2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 1 van 14

Transcriptie

1 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 1 van 14 In deze werkinstructies kan alles vinden wat te maken heeft met het onderhoud van het kdadmin programma. Je kunt deze onderdelen vinden in kdadmin onder de tabjes onderhoud, settings en portal. Wanneer je dit tabje onderhoud opent krijg je het volgende scherm; Dit is het overzicht van huisartsen. Wanneer je nu op new klikt, kan je hier een nieuwe huisarts toevoegen. In de balk zie je ook oa scholen, locaties en groepen staan. Als je op 1 daarvan klikt kan je ook hier nieuwe items toevoegen of bv bestaande groepen wijzigen. Aanmaken nieuwe groep:bij het aanmaken van een nieuwe groep is het noodzakelijk ook een regel met leidsterbezetting aan te maken anders wordt het niet op het planbord getoond. Wanneer je een mail wilt versturen naar meerdere ouders of groepen tegelijk volg je de volgende stappen. Stap 1. Aanmaken mail groep Ga naar Settings Klik op de nieuwe optie E mail groups

2 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 2 van 14 Klik op nieuw Voer de volgende velden in: Naam: Naam van de e mail groep, bijvoorbeeld ouders van een groep Entiteit: De entiteit waar naar g ed moet worden, in dit voorbeeld de groep Path: Navigeer hier naar het adres, dit werkt op dezelfde manier als een template. In dit voorbeeld wordt er gekozen voor: {ActievePlanningenDezeMaand.ToKind.ToOuder1. } Sla de nieuwe groep op Stap 2. Versturen van een Navigeer een ingevoerde entiteit. In dit voorbeeld hebben we voor een groep gekozen dus gaan we naar Onderhoud > Groepen Open de groep die een e mail moet ontvangen Klik op Activities aan de linkerkant, dit kan nog even duren.

3 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 3 van 14 Klik op Create Activity Hier staat nu de optie Mail to Mailgroup tussen. Selecteer deze en klik op Ok. Selecteer de e mail template en klik op Ok

4 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 4 van 14 Op dit scherm kan de daadwerkelijke e mail verstuurd worden. De volgende velden kunnen ingevuld worden: Subject: Dit is het onderwerp van de e mail Sender: E mail adres namens wie de mail verstuurd wordt SenderName: Naam namens wie de mail verstuurd wordt Mail CC: Een kopie van de e mail wordt naar dit adres verstuurd. Due Date: Is op dit moment nog niet operationeel Text: Tekst van de e mail Druk op save Het bericht kan nu direct verstuurd worden door op de knop Send te klikken in de menu balk. Voor het ophalen van portal ankers neem je de volgende stappen. Stap 1. Ophalen portal ankers Ga naar de tab Portal (deze is alleen zichtbaar met de rol Portal Content Beheerder) Name: De lijst toont alle ankers die zijn gedefinieerd op de portal schermen Opmerking: Mocht deze lijst leeg zijn, of er ontbreekt een Name, open dan eerst de betreffende portal pagina.hierdoor wordt het anker eenmalig geinitieerd en zal vervolgens in de lijst worden getoond. Indien er een nieuw anker voor een pagina nodig is, neem contact op 42windmills. Stap 2. Vullen portal content o Name: wordt automatisch ingevuld, maar mag gewijzigd worden (heeft geen impact op het anker in de portal pagina)

5 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 5 van 14 o Publish start: indien gevuld, wordt de content pas vanaf dit moment zichtbaar op de portal (leeg: content wordt direct getoond) o Publish end: indien gevuld, wordt de content na dit moment niet meer getoond op de portal (leeg: content wordt altijd getoond) o Can expand: indien aangevinkt, kan op de portal de tekst worden uitgeklapt voor meer aanvullende content o Expand label: toont het linkje op de portal om de content uit te klappen (bijv read more ) o Description: content o Expanded text: content, wordt getoond indien de Can expand is aangevinkt Voor het exporteren van gegevens voor een csv bestand neem je de volgende stappen: Stap 1. Exact export Vanuit Exact kunnen de openstaande posten worden geexporteerd naar een csv bestand. Dit bestand dient 2 kolommen te hebben, factuurnummer en bedrag (zie bijvoegd voorbeeld: Posten.csv). Stap 2. Instellen Aanmaning regels Klik op de button: Aanmaning regels (in tab Facturatie) Klik op: New Voer in de Naam: bijvoorbeeld Eerste aanmaning Dagen na postdatum: voer het aantal dagen in vanaf de openstaande post Niveau: voer het niveau van de aanmaning in Bedrag: voer eventueel een extra toeslag in

6 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 6 van 14

7 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 7 van 14 Opmerking: er kunnen onbeperkt aanmaning regels worden aangemaakt. Let op, geef elke regel een uniek niveau nummer. Stap 3. Instellen workflow Maak per aanmaning niveau een worflow rule aan o Name o Entity o Start when o Specific time : voer de naam van de rule in (bijvoorbeeld Derde aanmaning ) : selecteer Aanmaning actie : vink aan On a specific time : 0 Days Before {Datum} o Add condition : Selecteer (attribute) Niveau, selecteer Equal, type niveau (bijv 3 ) o Add condition : Selecteer (relations) OpenstaandePosten, (attribute) Aanmanen, selecteer Equal, type YES Opmerking: De entiteit Aanmaning actie wordt automatisch gevuld na het importeren van openstaande posten. Op basis van het aantal aanmaning niveaus (zie Stap 2.Instellen Aanmaning regels) worden er overeenkomstig aanmaning acties aangemaakt per openstaande post. In onderstaand voorbeeld zijn er 4 niveau s ingesteld, waardoor de openstaande post 4 (toekomstige) acties heeft.

8 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 8 van 14 o Add action : selecteer Send , selecteer mail template behorend bij dit aanmanings niveau Optioneel: extra bedrag als toeslag o Add action: selecteer Create record Selecteer Factuurdatum Selecteer AutomatischAangemaakt Selecteer Name Selecteer (relations) Kind Selecteer Bedrag : Value selecteer Datum : type NO : Value selecteer Name : Value selecteer (relations) OpenstaandePosten, (relations) Kind : Value selecteer Bedrag Voorbeeld mailtemplate

9 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 9 van 14

10 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 10 van 14 Stap 4. Import openstaande posten Maak een nieuwe Data Map aan (eenmalige handeling). o Kies Entity : Openstaande posten o Upload Bestand : Posten.csv (de eerste regel van het bestand wordt getoond) o Factuurnummer : Selecteer in de FormAssistant: (Relations) Maandfactuur, (Attribute) Factuurnummer o Bedrag : Selecteer in de FormAssistant: (Attribute) Bedrag!! Belangrijk: Vink aan bij Factuurnummer: Use as match for re import!! (Door deze optie kan deze data map iedere keer opnieuw worden gebruikt om openstaande posten te (her)importeren) Maak een nieuwe Import Task aan (voor elke nieuwe import). o Kies de Data map: Openstaande posten o Browse naar: Posten.csv o Klik op Save: hierdoor start de import Nadat de import klaar is ( completed ), ga naar Openstaande posten:

11 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 11 van 14

12 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 12 van 14

13 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 13 van 14

14 2.ouderbeleid.3.plaatsingsprocedure werk admini Pagina 14 van 14 o Naam : toont de samenstelling van Maandfactuur _ Bedrag o Bedrag : toont het bedrag van de openstaande post o Maandfactuur : toont de link naar de maandfactuur o Factuurdatum : toont de datum van de maandfactuur o Post datum : toont de datum waarop de factuur is geëxporteerd naar Exact o Aanmanen : staat standaard aangevinkt. Mocht er een andere afspraak gelden, kan dit vinkje worden uitgezet. De workflow zal deze openstaande post vervolgens NIET meer aanmanen. De reden kan worden ingevoerd bij de Toelichting. Wachtwoord geblokkeerd Wanneer iemand 3x het verkeerde wachtwoord invult, wordt dat account geblokkeerd. Om de blokkade op te heffen moet je inlogt zijn als admin. Je gaat vervolgens naar settings en dan naar users. Alleen het vinkje bij active moet aan staan. Staat het vinkje bij locked out ook aan, dan is deze account geblokkeerd. Dubbelklik dan op die user en hier kan je het vinkje bij locked out uitzetten. Nu kan er weer ingelogd worden. Tekst aanpassen op ouderportaal Onder het kopje portal vind je alle teksten van het ouderportaal. Wanneer je deze aanwilt passen klik je op de regel die je aan wilt passen en pas in het kader de tekst aan. Teksten automatische mail aanpassen De teksten van de automatische mails die ouders krijgen (oa welkomsbrief) vind je onder settings, e mailmanagement. Vervolgens klik je op templates. Hier klik je dan op de gewenst mail en past de tekst aan in de kader. Je kan hier ook het pad zien wanneer en naar wie deze mail verstuurd wordt. Berekeningen aanpassen Hiervoor ga je naar settings, data management, look ups. Hier klik je op het onderwerp waar je de berekening wilt aanpassen. Vervolgens vind je hier alle onderdelen van dit onderwerp. Let op dat je layout op waardes staat. Klik vervolgens de aan te passen regel aan en pas de berekening