Linda Thuijs-Koopmans - LinnenArt, huisstijl en logo ontwerp -

Transcriptie

1 Linda Thuijs-Koopmans - LinnenArt, huisstijl en logo ontwerp -

2 Handleiding Gmail in huisstijl met een automatische handtekening.. Als je je drukwerk, online profielen en alle visuele communicatiemiddelen hebt aangepast aan jouw huisstijl, dan wil je natuurlijk met je dezelfde professionaliteit uitstralen. Je gaat nu de puntjes op de i zetten. Wat kan je allemaal doen om je zakelijke mail er zo professioneel mogelijk uit te laten zien. Je plaatst je logo of een header boven de mail Je past je huisstijlkleuren toe in de hyperlinks Waar mogelijk maak je zelfs gebruik van een vast lettertype Je verstuurt je mail met een zakelijke afzender: bijvoorbeeld jouw info@....nl Hiervoor maak je een extra afzender account aan. In dit boekje leg ik je stap voor stap uit hoe je je mail in Gmail een account aanmaakt en deze naar je eigen huisstijl omzet. Stap 1 Maak een Google account aan. Dat doe je hier. ts.google.com%2fmanageaccount&hl=nl Eenmaal ingelogd ga je naar je Gmail 2

3 Stap 2 Ga naar Instellingen. Dit is het wieltje rechtsbovenin je scherm van Gmail. Stap 3 Je bent nu op de pagina Instellingen, tabblad Algemeen Heb je vooraf bepaald hoe jouw handtekening eruit moet zien? Wil je een header boven je mail? Of alleen een logo? Moet er nog een illustratie onderaan komen? Of een Social Media icoontje? Alleen NAW tekst? 3

4 Stap 4 Vul je eigen NAW (naam adres woonplaats) in Je webadres en sociale media Een hyperlink maak je door het gewenste woord te selecteren en op het slotje te klikken. Er verschijnt een veldje om je link aan te passen. Stap 5 Als je je logo of een header wilt toevoegen, klik dan op het illustratie icoontje Vink vervolgens het onderstaande vakje aan. Je handtekening wordt dan boven de vorige mail geplaatst i.p.v. eronder! 4

5 Tip Kies je voor een header boven je , houd dan vooraf rekening met het formaat. Op bovenstaand voorbeeld zie je goed hoe groot je logo of header er in de praktijk uit zal zien. Bepaal je voorkeur aan de hand van deze voorbeelden. Zoals je ziet is 600 pixels te breed.. Let op: Als je voor een header hebt gekozen houd er dan rekening mee dat als je vanaf je smartphone mailt, je bericht boven je header Header voor je header bestellen? Stuur me een mail met jouw wensen. 5

6 Stap 6 Onderstaand veld verschijnt. Voordat je hiermee verder kan moet je eerst je gekozen afbeelding uploaden naar de bibliotheek van je web site of via FTP naar een domein. Stap 7 Heb je een Wordpress website, dan doe je dat in de admin van je site. 6

7 Stap 8 Upload het bestand van je keuze bij nieuw bestand Stap 9 Kopieëer de link van het bestand 7

8 Stap 10 Ga terug naar het invelveldje in Gmail en plak de gekopieëerde linkt hierin. Stap 11 Als het goed is verschijnt nu je geuploade logo of header in het handtekeningenveld. Bevestig door op ok te drukken. 8

9 Stap 12 Nu volgt de opmaak van de handtekening. Waar mogelijk gaan we de huisstijl doorvoeren. Bepaal de juiste positie en formaat. In mijn geval plaats ik het logo altijd rechts van de mail. Ga hiervoor voor je logo staan en druk een aantal keer op de spatie of de tabtoets. Het formaat van je logo of header kan je veranderen door op het plaatje te klikken. Er verschijnt een keuzemenu om het waarin je de grootte klein - medium - groot kunt aangeven. Plaats het logo en het begin van de NAW een klein eindje uit elkaar. Zo creeer je direct een ruimte waartussen je straks je mailtekst kunt plaatsen. 9

10 Stap 13 Selecteer de tekst (in dit geval NAW) en stel het lettertype in. het font dat je overal online gebruikt. (website, nieuwsbrief, e.d.) De lettertypes in het uitrolmenu zijn de meest voorkomende web fonts. 10

11 Stap 14 Misschien wil je de hyperlinks of een ander tekstgedeelte van een andere (huisstijl)kleur voorzien? Gmail biedt helaas niet de mogelijkheid om alle #kleuren te kiezen. Zoek er een uit die jouw huisstijl kleur benadert. 11

12 Stap 15 Stel ook bij Instellingen Algemeen de standaard tekstopmaak in. Uiteraard met hetzelfde lettertype als waarmee je zojuist je NAW hebt ingesteld. 12

13 Stap 16 Niet vergeten: Wijzigingen opslaan met de knop onderaan de pagina 13

14 Stap 17 Test je handtekening door een nieuwe mail te maken. 14

15 Tip Deze knop ( + ) levert extra mogelijkheden op om bestanden, links en smileys, e.d. bij te voegen. Je automatische handtekening is ingesteld en je mail is naar je huisstijl opgemaakt. Wil je onder verschillende namen vanuit Gmail kunnen werken en verzenden, bijvoorbeeld met een privé identiteit en een zakelijke? Sla snel de bladzijde om, dan gaan we nog even door! 15

16 Stap 18 Ga naar Instellingen, tabblad Accounts Klik op de link: Nog een adres toevoegen... 16

17 Stap 19 Het volgende scherm plopt op. Vul hier je extra adres in dat je ook vanuit Gmail wilt kunnen gebruiken. 17

18 Stap 20 Verzend verificatie. Je ontvangt nu een code via op het zojuist opge geven adres. 18

19 Stap 21 Vul de ontvangen code in en klik op controleren. 19

20 Stap 22 Wil je vanuit Gmail ontvangen en verzenden, kies dan voor de bovenste optie. 20

21 Stap 23 Nu heb je natuurlijk een 2e handtekening nodig. Dat is heel gemakkelijk zo gemaakt. Terug naar Instellingen > Algemeen > Handtekeningenveld. Selecteer en kopieëer de inhoud van je eerste handtekening. Ga naar het uitrolmenu (rode pijl). Kies het als tweede aangemaakte account. Plak de handtekening en pas hem aan zoals je wilt. (zie eventueel de eerste stappen) 21

22 Stap 24 Om de mail ook van je andere account in je Gmail box te ontvangen voeg je bij Instellingen Accounts een eigen POP3-mailaccount toe. 22

23 Stap 25 Volg ook hier de opgegeven stappen van de gele invulvelden. Je ontvangt nu je andere mail (bijvoorbeeld webmail nl) ook in de inbox van Gmail. Wel zo gemakkelijk! Gelukt? Fijn! Heb je nog ergens hulp bij nodig laat het me dan weten. Ik help je graag! Vriendelijke groeten, Linda 23