e-invoicing Online Billing

Transcriptie

1 e-invoicing Online Billing

2 Voor vragen over Online Billing, contacteer: Tel.: Inhoud Welkom bij Online Billing 3 Registratie voor Online Billing 4 einvoicing en epayment 10 Aanmelden 11 Nieuwe facturen bekijken 13 Zoeken en sorteren 15 Facturen betalen 17 Statusoverzichten bekijken 22 Facturen betwisten 25 Klantnummers toevoegen 29 Wachtwoord aanpassen 31 Registratie annuleren 33 Systeemspecificaties 34

3 welkom bij Online Billing van TNT Administratie kan flink wat tijd vragen. Bovenop de honderden zaken waar u dagelijks mee bezig bent, is het laatste wat u wilt een berg papier- en archiveringswerk. Wat u wel wilt, is snelheid en eenvoud. Om op deze behoefte in te spelen, hebben we een elektronische applicatie ontwikkeld waarmee u eenvoudig en snel al uw facturen, creditnota s, statusoverzichten en betalingen centraal kunt beheren. Deze oplossing Online Billing is slimmer, sneller, groener én gebruiksvriendelijk. In deze gebruikershandleiding vindt u alles wat u moet weten over TNT s Online Billing systeem de meest efficiënte manier om uw TNT-account te beheren.

4 registratie voor Online Billing van TNT Registreren voor Online Billing kan snel en eenvoudig. Ga naar en kies Online Billing uit het Online zakendoen menu. U komt op de Online Billing loginpagina terecht. Kies nu de optie Registreren en volg de instructies. 1. Persoonlijke gegevens Deze gegevens (gebruikersnaam, wachtwoord en adres) zullen worden gebruikt worden om uw account te creëren. Kies uw taal en geef uw TNT klantnummer in. Het land wordt automatisch ingevuld. Het opgegeven adres is het adres waarop u wenst gecontacteerd te worden eenmaal u de registratie voor het Online Billing systeem volledig hebt doorlopen. Dit adres wordt verder in het registratieproces als standaard adres gebruikt. De gekozen gebruikersnaam mag nog niet gekend zijn in onze systemen en moet 6 tot 50 karakters tellen. We raden aan een generiek adres te kiezen als gebruikersnaam. Het wachtwoord moet bestaan uit cijfers en letters en minstens 6 karakters tellen. Als u alle verplichte velden (met een *) hebt ingevuld, klik op Verder.

5 registratie voor Online Billing van TNT 2. Aanmelding Hou een factuur van maximum 3 maanden oud bij de hand. Vul vervolgens uw klantgegevens in en check uw klantstatus door het factuurnummer en het factuurbedrag in te vullen.

6 registratie voor Online Billing van TNT 2. Aanmelding Indien u meerdere klantnummers wilt registreren, herhaal dezelfde stappen en klik op Bevestig nadat u alle klantnummers hebt toegevoegd.

7 registratie voor Online Billing van TNT 3. Voorwaarden Aanvaard de Algemene Voorwaarden door het vakje onder de voorwaarden aan te vinken. Klik op Bevestig om de registratie af te ronden.

8 registratie voor Online Billing van TNT 4. Bevestiging U hebt u nu met succes geregistreerd voor Online Billing. Druk op Print bevestiging om de registratiegegevens af te drukken. Binnenkort ontvangt u een activati met uw inloggegevens.

9 registratie voor Online Billing van TNT 5. Welkom bij Online Billing Klik de link uit de activati open binnen de 24 uur na ontvangst. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in om uw registratie te activeren.

10 einvoicing epayment en Online Billing van TNT maakt de verwerking en betaling van uw facturen stukken eenvoudiger en minder tijdsrovend. Met enkele muisklikken krijgt u toegang tot alle aan uw klantnummer gelinkte gegevens zonder facturen te moeten opzoeken in archiefkasten of manueel gegevens te moeten invullen. Ontvang uw facturen online Word per geïnformeerd wanneer nieuwe facturen beschikbaar zijn Download facturen en statusoverzichten als PDF of Excel bestand Raadpleeg uw facturen en statusoverzichten 24/7/365 Betaal uw facturen online Creëer disputen en volg de afhandeling ervan op

11 aanmelden voor Online Billing van TNT U kunt langs verschillende wegen toegang krijgen tot Online Billing. Ga naar kies Online Billing uit het Online zakendoen menu en meld u aan voor Online Billing. U kunt ook rechtstreeks naar gaan. Krijgt u van ons een dat er een nieuwe factuur beschikbaar is voor u, dan kunt u in de op de link ( klikken. Geef vervolgens uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Log in. Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten, klik dan op Wachtwoord vergeten?. We sturen vervolgens een naar uw generiek adres (als u dit als gebruikersnaam hebt gekozen) of naar het adres dat u heeft opgegeven om notificaties op te ontvangen. Als we niet over een adres beschikken, sturen we de naar het adres dat voor uw bedrijf staat geregistreerd.

12 aanmelden voor Online Billing van TNT Na de aanmelding komt u op de Online Billing homepage terecht. Klik op epayment om uw facturen online te betalen, uw statusoverzichten te checken of disputen te creëren en de afhandeling ervan op te volgen. Klik op einvoicing om al uw facturen en creditnota s van de laatste 26 weken te bekijken (in diverse bestandsformaten).

13 toegang tot uw nieuwe facturen Raadplegen Nadat u bent aangemeld voor einvoicing krijgt u automatisch een overzicht van alle nieuwe facturen en creditnota s te zien. Deze kunt u in verschillende formaten raadplegen: Als PDF. Dit is een elektronische versie van de originele factuur die exact dezelfde informatie bevat als de originele factuur. U kunt deze vervolgens afdrukken, en of faxen. Als CSV, XLS of XML. Deze bestandsformaten kunt u rechtstreeks in uw boekhoudprogramma importeren. Om een factuur in het gewenste formaat te bekijken, klik op het gewenste formaat naast de respectievelijke factuur. Om verschillende facturen tegelijk te downloaden (maximum 10), selecteer de bestandsformaten, klik op Downloaden. Vervolgens wordt een ZIP file gecreëerd. Nadat u een factuur hebt gedownload of bekeken, wordt de f actuur naar Alle documenten verplaatst.

14 toegang tot nieuwe facturen Verwijderen Om items te verwijderen uit het overzicht met Nieuwe documenten, selecteer het te verwijderen item en klik op Verwijderen uit Nieuwe documenten. Het geselecteerde item wordt vervolgens als gelezen gemarkeerd en verplaatst naar Alle documenten.

15 zoeken en sorteren Opzoeken Om een document op te zoeken dat u eerder al hebt bekeken, klik op Alle documenten. U kunt vervolgens zoeken op: Klantnummer Factuurnummer Factuurdatum Documenttype

16 zoeken en sorteren Sorteren Facturen kunnen in oplopende of aflopende volgorde worden weergegeven, in onderstaande categorieën: Klantnummer Factuurnummer Factuurdatum Documenttype Bedrag Betalingsdatum Klik eenmaal op de titel boven de gewenste kolom om facturen in oplopende volgorde te sorteren en tweemaal om ze in aflopende volgorde te sorteren. Archiveren Met einvoicing kunt u facturen tot 26 weken bewaren vanaf de datum van registratie. Na 26 weken wordt de oudste factuur verwijderd. We raden u dan ook aan facturen te downloaden en op te slaan op uw computer.

17 betaling van uw facturen epayment Selecteer epayment op de Online Billing homepage om uw facturen online te betalen, uw statusoverzichten te bekijken en te downloaden, en disputen te creëren en de afhandeling ervan op te volgen. Facturen selecteren Selecteer de facturen en alle eraan gelinkte creditnota s die u wenst te betalen. Wenst u slechts een deel te betalen, verander dan het betalingsbedrag van de geselecteerde factu(u)r(en). Klik op Verder.

18 betaling van uw facturen Betaalmethode Selecteer uw betaalmethode uit de drop down lijst. Kies vervolgens het betaalproduct. Klik op Verder.

19 betaling van uw facturen Betaalgegevens Geef uw betaalgegevens voor de geselecteerde betaalmethode in. Klik op Verder.

20 betaling van uw facturen Verwerking Wacht even terwijl uw betaling wordt verwerkt.

21 betaling van uw facturen Bevestiging Nadat uw betaling met succes werd verwerkt, krijgt u een bevestigingsboodschap te zien, alsook de betalingsreferentie. Print deze betalingsbevestiging af voor uw archief. Klik op Terug naar facturen om naar de openstaande facturen te gaan.

22 bekijken van betaalde facturen Betaalde facturen Downloaden Betalingsgegevens Om de facturen te bekijken die u reeds hebt betaald, selecteer de status Verwerkt en de periode waarbinnen u wenst te zoeken. Klik vervolgens op Zoeken. Om de lijst met reeds betaalde facturen te downladen, klik op Downloaden. U wordt vervolgens gevraagd om de lijst als CSV bestand te downloaden. Om de betalingsgegevens van deels betaalde facturen te bekijken, klik op het reeds betaalde bedrag van de factuur die u wenst te bekijken.

23 bekijken van openstaande facturen Openstaande facturen Detailoverzicht Downloaden U kunt facturen in oplopende of aflopende Om alle openstaande facturen in een lijst te volgorde sorteren, op volgende categorieën: bekijken, klik op Overzicht. Referentie Referentiedatum Documentnummer Bedrag Klik eenmaal op de titel boven de gewenste kolom om facturen in oplopende volgorde te sorteren en tweemaal om ze in aflopende volgorde te sorteren. Om een overzicht van alle openstaande facturen te downloaden, klik op Overzicht. U kunt vervolgens kiezen tussen Excel of CSV. Op de overzichtspagina kunt u ook kiezen om het overzicht af te drukken.

24 bekijken van saldi & posten Saldi Detailoverzicht Omzet verbergen/weergeven Selecteer het jaar waarvoor u de saldi wenst te bekijken. Om één van de items te checken, klik op het bedrag in de kolommen debet, credit of saldo. Om de omzet in een extra kolom te tonen, selecteer Omzet weergeven uit de drop down lijst.

25 disputen creëren en opvolgen Factuur selecteren Selecteer Openstaande facturen uit het menu. Klik op de Actie -knop naast de factuur waarvoor u een dispuut wenst te creëren.

26 disputen creëren en opvolgen Dispuut creëren Selecteer een reden uit de drop down lijst en plaats up opmerkingen in het vrije tekst veld. Geef duidelijk aan voor welke zending van de factuur u een dispuut wilt aanmaken. Klik vervolgens op Verzenden.

27 disputen creëren en opvolgen Bevestiging dispuut U ontvangt een bevestiging wanneer uw dispuut werd aangemaakt. Om de afhandeling ervan te volgen, klik op Disputen in de linkernavigatie.

28 disputen creëren en opvolgen Disputen Om alle disputen uit het verleden te bekijken, selecteer Alle bij status en de periode waarbinnen u wilt zoeken. Klik vervolgens op Zoeken. Om louter disputen te bekijken die momenteel openstaan, selecteer Openstaand bij status en de periode waarbinnen u wilt zoeken. Klik vervolgens op Zoeken. Detailoverzicht Om de details van een dispuut te bekijken of een bericht naar TNT te sturen in verband met een dispuut, klik op het dispuutnummer in de eerste kolom.

29 toevoegen van extra klantnummers Extra klantnummers registreren Om extra klantnummers toe te voegen aan uw Online Billing gebruikersnaam, selecteer Uw profiel op de Online Billing homepage. Selecteer Extra klantnummer registreren. Klantnummer verwijderen Op deze pagina kunt u ook klantnummers ontkoppelen van uw gebruikersnaam. Selecteer het klantnummer dat u wenst te verwijderen en klik op Klantnummer verwijderen. Om terug te gaan naar de Online Billing homepage, klik op Terug.

30 toevoegen van extra klantnummers Klantgegevens Hou een factuur van maximum 3 maanden oud bij de hand. Vul vervolgens uw klantgegevens in en check uw klantstatus door het factuurnummer en het factuurbedrag in te vullen. Klik op Klantnummer toevoegen.

31 wijzigen van uw wachtwoord Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen, selecteer Wachtwoord beheer op de Online Billing homepage. Klik vervolgens op Wijzig wachtwoord.

32 wijzigen van uw wachtwoord Wachtwoord wijzigen Geef uw bestaand wachtwoord in en vervolgens twee maal uw nieuw wachtwoord. Klik op Opslaan.

33 afmelden voor Online Billing Registratie annuleren Om uw registratie voor Online Billing te annuleren, selecteer Wachtwoord beheer op de Online Billing homepage. Klik vervolgens op Afmelden en bevestig.

34 specificaties Om Online Billing te gebruiken, zijn volgende systeemspecificaties vereist: Vereist: Web browsers Laatste versie van Microsoft Internet Explorer 7 of later, en van Firefox 3 Om facturen als PDF te bekijken Adobe Acrobat v9.0 en Adobe Reader v8.0 Om de gegevens van de facturen te downloaden Microsoft Excel 97 en later Minimumvereisten: Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 of XP Professional Processor 500 MHz RAM 64 MB Schermresolutie 800x600 en 16 bit kleurkwaliteit