Gebruikersgids. UPS Factureringcentrum

Transcriptie

1 Gebruikersgids UPS Factureringcentrum 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, het merk UPS en de kleur bruin zijn handelsmerken van United Parcel Service of America, Inc. Alle rechten voorbehouden. nl_nl

2 Inhoudsopgave UPS Factureringcentrum Toegang tot het UPS Factureringcentrum....1 Registratie....3 Het UPS Factureringscentrum is een veilige online toepassing voor factuur- en betalingsinformatie, die u de mogelijkheid biedt om, na registratie, uw UPS-facturen in verschillende formaten (online, pdf, CSV en XML) te bekijken, geschillen in te dienen, rapporten te genereren en online betalingen te verrichten. Overzicht...5 Factuur....6 Betaling Rapportage Beheer/Profiel Ondersteuning i

3 Toegang tot het UPS Factureringcentrum Ga naar de startpagina van ups.com. Selecteer het tabblad Mijn UPS boven aan de pagina. Het vervolgkeuzemenu wordt weergegeven. Selecteer Facturering in het vervolgkeuzemenu. U kunt tevens ups.com/billing in de adresbalk van uw browser invoeren. 1

4 Toegang tot het UPS Factureringcentrum (vervolg) Selecteer de koppeling Inschrijven in het UPS Billing Center om u te registreren. Selecteer Toegang krijgen wanneer u zich al hebt geregistreerd in het UPS Factureringcentrum. Meld u aan op Mijn UPS indien u dit nog niet hebt gedaan. Selecteer Nu registreren om een ID en wachtwoord aan te maken, wanneer u niet beschikt over een Mijn UPS-ID. Door u aan te melden, krijgt u toegang tot applicaties op ups.com, waaronder het UPS Factureringcentrum. 2

5 Registratie Klantenfactuurverificatie U dient Klantenfactuurverificatie (Account Invoice Authentication - AIA) te voltooien om te bevestigen dat u momenteel toegang heeft tot factuurinformatie voor elk in het UPS Factureringcentrum te registreren klantennummer. Ook dient u de volgende informatie te verstrekken van één van uw laatste drie facturen die u gedurende de afgelopen 45 dagen hebt ontvangen om uw UPS-klantennummer te verifiëren: Factuurnummer Verschuldigd bedrag van deze periode Factuurdatum Controle-ID Opmerking: registratie van een betalingsplan vereist AIA-informatie van een factuurplanoverzicht. 3

6 Registratie (vervolg) Klantenfactuurverificatie (vervolg) U wordt geïnformeerd wanneer uw klantennummer succesvol is geregistreerd in het UPS Factureringcentrum. Nadat de registratie is voltooid, kan betalingsinformatie worden toegevoegd. Er kunnen aanvullende klantennummers worden toegevoegd via het tabblad Beheer na uw aanmelding in het UPS Factureringcentrum. Wanneer Doorgaan is geselecteerd, wordt de pagina Overzicht weergegeven in het UPS Factureringcentrum. 4

7 Overzicht Er zijn tabbladen boven aan elk scherm van het UPS Factureringcentrum. Deze tabbladen kunnen worden geselecteerd voor gebruik van verschillende functies en onderdelen. U kunt op de pagina Overzicht de volgende hoofdelementen bekijken en/of selecteren: Huidige balans (uitstaand bedrag) voor het hele bedrijf (som van alle geselecteerde rekeningen die onder het bedrijf zijn geselecteerd) Automatische betalingen instellen Klantennummers waarvoor automatische betalingen zijn ingesteld De knop Nu betalen om naar het onderdeel Betalingen te gaan 5

8 Factuur Onder het tabblad Factuur krijgt u toegang tot een Factuuroverzicht en Factuurgegevens en kunt u de facturen online in de formaten PDF, CSV en XML openen. U kunt ook een geschil indienen. Factuuroverzicht en factuurgegevens De volgende factuurstatusinformatie wordt weergegeven op het tabblad Factuur wanneer u Bedrijfsoverzicht selecteert. Open/Na vervaldatum Betaling geretourneerd Na vervaldatum Betaald Betaling in behandeling Te veel betaald/aanpassing Open Afgesloten Te weinig betaald/ Aanpassing U kunt de volgende zoekcriteria opgeven om specifieke gegevens te bekijken voor binnenlandse en export- en importfacturen: Factuurdatum Klantennummer Factuurstatus Factuurnummer Factuurtype U moet een factuurnummer selecteren om gedetailleerde factuurinformatie te kunnen bekijken. Factuurgeschiedenis De functie Archiefgeschiedenis binnen het Factureringcentrum biedt u de volgende mogelijkheden: Het opvragen van facturen van tot 52 weken terug De mogelijkheid om meerdere facturen in één geconsolideerd bestand te downloaden 6

9 Factuur (vervolg) Factuuroverzicht en factuurgegevens (vervolg) Op het scherm Factuuroverzicht vindt u de belangrijkste factuurinformatie. Indien u over de bevoegdheid beschikt om betalingen te verrichten, krijgt u toegang tot de knop Nu betalen om betalingen op te starten in het scherm Factuuroverzicht. PDF bekijken Selecteer PDF om een pdf-versie van een factuur te bekijken. Overschrijvingsbewijs afdrukken Selecteer Overschrijvingsbewijs om dit te bekijken en af te drukken. CSV downloaden Bestand met UPS factureringsgegevens Selecteer UPS Factureringsgegevens om het bestand in CSV-formaat in 250 gegevenselementen te bekijken. XML-gegevensbestand Selecteer XML-gegevensopmaak om uw factuur in XML-formaat te bekijken. Printvriendelijk Selecteer Printvriendelijk om een kopie van de pagina te bekijken of af te drukken. 7

10 Factuur (vervolg) Aanpassingen/geschillen In het scherm Factuuroverzicht kunt u een geschil met betrekking tot kosten indienen door de knop Geschil te selecteren. 8

11 Factuur (vervolg) Aanpassingen/geschillen (vervolg) Wanneer u de knop Geschil in het scherm Zendingsgegevens hebt geselecteerd, wordt het Geschiltransactieformulier weergegeven. Vul het formulier volledig in door alle verplichte velden in te voeren. Het verzoek tot aanpassing zal worden beoordeeld en indien goedgekeurd wordt dit bedrag tijdens de volgende facturatiecyclus gecrediteerd. Er wordt rechtstreeks via contact met u opgenomen wanneer een correctie niet is goedgekeurd. Na het versturen van het Geschiltransactieformulier ontvangt u een bericht dat de aanvraag voor aanpassing is verzonden. 9

12 Betaling In het tabblad Betaling kunt u de betaling van een factuur opzetten en/of regelen. De Bedrijfsbeheerder dient gebruikers de passende rol toe te wijzen voor het betalen van de facturen. Uitsluitend een Beheerder heeft de bevoegdheid om een betaalrekening op te zetten. Er zijn vier betaalmodules: Eenmalige betalingen Automatische betalingen Betaalactiviteit Betaalrekeningen Betaalrekeningen Voordat elektronische betalingen gestart kunnen worden in het UPS Factureringcentrum, dient ten minste één betaalrekening te zijn opgezet. U kunt betaalrekeningen toevoegen of bestaande rekeningen bekijken, bewerken of verwijderen. Vanuit het tabblad Betaalrekeningen in het onderdeel Betalingen van het UPS Factureringcentrum, selecteert u Bankrekening toevoegen om een betaalrekening in te stellen. (Als er al rekeningen zijn opgezet, selecteert u Bewerken om rekeninggegevens bij te werken of Verwijderen om een rekening te verwijderen.) 10

13 Betaling (vervolg) Betaalrekeningen (vervolg) Vervolgens wordt het scherm om rekeninginformatie toe te voegen, weergegeven. U dient de gegevens in te voeren in de daarvoor bestemde velden. Gebruik alleen alfanumerieke tekens om het veld Naam betaalrekening in te voeren. Opmerking: speciale tekens #, *,?) worden niet ondersteund in het veld Naam betaalrekening. 11

14 Betaling (vervolg) Eenmalige betalingen U initieert de betaling van iedere te betalen factuur aan UPS met de optie eenmalige betaling. Opmerking: u dient ten minste één betaalrekening opgezet te hebben om betalingen in het UPS Factureringcentrum te plannen. U dient iedere keer een te betalen factuur te selecteren. Om de betaling te vereenvoudigen, kunt u met het keuzevakje bovenaan meerdere facturen selecteren, waarmee alle uitstaande facturen geselecteerd worden of u kunt alleen alle te betalen facturen aanklikken. Vervolgens dient u de betaaldatum in te voeren en de gewenste betaalrekening te selecteren. Opmerking: als de factuur bij ontvangst dient te worden betaald, wordt automatisch de datum van vandaag geselecteerd. Een venster met de bevestiging van de eenmalige betaling zal worden weergegeven. U moet de factuur en het factuurnummer bevestigen. Wanneer deze bevestigd zijn, selecteert u Volgende. 12

15 Betaling (vervolg) Automatische betalingen Met automatische betalingen kunt u betalingen opzetten voor iedere factuur die in UPS Factureringcentrum wordt weergegeven. Opmerking: alle uitstaande facturen dienen betaald te worden via eenmalige betalingen voordat automatische betalingen ingesteld kunnen worden. Gebruikers kunnen als volgt automatische betalingen instellen: Selecteer het tabblad Betaling en vervolgens Automatische betalingen Selecteer Automatische betalingen toevoegen gevolgd door Volgende Selecteer het Klantennummer Selecteer Betaalrekening uit het vervolgkeuzemenu Voer vervolgens het betaalbedrag, de overschrijvingsdatum en de geldige periode in Selecteer Volgende Verifieer de automatische betalingsgegevens en selecteer Bevestigen Automatische betalingen kunnen worden bijgewerkt vanuit het scherm Automatische betalingen beheren. Selecteer Bewerken of Annuleren om te stoppen. Automatische betalingen blijven tot de gespecificeerde datum van kracht of totdat ze worden geannuleerd. 13

16 Betaling (vervolg) Betaalactiviteit U kunt eenmalige of automatische betalingen bekijken op het tabblad Betaalactiviteit. Betaalactiviteiten blijven maximaal één jaar beschikbaar in het UPS Factureringcentrum. Indien een betaling niet verwerkt is, kunt u de betaaldatum bewerken of geplande betalingen annuleren. 14

17 Rapportage Het tabblad Rapportage geeft aan dat klanten de Factureringsanalysetool moeten downloaden. Klanten worden naar de pagina voor downloaden doorgestuurd. 15

18 Beheer/Profiel Het tabblad Beheer is beschikbaar voor u indien u de beheerdersrol heeft. Beheerders kunnen gebruikers en klantennummers, gebruikersprofielen en meldingen toevoegen en beheren. Het tabblad Profiel is beschikbaar voor u indien u niet de beheerdersrol toegewezen heeft gekregen en hier kunt u uw meldingen beheren. Beheerdersoverzicht Beheer heeft drie tabbladen: Bedrijf beheren Gebruikers beheren Bericht Bedrijf beheren Bedrijf beheren beschikt over vier tabbladen: Klantennummers toevoegen Bekijk ingeschreven klantennummer Inschrijving beheren Betalingen beheren 16

19 Beheer/Profiel (vervolg) Gebruikers beheren Als beheerder kunt u vanuit dit scherm gebruikers bekijken, bewerken, verwijderen en toevoegen. Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, dient u Mijn UPS-ID en het bijbehorende adres van de gebruiker in te voeren en de gebruiker een rol toe te wijzen. Beschikbare functies: Alleen bekijken, Bekijken en aanpassen, Bekijken en betalen, Bekijken en aanpassen van betalingen, Beheerder of Planbeheerder. De beheerder ontvangt een bericht wanneer het toevoegen van de gebruiker is geslaagd. De toegevoegde gebruiker verschijnt nu in de gebruikerslijst onder de zoekresultaten. Om de rol van een gebruiker bij te werken of te veranderen, selecteert u Bewerken. Om een gebruiker uit het UPS Factureringscentrum te verwijderen, selecteert u Verwijderen. 17

20 Beheer/Profiel (vervolg) Beheerder klantennummer toevoegen Om een klantennummer te verifiëren in de rubriek Klantennummer toevoegen, dient u het klantennummer, factuurnummer, het verschuldigde factuurbedrag, de factuurdatum en de controle-id van een vorige factuur te verstrekken. Opmerking: er verschijnt een bericht wanneer de verificatie van een klantennummer is geslaagd. 18

21 Beheer/Profiel (vervolg) Beheerder klantennummer beheren Beheerders hebben bevoegdheden voor alle klantennummers in het bedrijfsprofiel en worden automatisch gekoppeld aan alle klantennummers. Gebruikers die geen beheerder zijn, worden niet automatisch aan een klantennummer gekoppeld en kunnen geen informatie bekijken van klantennummers waaraan zij niet zijn toegewezen. Gebruikers zonder beheerdersrechten moeten worden toegewezen door een beheerder met behulp van Toegang beheren. 19

22 Beheer/Profiel (vervolg) Beheerder Bericht Alle gebruikers kunnen hun voorkeuren beheren op het tabblad Bericht. Alle opties voor berichten worden weergegeven. U moet alle gewenste vakjes selecteren om een te ontvangen wanneer een bepaalde activiteit plaatsvindt in het UPS Factureringscentrum. Ga naar uw Mijn UPS-profiel op ups.com om een adres bij te werken. Niet-beheerder 20

23 Ondersteuning Via het tabblad Ondersteuning in het UPS Factureringcentrum op ups.com bieden we u de volgende ondersteuning: Toegang tot de in het Factureringcentrum beschikbare hulpinformatie Vul via ups.com een online formulier in om contact te krijgen met UPS. - Eenmaal voltooid, selecteert u de knop Volgende onder aan het scherm. - Vul de informatievelden in en voer via selectie van UPS Factureringcentrum uw vraag of opmerking in. - Selecteer Een versturen rechts onder aan het scherm. Telefonisch contact opnemen met UPS 21

24 Ondersteuning (vervolg) Telefonische ondersteuning U kunt ook telefonisch contact opnemen met UPS voor vragen over uw facturen of voor technische ondersteuning met betrekking tot het UPS Factureringcentrum. De telefoonnummers hiervoor zijn echter verschillend. Binnenlandse factuur Importfactuur Technische ondersteuning Vragen over binnenlandse of importfacturen: Heeft u vragen over uw factuur, dan kunt u contact opnemen met het klantenservicenummer voor binnenlandse of importfacturen. Binnenlandse factuur: Importfactuur: Technische ondersteuning: Bij technische vragen neemt u contact op met Veelgestelde vragen: Verstuur een verzoek: 22