze persoon ontvangt de autorisatie als Octopusverantwoordelijke voor de school. b) Bestaande Octopusverantwoordelijke De bestaande Octopusverantwoordelijken kunnen hun logingegevens opvragen door hun mailadres of gebruikersnaam in te geven via de functie Wachtwoord vergeten? op c) Octopusverantwoordelijke voor meerdere scholen Het is niet nodig om voor verschillende scholen telkens andere logingegevens te gebruiken. Geef via [email protected] de gegevens van de verschillende scholen door. Het Octopusteam zorgt dat u met dezelfde logingegevens terecht kan op verschillende schoolpagina s. Na inloggen als Octopusverantwoordelijke kan u via de functie Kies één van mijn scholen een andere schoolpagina bekijken. Handleiding Octopusverantwoordelijke

5 3. Eerste maal dat de school werkt met Octopus a) Inloggen U logt in als Octopusverantwoordelijke op b) Klassen toevoegen U klikt in de linkerbalk bij Mijn school op Schoolgegevens wijzigen. Klik bij Klassen op Voeg een klas toe. Kies het leerjaar en geef de klasnaam in. Gebruik als klasnaam een eenvoudige en korte naam die de leerlingen begrijpen zoals 2a. Let op: leerlingen geven bij het inloggen ook de klasnaaam in. Dus hoe korter de klasnaam, hoe makkelijker voor de leerling. Klik op Bewaren. Zo komen deze gegevens op de schoolpagina. Handleiding Octopusverantwoordelijke

6 c) Leerkrachten toevoegen Klik op Leerkrachten Klik op Voeg een nieuwe leerkracht toe. Vul volgende gegevens in: - Voornaam - Familienaam - Mailadres - Klas Na het invullen van deze gegevens klikt u op Bewaren. De leerkracht ontvangt een inschrijvingsmail met volgende logingegevens: Gebruikersnaam Wachtwoord Met deze gegevens logt de leerkracht in via inschrijven.octopusverkeersland.be. De leerkracht vervolledigt het registratieformulier en ontvangt definitieve logingegevens bestaande uit: Gebruikersnaam Wachtwoord Klasnaam Schoolnummer De leerkracht heeft toegang tot Handleiding Octopusverantwoordelijke

7 d) Leerkrachten toevoegen aan een klas Nadat de klassen en leerkrachten zijn ingevuld kan u aan elke klas nog een leerkracht toevoegen. Klik bij Klassen op Leerkracht toevoegen voor deze klas Door te klikken op het pijltje ziet u de lijst van leerkrachten. U klikt de leerkracht aan die ook in deze klas staat. e) Een klas toevoegen aan een leerkracht Een leerkracht kan in verschillende klassen staan. Klik bij Leerkrachten op Klas toevoegen aan deze leerkracht. Door te klikken op het pijltje kan u een klas toevoegen bij deze leerkracht. Handleiding Octopusverantwoordelijke

8 4. De school werkt reeds met Octopus a) Inloggen U logt in als Octopusverantwoordelijke op b) Wijzigen of aanvullen klasnamen U klikt in de linkerbalk bij Mijn school op Schoolgegevens wijzigen. U klikt op Klassen. U ziet daar de reeds ingegeven klasnamen. U kan elke klasnaam indien nodig aanpassen door te klikken op de klasnaam zelf. Klassen die nog niet bekend zijn, kan u eenvoudig toevoegen door te klikken op Voeg een klas toe. Handleiding Octopusverantwoordelijke

9 c) Verwijderen van een klas U wil een klas verwijderen daar deze klas dit schooljaar niet bestaat. Ga naar Klassen en verwijder alle leerkrachten uit deze klas door te klikken op het vuilbakje. Als alle leerkrachten zijn verwijderd, klik op het rode kruisje voor de klas. d) Wijzigen of toevoegen leerkrachten Een aantal leerkrachten zijn met naam en mailadres bekend maar zijn nog niet ingeschreven. U herkent deze leerkrachten in de lijst van de leerkrachten aan het zandlopertje bij hun naam. Er zijn 2 mogelijkheden: Er is reeds een klas toegekend aan deze leerkracht. U kan de logingegevens terug doorsturen door te klikken op de naam van de leerkracht en daarna op Stuur deze gegevens naar de leerkracht. De leerkracht ontvangt de logingegevens en kan zich registreren via inschrijven.octopusverkeersland.be. Er is nog geen klas toegekend aan deze leerkracht. Klik eerst op Klas toevoegen voor deze leerkracht. U kan de logingegevens terug doorsturen door te klikken op de naam van de leerkracht en daarna op Stuur deze gegevens naar de leerkracht. Een aantal leerkrachten zijn met naam en mailadres bekend en zijn reeds ingeschreven. U herkent dit in de lijst van de leerkrachten aan het groene vinkje U kan de logingegevens terug doorsturen door te klikken op de naam van de leerkracht en daarna op Stuur deze gegevens naar de leerkracht. Handleiding Octopusverantwoordelijke

10 De leerkracht ontvangt de logingegevens voor Voor een leerkracht die toegang heeft tot verschillende klassen, ontvangt de leerkracht logingegevens waarvan enkel de klasnaam verschilt. Voorbeeld: Jan Meester heeft toegang in klas 1a en 2a. Zijn logingegevens zijn als volgt: Gebruikersnaam: jan Wachtwoord: Meester Klasnaam: 1a of 2a Schoolnummer: 000 U kan in de lijst Klassen een leerkracht toevoegen aan een klas of verwijderen uit een klas. Gebruik hiervoor de functie of De leerkracht blijft ingeschreven maar toevoegen aan de juiste klas is nog noodzakelijk. U doet dit in de lijst Leerkrachten door te klikken op Klas toe te voegen voor deze leerkracht. U wil een leerkracht volledig verwijderen bijvoorbeeld omwille van pensioen of tijdelijk contract. Zorg ervoor dat er geen klas is toegevoegd aan deze leerkracht. Klik in de lijst Klassen op het vuilbakje voor de naam van de leerkracht Als alle klassen zijn losgekoppeld van de leerkracht, klikt u in de lijst Leerkrachten op de naam van de leerkracht en daarna op Wis deze leerkracht. Handleiding Octopusverantwoordelijke

11 5. Leerlingen toevoegen aan Octopus Nadat de klassen en de leerkrachten zijn toegevoegd is het de beurt aan de leerlingen om een plaats te krijgen in hun klas op Let op: Voor een vlotte werking van het digitale leerplatform raadt het Octopusteam aan om de gehele adreslijst van de leerlingen in één keer te uploaden of toe te voegen aan de schoolpagina op De volledige adreslijst is zichtbaar voor de beheerder van de website en de Octopusverantwoordelijke(n) van de school. Leerkrachten zien enkel de adreslijst van de leerlingen van hun klas(sen). a) Samenstellen van de adreslijst De adressen hoeft u niet manueel in te geven. De courante programma s waarmee de school haar leerlingenadministratie bijhoudt, laten toe een lijst te exporteren. U stelt in excel een adreslijst samen met 11 kolommen. Vervolgens voegt u bovenaan in een nieuwe rij de kolomtitels toe. Gebruik exact dezelfde omschrijving als aangegeven in bovenstaande figuur. De kolomtitels zijn niet hoofdlettergevoelig. De volgorde van de kolommen heeft geen belang. Hou wel rekening met: Gebruik dezelfde klasnamen ingegeven in het luik Klassen. Indien de leerlingen geen volg of leerlingnummer hebben, maak een rangschikking in deze kolom van 1 tot het aantal leerlingen dat er zijn. Het huisnummer mag mee in de kolom straat. De kolom huisnummer blijft leeg. Het land is alleen verplicht voor Nederland, Duitsland,. België hoeft u niet in te vullen. De kolommen gebruikersnaam en wachtwoord blijven leeg. b) Opslaan als CSV bestand Sla de lijst op zodra die klaar is. Vervolgens slaat u de lijst terug op als een CSV bestand (gescheiden door lijstscheidingstekens). Dit doe je in Excel door linksboven te klikken op Bestand Opslaan als. In het nieuwe venster kiest u onder Opslaan als de optie CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens) zoals in volgende figuur. Handleiding Octopusverantwoordelijke

12 c) Koppel de adreslijst aan uw schoolpagina Log in als Octopusverantwoordelijke op Klik in de linkerbalk op Schoolgegevens wijzigen Klik op Leerlingen upload Klik onderaan in witte kader op Bestand kiezen Handleiding Octopusverantwoordelijke

13 Kies de adreslijst in CSV-formaat zoals hiervoor beschreven Klik op Openen. Klik op Upload. Het systeem lokaliseert de herkomst van alle leerlingen. Afhankelijk van het aantal leerlingen kan dit even duren. Zodra dit klaar is, ziet u alle herkomsten op de kaart staan. d) Logingegevens leerlingen De klassen met de leerlingen zijn toegevoegd op zodat de leerlingen ook op het platform kunnen inloggen. In de adreslijst van de klas staan de logingegevens voor elke leerling bestaande uit: Gebruikersnaam Wachtwoord Voeg daarbij de klasnaam en schoolnummer en de logingegevens zijn compleet. De leerling kan aan de slag. Handleiding Octopusverantwoordelijke

14 De klasnaam is voor elke leerkracht verschillend behalve voor leerkrachten in eenzelfde klas. Voor de leerlingen van dezelfde klas is de klasnaam gelijk. De schoolnummer is voor alle leerkrachten en leerlingen van één school hetzelfde. De leerkracht kan de gebruikersnaam en wachtwoord van de leerlingen wijzigen in de adreslijst van de klas via Handleiding Octopusverantwoordelijke