1 FASE 1: Documenttype selecteren

Transcriptie

1 Voornaam:... Datum:... Naam:... Klas:... Nr:... 1 FASE 1: Documenttype selecteren De bedoeling hiervan is het hoofddocument in het leven te roepen, zonder er verder aan te werken. Het is alsof het gegevensbestand maar kan aangemaakt worden als het weet dat er een hoofddocument bestaat. Je kunt ook eventueel vertrekken van een bestaand document. Open MS-Word Kies in het menu voor Verzendlijsten. Klik dan op Afdruk Samenvoegen Starten.. Vervolgens kies je Aan de rechterzijde verschijnt het taakvenster Samenvoegen. Dat ziet er zo uit: Hier kies je met wat voor type document je wenst te werken. Je wilt een brief naar verschillende personen sturen.

2 Daarom laat je het keuzerondje op Brieven staan. Bevestig deze keuze door onderaan op Volgende: Begindocument te klikken. Stap 2 verschijnt! 2 FASE 2: Begindocument selecteren. Hier kun je aangeven of je een bestaand document gaat gebruiken (bv.: een brief die je al getypt had). We kiezen hier voor het huidige document gebruiken. We zijn vertrokken van een nieuw blanco document, dus dat kan hier perfect.

3 o Het keuzerondje staat goed. Dit bevestig je door te klikken op Volgende: Adressen selecteren. Stap 3: Adressen selecteren verschijnt. 3 Fase 3: Adressen selecteren. In dit bestand zullen de adressen worden ingetikt. We gaan geen adresgegevens ophalen (dat doen we later), maar we maken een nieuw gegevensbestand. Een adres bestaat meestal uit: een aanspreking, een voornaam, een familienaam, een straat, een postcode, een woonplaats. Van elke persoon die je een brief wilt sturen, moet je dus 6 adresgegevens noteren. Bekijk het als een tabel met 6 kolommen. Elk afzonderlijk gegeven noem je een VELD: bv het veld Jan. Het gehele adres van bv. Jan Janssens noem je een RECORD. De VELDNAAM is gewoon de kolomtitel waaronder dan de verschillende aansprekingen, voornamen enz... komen. titel voornaam Naam Straat postcode gemeente aanspreking mevrouw Sabrina De Witte Groenstraat Antwerpen mevrouw de heer Chris Franssen Oosterstraat Duffel De heer de heer Wim Willems Westerrveld Bree heer mevrouw Mieke Montyne Beeklaan Lier mevrouw de heer Joren Van Asch Berkenlei 2850 St-Kat-Waver heer mevrouw Annick De Vreeze Graanmarkt Koekelare mevrouw

4 De werkwijze is als volgt: eerst worden de veldnamen ingegeven. daarna kun je de velden invullen. Plaats het keuzerondje op. Klik op Maken.. Het dialoogvenster Nieuwe adreslijst verschijnt: In dit venster stelt MS-Word een aantal veldnamen voor. Voor ons doel zijn er te veel Veldnamen. We beperken ons hier tot bovengenoemde adresonderdelen.

5 Klik op de knop Kolom Aanpassen Het volgende venster verschijnt: Selecteer de veldnaam Bedrijf en klik op Verwijderen. Bevestig met Ja. Doe dit ook voor de 7 andere veldnamen (Adresregel 2 - Provincie - Land - Telefoon - Thuis - Telefoon werk - adres) Klik op Adresregel 1 en verander dit in straat door op de knop te drukken.

6 Je hebt nog een veld nodig om de aanspreking na Geachte te vervolledigen. Klik op de knop om een veldnaam in te voegen. Het volgende venster verschijnt. Typ in dit vak Aanspreking. Druk op OK. Nu ziet het venster er zo uit! Met de knoppen omhoog en omlaag kun je de volgorde nog aanpassen. Klik nu op OK.

7 Je kunt nu de adressen invullen. In dit nieuwe dialoogscherm krijg je nu zoveel vakjes als je veldnamen opgegeven hebt, in dit geval dus 7. Je kunt met de TAB-toets telkens naar het volgende veld gaan. Vul in het eerste een titel in mevrouw en TAB. Vul in het tweede en derde vakje Sabrina De Witte in en TABULEER telkens. In het vierde typ je de straat in: Groenstraat 35 en bevestig met TAB. Doe dit ook voor 2000 Antwerpen en mevrouw. Het eerste adres of record is nu ingevuld. Je fiche ziet er zo uit: Klik op de knop Nieuw item. Zo ga je naar een volgend record dat leeg is en dat je opnieuw kunt invullen. Vul de gegevens van de overige 5 adressen of records eveneens in (zie de onderstaande tabel). Titel voornaam naam Straat postcode gemeente aanspreking mevrouw Sabrina De Witte Groenstraat Antwerpen mevrouw de heer Chris Franssen Oosterstraat Duffel De heer de heer Wim Willems Westerrveld Bree heer mevrouw Mieke Montyne Beeklaan Lier mevrouw de heer Joren Van Asch Berkenlei 2850 St-Kat-Waver heer mevrouw Annick De Vreeze Graanmarkt Koekelare mevrouw

8 De ingevulde fiche ziet er zo uit: Bevestig achteraf alles met. MS-Word herinnert je er aan dat het tijd wordt om je gegevensbestand (de adressen) op te slaan. Het programma stelt de map Gegevensbronnen voor, en je geeft de bestandsnaam Mailadressen in (zie de onderstaande figuur). Interessant om weten is dat MS-Word dit als een Microsoft Access Bestand wegschrijft.. De volgende tabel verschijnt:

9 Hier kun je eventueel nog adressen afvinken, wissen of bewerken. Klik onderaan op Volgende: Uw brief schrijven. 4 FASE 4: uw brief schrijven. In de eerste fase had je het hoofddocument nog maar gecreëerd, nu moet het nog ingetypt en opgemaakt worden! Typ je adres en datum in Druk nu 5x op ENTER om tot de positie van de geadresseerde te komen. Die typ je niet zelf in, maar je plaatst een veldcode zodat Word later die gegevens uit je gegevensbestand kan halen. Klik op in het Taakvenster.

10 Het volgende venster verschijnt.. Nu moet je die veldnamen overbrengen naar de brief. Klik op Titel. Klik vervolgens op en op. De titel is op de volgende manier ingevoegd:

11 Druk op de spatiebalk en kies opnieuw Meer items in het Taakvenster. Klik Voornaam aan, kies Invoegen en Sluiten. Druk op de spatiebalk en doe hetzelfde voor Familienaam. Druk op de ENTER-toets. Voeg nu Straat in, sluit het venster en druk op de ENTER-toets. Misschien gaat het sneller als je nu Postcode en Plaats tegelijkertijd invoegt. Klik op Sluiten en druk op de ENTER-toets. Ga met je cursor naar boven ga tussen >><< staan en voeg een spatie tussen. Je brief ziet er nu zo uit. Druk 5 keer op de ENTER-toets en typ het referteblok en de rest van de brief. Die luidt als volgt: Een hele maand gratis. Geachte «aanspreking» Het is waar. Handelvijf komt een maand lang gratis in uw bus. Zes keer per week. Zo volgt U de actualiteit op de voet en maakt U op een prettige manier kennis met een krant die U wel ligt. Het enige wat U daarvoor hoeft te doen, is de bijgevoegde antwoordkaart invullen, ondertekenen en terugsturen voor 15 maart. Niet twijfelen doen! Met vriendelijke groeten

12 PieterJan Vandermeersch Hoofd abonnementen Je had natuurlijk door dat achter Geachte het zevende veld Aanspreking ingevoegd moest worden met Meer items Deze brief is de basis voor 6 brieven; hij moet dus goed geschikt en foutloos zijn! Je kunt hem nu al opslaan. Geef hem de naam Mailbrief mee. Vervolgen het samenvoegen en klik onderaan op Volgende: Briefvoorbeeld. 5 FASE 4: BRIEFVOORBEELD Je ziet in je brief ipv <<>> het eerste adres verschijnen: Met de knoppen EN van het Taakvenster kun je door de verschillende adressen bladeren. Navigeer naar de andere adressen met de knoppen en. Heb je overal spaties tussen de adresonderdelen?

13 Goed zo, anders keer je terug naar Uw brief schrijven en pas je de adresvelden in de brief aan. Ook nu nog kun je in het onderstaande venster eventuele wijzigingen aan het adressenbestand aanbrengen: fouten verbeteren, adressen uitsluiten, Wanneer je zeker bent, klik je op Volgende: Samenvoeging voltooien om in de laatste fase van het samenvoegen te komen 6 Afdrukken van de samengevoegde bestanden. Nu gebeurt het samenvoegen effectief: zesmaal zal het hoofddocument in het gegevensbestand de adresgegevens gaan opzoeken, en als resultaat 6 ingevulde brieven geven.

14 Je hebt de mogelijkheid om de brieven onmiddellijk af te drukken. Klik in het Taakvenster Samenvoegen op Afdrukken. Ook hier kun je nog eventueel een aantal adressen uitsluiten. Als je op OK drukt verschijnt het ondertussen bekende afdrukvenster. Klik daarin op OK om de 6 brieven af te drukken. Zeker in het begin stellen we voor om te opteren voor die ander keuze: Samenvoegen naar een nieuw document. Dit bekom je door te kiezen voor Afzonderlijke brieven te bewerken in het Taakvenster Kies in het Taakvenster voor Afzonderlijke brieven bewerken. Ook hier kun je weer in het volgende venster eventueel nog adressen uitsluiten. Klik op OK.

15 MS-Word zal een nieuw document openen met 6 brieven op een afzonderlijk blad. Doorblader even en controleer of je nergens tikfouten in de adressen of brieftekst hebt gemaakt. Ben je tevreden over het resultaat? Druk je samengevoegde brieven af met als optie 6 pagina s op 1 blad. Zo besparen we een beetje papier en kunnen we toch de oefening toch controleren Klik op de Office-knop en Afdrukken.

16 Dit nieuwe document dat MS-Word spontaan Brieven1 heeft genoemd, SLA je NIET op. Kies en Sluiten. Je hoofddocument Mailbrief kun je eventueel nog eens opslaan. Je kunt MS-Word nu afsluiten