v.1.30 Genkgo Handleiding Webshop Applicatie Producten verkopen op uw website

Transcriptie

1 v.1.30 Genkgo Handleiding Webshop Applicatie Producten verkopen op uw website

2 Inhoud Voordat u begint...3 Het instellen van uw webshop...4 Verkoper gegevens...4 Tenaamstelling... 4 Adres... 4 Contactgegevens... 4 Facturatiegegevens... 5 Betaalmethodes...6 Naam... 6 Code... 6 Prijzen... 6 Bevestiging Crediterings Product lijnen...7 Naam... 7 Eigenschappen... 7 Producten op uw webshop...9 Producten...9 Nieuw product Tags Afbeeldingen Webshop instellen...11 Voorraad beheer (optioneel)...12 Overzicht voorraad Inboeken / Afboeken Bestellingen...13 Alle bestellingen...13 Exporteren Overzichtstabel Bestelling details...15 Per product...16 Per klant...16 Per betaalmethode...16 Pagina 2 van 16

3 Voordat u begint Met de Genkgo Webshop applicatie kunt u producten verkopen op uw website. Gebruikers kunnen makkelijk producten bestellen en deze direct betalen via ideal. Dit document beschrijft hoe u de webshop goed configureert, hoe u productlijnen en producten aanmaakt en hoe u de bestellingen kunt beheren. De instellingen worden stap voor stap behandeld, om ervoor te zorgen dat uw webshop goed wordt ingericht. Het invoeren van alle informatie gebeurt in een aparte applicatie, te herkennen aan het icoontje van het winkelmandje: De applicatie bevat de volgende onderdelen: Pagina 3 van 16

4 Het instellen van uw webshop Om te beginnen met het opzetten van uw webshop zal het nodig zijn om de instellingen goed te zetten. Het gaat hier om de volgende instellingen: 1. Verkopergegevens 2. Betaalmethodes 3. Productlijnen Om ervoor te zorgen dat de webshop met de producten kan worden weergegeven op de website zullen we deze onderdelen eerst goed configureren. Verkoper gegevens Dit zijn de gegevens die op de factuur staan. De klant ontvangt deze op het moment dat hij/zij een bestelling plaatst op de website. Druk op het kopje Verkopergegevens in de webshopboom. Tenaamstelling Hier voert u de naam van uw bedrijf/organisatie en een logo in. Deze worden in de rechterbovenhoek van de facturen geplaatst, om in één oogopslag te zien dat de factuur van uw bedrijf/organisatie is. Adres Hier vult u de adresgegevens van uw organisatie in. Dit kan vooral nuttig zijn als u een betaalmethode Ophalen op locatie wilt hanteren. De adresgegevens worden ook weergegeven op de factuur. Contactgegevens De contactgegevens die op de factuur komen te staan. Vul bij URL het webadres van uw website in, bijvoorbeeld Vul bij uw adres waarop u de kopieën van de facturen wilt ontvangen, bijvoorbeeld administratie@uworganisatie.nl. Pagina 4 van 16

5 Facturatiegegevens Vul hier uw financiële gegevens in. Factuurnummer notatie Bij Factuurnummer notatie is het nodig om een speciale reeks tekens te hanteren. We raden aan om de volgende reeks in te voeren: %1$d.%2$04d Dit betekent: jaar en oplopend nummer van 4 cijfers, bijv Deze reeks kan naar wens worden aangepast, bijvoorbeeld door er Webshop voor te plaatsen. Zo krijgt u op de factuur te zien dat de factuur via de webshop is verstuurd. Maand wisseling boekjaar Bij Maand wisseling boekjaar vult u het getal in dat correspondeert met het nummer van de maand waarin uw boekjaar begint. Als dit bijvoorbeeld Januari is, vul hier dan 1 in. Hieronder een lijst van de mogelijke opties: 1. Januari 2. Februari 3. Maart 4. April 5. Mei 6. Juni 7. Juli 8. Augustus 9. September 10. Oktober 11. November 12. December Bevestig uw gegevens met de knop Opslaan. Als uw verkopergegevens goed zijn ingevuld, gaan we door naar het volgende onderdeel, Betaalmethodes. Pagina 5 van 16

6 Betaalmethodes In dit onderdeel stelt u de betaalmethodes in die mogelijk zijn op uw webshop. De bezoeker van de webshop kan zelf bepalen welke betaalmethodes hij/zij wilt gebruiken. U begint door op de knop Nieuwe betaalmethode te drukken: Menubalk Betaalmethodes. Naam Vul hier de een omschrijving van de betaalmethode in. Bijvoorbeeld ideal betaling Code Selecteer hier een optie van de mogelijke betaalmethodes. Deze zijn afhankelijk van welke koppeling u gebruikt. De opties zijn gebruikelijk: 1. ideal 2. Creditcard 3. Ophalen op locatie (indien beschikbaar) Prijzen Optionele velden. Vul hier eventuele vaste en/of variabele kosten in voor het bestellen van het product, bijvoorbeeld verzendkosten. Als u beide velden invult, dan worden de variabele kosten berekend over het totaal bedrag plus de vaste kosten. Bevestiging Vul hier uw gegevens in voor het versturen van de factuur per . Dit is de mail die wordt verstuurd naar de klant, als hij/zij een bestelling plaatst. Crediterings Vul hier de gegevens in voor het versturen van een credit factuur. De credit factuur wordt verstuurd op het moment dat een order wordt gesplitst en de klant zijn/haar geld, of een gedeelte daarvan, terug krijgt. Bevestig uw betaalmethode met de knop Opslaan. Als u meerdere betaalmethodes wilt instellen, herhaal dan de vorige stappen tot u alle beschikbare betaalmethodes heeft ingesteld. Pagina 6 van 16

7 Product lijnen De producten die u wilt gaan verkopen in uw webshop dienen in een productlijn zitten. Een productlijn is in feite een term voor een verzameling producten. Bijvoorbeeld: Kleding Boeken Gadgets Er moet ten minste één productlijn aanwezig zijn in uw webshop. De bezoeker kan in de webshop filteren op te verschillende productlijnen. U heeft de volledige vrijheid om deze naar wens in te stellen. Als u een webshop heeft met één productlijn, dan is het aan te raden deze te gebruiken als verschillende types. Verkoopt u bijvoorbeeld alleen kleding? Dan is het aan te raden om de productlijnen te gebruiken als type producten, bijvoorbeeld: Broeken Truien Shirts U begint door op de knop Nieuwe productlijn te drukken: Menubalk Product lijnen Naam Vul hier de naam/titel van uw productlijn in, bijvoorbeeld Kleding of Truien. Eigenschappen Geef hier de producteigenschappen aan die straks gevuld worden per product. Dit kan bijvoorbeeld zijn: Kleur product kan later worden ingevuld met bijvoorbeeld Rood of Blauw Materiaal product kan later worden ingevuld met bijvoorbeeld Wol of Katoen Door op de knop Nieuwe eigenschap te drukken verschijnt er een nieuwe eigenschap. U hoeft geen eigenschap aan te maken voor de prijs van het product. Dit wordt geregeld op in het onderdeel Winkel. Pagina 7 van 16

8 Nieuwe eigenschap Vul bij Naam de naam van eigenschap in, bijvoorbeeld Kleur. Geef in het secundaire veld aan wat voor type veld het is. De opties zijn: Getal een veld met alleen cijfers, handig voor bijvoorbeeld een artikelnummer. Tekstregel een veld met tekst, inclusief cijfers en speciale tekens. Decimaal getal een getal met decimalen. Handig voor bedragen. Aanvinkvak Wordt Ja/Nee op de website. Datum Datumveld. Link Een veld met een link naar een andere webpagina. Tekstvak Tekstvak met ruimte voor meerdere regels, handig voor beschrijvingen. Bevestig uw productlijn met de knop Opslaan. Als u meerdere productlijnen wilt instellen, herhaal dan de vorige stappen tot u alle beschikbare productlijnen heeft ingesteld. Pagina 8 van 16

9 Producten op uw webshop Nu de verkopers gegevens zijn ingevoerd, de betaalmethodes zijn aangemaakt en productlijnen zijn geconfigureerd, kunt u de producten gaan invoeren, zodat deze als volgt op uw webshop komen te staan: Een typische weergave van een product op een webshop. Producten In dit onderdeel komen straks alle producten te staan die u aanmaakt. Deze zijn te allen tijden aan te passen. Het is mogelijk om de producten per productlijn en tag te bekijken. Een tag is een label dat u meegeeft aan uw product die bij meerdere producten kan voorkomen, bijvoorbeeld Dames en Heren. U begint door op de knop Nieuwe product te drukken: Menubalk Producten Pagina 9 van 16

10 Nieuw product Geef hier aan wat de naam van het product is, bijvoorbeeld Luxe Trui. Geef vervolgens op in welke productlijn het product valt. Door de instellingen op te slaan worden vervolgens de velden weergegeven die u eerder bij het productlijn heeft ingesteld. Vul hier nu de eigenschappen van het product in. Bevestig dit met de knop Opslaan. Als alle velden goed zijn ingevuld is het product opgeslagen. Vervolgens kunnen de tags en afbeeldingen worden ingesteld. Druk in het overzicht van de producten op het zojuist door u aangemaakte product. Hier zullen nu twee nieuwe tabs zichtbaar zijn: Tags en Afbeeldingen. Tags Onder deze tab zijn alle tags zichtbaar die zijn toegewezen aan het product. Hoewel het aantal tags dat kan worden aangemaakt onbeperkt is, raden we aan niet meer dan 2 tags per product in te stellen. Het is aan te raden om in totaal ongeveer 6 tags te hanteren en deze zo algemeen mogelijk te houden. Maak een nieuwe tag aan door op de knop Nieuwe Tag te drukken. Voor hier de naam van de tag in. Als er al eerder tags zijn gemaakt, zullen deze als optie verschijnen als u met uw cursor in het veld gaat staan. Bevestig uw tag met de knop Opslaan. Afbeeldingen U kunt bij het product afbeeldingen invoegen zodat de bezoeker het product kan bekijken voordat deze wordt besteld. Deze afbeeldingen kunt u onder deze tab invoeren. Begin door op de knop Afbeeldingen toevoegen te drukken. Er zal een upload scherm verschijnen waar u de afbeeldingen van uw computer in kan slepen. Het is ook mogelijk om deze toe te voegen met de knop Bestanden toevoegen. Als er bestanden zijn ingevoerd, bevestig dit dan met de knop Start upload. Zodra het scherm klaar is met uploaden zal het scherm zichzelf herladen en zullen de afbeeldingen zichtbaar zijn. Hier kunt u vervolgens één afbeelding als standaard instellen. Dit houdt in dat deze afbeelding wordt gebruikt in het overzicht van de producten en als eerst wordt weergeven bij de details van het product. De rest kan worden bekeken bij de details van het product. Ook kunt u ervoor kiezen om een afbeelding te verwijderen. Dit doet u door het aanvinkvak naast Verwijderen aan te vinken en dit te bevestigen met de knop Opslaan. Pagina 10 van 16

11 Gefeliciteerd! U heeft zojuist uw eerste product aangemaakt! Als u meerdere producten wilt verkopen, herhaal dan de vorige stappen tot u alle beschikbare producten heeft aangemaakt. Vervolgens gaan we deze beschikbaar maken in uw webshop. Webshop instellen Wanneer u de producten goed heeft ingesteld, gaan we door naar het volgende onderdeel Winkel. Hier gaan we de prijzen van het product instellen en zorgen dat deze in de webshop komen te staan. Begin door in dit onderdeel naar de tab Prijzen te navigeren. Hier wordt een tabel weergegeven met de volgende kolommen: Product De naam van het product Productlijn De productlijn toegewezen aan het product. Prijs, excl BTW De prijs van het product. BTW % Percentage BTW dat moeten worden berekend over de prijs ingevuld in kolom Prijs, excl BTW. Aanbiedingsprijs De prijs van het product als deze in de aanbieding is. Het BTWpercentage wordt niet berekend over dit bedrag, deze komt zo op de webshop te staan als u deze hier invoert. Aanbieding tot en met Datum waarop de aanbieding afloopt. Wanneer u voor alle producten een prijs heeft ingesteld, zullen deze onder het tabje Te koop komen te staan. Om de producten in de webshop weer te geven, vink dan het vakje In verkoop aan. Bevestig uw wijzigingen met de knop Opslaan. Gefeliciteerd! U heeft zojuist uw webshop volledig ingesteld. Nu kunnen bezoekers op de website bestellingen plaatsen. U krijgt bericht van de bestellingen, deze worden dan weergegeven in het onderdeel Bestellingen. Pagina 11 van 16

12 Voorraad beheer (optioneel) In het onderdeel webshop is tevens het tabje Voorraad te vinden. Als u gebruik maakt van een fysieke voorraad wilt u deze goed kunnen beheren. Dit zodat er geen bestellingen worden geplaatst van een product dat niet op voorraad is. Hier kunt u dat hier aangeven. Overzicht voorraad Van elk product dat u heeft aangemaakt, ziet u hier de naam van het product, de productlijn en hoeveel er op voorraad zijn. Standaard staat de waarde van voorraad op 0. Om aan te geven hoeveel producten er op voorraad zijn, drukt u op de naam van een product. Hier krijgt u een overzicht te zien van het product en hoeveel items er op voorraad zijn. Als er bestellingen zijn geplaatst, worden deze automatisch uit voorraad gehaald. In de tabel is te zien om de aantallen per bestelling. Om uw voorraad bij te werken, maakt u gebruik van de twee knoppen: Inboeken en Afboeken in de menubalk: Menubalk Voorraad Product Inboeken / Afboeken In dit scherm is het mogelijk om producten toe te voegen aan de voorraad. Hier geeft u aan: Transactiedatum Datum voor administratie van in- of afboeking Aantal Aantal producten dat in- of afgeboekt moeten worden Opmerking Optioneel. Ruimte voor eventuele opmerking. Bevestig uw wijzigingen met de knop Opslaan. De voorraad van uw product is nu bijgewerkt. Pagina 12 van 16

13 Bestellingen Wanneer er bestellingen worden geplaatst in de webshop, zullen de gegevens van de klanten en hun bestellingen automatisch worden ingevoerd in het onderdeel Bestellingen. Hier kunt u alle bestellingen zien. Tevens kunt u ook per product, klant en betaalmethode bekijken. Alle bestellingen In dit overzicht kunt u alle bestellingen die geplaatst zijn bekijken. Het is hier mogelijk om te filteren op 4 onderdelen: Periode Om bestellingen vanaf tot een bepaalde datum te bekijken. Status Bekijk bestellingen op hun status, bijvoorbeeld: Geannuleerd Bestellingen die zijn geannuleerd door de webshopbeheerder Gesplitst Bestellingen die zijn gesplitst door de webshopbeheerder, bijvoorbeeld als een klant meerdere producten heeft besteld. Besteld Bestellingen die nog niet zijn betaald Betaald Bestellingen die zijn betaald Verwerkt Bestellingen die door de webshopbeheerder zijn aangemerkt als verwerkt. Betaalmethode Om bestellingen met een specifieke betaalmethode te bekijken. Filter op order Geef hier het specifieke order ID aan om die bestelling te vinden. Bepaal hier waar u op wilt filteren en bevestig dit met de knop Bijwerken. Vervolgens krijgt u in de tabel er onder de resultaten te zien. De resultaten kunnen worden geëxporteerd, of er kan een worden verstuurd naar de bestellingen. Dit kan met de knoppen in de menubalk: Pagina 13 van 16

14 Exporteren Met de knop Exporteren stuurt u de gegevens van de bestellingen naar een spreadsheet. Verstuurt een met factuur in bijlage naar de personen die de bestelling hebben geplaatst. Als er in het verleden een mail is verstuurd kunt u een template selecteren. Zo niet, dan kunt u een nieuwe template aanmaken. Hier vult u het volgende in: Naam Naam van de template Afzender Het adres waarmee u de mail wilt versturen, bijvoorbeeld administratie@uworganisatie.nl Afzender naam Naam van de afzender Onderwerp Onderwerp van de Tekst Inhoud van de Bevestig uw bericht met de knop Versturen. De zal vervolgens worden verstuurd. Overzichtstabel Onder het tabje Alle zal een tabel worden weergegeven met de bestellingen. Hier ziet u: Order ID (#) Unieke nummer van de bestelling. Besteld op Datum van bestelling Klant Naam van de klant Bedrag Bedrag dat is betaald voor de bestelling Betaalmethode Betaalmethode gekozen voor de bestelling Status Label van de status van de bestelling Pagina 14 van 16

15 Bestelling details Details van de bestelling kunnen worden bekeken door in de overzichtstabel op het order ID of op de datum te drukken. Vervolgens zal een nieuw scherm verschijnen. Afhankelijk van de status van de bestelling zullen een aantal opties verschijnen in de menubalk. Dit zijn: Facturen Bekijk facturen van deze bestelling. De facturen zijn te downloaden naar PDF formaat. Annuleer bestelling Bestelling annuleren. Deze krijgt dan de status Geannuleerd. Bewerken Bestelling aanpassen, hier kan het aantal van de bestelling worden aangepast en kan de winkelwagen van deze persoon worden aangepast. Betaald markeren Bestelling markeren als betaald. Deze krijgt dan de status Betaald. Verwerken Bestelling markeren als verwerkt. Voor eigen administratie, bijvoorbeeld als het product is verstuurd of is opgehaald. Tevens zijn de details van de bestelling zichtbaar in een overzichtelijke lijst. Hier is te zien: Door wie de bestelling is geplaatst Wanneer de bestelling is geplaatst Het verschuldigde bedrag Transactiekosten Subtotaal incl. BTW Subtotaal excl. BTW BTW Betaalmethode Aantal facturen Pagina 15 van 16

16 Per product In deze tab ziet u de bestellingen per product. Hier kunt u bijvoorbeeld zien welk product veel verkocht wordt. U ziet het aantal bestellingen per product, het aantal dat is besteld en de omzet die hier bij hoort. Tevens is er de mogelijkheid om te zoeken op een specifiek product. Per klant In deze tab ziet u de bestellingen per klant. Hier kan u makkelijk zoeken naar een specifieke klant en zijn/haar facturen bekijken Per betaalmethode In deze tab ziet u de bestellingen per betaalmethodes die zijn ingesteld. Hier kan u per betaalmethode bestellingen bekijken en de facturen bekijken. Pagina 16 van 16