BEST/Rentm in de Cloud

Transcriptie

1 BEST/Rentm in de Cloud

2 Inhoud

3 ATA IT Algemeen Denise Asselberghs, managing director

4 ATA IT Opgericht in 1983 als softwarehuis Software specifiek op maat van de klant Gestart met WANGtechnologie 1993: Progress technologie 2003: Microsoft technologie Geëvolueerd tot totale ICT partner Hardware en totaaloplossingen Cloud Helpdesk Security 4

5 ATA IT Software Ontwikkeling software op maat One-Stop-Shop voor bedrijfs informatisering Services Audit, FRD, TA, Helpdesk, Service management, Problem management, Service delivery,... Systemen IT-infrastructuur -architectuur, PC, Servers, Netwerken, security,...

6 ATA IT Rentmeesterschap

7 Een lange rentmeester geschiedenis in het kort Geschiedenis Begin 90: eerste Rentmeesterpakket in WANGtechnologie 2000: Pakket omgevormd naar Progress 13 14: BEST/Rentm in de Cloud Reeds 25 jaar relevante rentmeester ervaring 7

8 De syndicus familie groeit 1990: BEST/Rentm 13 14: BEST/Rentm in de Cloud Voor beheer van onroerend goed van eigenaars : SYNDIC.av Voor een vlot verloop van de algemene vergaderingen Conform met de wet van 01/09/ : SYNDIC.web Online platform om te allen tijde documenten te delen met huurders en eigenaars 2010: SYNDIC.scan Voor het inscannen, beheren en verwerken van documenten Volledige integratie mogelijk met BEST/Syndic maar ook als standalone 8

9 Systeemvereisten

10 Systeemvereisten Browservereisten Recente Internet Explorer (+v9) Recente Firefox Recente Chrome Recente Safari Andere Internet verbinding Recente MS Windows (geen XP) Recente Mac OS X Recente PDF reader ipad ios 6 of hoger Android 4.1 of hoger Aangeraden: MS Word en/of MS Excel Windows: 2010/2013 Mac: 2011/

11 BEST/Rentm in de Cloud productvoorstelling Filip Willemse, software engineer

12 BEST/Rentm in de Cloud - Flow 12

13 Algemeen

14 Aanmelden Aanmelden gebeurt op een beveiligde website. Deze is gepersonaliseerd voor uw firma. Gebruikers: Aanmelden met gebruikers-id en paswoord. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 14

15 Startscherm Menu: Applicatie is onderverdeeld in een aantal hoofdmenu s (zelf te bepalen). Gewenste actie selecteren in handig dropdown menu. Meldingen: De software geeft automatisch meldingen betreffende: - Huurcontracten - Programma: Geeft aan in welk programma u aan het werken bent. Menu is doorheen de hele applicatie hetzelfde Kan verschillen per gebruiker Inloggegevens: - Ingelogde gebruikers - Datum en tijd log-in - Mogelijkheid tot uitloggen Home: Vanuit elke scherm terugkeren naar dit scherm Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 15

16 Selectiescherm Huurderoverzicht Standaard functionaliteiten: Ook standaard functies kunnen uitgevoerd worden. Zelfs creëren van een nieuw gebouw is mogelijk Historiek: Historiek van alle wijzigingen wordt bijgehouden. Export naar Excel: Huidige overzicht exporteren naar Excel. Tabel: Het is steeds mogelijk om te filteren in de tabel en om de gegevens van een kolom op- of aflopend te sorteren. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 16

17 Detailscherm - Algemeenheden Tabbladen: Gegevens worden overzichtelijk gegroepeerd. Ook wisselen van tabbladen kan via sneltoetsen op het toetsenbord (alt+nr) Vergrootglas: Gegevens opzoeken via de zoekknop. Klikken opent een overzicht met alle mogelijke opties. Filteren in de kolommen is steeds mogelijk als ook opof aflopend sorteren. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen

18 Detailscherm Algemeenheden Herhaal: Gegevens van de huidige record bewaren in een buffer. Deze worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe record. Historiek: Ook hier kan de historiek opgevraagd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen

19 Detailscherm Documenten Door het systeem gegenereerde document die relevant zijn voor het gebouw worden automatisch gekoppeld aan het gebouw. Het is ook mogelijk dat u zelf documenten koppelt. Voorbeeld: Word, PDF, Afbeeldingen, Linken: Bestaande documenten in de applicatie linken aan dit gebouw. Uploaden: Zelf een document uploaden. Loskoppelen: Het geselecteerde document blijft nog wel bestaan, maar zal niet meer gekoppeld zijn aan dit gebouw. Nieuwe versie: Het geselecteerde document vervangen door een ander. Versie nummer in tabel zal veranderen. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen

20 Huurders

21 Huurders Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden. Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 21

22 Huurders Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 22

23 Huurders Tabblad In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per wenst te ontvangen. Standaard zal het adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de huurder. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 23

24 Eigenaars

25 Eigenaars Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden. Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 25

26 Eigenaars Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 26

27 Eigenaars Tabblad Contractinfo In dit tabblad kan de contractinformatie tussen eigenaar en rentmeester geraadpleegd worden Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 27

28 Eigenaars Tabblad In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per wenst te ontvangen. Standaard zal het adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de eigenaar. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 28

29 Gebouwen + Panden

30 Gebouwen Tabblad Algemeen Het eerste tabblad bevat de algemene gegevens van het gebouw: - Benaming en adres - Munt, BTW? - Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 30

31 Gebouwen Tabblad Kostencodes Geeft een overzicht van alle kostencodes van dit gebouw. Kostencodes kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 31

32 Gebouwen Tabblad Panden Geeft een overzicht van alle panden binnen dit gebouw. Panden kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 32

33 Gebouwen Panden Tabblad Algemeen Er is ook een apart programma Panden met dezelfde mogelijkheden. De informatie van de panden is onderverdeeld in tabbladen. In dit tabblad kan de eigenaar en huurder (en hun bijhorende gegevens) gekoppeld worden aan het pand. Het tabblad bevat ook een aantal andere algemene gegevens. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 33

34 Gebouwen Panden Tabblad Kostencodes In dit tabblad moet aangegeven worden wat het aandeel van dit pand is in elke kostencode van het gebouw. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 34

35 Gebouwen Panden Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het pand. Rappelgegevens kunnen ingegeven worden op 3 verschillende niveaus: - Pand - Gebouw - Globaal Eerst wordt door het programma gekeken op Pand-niveau, staat hier niets ingevuld, dan wordt gekeken naar gebouwniveau, Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 35

36 Gebouwen Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het gebouw Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 36

37 Gebouwen Tabblad Actieve Huurovereenkomsten In dit scherm worden alle actieve huurovereenkomsten van het gebouw getoond. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 37

38 Gebouwen Zonder meerdere panden Bij bijvoorbeeld een huurhuis, kan ingesteld worden dat het gebouw niet uit meerdere panden bestaat. Meerdere panden: Wanneer dit veld op neen staat zullen een aantal zaken veranderen t.o.v. een gebouw met meerdere panden Tabbladen: Tabblad kostencodes is hier niet meer aanwezig Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 38

39 Gebouwen Zonder meerdere panden Tabblad Pand In het tabblad pand zal nu het detail van het ene pand zichtbaar zijn, waar bij meerdere panden eerst een overzicht werd gegeven van alle panden in het gebouw. De verdere tabbladen zijn gelijk aan die van een gebouw met meerdere panden. In dit geval zullen de adresgegevens niet meer ingegeven moeten worden. Pand hoeft u uiteraard ook geen aparte kostencodes of rappels in te stellen. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 39

40 Huurovereenkomst + activeren huur/provisie

41 Huurovereenkomsten Tabblad Algemeen Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen

42 Huurovereenkomsten Tabblad Extra Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 42

43 Huurovereenkomsten Tabblad Kosten Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 43

44 Huurovereenkomsten Tabblad Documenten Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 44

45 Activeren huur / provisie Activeren huur en provisie verloopt in beide gevallen hetzelfde. Er bestaat ook de mogelijkheid om activatie automatisch te laten verlopen via een dagelijks lopend script. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 45

46 Indexcijfers + indexeren huur

47 Indexcijfers De indexcijfers worden bijgehouden in het programma. Deze zijn instelbaar per land. Dus indien u panden hebt in het buitenland, kunnen de indexcijfers van dat land ook toegevoegd worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 47

48 Indexeren huur Enkel het huurbedrag wordt geïndexeerd. Provisies en vaste kosten worden niet geïndexeerd. Deze laatste kunnen wel steeds handmatig aangepast worden. Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 48

49 Indexeren huur - Documenten Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 49

50 Leveranciers

51 Leveranciers Tabblad Algemeen Geeft een overzicht van de algemene gegevens van de leverancier Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 51

52 Leveranciers Tabblad Bankgegevens Geeft een overzicht van alle bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 52

53 Facturen

54 Facturen Na selecteren van een gebouw moet een leverancier geselecteerd worden voor wie u facturen wenst aan te maken Type factuur: Er zijn 2 verschillende types voor factuur. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 54

55 Facturen Zonder BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag : Het factuurbedrag Pand: Geef aan voor welk pand deze factuur is. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 55

56 Facturen Met BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag BTW: Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden. Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 56

57 Facturen Opslaan Na klikken op opslaan krijgt u een overzicht van de ingegeven factuur Nieuw factuur: Om de snelheid van ingave van facturen te optimaliseren kan hier gekozen worden om een nieuw factuur in te geven met dezelfde: - Leverancier - Leverancier en gebouw - Gebouw - Omschrijving Algemeen Gebouwen Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen 57

58 Verdeling facturen

59 Verdeling facturen Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw Creatie & wijzigen: Facturen kunnen hier nog steeds gewijzigd of gecreëerd worden. Nummeren: De facturen die gecodeerd moeten worden moeten een volgnummer krijgen. Twee lijnen met dezelfde nummer worden samengevoegd. Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 59

60 Verdeling facturen (niet toegewezen aan pand) Verdelen volgens kostencode: Het factuurbedrag wordt verdeeld over de panden volgens deze kostencode Splitsen: Het factuurbedrag kan in verschillende lijnen gesplitst worden op de afrekening Toewijzen aan eigenaar: Het factuurbedrag wordt volledig toegewezen aan de eigenaar van het ingegeven pand Verdelen volgens combinatie van kostencodes: Het factuurbedrag wordt over de panden verdeeld volgens een combinatie van kostencodes Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 60

61 Verdeling facturen (toegewezen aan pand) Verdeling: Het factuurbedrag toekennen aan huurder en/of eigenaar. (procentueel of volgens bedrag) Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 61

62 Verdeling facturen Wanneer alle genummerde facturen verdeeld zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm. Bevestigen: Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren. Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 62

63 Rapporten verdeelde facturen (voorbeeld) Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open posten 63

64 Afrekeningen

65 Controlelijst Provisies Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 65

66 Afrekeningen Via De aangemaakte documenten kunnen eventueel per verstuurd worden. Afdruk: Bepaal welke documenten u mee wenst af te drukken Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 66

67 Afrekeningen Documenten Lijst facturen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 67

68 Afrekeningen Documenten Verdeling panden Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 68

69 Afrekeningen Documenten Individuele afrekening Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 69

70 Afrekeningen Documenten Overschrijvingen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 70

71 Splitsing onkostenverdeling Aangemaakte onkostenverdelingen kunnen gesplitst worden. (vb.: bij nieuwe huurder of nieuwe eigenaar) Selecteer hier voor welke huurder of eigenaar u een splitsing wenst aan te maken. Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 71

72 Splitsing onkostenverdeling Selecteer de participant, bv ex-huurder Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 72

73 Splitsing onkostenverdeling Selecteer de onkostenverdeling(en) die u wenst te splitsen. Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 73

74 Splitsing onkostenverdeling Verdeel de facturen van die afrekening over de geselecteerde deelnemers. Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 74

75 Splitsing onkostenverdeling - Documenten Overschrijvingen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 75

76 Splitsing onkostenverdeling - Documenten Individuele splitsingen Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken 76

77 Open Posten + Rappels

78 Open posten Dit scherm geeft een overzicht van alle openstaande posten van de eigenaars en huurders van het geselecteerde pand, evenals de openstaande bedragen voor de rentmeester, afkomstig van activaties huurbedragen, provisies en/of afrekeningen Open posten kunnen steeds gewijzigd of toegevoegd worden. Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans 78

79 Rappels In dit scherm kunt u voor de openstaande posten rappels aanmaken. Opvullen: Het programma zal op basis van de instellingen van het gebouw de juiste rappeltypes toekennen aan de openstaande posten. Info: Saldo: Lijnen waar het saldo rood gekleurd is, zijn de lijnen met vervallen posten. Deze kunnen gerappelleerd worden. Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans 79

80 Rappels - Documenten Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans 80

81 Betalingen

82 Betalingen - Betalingsopdrachten Selecteer welk type betaling je aan een betalingsopdracht gaat toevoegen: - Facturen - Tegoeden eigenaars - Tegoeden huurders - Diverse - Vergoeding rentmeester Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 82

83 Betalingen - Betalingsborderel Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 83

84 Betalingen - Betalingsborderel Programma komt automatisch vragen om betalingsbestand op te slagen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 84

85 Betalingen Inlezen bankbestand Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 85

86 Betalingen - Dagafschriften Dagafschriften wordt gebruikt om de transacties van op de rekeninguittreksels te kunnen verwerken in het systeem. Begin met het selecteren van het gewenste rekeningnummer Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 86

87 Betalingen Dagafschriften - Overzicht Wanneer op overzicht geklikt wordt, krijgt u een lijst van alle tot dan toe toegewezen bedragen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 87

88 Betalingen Dagafschriften - Afdruk Na het inboeken krijgt u een afdruk met alle lijnen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 88

89 Balans

90 Balans De balans wordt aangemaakt per rentmeestergroep Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 90

91 Balans Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van de geselecteerde rentmeestergroep. Detail van de posten kan bekeken worden. Actief/Passief Selecteer of u de actiefof passiefzijde van de balans wilt bekijken. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 91

92 Balans De lijnen die op een balanspost staan. Elke lijn kan verder in detail bekeken worden. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 92

93 Balans Detailoverzicht van een lijn. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 93

94 Balans Afdruk Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 94

95 Documenten

96 Documenten De software bevat een aantal meegeleverde standaard documenten. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 96

97 Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling Er moeten een aantal schermen doorlopen worden om de juiste gegevens in te vullen of te selecteren. Deze worden achteraf gebruikt om het document samen te stellen. Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 97

98 Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 98

99 Contacteer ons! Programma informatie Filip Willemse Offertes / prijsinformatie Denise Asselberghs das@atait.be Systemen & infrastructuur Didier D Joos ddj@atait.be