Handleiding e-catalogus IMES

Transcriptie

1 Handleiding e-catalogus IMES 1. Registratie en aanmelden Druk op de startpagina op de link rechtsboven Account aanmaken. Vervolgens kan u uw Imes klantnummer of uw BTW nummer ingeven. Het systeem gaat dan uw klantgegevens ophalen. Indien uw klantnummer bestaat, maar nog niet actief is, zal het systeem u de boodschap Uw firma is nog niet geregisteerd voor gebruik van het IMES systeem. laten zien. U kan zich dan aanmelden als hoofdaankoper. De hoofdaankoper is de beheerder (activeren, aanmaken en het geven van rechten) van de andere gebruikers van uw firma op de Imes website. Nadat u het formulier heeft ingevuld, worden de gegevens via opgestuurd naar de vestiging waar uw klantnummer aan toegewezen is. U krijgt een kopie van deze mail naar het door u opgegeven adres gestuurd. De vestiging zal dan het nodige doen om uw account te activeren en u op de hoogte brengen van de activatie. U kan dan vervolgens inloggen met de door u aangevraagde username en paswoord, in combinatie met uw klantnummer(organisation). Indien het systeem uw klantnummer niet kan vinden, dient u de link Ik ben nog geen klant bij IMES te gebruiken. Bij het invullen van het formulier kan u dan een vestiging kiezen. Het formulier zal dan naar deze vestiging gestuurd worden en u zal hiervan een kopie ontvangen. De vestiging zal u dan contacteren voor de aanmaak van uw klantnummer en u vervolgens activeren en u op de hoogte brengen van de activatie. U kan dan vervolgens inloggen met de door u aangevraagde username en paswoord, in combinatie met uw klantnummer(organisation). Alle volgende personen die zich via het zelfde klantnummer aanmelden als het klantnummer reeds actief is, zullen geregistreerd worden als aankoper. Een aankoper wordt geactiveerd en beheerd door de hoofdaankoper. Het registratieformulier wordt opgestuurd naar de hoofdaankoper, samen met een kopie naar de aankoper, maar niet naar Imes. De hoofdaankoper kan dan, na het inloggen de gebruiker activeren en zijn profiel instellen.

2 2. Hoe aanmelden? Klik bovenaan de pagina op INLOGGEN. U dient de volgende 3 velden in te vullen alvorens op inloggen te klikken. Login: Paswoord: klantnummer: Indien u hier problemen ondervindt, zal het systeem aangeven wat het probleem is. 2.1 Paswoord vergeten Indien een gebruiker zijn paswoord vergeten is, kan de leadbuyer (hoofdaankoper) zijn paswoorden resetten (zie verder, beheer gebruikers). De gebruiker kan echter ook op de link Paswoord vergeten drukken op de inlogpagina. Een formulier verschijnt waarop de gebruiker zijn username en organisatie (klantnummer) kan invullen. Het systeem zal dan naar het adres dat voor de gebruiker geregistreerd staat in het systeem (en getoond wordt als bevestiging op het scherm), een sturen die een link bevat. Als op deze link gedrukt wordt komt de gebruiker op een pagina terecht waar een paswoord en paswoordbevestiging kan worden ingegeven.

3 Indien alles correct ingegeven werd komt u nu in het volgende scherm. Op de volgende pagina's gaan wij de verschillende onderdelen verder toelichten. Saskia Mechelmans

4 3. Overzicht schermen 3.1 Menubalk 1 Saskia Mechelmans Indien u tijdens het zoeken in onze catalogus terug naar deze startpagina wenst te komen dan kan u klikken op Home. Voor vragen of opmerkingen over deze website kan u ons een sturen via Contact (links bovenaan). De uitleg die u hier kan lezen kan u altijd terug oproepen door te klikken op Help. Om veiligheidsredenen zal de gestarte sessie zich automatisch afmelden na 120 minuten. U moet zich daarna opnieuw aanmelden indien u verder wenst te werken. U kan met verschillende personen tegelijk op eenzelfde account werken, maar dan moet op de winkelwagen gelet worden, die wordt immers opgeslagen over sessies heen. Als twee personen bijvoorbeeld uit twee verschillende sessies met eenzelfde gebruikersnaam producten aan de winkelwagen toevoegen, komen die in 1 en dezelfde bestelling terecht. De oplossing hiervoor is uiteraard het aanmaken van verschillende gebruikers. Na aanmelding zullen de volgende schermen altijd in de standaard taal verschijnen. Merkt u dus dat na de aanmelding uw pagina's in de verkeerde taal verschijnen dan moet u uw standaard taal wijzigen via Mijn Profiel. Wilt u tijdelijk in een andere taal opzoekingen doen dan kan dit door te klikken op de knoppen Nederlands of Français. De volgende keer zal de taal terug standaard staan.

5 3.2 Menubalk 2 Na aanmelding verschijnt bovenaan uw naam. Saskia Mechelmans Mijn account Mijn profiel Ga naar de TAB Mijn account en kies in de drop-down Mijn profiel. Hier kan u de naam van uw bedrijf en de standaard taal wijzigen. Alle gebruikers van uw firma zullen dan standaard deze taal toegewezen krijgen, maar kunnen via wijziging van hun profiel een andere taal kiezen.

6 Mijn account Gebruikers Ga naar de TAB Mijn account en kies in de drop-down Gebruikers. U komt dan in de gebruikerslijst terecht. U kan dan op een gebruiker klikken om zijn gegevens te zien en te wijzigen. U kan eveneens op de knop AANMAKEN klikken om een gebruiker aan te maken en op de knop VERWIJDEREN klikken om een gebruiker te verwijderen. Wanneer u op de gebruiker geklikt heeft, heeft u de keuze uit 3 TABS: ALGEMEEN TOEGANGSRECHTEN en GOEDKEURDER : In de TAB Algemeen kan u de aankoper activeren en de contactgegevens van de aankoper aanpassen, net als zijn username en paswoord. In deze TAB kan u eveneens zijn voorkeurstaal bepalen. Al deze gegevens kan de aankoper zelf ook beheren. Twee zaken kan de aankoper zelf niet bepalen: het al dan niet actief zijn en de product toegang. De producttoegang heeft twee instellingen: Standaard en Onder contract. STANDAARD wil zeggen dat de aankoper alle standaard producten van Imes kan vinden + de artikelen die in uw klantencontract zitten of gelinkt zijn aan een artikelnummer van uw firma. Met gelinkt wordt bedoeld dat u kan zoeken op uw eigen artikelnummer voor dit product. ONDER CONTRACT wil zeggen dat de aankoper enkel de artikelen die in uw klantencontract zitten of gelinkt zijn aan een artikelnummer van uw firma kan vinden. Let op wanneer u een gebruiker wilt verwijderen: Bovenaan de titel Gebruikerslijst verschijnt er dan een rode kader waarin u moet bevestigen of u deze gebruiker wenst te verwijderen. Klikt u op OK dan is de gebruiker definitief gewist. Deze actie is onomkeerbaar. Wilt u een gebruiker tijdelijk deactiveren dan kan u het vinkje achter de gebruikersnaam (actief) uitvinken. De gebruiker blijft hierdoor bestaan maar kan niet meer aanmelden.

7 Hoe een nieuwe gebruiker aanmaken? Klik op Mijn accounts Gebruikers. Halverwege rechts ziet u 2 rode knoppen. U klikt op de knop AANMAKEN en krijgt dan een invulformulier. Vul de velden in. Deze met een sterretjes ervoor zijn verplicht in te vullen. De overige velden zijn optioneel. Deze bieden ons de mogelijkheid om bij eventuele vragen de persoon sneller te contacteren. Standaard staat deze gebruiker actief. Wilt u de gebruikers al aanmaken maar voorkomen dat ze al kunnen aanmelden dan vinkt u Actief uit. De zelfgekozen gebruikersnaam dient minimaal 5 karakters groot te zijn, bijvoorbeeld Magazijn. De naam Jan zal dus niet gebruikt kunnen worden aangezien er maar 3 karakters aanwezig zijn. De ingevulde velden kan u later nog wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer een gebruiker zijn wachtwoord niet meer weet. Nadat u een aanpassing gemaakt heeft moet u dit altijd bevestigen door te klikken op Aanmaken onderaan de pagina. Vergeet ook niet te controleren of de voorkeurstaal correct staat.

8 Voor een nieuwe gebruiker moet u ook steeds de toegangsrechten instellen. Via TOEGANGSRECHTEN gaan we instellen welke rechten deze gebruiker krijgt. Approver: wanneer deze functie aangevinkt staat dan kan deze gebruiker toegewezen worden aan een buyer. Hij zal dan voor alle aankopen van de buyer zijn goedkeuring kunnen geven of de aankoop kunnen afwijzen. Buyer: kan aankopen doen die eventueel goedgekeurd moeten worden door een approver indien dit zo ingesteld werd. Organisation Manager: Instellen van het bedrijfsprofiel en de gebruikers. Purchase Order Manager: wordt niet gebruikt. De functie buyer moet dus minstens voor alle gebruikers geactiveerd worden. Via Approver gaan we instellen welke gebruiker(s) goedkeuring kunnen geven voor de aankopen die gedaan worden. Mijn account artikellinks Via dit scherm kan u uw eigen artikelnummer verbinden met een Imes-artikelnummer. Deze wijziging wordt onmiddellijk aan ons ERP-systeem doorgevoerd. U kan dan vanaf de volgende dag met uw eigen artikelnummers werken. Dit nummer zal ook op de zendnota's en facturen verschijnen. Deze artikelen kunnen later ook toegevoegd worden in de bestellijsten. Hiervoor dient u te navigeren naar Mijn Orders - Bestellijsten

9 3.2.2 Mijn account Mijn account Mijn profiel (Algemeen) Ga naar de TAB Mijn profiel. Hier zijn twee TABS: Mijn profiel en Leveringsadressen. In de TAB Algemeen kan u uw contactgegevens aanpassen, net als uw username en paswoord. In deze TAB kan u eveneens uw voorkeurstaal kiezen. In het vak naast Orderreferentie kan u een standaard orderreferentie opgeven. Deze orderreferentie zal standaard in de winkelwagen gezet worden om vervolgens ook in het order en alle volgende documenten (orderbevestiging, zendnota en factuur) vermeld te worden. U kan in de winkelwagen deze standaard orderreferentie nog steeds overschrijven met een andere waarde. De velden die hier ingevuld zijn kan u wijzigen of wissen. Het veld voornaam en familienaam kan niet blanco gelaten worden. Wenst u uw wachtwoord te wijzigen? Ook dat kan hier. Geef hiervoor uw huidige paswoord in gevolgd door het nieuwe. Vergeet niet uw paswoord nogmaals te bevestigen alvorens te klikken op toepassen. Vergeet ook niet om uw adres in te geven. Wanneer u de functie Approver toegewezen kreeg zal naar dit adres een mail verstuurd worden met de melding dat uw goedkeuring gevraagd wordt.

10 Mijn account Mijn Profiel (Leveringsadressen) In de TAB Leveringsadressen kan u uit de lijst met de door ons gekende leveringsadressen een standaard leveringsadres kiezen door het te selecteren met de radio button en vervolgens op Toekennen te drukken. Dit leveringsadres zal dan in de winkelwagen standaard voorgesteld worden, maar u kan in de winkelwagen via de drop-down lijst nog steeds een ander leveringsadres kiezen Orders Orders Open orders Via open orders kan u de status van alle bestelling opvolgen, alsook de details terug opvragen door op het ordernummer te klikken. Hier kan u de status van individuele lijnen opvolgen. Ook bestellingen die u telefonisch of per fax doorstuurt naar ons worden hierin verwerkt.

11 Orders Gesloten orders Wenst u een gefactureerd of geleverd order terug te vinden dan kan dit via gesloten orders. Hiervoor dient u een start- en einddatum in te geven en daarna klikken op zoek. Om de leesbaarheid te vergroten kan u maximum 1 maand tegelijk opvragen. Orders Bestellijsten U kan zelf kiezen of u eerst u groepen aanmaakt en daarna producten gaat toekennen. Heeft u een product dat u wenst toe te voegen aan een onbestaande groep dan zal u later zien dat hier ook nog de knop nieuw staat. Benamingen kunnen altijd nog gewijzigd/gewist worden.

12 Werken met bestellijsten Bijvoorbeeld: een nieuwe werknemer heeft een volledige gereedschapskoffer nodig. U maakt een bestellijst aan Gereedsschapskoffer en vult deze met het materiaal dat u zelf gekozen heeft. De volgende keer dat u een nieuwe gereedschapskoffer wilt bestellen kan u dit doen via deze bestellijst. U kan dan beslissen of u artikelen wilt toevoegen of verwijderen.

13 3.2.4 Mijn goedkeuringen De hoofdaankoper zal hier een overzicht te zien krijgen van de openstaande goedkeuringen. Zolang er geen goedkeuring gegeven wordt zal het order niet uitgevoerd worden. Mijn Goedkeuringen Overzicht oudere goedkeuringen Overzicht van in het verleden gegeven goedkeuringen. Ook hier kan u weer details opvragen door te klikken in de eerste kolom op het aanvraagnummer.

14 3.3 Zoekfunctie Zoeken kan op 2 manieren. Via onze benamingen of via uw eigen gekozen benamingen. Wanneer u zoekt op klantartikelnummer dan zou er in principe maar 1 resultaat mogen verschijnen. Indien dit niet het geval is dan kan u er zeker van zijn dat er geen resultaat aanwezig is. Standaard zoeken: Bijvoorbeeld: Geef "Schoen 42" in voor ZOEKEN en klik op ZOEKEN. Het systeem zoekt naar de omschrijving, het type, het artikelnummer van Imes, het nummer van de fabrikant, de roepnaam en de afmeting. Het systeem geeft ons 439 resultaten terug die hij kan vinden met schoen en/of 42. Links zien we de roepnamen en merken die het systeem gevonden heeft. We klikken op een merk, BATA bijvoorbeeld en er resten ons nog 130 resultaten. Ook nu weer kunnen we een keuze maken uit de verschillende types en de breedte. Het systeem geeft ons de kans om de zoekresultaten te verkleinen tot we enkel het gewenste resultaat bereiken. U kan op elk ogenblik uw keuzes terug aanpassen via de werkbalk bovenaan. standaard; 1 > schoen 42 > Veiligheid > BATA (148) Je kan telkens naar de vorige stappen terugkeren door in deze balk te klikken.

15 3.4 Winkelwagen Winkelwagen algemeen Algemeen In uw winkelwagen kan u altijd nog aantallen wijzigen. Vergeet niet te klikken op update, na het wijzigen van het aantal. Artikelen verwijderen kan u doen door achter het artikel op X te klikken. Bovenaan het scherm verschijnt een rode balk. Hier dient u op ok of annuleer te Klikken. Orderreferentie Wanneer u via Mijn profiel een default naam heeft ingegeven verschijnt deze hier. Wanneer u geen ordernaam ingeeft dan zal het systeem automatisch een nummer genereren. Dit veld kan u nog altijd wijzigen. Opmerkingen U kan ook per regel een opmerking toevoegen.: Schrijf opmerking onder het artikel. Deze zal later op de zendnota en factuur verschijnen. Toevoegen aan bestellijst Deze functie is zeer handig wanneer u bestellingen heeft die regelmatig terugkeren. Wanneer u klikt op toevoegen aan bestellijst zal u de volledige winkelwagen kunnen toevoegen aan een bestellijst. Wanneer u nog geen bestellijst heeft zal u de vraag gesteld worden om een nieuwe aan te maken. U klikt dus op nieuw en geeft een benaming aan de bestellijst. Doorvoeren Pas wanneer u op bestellen klikt zal het order voor verdere verwerking doorgestuurd worden.

16 Goedkeuringspreview Wanneer u, als buyer, een bestelling wilt plaatsen kan u klikken op Goedkeuringspreview om te kijken wie uw bestellingen moet goedkeuren. Zoals u hieronder in het voorbeeld kan zien zal er eerst een verstuurd worden naar de Approver. Pas na goedkeuring zal de bestelling uitgevoerd worden Levering Ordergegevens: Het ordernummer wordt automatisch ingevuld, de orderreferentie kan u zelf invullen net zoals het file nummer(optioneel). File nummer: Wanneer u dit optionele veld wenst in te vullen, zal het later op de zendnota en de factuur verschijnen. Bezorgopties: Standaard wordt hier het default leveringsadres ingegeven dat u opgegeven heeft via mijn profiel. Wenst u een ander adres te selecteren dan kan dat ook nog. Via bezorgopties kan u aangeven of er een levering moet gebeuren of dat u het zelf komt afhalen. Kiest u voor afhaling dan krijgt u bij ophaaladres een keuzelijst met onze vestigingen.

17 Leveringswijze: Alles apart: Vanaf het moment dat niet alle producten in voorraad zijn zal er bij de status van dit product Back Order verschijnen. Zodra een artikel terug in voorraad is zal het automatisch bij u geleverd worden. Alles samen: Van zodra alles in voorraad is zal het order uitgeleverd worden. Backorders samen: Alles wat in voorraad is wordt meteen uitgeleverd, de back orders zullen later komen in 1 levering. Leveringsdatum: wanneer deze datum ingevuld wordt zal het order pas uitgevoerd worden op de gekozen datum. 3.5 Snel bestel formulier Via het snel bestel formulier kan u op een eenvoudige wijze uw bestelling plaatsen. Heeft u eigen artikelen voor producten aangemaakt dan kan u hier het aantal en uw eigen gekozen benaming ingeven. Daarna klikt u op in winkelwagen U zal zien dat deze producten toegevoegd worden aan uw winkelwagen en het veld Uw art.nr. ingevuld is.