De eerste stappen in uw Klantenruimte

Transcriptie

1 0

2 De eerste stappen in uw Klantenruimte Inhoud 1. Hoe gaat u van start? Uw persoonlijke gegevens Uw Klantenruimte - Home Uw Klantenruimte - Onderneming Mijn organisatie Mijn werknemers Voeg een nieuwe medewerker toe Een medewerker toevoegen Mijn vertegenwoordiger Uw Klantenruimte Kaarten Nieuwe bestelling van kaarten Wie? Hoeveel? Bevestiging Laatste bestellingen Mijn kaarten Uw Klantenruimte Cheques Nieuwe bestelling van elektronische maaltijdcheques Wie? Hoeveel? Bevestiging Boekhoudkundige documenten Mijn facturen FAQ Wat als mijn medewerker zijn kaart verliest? Een van mijn medewerkers wenst een PIN-code te activeren, hoe moet dat? Wat met de couponnen?

3 1. Hoe gaat u van start? Edenred heeft u een gestuurd met uw login en wachtwoord. Hebt u deze niet ontvangen, neem dan contact met onze klantendienst via edenredtools-be@edenred.com - Surf naar - Kies uw profiel - Log in met behulp van uw gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gebruikersnaam komt overeen met uw ondernemingsnummer. 2

4 - Als u uw wachtwoord vergeten bent, klik dan op «Wachtwoord vergeten?» en vul uw e- mailadres in. U ontvangt vervolgens een met uw wachtwoord. 3

5 2. Uw persoonlijke gegevens Om uw persoonlijke gegevens te zien en te wijzigen, klikt u op uw naam rechtsboven op het scherm. U kunt uw wachtwoord ook wijzigen. Klik hiervoor op «Wachtwoord wijzigen». Uw wachtwoord moet tenminste een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer bevatten. Vul de rubrieken in en klik op «Opslaan». 4

6 3. Uw Klantenruimte - Home U komt standaard op de pagina «Mijn bestellingen van cheques» terecht. Plaatste u onlangs een bestelling, dan verschijnt deze pagina. Merk op dat alle functies van uw Klantenruimte steeds zichtbaar zijn. Het linkerscherm bestaat uit 4 delen: Cheques, Kaarten, Onderneming en Boekhoudkundige documenten. We beginnen met het deel Onderneming. 5

7 4. Uw Klantenruimte - Onderneming 4.1 Mijn organisatie Selecteer in het deel Onderneming het tabblad «Mijn organisatie». Op dit tabblad vindt u de structuur die wij hebben van uw onderneming. U kunt deze wijzigen. Weet dat een correcte structuur absoluut noodzakelijk is om twee redenen: - de levering van kaarten en hun packaging; - de facturatie. Klik op de iconen:,,, om de structuur te wijzigen. De informatie die gelinkt is aan het gekozen icoon, is zichtbaar rechts op het scherm. Er wordt een basisstructuur vermeld. Uw structuur moet bestaan uit tenminste een centrale zetel, een facturatiepunt, een leveringspunt en een verdeelpunt. U kunt er een of meerdere punten aan toevoegen. - Centrale hoofdzetel - Facturatiesite - Leveringssite - Verdeelpunt (dit kan bijvoorbeeld een afdeling zijn, een verdieping ) Klik op «Voeg een nieuwe facturatiesite toe» om een facturatiepunt toe te voegen. Gelieve te noteren dat als u een facturatiepunt toevoegt, u er een verdeel- en leveringspunt moet aan linken. Elke medewerker is steeds gelinkt aan een verdeelpunt. 6

8 4.2 Mijn werknemers Het tabblad «Mijn werknemers» laat u toe om medewerkers toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen. Plaatste u al een bestelling van Ticket Restaurant -kaarten, dan verschijnen de voor-en familienamen van de medewerkers voor wie u al een kaart besteld hebt in de lijst van uw medewerkers. Plaatste u nog geen bestelling van Ticket Restaurant -kaarten, dan moet u de lijst van uw medewerkers één per één aanmaken. U kunt ook het Excelbestand opvragen voor de bestelling van kaarten via cardcustomer-be@edenred.com Voeg een nieuwe medewerker toe Klik op «Een nieuwe werknemer toevoegen» om een nieuwe medewerker toe te voegen. Vul vervolgens de gevraagde gegevens in: - Algemene informatie - Adres - Professionele informatie o Identificatienummer: dit betreft het Identificatienummer van de Sociale Zekerheid (INSZ). o het is aangewezen om dit in te vullen zodat uw medewerker de berichten van Edenred ontvangen (o.a. de berichten in verband met het opladen van zijn Ticket Restaurant -cheques). 7

9 o Telefoonnummer o GSM De sterretjes * duiden de verplichte velden aan. Link vervolgens de medewerker aan een verdeelpunt in het vak «Info verdeelpunt» en klik op «Een nieuwe werknemer toevoegen» Een medewerker toevoegen Om een medewerker toe te voegen die al over een Ticket Restaurant -rekeningnummer beschikt, klik op «Een nieuwe werknemer toevoegen». Het venster «een werknemer koppelen» wordt geopend. Vul het Ticket Restaurant -rekeningnummer in van de medewerker die u wenst te linken aan uw onderneming. 4.3 Mijn vertegenwoordiger Via het tabblad «Mijn vertegenwoordiger» kunt u een of meerdere personen van uw onderneming toegang verlenen tot uw klantenruimte. Deze vertegenwoordiger(s) zal (zullen) een ontvangen met een login en een wachtwoord waarmee hij kan (ze kunnen) inloggen op uw Klantenruimte. Weet dat ze hiermee ook beschikken over alle rechten. 8

10 9

11 - Klik op «Een vertegenwoordiger toevoegen» om een nieuwe vertegenwoordiger toe te voegen. Vul alle nodige informatie in en klik op «Opslaan». U kunt een vertegenwoordiger wijzigen, verwijderen of schrappen. Via «Het wachtwoord opnieuw instellen» kunt u automatisch een nieuw wachtwoord toesturen naar de vertegenwoordiger. Ga naar al deze acties via de kolom «Acties» in de lijst van uw vertegenwoordigers. - Om een vertegenwoordiger te wijzigen, klik op. U kunt vervolgens de gegevens van de vertegenwoordiger wijzigen. 10

12 - Om een vertegenwoordiger te verwijderen, klik op en vervolgens op «bevestigen». - Om het wachtwoord te resetten van een vertegenwoordiger, klik op. Er zal een e- mail met een nieuw paswoord naar de vertegenwoordiger worden opgestuurd. - Om een vertegenwoordiger te verwijderen, klik op. De status van een verwijderde vertegenwoordiger wordt aangeduid door middel van een oranje bolletje in de kolom status. Om een vertegenwoordiger te reactiveren, klik op. 11

13 5. Uw Klantenruimte Kaarten 5.1 Nieuwe bestelling van kaarten Om een of meerdere Ticket Restaurant -kaarten te bestellen, klik op het tabblad «Nieuwe bestelling aanmaken», in het vak «Kaarten» Wie? Kies uw leveringswijze: - In bulk via de onderneming; - Individueel op de verblijfplaats van de medewerkers. Kies vervolgens de punten waarvoor u kaarten wenst te bestellen: - Centrale hoofdzetel - Facturatiepunt - Leveringspunt - Verdeelpunt Hoeveel? In het luik «Hoeveel?», kiest u de werknemers voor wie u een kaart wenst te bestellen door de overeenkomstige vierkantjes aan te klikken in de kolom «Inbegrepen». Gelieve te noteren dat als het vierkantje niet verschijnt, dit betekent dat u gekozen hebt voor een individuele levering maar dat het adres van de medewerker niet werd meegedeeld. Klik vervolgens op «Volgende». 12

14 Wens u later een bestelling te vervolledigen, vergeet dan niet te klikken op «Opslaan als ontwerp». Opmerking: De iconen en duiden aan dat de medewerker in kwestie al beschikt over een Ticket Restaurant -kaart. Als u besluit om hem op te nemen in de bestelling, ontvangt hij een tweede kaart Bevestiging In het laatste luik vindt u de samenvatting en de details van uw bestelling. Controleer uw bestelling en klik op «Bestelling verzenden». Indien u later wenst terug te keren naar uw bestelling, sluit dan het scherm. Uw bestelling zal opgeslaan worden als concept. 13

15 5.2 Laatste bestellingen Het scherm «Laatste bestellingen» geeft u een overzicht van de laatste bestellingen die u hebt geplaatst. U vindt er het referentienummer, de datum van de laatste wijziging, de status (concept, in behandeling, behandeld, geannuleerd), de besteller en het totaalbedrag van de bestelling. De laatste kolom «Acties» laat u toe een bestelling te wijzigen of verwijderen. Via deze kolom kunt u ook een reeks kaarten activeren. 14

16 5.3 Mijn kaarten Het tabblad «Mijn kaarten» geeft u een overzicht van uw medewerkers en hun kaarten: naam van de medewerker, nummer van zijn Ticket Restaurant -kaart en de status van de kaart. 15

17 In de kolom «Acties», hebt u de mogelijkheid om een kaart te activeren of op te schorten met behulp van de volgende toetsen: Indien u een kaart opschort, kunt u ze reactiveren met behulp van de toets activeren. 6. Uw Klantenruimte Cheques 6.1 Nieuwe bestelling van elektronische maaltijdcheques Wie? Geef de meest voorkomende zichtwaarde in van de elektronische maaltijdcheques die u voor uw medewerkers wilt bestellen. Merk op dat de zichtwaarde van de elektronische Ticket Restaurant -maaltijdcheques aangepast kan worden voor elke medewerker via de volgende stap, «Hoeveel?». Geef vervolgens het aantal gewerkte dagen in tijdens de voorbije maand. Het aantal gewerkte dagen voor elke medewerker kan aangepast worden via de stap, «Hoeveel?». Selecteer tenslotte de punten voor dewelke u de elektronische maaltijdcheques wenst te bestellen en klik op «Volgende». 16

18 17

19 6.1.2 Hoeveel? Controleer zowel de zichtwaarde voor elke medewerker als het aantal gewerkte dagen. U kunt beiden aanpassen. Heeft een van uw medewerkers bijv. twee dagen vakantie genomen, dan kunt u het aantal aanpassen van 22 naar 20. Merk op dat als u het aantal gepresteerde dagen wijzigt voor een werknemer, in de laatste kolom het symbool verschijnt om u te informeren over het feit dat het aantal gepresteerde dagen verschilt van het aantal dagen van de andere medewerkers. Beschikt een van uw medewerkers nog niet over een Ticket Restaurant -kaart, dan verschijnt het icoontje in de laatste kolom. Om verder te gaan met uw bestelling, klik op «Volgende». Om terug te keren naar het vorige scherm, klik op «Vorige». Opgelet, de informatie die u tot dan toe hebt ingebracht, zalverloren gaan. Wij raden u dan ook aan om te klikken op «Opslaan als ontwerp». 18

20 6.1.3 Bevestiging De samenvatting en de details van uw bestelling verschijnen op het scherm. Controleer uw bestelling en klik op «Bestelling verzenden». Zowel de bevestiging van uw bestelling als het bestelnummer verschijnen op het scherm. Klik op «Sluiten». U komt vervolgens automatisch op het scherm «Laatste bestellingen». 19

21 7. Uw Klantenruimte - Boekhoudkundige documenten 7.1 Mijn facturen De facturen zijn beschikbaar op de schermen "Laatste bestelling kaarten en "Laatste bestellingen van cheques. U hebt de mogelijkheid om alle bestellingen te downloaden via de volgende knoppen: Het tabblad "Boekhoudkundige documenten" geeft u ook een overzicht van alle facturen van uw bestellingen van Ticket Restaurant -kaarten en elektronische maaltijdcheques. U zult de mogelijk hebben om al uw facturen terug te vinden met het facturatienummer, het bestelnummer, het facturatiepunt alsook voor een bepaalde periode. 20

22 8. FAQ 8.1 Wat als mijn medewerker zijn kaart verliest? Hij moet zijn kaart blokkeren. U hoeft niet tussen te komen voor het blokkeren van zijn kaart. De medewerker kaart zijn kaart op twee manieren blokkeren: Via zijn Persoonlijke Webruimte op Door te bellen naar Card Stop op het nummer 070/ Opgelet deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Onze Klantendienst zal u automatisch een bestelling voorstellen voor een nieuwe kaart. U ontvangt een om deze bestelling te bevestigen. 8.2 Een van mijn medewerkers wenst een PIN-code te activeren, hoe moet dat? U hoeft niet tussen te komen. Uw medewerker kan zijn PIN-code op 2 manieren activeren: Via zijn Persoonlijke Webruimte op Per telefoon op het nummer 02/ Gelieve te noteren dat deze actie niet ongedaan kan gemaakt worden. Wanneer een PINcode geactiveerd is, kan ze niet gedesactiveerd worden. De PIN-code zal geactiveerd worden vanaf het tweede gebruik van de kaart na activatie van de PIN. 21

23 8.3 Wat met de couponnen? Edenred heeft aan alles gedacht en heeft een systeem ontwikkeld van online couponnen. Hoe gebruik maken van de couponnen? Heel eenvoudig! U hoeft zich enkel gratis in te schrijven op - Klik op «Registreren». - Selecteer de bron «Ticket Restaurant - kaart». - Geef de identificatiecode in die overeenkomt met het nummer dat op de rectozijde van uw kaart genoteerd staat. - Vul uw persoonlijke gegevens aan. - Duid uw hobbies aan. - Duid naar keuze de vakjes aan, «Ik ga akkoord om de nieuwsbrief van Beneficio Club te ontvangen.», «Ik ontvang graag aanbiedingen van de Beneficio Club partners» of «Ik aanvaard de mededelingen op mijn GSM». Om gebruik te maken van elektronische couponnen, moet u uw interessegebieden opgeven en uw akkoord geven. Edenred heeft er voor gekozen om te werken met een keuzemogelijkheid, zoals vereist door de wet. U ontvangt de aanbiedingen van uw keuze enkel indien u Edenred toestemming hebt gegeven voor het toesturen ervan. Indien u een standaard naar uw medewerkers wenst te sturen om hen uit te leggen hoe ze gebruik kunnen maken van exclusieve aanbiedingen en van online couponnen, contacteer dan de Beneficio Club op het volgende adres: beneficio-be@edenred.com Edenred heeft ook een exclusief partnerschap onderhandeld met My Shopi, een mobiele applicatie en een internetpagina, die uitzonderlijke aanbiedingen geven. My Shopi stelt u elke maand kortingen of producten voor die u 100% worden terugbetaald. Om de gebruikers van de Ticket Restaurant - kaart nog meer te bieden, zijn de aanbiedingen exclusief voor hen voorbehouden. Om te genieten van deze aanbiedingen volstaat het om uw Ticket Restaurant -kaart erbij te nemen en u gratis in te schrijven via de mobiele applicatie of op 22