APICS module Gevaarlijke Goederen. Voor aangevers GG

Transcriptie

1 APICS module Gevaarlijke Goederen Voor aangevers GG 16 mei 2014

2 Inhoudstafel Hoofdstuk 1: Toegang APICS loket... 3 Stap 1A: Bedrijf registreren... 4 Stap 1B: Functionaliteit aanvragen... 8 Stap 2: Toegang verkrijgen tot de module gevaarlijk goederen... 9 Hoe krijg je als bedrijf de bedrijfsactiviteit aangever gevaarlijke goederen?... 9 Hoe krijg je als gebruiker toegang tot de module gevaarlijke goederen? Hoofdstuk 2: Werken in de module gevaarlijke goederen Toevoegen DGN-contacten Hoe verder?

3 Hoofdstuk 1: Toegang APICS loket In dit hoofdstuk tonen we je hoe je toegang kan krijgen tot het APICS loket en de module gevaarlijke goederen. Het APICS loket is de extranet versie van APICS waarmee bedrijven allerhande aangiftes kunnen doen en diensten kunnen aanvragen voor de afhandeling van schepen en goederen in de haven van Antwerpen. Het is één van de functionaliteiten die wordt aangeboden onder de koepel van APCS (Antwerp Port Community System). Als je bedrijf nog geen gebruik maakt van een functionaliteit van APCS (zoals e- Balie, Facturen Havenbedrijf, BTS, APICS loket, ) is de eerste stap de registratie van je bedrijf (zie Stap 1A: Bedrijf registreren). Is je bedrijf reeds geregistreerd omdat je binnen je bedrijf al gebruik maakt van een APCS functionaliteit (maar nog niet van het APICS loket), dan kan je via het APCS dashboard e-services toegang tot het APICS loket aanvragen (zie Stap 1B: Functionaliteit aanvragen). Heeft je bedrijf al toegang tot het APICS loket (dit geldt voor de scheepsagenturen wiens waterklerken het APICS loket gebruiken om zeevaartreizen te melden), ga dan rechtstreeks naar Stap 2. Daar wordt uitgelegd hoe je toegang kan krijgen tot de module gevaarlijke goederen in het APICS loket. 3

4 Stap 1A: Bedrijf registreren Heeft je bedrijf nog geen toegang tot een APCS functionaliteit, registreer dan eerst je bedrijf. Open daarvoor via je browser volgende link: en doorloop de verschillende schermen. Deze link is ook beschikbaar via de APCS website waar je onderaan de knop Login eservices vindt, vanwaar je eveneens het registratieproces kan starten. Figuur 1: Registratie bedrijf scherm 1 bedrijfsgegevens 4

5 Figuur 2: Registratie bedrijf scherm 2 gegevens hoofdgebruiker Tip De APCS code is de huidige aangeverscode die u vandaag reeds gebruikt, vul deze in! Het DUNS nummer is enkel noodzakelijk wanneer je elektronische aangiftes (IFTDGN berichten) stuurt. Bedrijven die enkel het APICS loket gebruiken, hoeven dit niet op te geven. Kies een uniek gebruikers-id Er zal een activeringsmail naar het opgegeven adres gestuurd worden. Geef dus een correct adres op! 5

6 Figuur 3: Registratie bedrijf scherm 3 Keuze functionaliteit Kies als applicatie APICS-loket en selecteer als rol de activiteit expediteur. Na voltooien, ontvang je een mail met daarin de boodschap dat jouw aanvraag goed is geregistreerd. Tip Krijg je een melding dat het bedrijf reeds bestaat, stop dan met registreren en ga naar Stap 1B: functionaliteit aanvragen. Weet je niet wie de hoofdgebruiker van jouw bedrijf is, neem dan contact op met de Havenkapteinsdienst, afdeling Goederen en Milieu (HKD/GM), via dgn.apics2@portofantwerp.com HKD/GM zal de registratie behandelen. Na goedkeuring door HKD/GM ontvang je opnieuw een mail met daarin de beleidsverklaring en een link om je gebruikers-id te activeren: 6

7 Figuur 4: bevestigingsmail met link om gebruikers-id te activeren Door deze link aan te klikken, verschijnt een webpagina met daarin je nieuwe gebruikersnaam en paswoord. Er wordt eveneens een mail gestuurd met deze gegevens en een link om aan te loggen (via het APCS dashboard e-services). Tip Je kan dit automatisch gegenereerd wachtwoord wijzigen door eerst aan te loggen, en vervolgens rechts bovenaan op je naam te klikken (naast de vermelding WELKOM). Een tabblad MIJN PROFIEL wordt geopend, waarin onderaan de knop WACHTWOORD WIJZIGEN staat. Je hoeft niet via het apcs dashboard e-services aan te melden, het APICS loket openen kan ook rechtstreeks via 7

8 Stap 1B: Functionaliteit aanvragen Is je bedrijf reeds geregistreerd voor bijvoorbeeld het gebruik van e-balie of van een andere APCS functionaliteit, dan kan je je bedrijf niet opnieuw registreren. Een hoofdgebruiker 1 van je bedrijf moet toegang voor het APICS loket aanvragen via het APCS dashboard e-services ( of via de reeds gebruikte APCS toepassing (via mijn bedrijfsgegevens/bedrijfsapplicaties). Figuur 5: Aanvragen nieuwe functionaliteit Na voltooien, ontvang je een mail met daarin de boodschap dat jouw aanvraag goed is geregistreerd. De Havenkapiteindienst, afdeling Goederen en Milieu (HKD/GM) zal de registratie behandelen. Na goedkeuring door HKD/GM ontvang je opnieuw een mail met daarin de bevestiging dat je aanvraag is goedgekeurd. 1 De hoofdgebruiker is een persoon binnen je bedrijf die vroeger reeds het bedrijf heeft geregistreerd voor een APCS functionaliteit. Hij heeft de rechten om gebruikers toe te voegen, andere gebruikers ook hoofdgebruiker te maken, wachtwoorden te wijzigen en nieuwe functionaliteiten aan te vragen. 8

9 Stap 2: Toegang verkrijgen tot de module gevaarlijk goederen Na stap 1A of 1B heeft je bedrijf toegang tot het APICS loket. Hieronder wordt uitgelegd wat er verder moet gebeuren om als bedrijf en gebruiker toegang te krijgen tot de module gevaarlijke goederen in het APICS loket. Om gebruik te kunnen maken van de functionaliteiten voor gevaarlijk goed in het APICS loket moet: 1. je bedrijf gekend zijn als aangever (aangeversbeheer gebeurt door de Havenkapiteindienst, afdeling Goederen en Milieu (HKD/GM)); 2. je gebruikers-id gekoppeld zijn aan de juiste gebruikersgroep, namelijk DGDECLARANT. Hoe krijg je als bedrijf de bedrijfsactiviteit aangever gevaarlijke goederen? Normaal zal HKD/GM samen met de goedkeuring van je bedrijfsregistratie (of bij de goedkeuring van je aanvraag voor het APICS loket) je bedrijf ook selecteren als aangever gevaarlijk goed. Je kan controleren of dit reeds gebeurd is via MIJN BEDRIJFSGEGEVENS BEDRIJFSPROFIEL: Figuur 6: overzicht bedrijfsactiviteiten 9

10 Zie je dat de activiteit Aangever van gevaarlijke goederen daar niet is geselecteerd, neem dan contact op met HKD/GM via het adres om je aanvraag voor aangever gevaarlijke goederen in te dienen. Hoe krijg je als gebruiker toegang tot de module gevaarlijke goederen? Als hoofdgebruiker ben je gemachtigd om zowel nieuwe gebruikers toe te voegen als om gebruikersrechten toe te kennen. Nieuwe gebruikers toevoegen gebeurt via MIJN BEDRIJFSGEGEVENS GEBRUIKERS. Met de toevoegknop kan je een gebruiker toevoegen: Figuur 7: (Hoofd)gebruiker toevoegen Tip Als hoofdgebruiker word je verondersteld om het gebruikersbeheer te regelen binnen jouw bedrijf (definiëren nieuwe gebruikers, wachtwoorden wijzigen, gebruikers, die bijvoorbeeld uit dienst gaan, afsluiten etc.). Daarom is het aangeraden om eveneens een collega aan te duiden als hoofdgebruiker, zodat deze taak kan overgenomen worden bij afwezigheid. 10

11 Toegang verlenen tot de module gevaarlijke goederen gebeurt via MIJN BEDRIJFSGEGEVENS GEBRUIKERSGROEPEN : Selecteer bovenaan de groep DGDECLARANT en sleep de gebruikers die toegang moeten hebben van de rechterkolom naar de linkerkolom. Naast slepen kan je ook via de symbolen <, << gebruikers selecteren, of via de symbolen >,>> selecties ongedaan maken. Figuur 8: toekennen van rechten aan gebruikers Na deze stap zullen de gebruikers waaraan toegang werd verleend, links op het scherm de module gevaarlijke goederen kunnen raadplegen. Daartoe moeten ze weliswaar eerst opnieuw aanmelden in het APICS loket of de webpagina vernieuwen via Ctrl+F5. 11

12 Hoofdstuk 2: Werken in de module gevaarlijke goederen Toevoegen DGN-contacten Om een geldige aangifte te kunnen indienen moet er minimaal 1 contactpersoon en 1 gemachtigde gekend zijn voor jouw bedrijf. Hiervoor is speciaal het scherm DGN- CONTACTEN ontworpen. Om een contactpersoon aan te maken, ben je verplicht om zowel een CODEX- als een IMDG-certificaat op te laden. Zorg er dus voor dat je beschikt over de nodige PDF versies van de certificaten. Tip Selecteer de certificaten via het icoon. Let er wel op dat het PDF document niet groter is dan 2 mb. Door hier eveneens een telefoonnummer op te geven, worden alle verplichte contactgegevens automatisch opgehaald wanneer je een aangifte wil aanmaken via het APICS loket. 12

13 Figuur 9: toevoegen dgn-contact Hoe verder? Heb je vragen bij het gebruik van het APICS loket, dan kan je gebruik maken van de online help. Deze kan je activeren door op HELP te klikken, bovenaan het scherm (tussen de INFO en AFMELDEN knop). Figuur 10: Online help activeren 13

14 Onder de rubriek Gevaarlijke goederen vind je alle nodige informatie. Figuur 11: Online help raadplegen Biedt de online help geen oplossing (vergeet zeker niet de FAQ te raadplegen), dan kan je je vraag per mail richten aan HKD/GM via Succes! 14