Instructie. Samenvoegen Basis

Transcriptie

1 Instructie Samenvoegen Basis 20 juli 2016

2 Inhoud 1 Inleiding Doelgroep Gerelateerde documenten Samenvoegen in Carta Overige uitvoer Wat is Samenvoegen? Uitleg basisbegrippen Samenvoegen in Carta Inrichting knoppen in cursus algemeen Zelf sjablonen maken Aanmaken gegevensbestand Aanmaken sjabloon Foutmeldingen bij openen sjabloon Ontbrekend gegevensbestand Ontbrekend samenvoegveld Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 2

3 1 Inleiding Carta is een uitgebreid pakket voor cursusadministratie en eventbeheer. Dit document maakt onderdeel uit van een set van instructiedocumenten, die elk een specifiek onderdeel van Carta beschrijven en toelichten. Wilt u alleen samenvoegen gebruiken, dan hoeft u alleen hoofdstuk 2 te lezen. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe samenvoegen in de praktijk gebruikt kan worden. In het vervolg van het document wordt dieper ingegaan op wat samenvoegen is, en hoe dit door u gebruikt kan worden om zelf de communicatie vanuit Carta aan te passen. 1.1 Doelgroep Profiel doelgroep: Zelden of nooit iets met samenvoegen gedaan Introductiecursus Carta gevolgd Gebruikt MS Word geregeld Kennis na afloop van deze instructie Basiskennis van samenvoegen met MS Word Eenvoudige sjablonen kunnen worden aangemaakt Standaard samenvoegen kan worden toegepast Snel samenvoegen kan worden toegepast 1.2 Gerelateerde documenten Dit document maakt een onderdeel uit van de Carta Instructie documenten. Meer informatie over deze documenten vindt u in het document: Overzicht Carta Instructie. 2 Samenvoegen in Carta In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een gebruiker de samenvoegfunctie in Carta kan gebruiken. Hiervoor hoeft u geen kennis te hebben van het onderliggende proces, iedereen die op een knop kan drukken kan in Carta gepersonaliseerde s versturen. Snel-samenvoegen knoppen In de module Cursus-Inschrijving staan een aantal knoppen, waarmee de documenten die bij de cursus horen aangemaakt kunnen worden. Standaard zijn er knoppen voor Etiketten, Badges, Presentielijst, Certificaat, Bevestiging, Plaatsing en Materiaal. Druk op de knop bevestiging deelnemers van een cursus. om een nieuwe bevestigingsbrief te versturen naar de Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 3

4 Bevestiging versturen Standaard wordt geselecteerd dat u de bevestiging per wilt versturen. U kunt hiervan afwijken door in het rechtergedeelte een andere uitvoeroptie te selecteren De uitvoerkeuzes zijn als volgt weergegeven De bovenste 3 selecties versturen een . De optie Iedereen dezelfde bijlage maakt het mogelijk om een bijlage samen te stellen op basis van alle deelnemers in de groep. Met de persoonlijke bijlage wordt een bestand bijgevoegd op basis van de persoon aan wie de gestuurd wordt. Als er een verstuurd gaat worden zijn de volgende opties zichtbaar: Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 4

5 Het sjabloon is standaard ingesteld op de voorkeur die bij de systeemopties is ingevoerd. Hiervan kan worden afgeweken door bij de cursus in het scherm Cursus->Sjablonen een afwijkend sjabloon te kiezen. In de lijst met mogelijke sjablonen staan alle sjablonen die in dezelfde map staan als het standaardsjabloon. Met het knopje achter de dropdown-box kan het sjabloon aangepast worden. De wijzigingen die hier uitgevoerd worden, gaan na het bevestigen verloren. Als u op [Voltooien] drukt krijgt u eerst te zien hoeveel s er verstuurd gaan worden. Kiest u om de s te versturen, dan krijgt u voor elke onderstaande dialoog te zien. Voorvertoning Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 5

6 Met [Verstuur] kunt u de mails een voor een verzenden. Bent u tevreden dan kunt u met [alles verzenden] deze en de resterende s versturen. Voor Bijlagen op basis van een sjabloon ziet dit er zo uit. Dit maakt het mogelijk om persoonlijk gegenereerde.docx bestanden als bijlage te versturen. Als zowel een document als een geselecteerd kan worden, dan wordt de lijst met e- mails samengesteld uit de lijst met bestanden in de directory die naast de lijst met documenten staat. Dus als bijvoorbeeld het sjabloon voor certificaten in de map \Sjabloon\Certificaten staat, dan krijgt u in de lijst met s alle bestanden uit de map \Sjabloon\ te zien. 2.2 Overige uitvoer Naast het versturen van zijn er nog 2 opties om samen te voegen. Als er een document gemaakt moet gaan worden is dit zichtbaar: Hier kunt u kiezen of basis van welk sjabloon u kunt samenvoegen en hoe het resultaat moet worden opgeslagen. Ook hier kunt u met de knop wijzig sjabloon weer een vluchtige aanpassing in het sjabloon maken. Als u kiest voor het maken van een Excel bestand dan krijgt u deze opties te zien Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 6

7 Als het bestand al bestaat, dan kunt u het vinkje Carta gegevens in dit bestand overschrijven aanvinken om alleen de gegevens in het tabblad Carta te vervangen door de geselecteerde gegevens. Hiermee kunt u in Excel gemaakte rapporten actualiseren. Excel gegevensbestand Als u het Excel bestand opent, ziet u op de eerste rij alle veldnamen staan die in het gegevensbestand voorkomen. Alle velden die in deze lijst staan kunt u bij het samenvoegen gebruiken. Het is verstandig om dit bestand ergens te bewaren zodat u een eenvoudig het juiste veld kunt terugvinden. 3 Wat is Samenvoegen? Uitleg basisbegrippen. Samenvoegen is een proces waarbij een standaard document zoals een brief of , van inhoud kan worden voorzien. Door de vorm en inhoud van de brief te scheiden, kan vanuit Carta voor elke persoon in de database een persoonlijke brief gemaakt worden. Door de vorm van de brief te combineren met meerdere persoonsgegevens uit Carta, kan in 1 keer voor een groep personen een standaardbrief aangemaakt en verstuurd worden. De brieven die de opmaak en standaard inhoud bevatten noemen we in Carta Sjablonen. Als een sjabloon eenmaal naar tevredenheid is ingericht, zal het daarna vrijwel niet meer wijzigen. De dynamische inhoud van de brief, bijvoorbeeld de lijst met personen, wordt opgeslagen in een zogenaamd gegevensbestand. Elke keer als er vanuit Carta wordt samengevoegd wordt er een nieuw gegevensbestand aangemaakt. De inhoud van het gegevensbestand is dus elke keer anders. Een gegevensbestand bevat in feite een tabel met gegevens. De kolommen in deze tabel hebben een vaste naam. Deze rij wordt ook wel veldnamenrij genoemd. De Rijen daaronder worden record genoemd. Een gegevensbestand zou de volgende inhoud kunnen bevatten: Voorletters Aanhef Naam Adres Woonplaats <= Veldnamenrij J. Mijnheer Wijntjes Klifrakplantsoen 63 Utrecht <= Record K. Mijnheer Groot Bergweg 159 Zeist <= Record In een sjabloon kan vervolgens worden aangegeven waar de gegevens in het gegevensbestand in de brief gebruikt moeten worden. Als hieronder staat {Veldwaarde Naam}, dan wordt op die plek de waarde uit die kolom ingevuld. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 7

8 Voorbeeld sjabloon: {Veldwaarde Voorletters} {Veldwaarde Naam} {Veldwaarde Adres} {Veldwaarde Woonplaats} {Veldwaarde Aanhef} {Veldwaarde Naam}, Dank voor u interesse in onze cursus. Hierbij sturen we u op verzoek onze opleidingsgids. Met vriendelijke groet, Kees Buitenboer Uw opleidingsmanager U ziet dat in bovenstaand sjabloon op meerdere plekken wordt verwezen naar een veldwaarde uit het gegevensbestand. De naam in de ondertekening is echter vast. Dit zal dus in elke brief hetzelfde zijn. Als het sjabloon wordt samengevoegd met het gegevensbestand wordt voor elk record in het gegevensbestand een nieuwe brief gemaakt. Het resultaat van het samenvoegen van het gegevensbestand met een sjabloon wordt samenvoegresultaat genoemd. Dit samenvoegresultaat is een geheel nieuw document en is niet gekoppeld aan het sjabloon of het gegevensbestand. Als we het sjabloon en het gegevensbestand uit het voorbeeld hierboven samenvoegen, krijgen we het volgende resultaat: J. Wijntjes Klifrakplantsoen 63 Utrecht Mijnheer Wijntjes, Dank voor u interesse in onze cursus. Hierbij sturen we u op verzoek onze opleidingsgids. Met vriendelijke groet, Kees Buitenboer Uw opleidingsmanager K. Groot Bergweg 159 Zeist Mijnheer Groot, Dank voor u interesse in onze cursus. Hierbij sturen we u op verzoek onze opleidingsgids. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 8

9 Met vriendelijke groet, Kees Buitenboer Uw opleidingsmanager Voor elk record in het gegevensbestand wordt een nieuwe pagina gestart in het samenvoegresultaat. Zo komt elke brief op een eigen pagina. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 9

10 4 Samenvoegen in Carta Standaard samenvoegen icoon Met de knop Samenvoegen kan in Carta een samenvoegactie gestart worden. Uit het vorige hoofdstuk weten we dat we voor het samenvoegen 2 bestanden nodig hebben, het gegevensbestand en het sjabloon. Het samenvoegen gaat met behulp van een Wizard. De wizard helpt u bij het selecteren van het juiste sjabloon en de juiste inhoud voor het gegevensbestand. Stap 1 Wat wilt u gaan maken? Deze stap heeft betrekking op het sjabloon. De sjablonen worden als bestand buiten Carta opgeslagen. In de systeemopties kunt u aangeven waar Carta de sjablonen kan vinden. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 10

11 Instelling locatie sjablonen [Beheer] [Opties] Op deze locatie verwacht Carta een vaste mappenstructuur. Onder de opgeven map verwacht Carta voor alle hoofdmodules (Bedrijf, Cursus, Factuur, Leergang en Persoon) in Carta een mapje. Verder staat hier ook een mapje voor de sjablonen die gebruikt kunnen worden met de querybuilder. Voor nu is het voor ons alleen belangrijk om te weten dat we in de cursusmodule willen gaan samenvoegen. In figuur 2 wordt dat boven in de dialoog getoond. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 11

12 Mappenstructuur sjablonen Onder elke hoofdmap zitten de categorieën Brieven, Certificaten, , Etiketten, Facturen, Lijsten en Overig. Deze categorieën komen overeen met de keuze in Stap 1 van de wizard (Zie figuur 2). In het mapje kunnen sjablonen voor begeleidende s worden opgeslagen. Het sjabloon dat wij willen gebruiken staat in het mapje brieven. We selecteren daarom deze optie en drukken op [volgende] Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 12

13 Stap 2. Welke gegevens wilt u samenvoegen? In deze stap selecteert u de gegevens die in het gegevensbestand moeten komen. We kiezen de eerste optie en drukken op [volgende]. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 13

14 Stap 3. Maak uw selectie Hier ziet u al een voorbeeld van de gegevens die in het gegevensbestand gaan komen. Standaard worden alle niet geannuleerde cursisten geselecteerd, maar u de selectie hier naar wens aanpassen. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 14

15 Stap 4. Gebruik de gegevens om samen te voegen De inhoud van het gegevensbestand is nu bekend. In stap 4 van de wizard heeft u meerdere opties om deze gegevens te gebruiken. Voor meer informatie over het gebruik van deze dialoog, zie hoofdstuk 2. 5 Inrichting knoppen in cursus algemeen Tijdens de inrichting van Carta kunt u via het menu [Beheer] => [Opties] uw eigen cursus-sjablonen aan deze knoppen vastmaken. Knoppen Cursus-Inschrijving Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 15

16 Instelling standaard sjablonen voor snel-samenvoegen Als de sjablonen goed ingesteld staan wordt de achtergrond groen. De sjablonen die hier ingesteld staan, worden voor elke cursus en voor elke inschrijving gebruikt. In sommige gevallen heeft u een cursus waarbij de bevestiging sterk afwijkt van de standaard. Voor deze cursussen kunt u in het scherm cursus => sjabloon aangeven welke sjablonen afwijken van de standaard. 6 Zelf sjablonen maken 6.1 Aanmaken gegevensbestand Voor het aanpassen van sjablonen die betrekking hebben op cursussen en inschrijvingen kan het gegevensbestand worden aangemaakt in de cursus module. Het gegevensbestand dat nodig is voor het aanpassen van een factuursjabloon, kan alleen in de factuurmodule worden aangemaakt. Voor het aanpassen van het sjabloon wordt vooral gebruik gemaakt van de veldnamenrij in het gegevensbestand. De records in het gegevensbestand kunnen een willekeurige inhoud hebben. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 16

17 In Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. wo rdt uitgelegd hoe u een gegevensbestand aanmaakt. Onthoud de locatie van dit Excel bestand, zodat u straks in Word het juiste gegevensbestand kan selecteren. 6.2 Aanmaken sjabloon Open Word en open een nieuw leeg document. In hoofdstuk Samenvoegen in Carta wordt beschreven waar de Carta Sjablonen in uw omgeving zijn opgeslagen. Sla het nieuwe bestand op in de map Cursus\Brieven en geef het de naam Mijn sjabloon. Kies bovenin in het hoofdmenu de optie verzendlijsten. Verzendlijsten ribbon in Word 2013 Verzendlijsten ribbon in Word 2010 Hierboven ziet u de ribbon verzendlijsten in Word 2013 en Word Het samenvoegen in beide versies werkt nagenoeg identiek. De meeste iconen op de ribbon verzendlijstlijsten zijn op dit moment nog grijs. Druk op de knop [Adressen selecteren] en kies de menu-optie [Bestaande lijst gebruiken ]. Blader vervolgens naar het gegevensbestand dat hiervoor is aangemaakt. Als u een lijst met tabbladen kunt kiezen, kies dan voor het tabblad met de naam Carta. Het gegevensbestand wordt nu door Word gekoppeld aan het document. Zodra het document gekoppeld is aan een gegevensbestand, worden ook andere knoppen in de ribbon verzendlijst aangezet. Druk op de knop [Samenvoegvelden invoegen]. Met deze knop kunt u de velden uit het gegevensbestand dat in Carta is aangemaakt, toevoegen aan uw Word document. U ziet Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 17

18 nu een lange lijst met alfabetisch gesorteerde veldnamen. Selecteer Voornaam uit de lijst met samenvoegvelden. In het document verschijnt nu: «Voornaam» Dit is de manier waarop Word laat zien dat op die plek in het document een samenvoegveld wordt ingevoegd. We willen een sjabloon maken gebaseerd op het voorbeeldbriefje uit hoofdstuk 1. Hieronder kunt u de velden vinden die u kunt gebruiken in dit sjabloon. Voor elk samenvoegvoegveld moet u de knop [samenvoegvelden invoegen] selecteren, waarna u het juiste veld selecteert. De overige tekst kunt u gewoon zoals u in Word gewend bent intypen. «Voornaam» «AchternaamCompleet» «Adres» «Plaats» Geachte «GeslachtAanhef» «AchternaamCompleet», Dank voor u interesse in onze cursus. Hierbij sturen we u op verzoek onze opleidingsgids. Met vriendelijke groet, Kees Buitenboer Uw opleidingsmanager Aan het begin kan het een hele uitdaging zijn om het juiste veld te vinden. U kunt in Carta gebruik maken van de optie om een Excel Samenvoegbestand aan te maken (Zie Fout! V erwijzingsbron niet gevonden.). Dit Excel bestand bevat in de eerste rij alle veldnamen en in de rijen daaronder staan alle records. Dit maakt het zoeken naar het gewenste veld iets eenvoudiger. Sla het document op en sluit Word af. Dit sjabloon kan nu gebruikt worden in Carta. Omdat het sjabloon in het mapje brieven is opgeslagen kunt u de stappen in Hoofdstuk Samenvoegen in Carta volgen. Bij stap 4 kiest u voor Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. U kunt vervolgens uw sjabloon onder de n aam Mijn sjabloon in deze lijst terugvinden en selecteren. Na het drukken op [Voltooien] wordt het samenvoegresultaat getoond. 7 Foutmeldingen bij openen sjabloon De meeste vragen die betrekking hebben op het aanpassen van een bestaand sjabloon, hebben betrekking op het openen van het sjabloon. Zodra een bestaand sjabloon in Word geopend wordt, kan Word een aantal verwarrende dialogen tonen. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 18

19 7.1 Ontbrekend gegevensbestand Foutmelding bij openen van het sjabloon Bij het opslaan van het sjabloon wordt ook de koppeling met het gegevensbestand opgeslagen. Normaal gesproken is dit handig, omdat u dan gelijk samenvoegvelden kunt toevoegen aan het bestand. Maar als het sjabloon door iemand anders op een andere machine gemaakt is, is de kans groot dat het gegevensbestand op een plek staat waar u niet bij kunt komen. De melding geeft aan wat er aan de hand is. Het gegevensbestand kan niet gevonden worden. De keuzemogelijkheden zijn verwarrend. Als u een gegevensbestand heeft, en weet waar het staat is de optie [Gegevensbestand zoeken ] de meest voor de hand liggende mogelijkheid. Heeft u geen gegevensbestand, dan kunt u alleen voor opties kiezen. Opties bij ontbrekend gegevensbestand Dit klinkt dreigend. Het lijkt erop dat Word van alles wil verwijderen. U moet echter een keuze maken anders komt u weer bij de dialoog uit figuur 13. In de regel maakt het nauwelijks uit welke van de twee opties u kiest! Normaal gesproken doen beide opties precies hetzelfde: Het ontkoppelen van het gegevensbestand van het sjabloon. Er worden geen gegevens of bestanden verwijderd. De eerste optie is een prima keuze. Als u een keuze heeft gemaakt dan kunt u het sjabloon daarna bewerken. Als achtergrondinformatie laten we zien wat er gebeurt als de gebruiker geen keuze wenst te maken en probeert met Escape of het sluiten van de dialogen via [x] het sjabloon probeert te openen. Er volgt dan: Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 19

20 Probleem bij openen sjabloon Het wordt nog erger omdat een [x] of [OK] allebei leiden tot de volgende dialoog: Onleesbare inhoud? Als u nu op [Nee] of [x] drukt, wordt het openen van het sjabloon geannuleerd. Drukt u op [Ja] dan bent u terug bij af, want dan verschijnt de dialoog uit figuur 13. Dus als u de dialoog krijgt uit figuur 13, kunt u alleen het document openen, als u een keuze maakt uit 1 van de twee opties die worden aangeboden. 7.2 Ontbrekend samenvoegveld Deze dialoog treedt op als er velden in het sjabloon staan die niet (meer) in het gegevensbestand staan. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 20

21 Ongeldig samenvoegveld Dit is ook weer een lastig te beantwoorden dialoog. Als u zeker weet dat het veld niet meer nodig is in het sjabloon kiest u dan voor [Veld verwijderen]. Het veld is daarna verwijderd uit uw document. Wilt u op de plaats van het veld in het document een ander veld invoegen, dan kunt u het gewenste veld kiezen in de dialoog en kiezen voor [OK]. Waarschijnlijker is het, dat het samenvoegdocument en het sjabloon niet voor elkaar gemaakt zijn. Er staan velden in het sjabloon die niet in het gegevensbestand staan, maar u wilt die velden wel behouden. U kunt dan kiezen voor Annuleren of [x]. Deze dialoog verschijnt echter voor elke record bij elk veld dat niet gevonden wordt. De [Esc] toets ingedrukt houden totdat er geen dialogen meer verschijnen is de snelste uitweg uit deze situatie. Op de plekken waar de fouten optraden, komt de volgende tekst in het samenvoegresultaat: Fout! Geen SamenvgVeld gevonden in veldnamenrecord van gegevensbestand. Carta - Samenvoegen Basis.docx Pagina 21