BEST/Rentm in de Cloud

Transcriptie

1 BEST/Rentm in de Cloud Productvoorstelling A. Dorp 37, 2861 Onze-Lieve-Vrouw-Waver T F E. 1

2 BEST/Rentm in de Cloud - Flow 2

3 Algemeen

4 Aanmelden Aanmelden gebeurt op een beveiligde website. Deze is gepersonaliseerd voor uw firma. Gebruikers: Aanmelden met gebruikers-id en paswoord. 4

5 Startscherm Menu: Applicatie is onderverdeeld in een aantal hoofdmenu s (zelf te bepalen). Gewenste actie selecteren in handig dropdown menu. Meldingen: De software geeft automatisch meldingen betreffende: - Huurcontracten - Programma: Geeft aan in welk programma u aan het werken bent. Menu is doorheen de hele applicatie hetzelfde Kan verschillen per gebruiker Inloggegevens: - Ingelogde gebruikers - Datum en tijd log-in - Mogelijkheid tot uitloggen Home: Vanuit elke scherm terugkeren naar dit scherm 5

6 Selectiescherm Huurderoverzicht Standaard functionaliteiten: Ook standaard functies kunnen uitgevoerd worden. Zelfs creëren van een nieuw gebouw is mogelijk Historiek: Historiek van alle wijzigingen wordt bijgehouden. Export naar Excel: Huidige overzicht exporteren naar Excel. Tabel: Het is steeds mogelijk om te filteren in de tabel en om de gegevens van een kolom opof aflopend te sorteren. 6

7 Detailscherm Algemeenheden Tabbladen: Gegevens worden overzichtelijk gegroepeerd. Ook wisselen van tabbladen kan via sneltoetsen op het toetsenbord (alt+nr) Vergrootglas: Gegevens opzoeken via de zoekknop. Klikken opent een overzicht met alle mogelijke opties. Filteren in de kolommen is steeds mogelijk als ook opof aflopend sorteren. 7

8 Detailscherm Algemeenheden Herhaal: Gegevens van de huidige record bewaren in een buffer. Deze worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe record. Historiek: Ook hier kan de historiek opgevraagd worden. 8

9 Detailscherm Documenten Door het systeem gegenereerde document die relevant zijn voor het gebouw worden automatisch gekoppeld aan het gebouw. Het is ook mogelijk dat u zelf documenten koppelt. Voorbeeld: Word, PDF, Afbeeldingen, Linken: Bestaande documenten in de applicatie linken aan dit gebouw. Uploaden: Zelf een document uploaden. Loskoppelen: Het geselecteerde document blijft nog wel bestaan, maar zal niet meer gekoppeld zijn aan dit gebouw. Nieuwe versie: Het geselecteerde document vervangen door een ander. Versie nummer in tabel zal veranderen. 9

10 Huurders

11 Huurders Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden. Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten. 11

12 Huurders Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden. 12

13 Huurders Tabblad In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per wenst te ontvangen. Standaard zal het adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de huurder. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden. 13

14 Eigenaars

15 Eigenaars Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden. Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten. 15

16 Eigenaars Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden. 16

17 Eigenaars Tabblad Contractinfo In dit tabblad kan de contractinformatie tussen eigenaar en rentmeester geraadpleegd worden 17

18 Eigenaars Tabblad In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per wenst te ontvangen. Standaard zal het adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de eigenaar. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden. 18

19 Gebouwen + Panden

20 Gebouwen Tabblad Algemeen Het eerste tabblad bevat de algemene gegevens van het gebouw: - Benaming en adres - Munt, BTW? - 20

21 Gebouwen Tabblad Kostencodes Geeft een overzicht van alle kostencodes van dit gebouw. Kostencodes kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. 21

22 Gebouwen Tabblad Panden Geeft een overzicht van alle panden binnen dit gebouw. Panden kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. 22

23 Gebouwen Panden Tabblad Algemeen Er is ook een apart programma Panden met dezelfde mogelijkheden. De informatie van de panden is onderverdeeld in tabbladen. In dit tabblad kan de eigenaar en huurder (en hun bijhorende gegevens) gekoppeld worden aan het pand. Het tabblad bevat ook een aantal andere algemene gegevens. 23

24 Gebouwen Panden Tabblad Kostencodes In dit tabblad moet aangegeven worden wat het aandeel van dit pand is in elke kostencode van het gebouw. 24

25 Gebouwen Panden Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het pand. Rappelgegevens kunnen ingegeven worden op 3 verschillende niveaus: - Pand - Gebouw - Globaal Eerst wordt door het programma gekeken op Pand-niveau, staat hier niets ingevuld, dan wordt gekeken naar gebouwniveau, 25

26 Gebouwen Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het gebouw 26

27 Gebouwen Tabblad Actieve Huurovereenkomsten In dit scherm worden alle actieve huurovereenkomsten van het gebouw getoond. 27

28 Gebouwen Zonder meerdere panden Bij bijvoorbeeld een huurhuis, kan ingesteld worden dat het gebouw niet uit meerdere panden bestaat. Meerdere panden: Wanneer dit veld op neen staat zullen een aantal zaken veranderen t.o.v. een gebouw met meerdere panden Tabbladen: Tabblad kostencodes is hier niet meer aanwezig 28

29 Gebouwen Zonder meerdere panden Tabblad Pand In het tabblad pand zal nu het detail van het ene pand zichtbaar zijn, waar bij meerdere panden eerst een overzicht werd gegeven van alle panden in het gebouw. De verdere tabbladen zijn gelijk aan die van een gebouw met meerdere panden. In dit geval zullen de adresgegevens niet meer ingegeven moeten worden. Pand hoeft u uiteraard ook geen aparte kostencodes of rappels in te stellen. 29

30 Huurovereenkomst + activeren huur/provisie

31 Huurovereenkomsten Tabblad Algemeen 31

32 Huurovereenkomsten Tabblad Extra 32

33 Huurovereenkomsten Tabblad Kosten 33

34 Huurovereenkomsten Tabblad Documenten 34

35 Activeren huur / provisie Activeren huur en provisie verloopt in beide gevallen hetzelfde. Er bestaat ook de mogelijkheid om activatie automatisch te laten verlopen via een dagelijks lopend script. 35

36 Indexcijfers + indexeren huur

37 Indexcijfers De indexcijfers worden bijgehouden in het programma. Deze zijn instelbaar per land. Dus indien u panden hebt in het buitenland, kunnen de indexcijfers van dat land ook toegevoegd worden. 37

38 Indexeren huur Enkel het huurbedrag wordt geïndexeerd. Provisies en vaste kosten worden niet geïndexeerd. Deze laatste kunnen wel steeds handmatig aangepast worden. 38

39 Indexeren huur - Documenten 39

40 Leveranciers

41 Leveranciers Tabblad Algemeen Geeft een overzicht van de algemene gegevens van de leverancier 41

42 Leveranciers Tabblad Bankgegevens Geeft een overzicht van alle bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier 42

43 Facturen

44 Facturen Na selecteren van een gebouw moet een leverancier geselecteerd worden voor wie u facturen wenst aan te maken Type factuur: Er zijn 2 verschillende types voor factuur. 44

45 Facturen Zonder BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag : Het factuurbedrag Pand: Geef aan voor welk pand deze factuur is. 45

46 Facturen Met BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag BTW: Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden. 46

47 Facturen Opslaan Na klikken op opslaan krijgt u een overzicht van de ingegeven factuur Nieuw factuur: Om de snelheid van ingave van facturen te optimaliseren kan hier gekozen worden om een nieuw factuur in te geven met dezelfde: - Leverancier - Leverancier en gebouw - Gebouw - Omschrijving 47

48 Verdeling facturen

49 Verdeling facturen Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw Creatie & wijzigen: Facturen kunnen hier nog steeds gewijzigd of gecreëerd worden. Nummeren: De facturen die gecodeerd moeten worden moeten een volgnummer krijgen. Twee lijnen met dezelfde nummer worden samengevoegd. 49

50 Verdeling facturen (niet toegewezen aan pand) Verdelen volgens kostencode: Het factuurbedrag wordt verdeeld over de panden volgens deze kostencode Splitsen: Het factuurbedrag kan in verschillende lijnen gesplitst worden op de afrekening Toewijzen aan eigenaar: Het factuurbedrag wordt volledig toegewezen aan de eigenaar van het ingegeven pand Verdelen volgens combinatie van kostencodes: Het factuurbedrag wordt over de panden verdeeld volgens een combinatie van kostencodes 50

51 Verdeling facturen (toegewezen aan pand) Verdeling: Het factuurbedrag toekennen aan huurder en/of eigenaar. (procentueel of volgens bedrag) 51

52 Verdeling facturen Wanneer alle genummerde facturen verdeeld zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm. Bevestigen: Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren. 52

53 Rapporten verdeelde facturen (voorbeeld) 53

54 Afrekeningen

55 Controlelijst Provisies 55

56 Afrekeningen Via De aangemaakte documenten kunnen eventueel per verstuurd worden. Afdruk: Bepaal welke documenten u mee wenst af te drukken 56

57 Afrekeningen Documenten Lijst facturen 57

58 Afrekeningen Documenten Verdeling panden 58

59 Afrekeningen Documenten Individuele afrekening 59

60 Afrekeningen Documenten Overschrijvingen 60

61 Splitsing onkostenverdeling Aangemaakte onkostenverdelingen kunnen gesplitst worden. (vb.: bij nieuwe huurder of nieuwe eigenaar) Selecteer hier voor welke huurder of eigenaar u een splitsing wenst aan te maken. 61

62 Splitsing onkostenverdeling Selecteer de participant, bv ex-huurder 62

63 Splitsing onkostenverdeling Selecteer de onkostenverdeling(en) die u wenst te splitsen. 63

64 Splitsing onkostenverdeling Verdeel de facturen van die afrekening over de geselecteerde deelnemers. 64

65 Splitsing onkostenverdeling - Documenten Overschrijvingen 65

66 Splitsing onkostenverdeling - Documenten Individuele splitsingen 66

67 Open Posten + Rappels

68 Open posten Dit scherm geeft een overzicht van alle openstaande posten van de eigenaars en huurders van het geselecteerde pand, evenals de openstaande bedragen voor de rentmeester, afkomstig van activaties huurbedragen, provisies en/of afrekeningen Open posten kunnen steeds gewijzigd of toegevoegd worden. 68

69 Rappels In dit scherm kunt u voor de openstaande posten rappels aanmaken. Opvullen: Het programma zal op basis van de instellingen van het gebouw de juiste rappeltypes toekennen aan de openstaande posten. Info: Saldo: Lijnen waar het saldo rood gekleurd is, zijn de lijnen met vervallen posten. Deze kunnen gerappelleerd worden. 69

70 Rappels - Documenten 70

71 Betalingen

72 Betalingen - Betalingsopdrachten Selecteer welk type betaling je aan een betalingsopdracht gaat toevoegen: - Facturen - Tegoeden eigenaars - Tegoeden huurders - Diverse - Vergoeding rentmeester 72

73 Betalingen - Betalingsborderel 73

74 Betalingen - Betalingsborderel Programma komt automatisch vragen om betalingsbestand op te slagen. 74

75 Betalingen Inlezen bankbestand 75

76 Betalingen - Dagafschriften Dagafschriften wordt gebruikt om de transacties van op de rekeninguittreksels te kunnen verwerken in het systeem. Begin met het selecteren van het gewenste rekeningnummer 76

77 Betalingen Dagafschriften - Overzicht Wanneer op overzicht geklikt wordt, krijgt u een lijst van alle tot dan toe toegewezen bedragen. 77

78 Betalingen Dagafschriften - Afdruk Na het inboeken krijgt u een afdruk met alle lijnen. 78

79 Balans

80 Balans De balans wordt aangemaakt per rentmeestergroep 80

81 Balans Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van de geselecteerde rentmeestergroep. Detail van de posten kan bekeken worden. Actief/Passief Selecteer of u de actiefof passiefzijde van de balans wilt bekijken. 81

82 Balans De lijnen die op een balanspost staan. Elke lijn kan verder in detail bekeken worden. 82

83 Balans Detailoverzicht van een lijn. 83

84 Balans Afdruk 84

85 Documenten

86 Documenten De software bevat een aantal meegeleverde standaard documenten. 86

87 Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling Er moeten een aantal schermen doorlopen worden om de juiste gegevens in te vullen of te selecteren. Deze worden achteraf gebruikt om het document samen te stellen. 87

88 Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling 88

89 Contacteer ons!